Взаимодействие с элементами Smartsheet в Microsoft Teams

Опубликовав таблицу, отчёт или представление Smartsheet Sight на канале Microsoft Teams, вы можете превратить обсуждение в действие. При добавлении таблицы из Smartsheet в качестве вкладки на канал другие пользователи получают, например, ресурс управления задачами, с которым можно работать в Microsoft Teams.

Дополнительные сведения о Microsoft Teams см. на сайте Продукты — Microsoft.

Содержание статьи
Перед началом работы
        Требуемые разрешения совместного доступа в Smartsheet
        Требования для Microsoft Teams
Добавление элемента Smartsheet в виде вкладки
Изменение параметров, переименование и удаление вкладки
Советы по работе в Smartsheet for Teams
Устранение неполадок при работе со Smartsheet for Teams


Перед началом работы

При работе со Smartsheet и Microsoft Teams используется опубликованная на канале версия элемента Smartsheet (это может быть таблица, отчёт или представление Sight). Перед подключением элементов Smartsheet к каналу Microsoft Teams следует обеспечить выполнение перечисленных ниже требований, касающихся Smartsheet и Microsoft Teams.

Требуемые разрешения совместного доступа в Smartsheet

Для добавления элемента Smartsheet в виде вкладки на канал рабочей группы необходимы разрешения уровня владельца или администратора на доступ к этому элементу. Подробные сведения см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.

ВНИМАНИЕ! Если элемент Smartsheet уже опубликован (непосредственно из Smartsheet или путем добавления к каналу), пользователи с любыми разрешениями совместного доступа могут добавлять опубликованный элемент (только с уже заданными параметрами публикации) на каналы. Подробные сведения о различных версиях элементов Smartsheet (Только для чтения или Изменение любым пользователем), которые разрешены к публикации, см. в статье Публикация элементов Smartsheet.

Требования для Microsoft Teams

Необходимо наличие Microsoft Teams (входит в состав Office 365 для бизнеса) и по крайней мере одного канала рабочей группы для добавления в него элемента Smartsheet в виде вкладки.

ПРИМЕЧАНИЕ. Smartsheet for Teams можно использовать как с браузерной, так и с настольной версией приложения Microsoft Teams.

Обзор. Работа со Smartsheet в Microsoft Teams

При работе со Smartsheet и Microsoft Teams используется опубликованная на канале рабочей группы версия элемента Smartsheet (таблицы, отчёта или представления Sight). 

ВНИМАНИЕ! Для работы с данными Smartsheet на канале необходимы определённые права доступа как в Smartsheet, так и в Microsoft Teams. Подробные сведения см. в разделе Перед началом работы.

Добавление элемента Smartsheet в виде вкладки

Добавление элементов Smartsheet (таблиц, отчётов, представлений Sight) в виде вкладок обеспечивает всем пользователям канала Microsoft Teams доступ к данным Smartsheet. 

Чтобы добавить элемент Smartsheet на канал Microsoft Teams, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте Microsoft Teams и выберите канал.
  2. Щёлкните значок Плюсзначок «плюс»  под именем канала.

    Появится список вкладок, доступных для добавления.
     
  3. Выберите Smartsheet for Teams, а затем нажмите кнопку Принять, чтобы принять условия лицензионного соглашения Smartsheet.
  4. Нажмите Подключиться к Smartsheet, а затем Разрешить для предоставления Smartsheet доступа к Microsoft Teams.

    Может появиться запрос на вход в учётную запись Smartsheet.
     
  5. Найдите элемент Smartsheet, который требуется добавить в виде вкладки, выполнив поиск по имени или просмотрев домашний каталог, затем выберите его и нажмите Сохранить.
  6. Чтобы задать режим взаимодействия с элементом Smartsheet, выберите один из указанных ниже вариантов.
    • Только для чтения — полная версия — все пользователи канала могут просматривать полную версию таблицы, отчёта или представления Sight, но не могут изменять ее.
    • Изменение любым пользователем — все пользователи могут просматривать и изменять таблицу или отчёт. (Этот вариант недоступен для представлений Sight.)

      ПРИМЕЧАНИЕ. Возможность публикации таблицы в виде версии, доступной для изменения любым пользователем в домене, в Smartsheet for Microsoft Teams не поддерживается. Если выбранная таблица уже опубликована в такой версии непосредственно из Smartsheet, в Microsoft Teams этот вариант будет недоступен. Дополнительные сведения см. в статье Публикация элементов Smartsheet.
       
  7. Если элемент не публиковался из Smartsheet, установите флажок Опубликовать эту таблицу в выбранной версии.

    СОВЕТЫ.
    • Чтобы элемент Smartsheet отображался в максимальном виде, установите флажок Показывать в полном режиме. В этом случае фирменная символика будет скрыта. Дополнительные сведения о фирменной символике элементов Smartsheet см. в статье Фирменное оформление Smartsheet с помощью цветов и логотипа.
    • Чтобы отменить отправку в канал сообщения о добавлении вкладки, снимите флажок Опубликовать информацию об этой вкладке в канале.
       
  8. Нажмите кнопку Сохранить.

Готово! Теперь элемент Smartsheet (таблица, отчёт, представление Sight) доступен на отдельной вкладке для всех подписчиков канала. Пользователи канала могут просматривать и изменять (если это разрешено) данные Smartsheet в Microsoft Teams.

