Запросы утверждения: автоматический запрос одобрения рабочих элементов

Применить к

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Запросы утверждения позволяют автоматизировать процесс одобрения или отклонения элемента таблицы. Например, вы можете настроить в Smartsheet автоматическую отправку запроса сотруднику финансового отдела для утверждения заказа на покупку, если сумма превышает допустимую.

Условия для создания и получения запросов утверждения

Таблица ниже содержит сведения о возможности создавать и изменять запросы для вас и других пользователей в зависимости от разрешений совместного доступа.

  Владелец Администратор Редактор Комментатор Наблюдатель Без совместного доступа
Создавать правила запросов утверждения Да Да * Нет Нет Нет Нет
Изменять правила запросов утверждения Да Да * Нет Нет Нет Нет
Получать и обрабатывать запросы утверждения Да Да Да Да Да Да *

* Возможно, вам понадобится изменить дополнительные параметры, чтобы все пользователи с действительным адресом электронной почты получали запросы утверждения. Подробные сведения см. в разделе Выбор получателей для запросов утверждения ниже.

Чтобы запросы утверждения не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями их не запускают. Чтобы обойти это ограничение, создайте запрос изменения

Выбор получателей для запросов утверждения

По умолчанию уведомления получают только соавторы таблицы. Сведения о том, как настроить рассылку уведомлений всем пользователям с действительным адресом электронной почты, см. в перечисленных ниже справочных статьях.


Создание запроса утверждения

В открытой таблице выполните указанные ниже действия.

  1. При необходимости вставьте столбец с раскрывающимся списком (с одиночным выбором) для статуса утверждения и добавьте следующие варианты выбора в списке:
    • Ожидает утверждения
    • Утверждено
    • Отклонено
  2. В строке меню выберите пункт Автоматизация > Настройка рабочего процесса утверждения…
  3. В поле Рабочий процесс без названия введите название рабочего процесса.
  4. В блоке Триггер укажите условия, при которых должен автоматически активироваться рабочий процесс
  5. Чтобы отфильтровать строки, которые необходимо включить в запрос утверждения, щёлкните Добавьте условие фильтрации строк.
  6. В поле Добавьте имя или адрес электронной почты блока Запросить утверждение выберите заинтересованное лицо, которое должно утвердить элемент. 
    Если в поле Добавьте имя или адрес электронной почты указан только один контакт, он будет использоваться по умолчанию в имени столбца для статуса утверждения: Утверждение_ИмяКонтакта (например, Утверждение Артёма Кузнецова). Если добавлено несколько контактов, именем по умолчанию будет Статус утверждения
  7. В раскрывающемся списке Сохранить ответ в выберите столбец, в который Smartsheet будет записывать статус утверждения.
    По умолчанию в Smartsheet выбирается столбец со статусом утверждения, но вы можете выбрать столбец, созданный на первом шаге данного процесса. 
  8. Чтобы изменить тему и текст сообщения, отправляемого Smartsheet, щёлкните Настройка сообщения
  9. В разделе Сообщение содержит выберите, должны ли включаться все поля или только определённые. 
  10. Чтобы задать действие для утверждённых запросов, под элементом Если утверждено нажмите кнопку + и выберите пункт Добавить действие
    • При необходимости добавьте условие, чтобы отфильтровать строки, включаемые в рабочий процесс.
  11. Чтобы задать действие для отклонённых запросов, под элементом Если отклонено нажмите кнопку + и выберите пункт Добавить действие.
    • При необходимости добавьте условие, чтобы отфильтровать строки, включаемые в рабочий процесс. 
  12. Нажмите кнопку Сохранить.

Можно создавать и более сложные рабочие процессы утверждения.

Настройка дополнительных параметров для рабочего процесса утверждения

В блоке Запросить утверждение щёлкните значок дополнительных действий и выберите пункт Дополнительные параметры.... В открывшейся форме "Дополнительные параметры" измените следующие поля:

  • При отправке — укажите значение, которое должно содержаться в столбце статуса утверждения после отправки запроса утверждения.
  • При утверждении — укажите значение, которое должно содержаться в столбце статуса утверждения после утверждения запроса.
    • Текст кнопки — настройте метку для кнопки утверждения (например, "Утвердить", "Одобрить" и т. п.).
  • При отклонении — укажите значение, которое должно содержаться в столбце статуса утверждения после отклонения запроса.
    • Текст кнопки — настройте метку для кнопки отклонения (например, "Отклонить", "Отказать" и т. п.).

Вот и всё! В зависимости от настроек учётной записи утверждающий получит запрос утверждения по электронной почте, в виде мобильного push-уведомления или в браузере на компьютере

Изменение, отключение и удаление существующих правил

Чтобы внести изменения в рабочий процесс, выполните указанные ниже действия. 

  1. В строке меню выберите пункт Автоматизация > Управление рабочими процессами…
  2. В правом углу нужного рабочего процесса щёлкните значок раскрывающегося списка.
  3. Выберите подходящее действие. В таблице ниже подробно описана каждая команда.
Команда Действие Советы и примечания
Отключить Временно отключает правило. Используйте эту команду, если правило потребуется в будущем.
Изменить Служит для переименования правила или изменения его условий.
  • Откройте конструктор рабочих процессов и внесите изменения в рабочий процесс.
Используйте эту команду, чтобы внести изменения в текст оповещения. 
Дублировать Создаёт копию правила. Используйте эту команду, если необходимо создать рабочий процесс того же типа для другой цели. Это ускорит создание рабочего процесса.
Отменить подписку Позволяет отказаться от оповещений. Вы также можете отменить подписку напрямую в полученном оповещении или действии. Для этого щёлкните Отменить подписку в разделе Не хотите получать эти сообщения? сообщения электронной почты.
Удалить Позволяет безвозвратно удалить правило. Это действие отменить нельзя.