Отчёты о доступе к таблицам полезны при проведении регулярных проверок того, кто и на каком уровне может получить доступ к элементам. В этих отчетах указывается дата и время последнего доступа пользователя к элементу. Отчеты об опубликованных элементах помогают увидеть, какие элементы были опубликованы и кем.
USM Content
Обзор
Существует две версии отчётов «Доступ к таблице» и «Опубликованные элементы». Версия, которую вы получите, зависит от количества элементов в вашем плане.
- Альтернативная версия, которая включает в себя дополнительные конечные точки API, будет доступна для более крупных отчетов. Он предоставляет необработанные, нерасширенные данные и использует URL-адреса элементов для получения подробной информации.
- Меньшие по размеру отчеты получат стандартную версию.
Обе версии отчета содержат различную информацию, что повышает скорость и производительность создания отчетов.
Создать отчёт о доступе к таблицам группы
- Войдите в Центр администрирования.
- Выберите Управление пользователями, если используете традиционную модель совместной работы, или Роли пользователей и отчёты, если используете модель пользовательской подписки.
- Выберите Дополнительные действия > доступом к таблице.
Проверьте эл. почту Отчет отправляется на адрес электронной почты, связанный с вашим входом в Центр администрирования.
Если отчет не создается или истекает время ожидания системы, обратитесь в службу поддержки. Они помогут вам, включив альтернативную версию отчёта о доступе к таблице, которая предназначена для отчётов, которые не удалось создать из-за их размера.
Стандартное исполнение
Стандартная версия отчёта о доступе к таблицам содержит следующие данные:
- Ключ: уникальный ключ для каждой таблицы в учётной записи Smartsheet вашей команды. Пользователи не видят этот ключ. Это может быть полезно, если у вас есть несколько листов с одинаковыми именами.
- Имя: названия таблиц, отображаемые во время сеанса работы со Smartsheet.
- Название рабочего пространства — названия рабочих пространств в сеансе Smartsheet.
- Владелец: Это поле намеренно оставлено пустым. Элементы Smartsheet принадлежат планам, а не отдельным пользователям. Узнайте больше о нашей модели владения активами.
- Кому предоставлен доступ: все адреса электронной почты тех, у кого есть доступ к таблицам, будь то лицензированные, нелицензированные или внешние соавторы.
- Shared To Permission: Дает разрешение того, кому был предоставлен доступ (Владелец, Администратор, Редактор (может поделиться), Редактор - (не может поделиться), Наблюдатель, Комментатор.
- Дата и время последнего изменения (UTC): дата и время последнего обновления листа.
Альтернативная версия
Для поддержки крупномасштабного развертывания этих отчётов в Smartsheet были введены URL-адреса API элементов и тем, а не ссылки на элемент или раскрытия всех сведений о пользователе или группе. Прямые ссылки и расширенные сведения могут привести к проблемам с производительностью; Использование URL-адресов API позволяет эффективно создавать и использовать отчет.
Альтернативная версия отчёта о доступе к таблице содержит следующие столбцы:
- URL API элемента
- Subject API URL (API URL для пользователя/группы)
- Тип (тип элемента, например лист или рабочее пространство)
- ID элемента
- Тип предмета (пользователь/группа)
- Идентификатор субъекта (идентификатор пользователя или группы)
- Адреса эл. почты пользователей, которым был предоставлен доступ
- Имя набора разрешений (например, read_only)
- Идентификатор рабочего пространства:
- Дата и время создания (UTC)
- Дата и время последнего изменения (UTC)
- Название элемента
Скачать отчёт о доступе к таблицам…
Перейдите по этой ссылке, чтобы загрузить образец отчета о доступе к листу:
Создание отчётов > Опубликованные элементы
- Войдите в Центр администрирования.
- Выберите Управление пользователями, если используете традиционную модель совместной работы, или Роли пользователей и отчёты, если используете модель пользовательской подписки.
- Выберите Другие действия > Опубликованные элементы.
Проверьте эл. почту Отчет отправляется на адрес электронной почты, связанный с вашим входом в Центр администрирования.
Если отчет не создается или истекает время ожидания системы, обратитесь в службу поддержки. Они помогут вам включить альтернативную версию отчета об опубликованных элементах, предназначенную для отчетов, которые не удалось сгенерировать из-за их размера.
Стандартная версия
Стандартная версия отчета "Опубликованные предметы" содержит следующие столбцы:
- ИД
- Имя
- Тип
- Владелец
- Публикатор
- Тип публикации
- Управление доступом
- Ссылка публикации
- Дата и время последнего изменения (UTC)
Альтернативная версия
Альтернативная версия отчета по опубликованным статьям содержит следующие столбцы:
- Идентификатор актива
- URL-адрес API для элемента (для названия элемента)
- URL-адрес API для пользователя, сделавшего публикацию
- Формат публикации
- Тип опубликованного элемента
- Адрес эл. почты пользователя, сделавшего публикацию
- Управление доступом
- Дата и время изменения
- Название опубликованного элемента
Скачать образец отчета по опубликованным статьям
Перейдите по этой ссылке, чтобы загрузить образец отчета об опубликованных объектах:
В чем разница между стандартной и альтернативной версиями отчета Sheet Access?
Основным отличием является введение дополнительных конечных точек API, предоставляющих необработанные, не расширенные данные, и использование URL-адресов элементов для получения подробной информации.
Применимы ли альтернативные форматы отчетов как на уровне организации, так и на уровне конкретного пользователя?
Да, обновления касаются обоих типов генерации отчетов.
Есть ли возможность экспортировать отчет в формате JSON?
Нет.
Каков синтаксис URL API элемента и URL API субъекта?
Синтаксис URL-адресов API элементов следующий:
- Для листа: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
- Для отчета: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
- Для приборной панели: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}
Синтаксис URL-адресов API для субъектов следующий: https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}} или https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID}} в зависимости от того, является ли тип субъекта пользователем или группой.
Как найти идентификаторы предметов и субъектов?
Чтобы найти {{Resource ID}} для листов, отчетов или приборных панелей до обновления отчета Sheet Access, можно перейти в Smartsheet к конкретному активу, выбрать File > Properties, и найти идентификатор актива в списке. Новый отчет Sheet Access также содержит колонку Resource ID.
Что касается идентификаторов пользователей, то они не отображаются в пользовательском интерфейсе Smartsheet, поскольку в качестве основного идентификатора используются адреса электронной почты. Чтобы получить идентификаторы пользователей, необходимо использовать Get User API. Вот краткое руководство по получению идентификаторов пользователей:
- Выполните вызов API к конечной точке "Пользователи": https://api.smartsheet.com/2.0/users
- Разберите ответ, чтобы извлечь идентификаторы пользователей, связанные с адресом электронной почты текущего пользователя.
Дополнительную информацию можно найти на Smartsheet Developer Portal.