USM Content
Что такое процесс приема проектов?
Компания использует процесс приема проектов для организации проектных заявок и обеспечения структуры для их отправки и рассмотрения.
Цель процесса приема проектов заключается в повышении стратегической ценности всей организации. Представьте себе компанию, в которой нет стандартизированного метода подачи или рассмотрения проектных заявок. Члены команды могут отправлять запросы по электронной почте, в чатах компании или в устной форме. В этом сценарии руководители компаний неизбежно проигнорируют или потеряют некоторые запросы. Когда они рассматривают эти проектные заявки, у них нет четких показателей, позволяющих оценить срочность, осуществимость проекта или соответствие его стратегии в масштабах всей организации.
Когда у вас есть функциональный процесс приема проектов, все понимают, кто отправляет запросы, куда их отправлять и какую информацию включать. Кроме того, ясно, кто рассматривает предложения, когда и как они их рассматривают и кто может дать окончательное одобрение.
Как создать процесс приема проектов
Процесс приема проектов состоит из трех этапов: обнаружение, оценка и планирование. Создайте процесс приема проектов поэтапно. Подумайте, кому нужно утверждать проекты. Кроме того, подумайте, какая информация, связанная с проектом, актуальна для вашей компании.
Следуйте существующему процессу приема проектов или сопоставьте процесс с помощью диаграммы рабочего процесса. При разработке процесса запроса на проект определите каждую команду или человека, которым необходимо рассмотреть проект.
Рассмотрите возможность создания разных процессов для разных типов запросов. Например, внутренний проектный запрос будет выглядеть иначе, чем внешний проектный запрос клиента. Другой вариант — настроить различные процессы для проектов с разными бюджетами или пороговыми затратами усилий. Процессы приема на работу могут потребовать меньшего количества одобрений для быстрых или недорогих проектов, в то время как дорогостоящие или долгосрочные проекты требуют дополнительных этапов утверждения.
Этапы процесса приема проектов
Процесс приема проекта начинается с идеи и заканчивается планом проекта. Большинство процессов приема включают основные этапы: разработку концепции, получение одобрений и планирование проекта. Измените эти шаги в соответствии с потребностями вашей организации.
Хотя процессы приема в разные организации различаются, необходимо выполнить следующие основные шаги:
1. Идея проекта
У владельца проекта, также называемого владельцем или инициатором бизнеса, есть идея проекта, и он обращается к лицу, ответственному за подачу запросов.
2. Разработка идеи
Владелец проекта совместно с заказчиком разрабатывает идею и создает экономическое обоснование. Как этот проект сэкономит время, повысит ценность или снизит риски? Собирайте отзывы от нескольких членов команды.
3. Форма приема
После того как группа проведет предварительное исследование, заявитель должен заполнить стандартизированную форму приема проектов и отправить ее на рассмотрение. Если запрос срочный, в форме следует указать статус и время ответа.
4. Первый отзыв
Первая группа по анализу, часто PMO, рассматривает запрос на предмет его выполнимости на высоком уровне. Если информация отсутствует или существуют красные флажки, она может отправить форму обратно заявителю для внесения изменений или полностью отклонить предложение. Если они его одобрят, они передадут проект на рассмотрение второй группе.
5. Второй отзыв
Как только первая команда одобрит проект, вторая группа рассмотрит проект. Это может быть менеджер по ресурсам или владелец услуг, который рассматривает осуществимость проекта, связанную с ресурсами. Они могут либо вернуть форму владельцу бизнеса для внесения изменений, отклонить предложение, либо одобрить и отправить ее на рассмотрение другим группам.
6. Дополнительные отзывы
Количество команд, которым необходимо рассмотреть проект, будет отличаться в разных организациях. Обычно окончательная проверка проводится руководящим комитетом или вице-президентом, финансовым директором или другим высокопоставленным руководителем. Этот комитет или частное лицо рассматривают предложение на предмет его соответствия более крупным организационным целям. Они могут вернуть форму владельцу бизнеса для внесения изменений, отклонения предложения или окончательного одобрения.
7. Присвоение уровня приоритета
Как только проектное предложение получает все необходимые одобрения, оно возвращается в PMO. PMO присваивает проекту уровень приоритета, уникальный идентификационный номер и руководителя проекта.
8. План проекта
Руководитель проекта разрабатывает план проекта и представляет его на утверждение в PMO.
9. Выполнение проекта
После утверждения плана проекта начинается реализация проекта.