Запросы утверждения: автоматический запрос одобрения рабочих элементов

Запросы утверждения позволяют автоматизировать процесс одобрения или отклонения элемента таблицы. Например, вы можете настроить в Smartsheet автоматическую отправку запроса сотруднику финансового отдела для утверждения заказа на покупку, если сумма превышает допустимую.

Условия для создания и получения запросов утверждения

Таблица ниже содержит сведения о возможности создавать и изменять запросы для вас и других пользователей в зависимости от разрешений совместного доступа.

* Возможно, вам понадобится изменить дополнительные параметры, чтобы все пользователи с действительным адресом электронной почты получали запросы утверждения. Подробные сведения см. в разделе Выбор получателей для запросов утверждения ниже.

Чтобы запросы утверждения не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями их не запускают. Чтобы обойти это ограничение, создайте запрос изменения. 

Выбор получателей для запросов утверждения

По умолчанию уведомления получают только соавторы таблицы. Сведения о том, как настроить рассылку уведомлений всем пользователям с действительным адресом электронной почты, см. в перечисленных ниже справочных статьях.

• Уровень таблицы: выбор получателей уведомлений
• Уровень учётной записи: глобальные параметры учётной записи

Создание запроса утверждения

В открытой таблице выполните указанные ниже действия.

1. При необходимости вставьте столбец с раскрывающимся списком (с одиночным выбором) для статуса утверждения и добавьте следующие варианты выбора в списке:
   • Ожидает утверждения
   • Утверждено
   • Отклонено
2. В строке меню выберите пункт Автоматизация > Настройка рабочего процесса утверждения…
3. В поле Рабочий процесс без названия введите название рабочего процесса.
4. В блоке Триггер укажите условия, при которых должен автоматически активироваться рабочий процесс. 
5. Чтобы отфильтровать строки, которые необходимо включить в запрос утверждения, щёлкните Добавьте условие фильтрации строк.
6. В поле Добавьте имя или адрес электронной почты блока Запросить утверждение выберите заинтересованное лицо, которое должно утвердить элемент. 
   Если в поле Добавьте имя или адрес электронной почты указан только один контакт, он будет использоваться по умолчанию в имени столбца для статуса утверждения: Утверждение_ИмяКонтакта (например, Утверждение Артёма Кузнецова). Если добавлено несколько контактов, именем по умолчанию будет Статус утверждения. 
7. В раскрывающемся списке Сохранить ответ в выберите столбец, в который Smartsheet будет записывать статус утверждения.
   По умолчанию в Smartsheet выбирается столбец со статусом утверждения, но вы можете выбрать столбец, созданный на первом шаге данного процесса. 
8. Чтобы изменить тему и текст сообщения, отправляемого Smartsheet, щёлкните Настройка сообщения. 
9. В разделе Сообщение содержит выберите, должны ли включаться все поля или только определённые. 
10. Чтобы задать действие для утверждённых запросов, под элементом Если утверждено нажмите кнопку + и выберите пункт Добавить действие. 
    • При необходимости добавьте условие, чтобы отфильтровать строки, включаемые в рабочий процесс.
11. Чтобы задать действие для отклонённых запросов, под элементом Если отклонено нажмите кнопку + и выберите пункт Добавить действие.
    • При необходимости добавьте условие, чтобы отфильтровать строки, включаемые в рабочий процесс. 
12. Нажмите кнопку Сохранить.

Можно создавать и более сложные рабочие процессы утверждения.

Настройка дополнительных параметров для рабочего процесса утверждения

В блоке Запросить утверждение щёлкните и выберите пункт Дополнительные параметры.... В открывшейся форме "Дополнительные параметры" измените следующие поля:

• При отправке — укажите значение, которое должно содержаться в столбце статуса утверждения после отправки запроса утверждения.
• При утверждении — укажите значение, которое должно содержаться в столбце статуса утверждения после утверждения запроса.
  • Текст кнопки — настройте метку для кнопки утверждения (например, "Утвердить", "Одобрить" и т. п.).
• При отклонении — укажите значение, которое должно содержаться в столбце статуса утверждения после отклонения запроса.
  • Текст кнопки — настройте метку для кнопки отклонения (например, "Отклонить", "Отказать" и т. п.).

Вот и всё! В зависимости от настроек учётной записи утверждающий получит запрос утверждения по электронной почте, в виде мобильного push-уведомления или в браузере на компьютере. 

Изменение, отключение и удаление существующих правил

Чтобы внести изменения в рабочий процесс, выполните указанные ниже действия. 

1. В строке меню выберите пункт Автоматизация > Управление рабочими процессами…
2. В правом углу нужного рабочего процесса щёлкните .
3. Выберите подходящее действие. В таблице ниже подробно описана каждая команда.