With collections, you can combine specific items from your workspaces with other content, such as Google Docs or PowerBI dashboards, and then share just that tailored set of items with others.
USM Content
Share collections in workspaces
You must be the Admin of the workspace the collection lives in to share that collection.
To share a collection, you need to:
- Перейдите в Главная > Все рабочие пространства… и выберите рабочее пространство, чтобы открыть панель рабочего пространства.
- Выберите коллекцию, которую хотите поделиться из панели рабочего пространства.
- Выберите меню с тремя точками.
- Выберите Предоставить доступ к коллекции.
- In the share dialog, add the users or groups you’re sharing the collection with.
- Выберите Предоставить доступ.
В качестве альтернативы вы можете использовать кнопку Поделиться в правом верхнем углу открытого элемента, чтобы поделиться коллекцией или только этим элементом.
В выпадающем меню Настроить сообщение вы можете персонализировать тему и текст уведомления, которое вы отправляете людям, с которыми делитесь коллекцией.
Things to consider:
- Предоставление доступа к коллекции кому-либо дает им доступ к коллекции и всем ее элементам. Вы можете определить уровень доступа для каждого элемента индивидуально.
- Any Smartsheet user can gain access to a collection regardless of their plan.
- Когда вы копируете рабочее пространство, используя опцию Сохранить как новое… из Обзор, модальное окно указывает, что копирование Опций совместного использования применяется только к рабочему пространству, но не к уникальным разрешениям его внутренних коллекций. Любой, у кого есть доступ к новому рабочему пространству, может получить доступ к его коллекциям.
Manage access to collections in workspaces
Every person you share to a collection gains access to all of its current and future items.
Content within collections
Вы можете добавить элементы с разрешениями зрителя по умолчанию, а затем определить разрешения для каждого элемента. Решите, какой уровень доступа вы хотите предоставить тем, с кем делитесь коллекцией.
- Commenter
- Editor
- Viewer
Чтобы редактировать или обновить разрешения для элементов в коллекции, вам следует:
- Открыть панель рабочего пространства
- Открыть коллекцию, содержащую элементы, которые вы хотите обновить.
- Выберите меню с тремя точками рядом с каждым элементом.
- Выберите Изменить разрешения.
- Выберите уровень разрешения, который вы хотите назначить.
Alternatively, you can also select the permissions directly from the icons next to each item.
Permissions for external links, forms, and Dynamic Views are managed outside of collections. All external content has only Viewer permissions.
Request access to a collection
If you try opening a collection but can't do so, you might need to request access to it.
Common reasons for not having access include:
- You received a share link, but your email address isn't shared to the collection.
- You're logged into Smartsheet with an email address different from the one the share link was sent to.
- Администратор коллекции удалил ваш доступ к элементу.
- Администратор удалил коллекцию.
Если вы хотите получить доступ к коллекции, которая не поделена с вашим адресом электронной почты, откройте URL, чтобы увидеть кнопку Запросить доступ. Кроме того, используйте текстовое поле, чтобы предоставить контекст.
Запрос доступа отправляет электронное письмо администратору коллекции с ссылкой, которую они могут использовать для выбора уровня разрешений на совместное использование. После того как администратор коллекции завершит этот процесс, вы сможете получить доступ к коллекции.
Когда администратор одобряет запрос, вы получаете уведомление. Однако, если они отклоняют ваш запрос, вы не получаете уведомление.
How access to collections works
- Когда вы делитесь коллекцией с кем-то, вы предоставляете им доступ к элементам внутри коллекции, независимо от того, что это за элементы.
- People shared to the collection can access the underlying items with a direct link or through the collection.
- When you share a collection with someone, they can access items within that collection with the highest permission level they have. That means you can share someone with Viewer permissions to the collection, but if they already had Editor permissions in the item directly, they continue to access that item as Editor.
- Когда вы копируете рабочее пространство, которое включает коллекции, любой, у кого есть доступ к новому рабочему пространству, может получить доступ к его коллекциям. Вы можете назначить дополнительные разрешения для конкретных коллекций.