При необходимости вы можете изменить параметры, переименовать или удалить вкладку.

Изменение параметров, переименование и удаление вкладки

Чтобы изменить параметры взаимодействия пользователей с элементом Smartsheet на вкладке, изменить название вкладки или удалить ее, щелкните стрелку вниз справа от вкладки и выберите соответствующее действие.

Стрелка вниз в Teams

Изменение параметров вкладки

Чтобы задать режим взаимодействия с элементом Smartsheet, необходимо выбрать пункт Настройки, а затем выбрать один из указанных ниже вариантов.

  • Только для чтения — полная версия — все пользователи канала могут просматривать полную версию таблицы, отчёта или представления Sight, но не могут изменять ее.
  • Изменение любым пользователем — все пользователи могут просматривать и изменять таблицу, отчёт или представление Sight.

СОВЕТЫ.

  • Чтобы элемент Smartsheet отображался в максимальном виде, установите флажок Показывать в полном режиме. В этом случае фирменная символика будет скрыта. Дополнительные сведения о фирменной символике элементов Smartsheet см. в статье Фирменное оформление Smartsheet с помощью цветов и логотипа.
  • Чтобы отменить отправку в канал сообщения о добавлении вкладки, снимите флажок Опубликовать информацию об этой вкладке в канале.

Переименование и удаление вкладки

Чтобы изменить имя вкладки, выберите пункт Переименовать. (Имя элемента Smartsheet при этом не изменится.)

Чтобы удалить вкладку из канала, выберите пункт Удалить. Это действие необратимо. (При этом элемент не будет удален из Smartsheet.)


Советы по работе в Smartsheet for Teams

Для полноценной работы со Smartsheet for Teams воспользуйтесь приведенными ниже советами.

Запуск обсуждения содержимого на вкладке Smartsheet 

Чтобы начать обсуждение элемента Smartsheet в Microsoft Teams, щёлкните значок Значок чата в Teams на вкладке Smartsheet. Поток сообщений будет отображаться на вкладке Smartsheet, а также на общей вкладке канала.

Чтобы привлечь внимание другого участника команды, введите @имя в сообщении. Дополнительные сведения см. в статье Центра поддержки Microsoft Работа в группах и каналы.

Увеличение области просмотра с помощью полноэкранного режима

Чтобы на вкладке отображалось максимальное количество данных, содержащихся в таблице, отчёте или представлении Sight, установите флажок Показывать в полном режиме при добавлении элемента Smartsheet в качестве вкладки или позже, при внесении изменений в параметры уже существующей вкладки.

ПРИМЕЧАНИЕ. При выборе этого варианта отображения фирменная символика будет скрыта. Дополнительные сведения о фирменной символике элементов Smartsheet см. в статье Фирменное оформление Smartsheet с помощью цветов и логотипа.

Добавление веб-формы Smartsheet на канал

Веб-форма Smartsheet позволяет пользователям быстро отправлять сообщения непосредственно из канала рабочей группы. При этом веб-форма добавляется не так, как таблицы, отчёты и представления Sight. Веб-формы добавляют, например, чтобы дать пользователям возможность отправлять рабочие запросы в виде новых строк в таблице Smartsheet.

Чтобы добавить веб-форму Smartsheet на канал, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте Smartsheet в новом окне браузера, а затем найдите и откройте нужную таблицу.
  2. В нижней части таблицы выберите вкладку Веб-формы.

    Появится окно «Веб-формы».
     
  3. Выделите и скопируйте URL-адрес веб-формы. Дополнительные сведения о создании веб-форм см. в статье Использование веб-форм.
  4. Откройте Microsoft Teams и перейдите к каналу, на который необходимо добавить веб-форму.
  5. Щёлкните значок Плюсзначок «плюс» под именем канала.
  6. Выберите Веб-сайтвеб-сайт в окне «Добавить вкладку».
     
  7. В поле Название вкладки введите имя. Вставьте ссылку в поле URL-адрес и нажмите кнопку Сохранить.

Готово! Теперь у вашей рабочей группы будет возможность отправлять сообщения в виде новых строк в таблице Smartsheet, не выходя из приложения Microsoft Teams.


Устранение неполадок при работе со Smartsheet for Teams

Недоступен вариант Smartsheet при попытке добавить элемент Smartsheet в виде вкладки.

Smartsheet for Teams может отсутствовать в списке доступных вариантов по одной из следующих причин:

  1. Если используется настольное приложение, возможно, необходимо обновить Microsoft Teams до последней версии. Скачать последнюю настольную версию Teams можно по ссылке: https://teams.microsoft.com/downloads

    Браузерная версия доступна по адресу: https://teams.microsoft.com.
     
  2. Если вариант Smartsheet for Teams не отображается в настольной или браузерной версии приложения, возможно, необходимо, чтобы администратор Microsoft включил функцию ботов и вкладок. Дополнительные сведения об этой функции см. в статье Часто задаваемые вопросы на сайте Microsoft.

При выборе Smartsheet for Teams появляется сообщение об ошибке:

Веб-страница https://msaddins.smartsheet.com/d/msteams/tabconfig временно недоступна или перемещена по новому адресу.

Ошибка Teams

Чтобы устранить эту проблему и просмотреть список доступных элементов Smartsheet, обновите кэш DNS на вашем устройстве. Процедура зависит от устройства; может потребоваться помощь сотрудника ИТ-отдела.

Вам помогла эта статья?
ДаНет