Smartsheet для Jira: важные изменения политики конфиденциальности для Jira Cloud

Чтобы лучше защитить конфиденциальность пользователей, компания Atlassian обновляет приложение Jira Cloud, убирая из него персональные данные, по которым можно идентифицировать личность пользователя.

К 29 апреля 2019 г. Atlassian удалит из Jira Cloud (и API Jira) поля username (Имя пользователя) и userKey (Ключ пользователя), заменив их полем accountId (ИД учётной записи). В дополнение к параметру конфиденциальности пользователя будет также ограничена видимость прочих персональных данных, например адреса электронной почты.

Как это повлияет на Smartsheet для Jira?

В связи с этой инициативой компания Smartsheet разработала решение, позволяющее минимизировать влияние вышеуказанных изменений и обеспечить бесперебойное выполнение рабочих процессов соединителя для Jira в будущем.

Сопоставленные столбцы в Smartsheet будут содержать устаревшие данные, т. е. неактуальные значения. Устаревшими считаются данные, полученные во время последнего сеанса подключения до 29 апреля, когда вступят в силу описанные изменения. 

Рекомендуем удалить затронутые столбцы из рабочих процессов соединителя и других процессов или заменить их альтернативными полями.

Что надо сделать, чтобы избежать влияния изменений?

Ниже описаны действия, которые помогут минимизировать нарушения работы.

Замените устаревшие поля в рабочих процессах Jira

Удалите устаревшие поля из рабочих процессов соединителя для Jira. При желании замените их подходящими полями. Затем удалите затронутые столбцы в Smartsheet. (Дополнительные сведения об изменении рабочих процессов см. в справочной статье о Smartsheet для Jira.)

Чтобы рабочие процессы оставались активными, важно сначала добавить заменяющие поля и только потом удалить устаревшие.

Текущее поле соединителя для Jira Поля, рекомендуемые на замену
Имя пользователя создателя отчёта Отображаемое имя создателя отчёта или Адрес электронной почты создателя отчёта
Имя пользователя исполнителя Отображаемое имя исполнителя или Исполнитель

Удалите связанные столбцы в Smartsheet

Для полей, заменяющих устаревшие поля username (Имя пользователя) и userKey (Ключ пользователя), возможно, потребуется уточнить параметры конфиденциальности, чтобы рабочие процессы выполнялись надлежащим образом.

При удалении полей нужно удалить и сопоставленные с ними столбцы из таблиц Smartsheet. (Дополнительные сведения об удалении столбцов таблицы см. в этой статье.)

Обновите фильтры в рабочих процессах

Удалите устаревшие поля полностью или сначала добавьте поля на замену, и только потом удалите устаревшие. (Дополнительные сведения см. в разделе о фильтрах Jira.)

Попросите администратора Jira обновить параметры конфиденциальности

Вместе с пользователями и администраторами сайта Jira решите, как лучше ограничить или обеспечить видимость других персональных данных, например адресов электронной почты. (Дополнительные сведения об ограничении видимости адресов электронной почты см. в справочной статье Atlassian.)

Если администраторы или пользователи Jira ограничили доступ к информации профиля в параметрах конфиденциальности, то, возможно, будут возникать ошибки, когда рабочие процессы синхронизации в соединителе для Jira попытаются получить данные, доступ к которым ограничен. 

Чтобы данные из таких полей, как Исполнитель или Адрес электронной почты создателя отчёта, отображались и их можно было использовать в рабочих процессах соединителя для Jira, адрес электронной почты в профиле Atlassian должен быть виден всем (для этого параметра нужно выбрать значение Anyone).

Не используйте устаревшие поля в новых рабочих процессах

Использование этих полей в новых рабочих процессах может нарушить работу, когда Atlassian объявит их устаревшими. Посоветуйте вашим пользователям Smartsheet для Jira воздержаться от использования этих полей в новых рабочих процессах.

Измените автоматизированные оповещения и действия в Smartsheet, связанные с устаревшими полями

Обязательно отредактируйте автоматизированные оповещения и действия в Smartsheet, запускаемые с помощью устаревших полей, чтобы они не отключились. (См. статью Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.)