Автоматизация рабочих процессов с помощью оповещений и действий

Приложение Smartsheet может автоматически уведомлять вас об изменениях таблицы, напоминать о ключевых датах, автоматически запрашивать изменения определённых строк, а также автоматически инициировать запрос утверждения рабочих элементов вашей таблицы.

Ниже приведён пример того, как выглядит доставленный автоматизированный запрос утверждения. Доступны перечисленные ниже каналы доставки.

  • Центр уведомлений Smartsheet (если пользователь вошёл в учётную запись Smartsheet)
  • Электронный почтовый ящик (который не понадобится, если у пользователя есть учётная запись Smartsheet)
  • Push-уведомление из мобильного приложения Smartsheet

    пример запроса утверждения

Оптимальный тип оповещения или действия в разных ситуациях

Тип оповещения или действияСитуация
ОповещениеУведомление о важных изменениях в определённых столбцах

Оповещение пользователя о назначении ему новой задачи

Оповещение о том, что столбец принял определённое значение (например, столбец «Статус раскрывающегося списка» принял значение «Заблокирован»)
НапоминаниеДля оповещения:

о приближении важной даты;

о наступлении определённой даты;

о том, что определённая дата прошла.
Запрос утвержденияПолучение согласия от ключевого участника проекта по конкретной задаче

Одобрение или отклонение элемента (например, утверждение предложения по проекту со стороны директора)

Одобрение элемента, который соответствует определённым критериям (например, одобрение финансового отдела, если стоимость элемента превышает определённую сумму)
Запрос измененияАвтоматический запрос актуальной информации о текущем элементе, как только меняется значение в определённом столбце (например, когда статус строки меняется на «Выполняется», отправляется запрос, чтобы назначенный пользователь обновил дату начала)

Автоматический запрос обновления нескольких ячеек в строке

 

Автоматическая блокировка строкПредотвращение дальнейших изменений после того, как элемент был одобрен

Предотвращение дальнейших изменений после того, как задача была завершена или закрыта
Автоматическая разблокировка строкИсключение ошибок в рабочем процессе путём запрета на изменение элементов до того, как будут выполнены предварительные этапы

Создание автоматического оповещения или действия

Задайте критерии срабатывания (условия, при выполнении которых будет отправлено оповещение или действие, а также адресата и содержимое) с помощью визуального конструктора рабочих процессов.

Для начала работы:

  1. В строке меню выберите Оповещения и действия.
    строка меню
    Если пункт «Оповещения и действия» отсутствует, щёлкните значок со стрелкой вниз в правом верхнем углу окна Smartsheet.
    показать строку меню
  2. В меню «Оповещения и действия» выберите тип оповещения или действия, которое нужно создать. Чтобы определить, какое оповещение или действие лучше всего подходит для конкретной ситуации, воспользуйтесь таблицей в начале этой статьи.

    Появится визуальный конструктор рабочих процессов.

    оповещение пользователя
     
  3. Здесь можно указать критерии, по которым должно срабатывать оповещение или действие, а также его получателей.

Настройка правила оповещения или действия

Чтобы оповещения и действия работали в точности как задумано, можно принять перечисленные ниже меры.

Присвоение названия правилу

Щёлкните текст-заполнитель в верхней части окна рабочего процесса и введите название.

Присвоение названия оповещению или действию

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы не присвоите название правилу оповещения или действия, в качестве названия будет использоваться текст-заполнитель по умолчанию. (Если правило было клонировано, оно наследует название правила, клоном которого является.)

Создание условного оповещения или действия на основе даты

Вы можете настроить отправку оповещения или действия на конкретную дату. Можно сделать это с помощью столбца дат или выбрать дату вручную.

оповещения на основе даты

Добавьте к оповещению или действию условие (как описано в разделе ниже), чтобы в указанную дату отправлялись только соответствующие этому условию строки.

