Применить к
- Business
- Enterprise
Запросы утверждения: автоматический запрос одобрения рабочих элементов
Запросы утверждения позволяют автоматизировать процесс одобрения или отклонения элемента таблицы. Например, вы можете настроить в Smartsheet автоматическую отправку запроса сотруднику финансового отдела для утверждения заказа на покупку, если сумма превышает допустимую.
Условия для создания и получения запросов утверждения
Таблица ниже содержит сведения о возможности создавать и изменять запросы для вас и других пользователей в зависимости от разрешений совместного доступа.
Владелец | Администратор | Редактор | Комментатор | Наблюдатель | Без совместного доступа | |
---|---|---|---|---|---|---|
Создавать правила запросов утверждения | Да | Да * | Нет | Нет | Нет | Нет |
Изменять правила запросов утверждения | Да | Да * | Нет | Нет | Нет | Нет |
Получать и обрабатывать запросы утверждения | Да | Да | Да | Да | Да | Да * |
* Возможно, вам понадобится изменить дополнительные параметры, чтобы все пользователи с действительным адресом электронной почты получали запросы утверждения. Подробные сведения см. в разделе Выбор получателей для запросов утверждения ниже.
Чтобы запросы утверждения не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями их не запускают. Чтобы обойти это ограничение, создайте запрос изменения.
Выбор получателей для запросов утверждения
По умолчанию уведомления получают только соавторы таблицы. Сведения о том, как настроить рассылку уведомлений всем пользователям с действительным адресом электронной почты, см. в перечисленных ниже справочных статьях.
- Уровень таблицы: выбор получателей уведомлений
- Уровень учётной записи: глобальные параметры учётной записи
Создание запроса утверждения
В открытой таблице выполните указанные ниже действия.
- При необходимости вставьте столбец с раскрывающимся списком (с одиночным выбором) для статуса утверждения и добавьте следующие варианты выбора в списке:
- Ожидает утверждения
- Утверждено
- Отклонено
- В строке меню выберите пункт Автоматизация > Настройка рабочего процесса утверждения…
- В поле Рабочий процесс без названия введите название рабочего процесса.
- В блоке Триггер укажите условия, при которых должен автоматически активироваться рабочий процесс.
- Чтобы отфильтровать строки, которые необходимо включить в запрос утверждения, щёлкните Добавьте условие фильтрации строк.
- В поле Добавьте имя или адрес электронной почты блока Запросить утверждение выберите заинтересованное лицо, которое должно утвердить элемент.
Если в поле Добавьте имя или адрес электронной почты указан только один контакт, он будет использоваться по умолчанию в имени столбца для статуса утверждения: Утверждение_ИмяКонтакта (например, Утверждение Артёма Кузнецова). Если добавлено несколько контактов, именем по умолчанию будет Статус утверждения. - В раскрывающемся списке Сохранить ответ в выберите столбец, в который Smartsheet будет записывать статус утверждения.
По умолчанию в Smartsheet выбирается столбец со статусом утверждения, но вы можете выбрать столбец, созданный на первом шаге данного процесса. - Чтобы изменить тему и текст сообщения, отправляемого Smartsheet, щёлкните Настройка сообщения.
- В разделе Сообщение содержит выберите, должны ли включаться все поля или только определённые.
- Чтобы задать действие для утверждённых запросов, под элементом Если утверждено нажмите кнопку + и выберите пункт Добавить действие.
- При необходимости добавьте условие, чтобы отфильтровать строки, включаемые в рабочий процесс.
- Чтобы задать действие для отклонённых запросов, под элементом Если отклонено нажмите кнопку + и выберите пункт Добавить действие.
- При необходимости добавьте условие, чтобы отфильтровать строки, включаемые в рабочий процесс.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Можно создавать и более сложные рабочие процессы утверждения.
Настройка дополнительных параметров для рабочего процесса утверждения
В блоке Запросить утверждение щёлкните и выберите пункт Дополнительные параметры.... В открывшейся форме "Дополнительные параметры" измените следующие поля:
- При отправке — укажите значение, которое должно содержаться в столбце статуса утверждения после отправки запроса утверждения.
- При утверждении — укажите значение, которое должно содержаться в столбце статуса утверждения после утверждения запроса.
- Текст кнопки — настройте метку для кнопки утверждения (например, "Утвердить", "Одобрить" и т. п.).
- При отклонении — укажите значение, которое должно содержаться в столбце статуса утверждения после отклонения запроса.
- Текст кнопки — настройте метку для кнопки отклонения (например, "Отклонить", "Отказать" и т. п.).
Вот и всё! В зависимости от настроек учётной записи утверждающий получит запрос утверждения по электронной почте, в виде мобильного push-уведомления или в браузере на компьютере.
Изменение, отключение и удаление существующих правил
Чтобы внести изменения в рабочий процесс, выполните указанные ниже действия.
- В строке меню выберите пункт Автоматизация > Управление рабочими процессами…
- В правом углу нужного рабочего процесса щёлкните
.
- Выберите подходящее действие. В таблице ниже подробно описана каждая команда.
Команда | Действие | Советы и примечания |
---|---|---|
Отключить | Временно отключает правило. | Используйте эту команду, если правило потребуется в будущем. |
Изменить | Служит для переименования правила или изменения его условий.
|
Используйте эту команду, чтобы внести изменения в текст оповещения. |
Дублировать | Создаёт копию правила. | Используйте эту команду, если необходимо создать рабочий процесс того же типа для другой цели. Это ускорит создание рабочего процесса. |
Отменить подписку | Позволяет отказаться от оповещений. | Вы также можете отменить подписку напрямую в полученном оповещении или действии. Для этого щёлкните Отменить подписку в разделе Не хотите получать эти сообщения? сообщения электронной почты. |
Удалить | Позволяет безвозвратно удалить правило. | Это действие отменить нельзя. |