Запросы утверждения: автоматический запрос одобрения рабочих элементов

Применить к

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Запрос утверждения позволяет автоматизировать процесс одобрения или отклонения элемента таблицы. Вы можете настроить в Smartsheet автоматическую отправку запроса сотруднику финансового отдела для утверждения заказа на покупку, если сумма превышает допустимую.

запрос утверждения

Условия для создания и получения запросов утверждения

Таблица ниже содержит сведения о возможности создавать и изменять запросы для вас и других пользователей в зависимости от разрешений совместного доступа.

  Владелец Администратор Редактор Наблюдатель Без совместного доступа
Создавать правила запросов утверждения Да Да * Нет Нет Нет
Изменять правила запросов утверждения Да Да * Нет Нет Нет
Получать и обрабатывать запросы утверждения Да Да Да Да Да**

* Возможно, вам понадобится изменить дополнительные параметры, чтобы все пользователи с действительным адресом электронной почты получали запросы утверждения. Подробные сведения см. в разделе "Выбор получателей запросов утверждения" ниже.

ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями их не запускают. В качестве обходного решения можно создать запрос изменения. Дополнительную информацию о том, как настроить запрос изменения, см. в разделе Запросы изменения: автоматический запрос актуальной информации.

Выбор получателей для запросов утверждения

По умолчанию уведомления отправляются только пользователям, у которых есть доступ к таблице. Дополнительную информацию о том, как настроить рассылку уведомлений всем пользователям с действительным адресом электронной почты, см. в перечисленных ниже статьях.


Создание запроса утверждения
Рабочий процесс утверждения

В открытой таблице выполните указанные ниже действия.

  1. Щёлкните Автоматизация > Запросить рабочий процесс утверждения.
  2. В блоке триггеров укажите условия, при которых должен автоматически активироваться рабочий процесс. Дополнительные сведения о блоке триггеров см. здесь.
  3. Кроме того, можно создать блоки условий для фильтрации строк, которые должны включаться в запрос утверждения. Дополнительные сведения о блоках условий см. здесь.
  4. Выберите в блоке действий заинтересованное лицо, от которого требуется утверждение, и сохраните рабочий процесс.

Можно создавать и более сложные рабочие процессы утверждения: дополнительные сведения см. в статье Последовательный запрос утверждений от заинтересованных лиц.

Варианты рабочего процесса утверждения

В зависимости от особенностей проекта можно создавать как простые, так и более сложные рабочие процессы утверждения. Для настройки рабочего процесса можно использовать любые из перечисленных ниже параметров. 

  • Когда: укажите типы изменений, запускающие запрос утверждения. 
  • В любой строке: отправлять строки с определёнными значениями (после выполнения критериев параметра «Когда»).
  • Получатель запроса утверждения: укажите адреса электронной почты или столбец контактов в качестве получателей.
  • Частота запроса, включённые столбцы и сообщение (настраивается в параметрах доставки).
  • Столбец с раскрывающимся списком для утверждений: выберите или создайте новый столбец с раскрывающимся списком, в котором будет храниться статус утверждения.
  • Хранить статус утверждения в столбце: выберите или создайте новый столбец, в котором будет храниться ответ утверждающего (одобрен или отклонён).
  • Текст кнопки и соответствующие значения раскрывающегося списка: задайте текст кнопок утверждения и отклонения для утверждающего лица, а также значения, которые будут вноситься в таблицу в соответствии с ответом утверждающего (настраивается в дополнительных параметрах).

Вот и всё! Теперь утверждающий получит запрос утверждения по электронной почте, в виде push-уведомления мобильного приложения или в браузере на компьютере (в зависимости от настроек учётной записи). Дополнительные сведения см. в статье Центр уведомлений: получайте оповещения непосредственно в Smartsheet.

Сведения об утверждении или отклонении будут сохранены в вашей таблице.

одобрено

Дополнительные условия для правила

Чтобы запросы утверждения отправлялись только в определённых случаях, необходимо настроить дополнительные условия с помощью параметров правила «Когда» и «В любой строке, где».

Щёлкните Добавить столбец (Когда) и Добавить условие (В любой строке, где...), чтобы добавить поля критериев.

утверждение-добавить-условия

Настройте поля «Сообщение», «Частота» и «Содержимое»

Щёлкните Параметры доставки, чтобы настроить тему, сообщение, включённые столбцы, а также частоту доставки запросов утверждения.

утверждение-доставка

Настройка кнопок утверждения и отклонения, а также значений раскрывающегося списка

Щёлкните Дополнительные параметры, чтобы настроить текст кнопок утверждения и отклонения, а также значения раскрывающегося списка для сохранения ответов в таблице.

утверждение

Например, текст кнопки «Одобрить» можно заменить на «Утвердить». В результате утверждающее лицо получит форму запроса с кнопкой «Утвердить». После нажатия этой кнопки в таблице будет сохранено значение «Одобрено».

ПРИМЕЧАНИЕ. С помощью поля «Отправлено» можно менять значения раскрывающегося списка, которые сохраняются в таблице, если запрос утверждения отправлен, но утверждающее лицо ещё не приняло решение.

Изменение, отключение и удаление существующих правил

Чтобы отключить правило либо изменить его условия, получателей, частоту или включённые столбцы, выполните указанные ниже действия.

  1. В нижней части таблицы откройте вкладку Оповещения и действия. Появится окно «Оповещения и действия».
  2. Щёлкните стрелку вниз стрелка вниз в правом верхнем углу правила.
Команда Действие
Отключить Временно отключает правило. Используйте эту команду, если правило может потребоваться в будущем.
Изменить Служит для переименования правила или изменения его критериев.

Эту команду также можно использовать для доступа к ссылке «Настроить сообщение электронной почты», с помощью которой можно внести изменения в тему, текст или столбцы сообщения.
Клонировать Создаёт копию правила.
Отменить подписку Позволяет отказаться от оповещений.

СОВЕТ. Отменить подписку на оповещения или действия можно прямо в сообщении электронной почты: в его нижней части рядом с вопросом «Не хотите получать это уведомление?» щёлкните ссылку «Отменить подписку».
Удалить Позволяет безвозвратно удалить правило. Это действие необратимо.