Запросы утверждения: автоматический запрос одобрения элементов работы

С помощью запроса утверждения можно попросить другого пользователя об автоматическом утверждении или отклонении элемента в вашей таблице. Например, можно настроить запрос утверждения, который Smartsheet будет автоматически отправлять сотруднику финансового отдела для авторизации платежа, если сумма заказа превышает установленный предел.

ПРИМЕЧАНИЕ. Автоматические запросы утверждения доступны клиентам планов «Бизнес» и «Корпоративный». Для получения дополнительной информации обратитесь к странице Расценки Smartsheet или свяжитесь с нами.

Создание и получения запросов утверждения: требования

В таблице ниже приведена информация о том, можете ли вы создавать или изменять напоминания для себя и других пользователей (согласно разрешениям совместного доступа к таблице).

  Владелец Администратор Редактор Наблюдатель Доступ не предоставлен
Создание правил запросов утверждения Да Да* Нет Нет Нет
Изменение правил запросов утверждения Да Да* Нет Нет Нет
Получение запросов утверждения и выполнение действий с ними Да Да Да Да Да**

*Чтобы создавать и редактировать правила запросов утверждения, вы также должны быть лицензированным пользователем плана «Бизнес» или «Корпоративный». Для получения дополнительной информации обратитесь к странице Расценки Smartsheet или свяжитесь с нами.

**Чтобы разрешить любым пользователям с действительным адресом электронной почты получать запросы утверждения, могут потребоваться дополнительные настройки. Дополнительную информацию см. ниже в разделе «Выбор получателей запросов утверждения».

Выбор получателей запросов утверждения

По умолчанию уведомления отправляются только пользователям, имеющим доступ к таблице. Если необходимо отправлять уведомления любым пользователям с действительным адресом электронной почты на уровне таблицы или учётной записи, см. указанные ниже статьи справки.


Создание запроса утверждения

Чтобы создать правило запросов утверждения, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите вкладку Оповещения и действия в нижней части таблицы.
    Alerts&ActionsButton
    Появится окно оповещений и действий. (Оно будет содержать все существующие оповещения и действия для вашей таблицы.)
     
  2. Выберите пункт Отправка запросов изменения в первом раскрывающемся списке. 
  3. Нажмите кнопку Далее. Откроется форма создания правила.

При создании правила запросов утверждения нужно определить указанные ниже параметры.

  • Когда. Указывает, изменения каких типов будут инициировать запрос утверждения. 
  • Для любой строки, содержащей. Будут отправлены только строки, содержащие указанные значения. (При выполнении условия «Когда».)
  • Отправить уведомление пользователям. Выберите получателей, указав конкретные адреса электронной почты или столбец «Контакт» вашей таблицы.
  • Раскрывающийся столбец утверждения. Создайте раскрывающийся столбец в таблице или выберите существующий раскрывающийся столбец для сохранения ответов с утверждениями.
  • Частота отправки запроса утверждения, включаемые в запрос столбцы, а также включаемое сообщение. (Для настройки параметров выберите пункт Параметры доставки.)
  • Сохранение статуса утверждения в столбце. Создайте новый или выберите существующий столбец с раскрывающимся списком для сохранения ответов утверждающего лица (утверждение или отклонение).
  • Текст кнопки и связанные значения раскрывающегося списка. Введите текст кнопок, которые утверждающее лицо будет использовать для утверждения или отклонения запроса, а также значения, которые будут введены в вашу таблицу в зависимости от полученного ответа. (Для настройки параметров выберите пункт Дополнительные параметры.)

Готово! Теперь утверждающее лицо может получать запрос утверждения по электронной почте, в виде push-уведомления мобильного приложения, а также в браузере компьютера (в зависимости от настроек учётной записи). Дополнительную информацию о способах получения оповещений см. в разделе Центр уведомлений: получение оповещений непосредственно в Smartsheet.
 

approval-request

Полученное утверждение или отклонение будет введено в вашу таблицу.

approved

Определение дополнительных условий для правила

Настройте отправку запроса утверждения только по необходимости, указав дополнительные условия с помощью параметров «Когда» и «Для любой строки, содержащей...» вашего правила.

Чтобы добавить поля дополнительных критериев, выберите команду Добавить столбец (Когда) или Добавить условие (Для любой строки, содержащей...).

approval-add-conditions

Настройка сообщения, частоты отправки и содержимого

Выберите пункт Параметры доставки и укажите тему, сообщение, включаемые в запрос столбцы, а также частоту доставки запроса утверждения.

approval-delivery

Настройка кнопок и значений раскрывающихся списков для утверждения и отклонения

Выберите пункт Дополнительные параметры, чтобы настроить текст кнопки, которую утверждающее лицо будет видеть при получении запроса, и значения, сохраняемые в столбце с раскрывающимся списком вашей таблицы.

sign-off

Например, вы можете изменить текст кнопки «Утверждено» на «Одобрено». Утверждающее лицо получит форму запроса с текстом кнопки «Одобрено». При нажатии кнопки «Одобрено» в таблице появится значение «Утверждено».

ПРИМЕЧАНИЕ. В поле «Отправлено» можно указать значение раскрывающегося списка, которое появится в вашей таблице, когда запрос утверждения будет отправлен, но ещё не обработан утверждающим лицом.

Изменение, отключение или удаление существующих правил

Чтобы отключить правило или изменить условия правила, получателей, частоту отправки или включаемые столбцы, выполните указаанные ниже действия.

  1. Выберите вкладку Оповещения и действия в нижней части таблицы. Появится окно оповещений и действий.
  2. Щёлкните стрелку вниз down-arrow в правом верхнем углу окна правила, которое вы хотите изменить или отключить.

          down-arrow-select

Команда Результат выполнения
Отключить Временное отключение правила. (Используйте эту команду, если собираетесь снова использовать правило в будущем.)
Изменить Переименование или изменение критериев для правила.

Эту команду также можно использовать для доступа к ссылке «Настройка сообщения электронной почты», позволяющей изменить тему, содержание или включаемые столбцы.
Клонировать Создание копии правила.
Отменить подписку Отмена получения оповещения.

СОВЕТ. Вы также можете отменить подписку непосредственно из полученного оповещения или действия, нажав ссылку «Отменить подписку» рядом с текстом «Больше не хотите получать это уведомление?» в нижней части сообщения.
Удалить Полное удаление правила. (Отменить эту операцию нельзя.)