Таблица архива

Таблица архивирования необходима для эффективного управления данными и их хранения. Очень важно поддерживать организованное рабочее пространство, чтобы завершённые или накопленные данные поддерживали работоспособность активных таблиц. Такой подход повышает производительность и удобство использования текущих проектов и сохраняет ценные исторические записи, которые могут иметь решающее значение для будущего анализа, аудита или соответствий юридическим требованиям.

Создав выделенную Таблицу для архивирования, вы сможете систематически хранить и систематизировать данные, которые больше не нужны, но ценны. Называя таблицу соответствующим образом, например «Архив проекта» или «Данные за прошлые периоды», вы создаёте чёткое и целенаправленное хранилище для этой информации.

При этом крайне важно упорядочить процесс передачи данных на Таблицу архивирования. Этот шаг позволяет сохранить активные таблицы в безопасности и обеспечить систематическое хранение данных за прошлые периоды. Выбор метода передачи данных вручную или с помощью автоматизации гарантирует эффективное и точное перемещение данных. Кроме того, настройка фильтров и представлений на Таблице «Архивирование» помогает упорядочить данные, упрощая поиск и извлечение информации по мере необходимости.

Регулярное применение методов архивирования предотвращает перегрузку активных таблиц и обеспечивает эффективное управление данными. При составлении графика архивирования (ежемесячного или ежеквартального) рабочее пространство будет упорядочено и обновлено.

Чтобы автоматизировать процесс архивирования в Smartsheet, выполните следующие действия.

1. Настройте Таблицу Архивирования

• Создайте Таблицу архива:
  • Перейдите в рабочее пространство и нажмите Создать > Таблиц .
  • Дайте таблице подходящее название (например, Архив проекта или Данные за прошлые периоды).
  • Настройте на Таблице «Архивирование» столбцы, соответствующие столбцам активных таблиц, чтобы обеспечить единообразие.

2. Определить критерии архивации

• Определить критерии:
  • Укажите, при каких условиях будут запускаться данные для архивирования (например, задач, помеченных как завершённые, дат окончания проекта и т. д.).
• Настройка Столбцов для статуса:
  • Убедитесь, что в активной таблице есть столбец (например, флажок или раскрывающийся список), который отслеживает статус или выполнение задач.

3. Создание автоматизированных рабочих процессов

• Автоматизация
  • В активной таблице перейдите в раздел Автоматизация > Создать Рабочий процесс .
• Установить триггер:
  • Выберите критерий срабатывания для автоматизации (например, при изменении строки или вводе определённого значения в столбец).
• Определить условия:
  • Добавьте условия фильтрации строк в соответствии с заданными критериями архивирования (например, архивировать только строки со статусом «Завершено»).
• Задать действие:
  • Выберите действие, чтобы переместить строку или скопировать строку, и в качестве места назначения выбрать Таблицу архива.
  • Настройте действие таким образом, чтобы передача данных происходила корректно.

4. Настройка передачи данных

• сопоставить столбцы. 
  • Во избежание несовпадений данных убедитесь, что столбцы на Таблице архива соответствуют столбцам в активной таблице.
• Проверка точности данных:
  • Проверьте, соответствуют ли передаваемые данные исходным данным и сохраняют ли они целостность.

5. Настройка Регулярного Архивирования

• Автоматизация расписания:
  • Настройте расписание периодического запуска автоматизированного рабочего процесса (например, ежедневно или еженедельно), если вы хотите автоматически архивировать данные с учётом временных интервалов.
• Тестирование автоматизации
  • Запустите тесты, чтобы убедиться, что автоматизация работает так, как ожидается, и что данные правильно архивированы.

Следуя этим инструкциям, вы выработаете систематический и автоматизированный подход к архивированию данных, что позволит оптимизировать методы управления данными в целом.