Работа с оповещениями и запросами в Чате Workplace

С помощью Чата Workplace от Facebook вы можете в режиме реального времени отправлять уведомления и запросы из Smartsheet и отвечать на них. Например, можно обсудить запрос утверждения из Smartsheet с коллегами в Чате Workplace и ответить на него, не покидая это приложение.

Перед началом работы

Станьте получателем в автоматизированном рабочем процессе

Чтобы иметь возможность получать оповещения и запросы в Чате Workplace, сначала необходимо стать получателем автоматизированного рабочего процесса в таблице Smartsheet. Дополнительные сведения о том, как создавать автоматизированные рабочие процессы, см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.

Настройте интеграцию

Чтобы вы могли получать оповещения Smartsheet, ваш администратор Workplace должен установить соответствующую интеграцию. Для этого необходимо выполнить описанные ниже действия.

  1. Войдите в Workplace с учётными данными администратора.
  2. Щёлкните Панель администратора справа от значка профиля.
  3. На панели слева выберите пункт Интеграции.
  4. Найдите Smartsheet в магазине приложений Workplace, щёлкните значок плюса и выберите Установить.

Когда на странице появится сообщение об успешном выполнении операции, это значит, что интеграция установлена для вашей организации.

После этого любой пользователь в организации сможет разрешить для своего профиля Workplace получение уведомлений Smartsheet, начав беседу со Smartsheet в своем окне чата. (При поиске в Чате Workplace бот Smartsheet отображается в числе других ботов.)

Настройка получения уведомлений в учётной записи Workplace

После того как администратор Workplace установит интеграцию с помощью описанных выше действий, вы сможете найти бот Smartsheet в Чате Workplace, введя слово «Smartsheet» в строке поиска чатов.

Введите слово «Smartsheet» в строке поиска чатов.

Чтобы настроить получение уведомлений Smartsheet в учётной записи Workplace, выполните указанные ниже действия.

  1. Найдите бот Smartsheet и выберите его, чтобы начать беседу.

    СОВЕТ. Чтобы найти бот Smartsheet, введите слово «Smartsheet» в строке поиска чатов.
     
  2. В окне чата Smartsheet нажмите кнопку Начало работы внизу страницы.
  3. Бот Smartsheet запросит у вас разрешение на доступ. Выберите в чате один из вариантов, чтобы разрешить или запретить Smartsheet доступ к Workplace.
  4. Когда будет предложено, войдите в свою учётную запись Smartsheet и нажмите Разрешить.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы используете приложение Workplace для iOS и хотите войти в Smartsheet с помощью Google через приложение Workplace, отобразится ошибка 403. Дополнительные сведения см. в разделе об устранении неполадок ниже.


После того как появится страница с сообщением об успешном выполнении операции, вы сможете получать из Smartsheet запросы изменения и утверждения, а также уведомления и напоминания.

Примечание. Автоматизация для Чата Workplace настраивается с помощью личных параметров уведомлений. В конструкторе рабочих процессов выбрать Чат Workplace невозможно.

Тестирование интеграции

Чтобы протестировать интеграцию и убедиться в том, что вы получаете оповещения из Smartsheet, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите Учётная запись > Личные параметры, а затем на левой панели выберите вкладку Уведомления.
  2. В разделе Приложения для обмена сообщениями установите флажки для каждого типа уведомлений, который нужно получать в Чате Workplace.
  3. Отправьте себе запрос изменения или создайте напоминание, как описано в статье Полная автоматизация с помощью визуальных рабочих процессов.

Вскоре вы должны получить оповещение в Чате Workplace.

Отмена подписки на уведомления Smartsheet

Чтобы отменить подписку на уведомления, щёлкните значок меню в окне сообщения чата и выберите пункт Отменить подписку на уведомления.

Отмена подписки на уведомления.

Вы сможете в любой момент снова подписаться на получение уведомлений, выполнив действия, описанные в разделе «Настройка» выше.

Советы по использованию Smartsheet в Чате Workplace

Вы можете повысить эффективность работы в Smartsheet и общения в Чате Workplace с помощью ряда приёмов.

Реагирование на запросы изменения и утверждения из Чата Workplace

Вы можете одобрять бюджетные заявки либо заполнять и отправлять запросы изменения прямо из окна беседы с ботом Smartsheet в Чате Workplace. Щёлкните «Открыть форму утверждения» или «Открыть форму изменения», чтобы одобрить или отклонить запрос утверждения либо выполнить запрос изменения прямо из Чата Workplace.

Кнопка «Открыть форму утверждения».
  

Узнайте больше о создании запросов утверждения и запросов изменения в Smartsheet.

Установка напоминания о необходимости выполнить действие

Интеграцию можно настроить так, чтобы вам отправлялось ещё одно напоминание, которое вы сможете рассмотреть позднее. Щёлкните «Напомнить позднее» и выберите время.

Напомнить позднее.

Узнайте больше о настройке напоминаний в Smartsheet.

Отключение push-уведомлений из мобильного приложения Smartsheet

Если вы активно используете мобильные приложения Workplace и Smartsheet, то будете получать одинаковые уведомления от каждого из них. Отключите push-уведомления Smartsheet, чтобы получать уведомления только через Workplace. 

Дополнительные сведения об отключении мобильных push-уведомлений см. в справочной статье Настройка личных параметров.


Устранение проблем с интеграцией

Workplace для iOS: если при попытке войти в Smartsheet коснуться пункта для входа с учётными данными Google, возникает ошибка 403

Чтобы войти с учётными данными Google после выбора пункта Подписаться на уведомления или Авторизоваться в Workplace для iOS, выполните указанные ниже действия. 

  1. Коснитесь значка предоставление-доступа-iOS (в нижнем углу) и выберите пункт Открыть в Safari.

    Вы перейдёте на страницу входа в Smartsheet в мобильном браузере Safari.
     
  2. Коснитесь кнопки входа Google и пройдите проверку подлинности.

Также можно выполнить вход другим способом. Другие варианты входа (список не исчерпывающий):

  • ваш адрес электронной почты и пароль Smartsheet (в мобильном приложении Workplace);
  • Workplace в браузере на компьютере;
  • приложение Workplace на компьютере.

Workplace для iOS: при касании пункта «Просмотреть уведомление» не выполняется переход в Smartsheet

Чтобы перейти в Smartsheet и просмотреть более подробные сведения об уведомлениях, выполните указанные ниже действия.

  1. Коснитесь элемента Просмотреть уведомление.

    Откроется страница входа в Smartsheet.
     
  2. Коснитесь значка предоставление-доступа-iOS (в нижнем углу) и выберите пункт «Открыть в Safari».

    Вы перейдёте на страницу входа в Smartsheet в мобильном браузере Safari.
     
  3. В Safari коснитесь элемента Открыть вверху.

Вы перейдёте в приложение Smartsheet для iOS, где сможете просмотреть информацию об уведомлении.