Настройка оповещения или действия для отслеживания определённых изменений

Выберите Указать изменения, чтобы сузить критерии срабатывания оповещения или действия до определённых типов изменений в конкретных полях (столбцах таблицы). Например, можно указать, что оповещение или действие должно срабатывать только при изменениях в столбце «Состояние».

Добавление условия отправки оповещения или действия

Выберите значок «Плюс» (+) > Добавить условие, чтобы задать конкретные значения, которые должны присутствовать в соответствующих ячейках. Даже если произойдёт указанное изменение, оповещение или действие будет отправлено только для тех строк, которые удовлетворяют заданным условиям. Если ни одна из строк не удовлетворяет условиям, оповещение или действие вообще не будет отправлено.

добавить условие

Чтобы удалить условия из оповещения или действия, нажмите Дополнительно значок «дополнительно» > Удалить (будет удалён весь блок условий).

Выбор столбцов, которые будут включены в оповещение или действие

Чтобы добавить или исключить столбцы, отображаемые в оповещении или действии, нажмите Дополнительнозначок «дополнительно» в правом верхнем углу блока параметров доставки (последний блок в правиле), а затем выберите Дополнительные параметры.

дополнительные параметры

Выбор получателей оповещения или действия и времени получения

Настройте блок параметров доставки (последний блок в правиле), чтобы оповещения и действия приходили пользователям, имеющим отношение к конкретному рабочему элементу. Оповещения и действия можно отправлять:

  • каждому пользователю, имеющему доступ к таблице;
  • пользователю из столбца «Контакты» для определённой строки;
  • пользователям, указанным вручную;
  • в канал в приложении Slack (дополнительные сведения об этой системе см. здесь).

Динамическое добавление данных ячейки в тему и текст сообщений оповещения или действия

Сделайте оповещения или действия понятнее с помощью заполнителей для темы. Например, можно добавить в тему таблицы заполнитель для столбца Название задачи, и Smartsheet будет динамически добавлять соответствующую информацию из этого столбца в оповещение или действие.

Чтобы перейти в окно «Параметры доставки» и добавить заполнитель:

  1. В верхней части таблицы выберите Оповещения и действия.
  2. Здесь можно создать оповещение, действие или выбрать Управление оповещениями и действиями, чтобы добавить заполнители в существующее правило оповещения или действия.

    Если вы решили изменить существующее правило оповещения или действия и открыли окно «Управление оповещениями и действиями», щёлкните значок со стрелкой вниз справа от правила и выберите Изменить.

    Откроется окно «Изменить правило».
     
  3. Щёлкните Настроить сообщение
  4. При вводе собственного сообщения (при создании нового или редактировании существующего правила) введите имя столбца в двойных фигурных скобках ({{имя столбца}}) в теме или тексте вместе с сообщением.

ПРИМЕЧАНИЕ. После добавления в сообщения заполнителей вместо одного оповещения или действия иногда может приходить несколько. Если вы получаете несколько оповещений или действий с похожими темами и текстом и хотите это прекратить, отредактируйте параметры доставки, удалив заполнители.

Запросы утверждения: настройка состояния и кнопок

Выберите пункт значок «дополнительно» > Дополнительные параметры, чтобы настроить текст кнопки, которую утверждающее лицо будет видеть при получении запроса, и значения, сохраняемые в столбце с раскрывающимся списком в вашей таблице.

Дополнительные параметры

Например, вы можете изменить текст кнопки «Утверждено» на «Одобрено». Утверждающее лицо получит форму запроса, в котором на кнопке будет отображаться текст «Одобрено». При нажатии кнопки «Одобрено» в таблице появится значение «Утверждено».

ПРИМЕЧАНИЕ. В поле «Отправлено» можно указать значение раскрывающегося списка, которое должно появиться в вашей таблице, когда запрос утверждения будет отправлен, но ещё не обработан утверждающим лицом.

Запросы изменения: поля, доступные только для чтения

Возможность редактирования данных в запросе изменения зависит от того, как используются ячейки в таблице. Некоторые ячейки можно изменить только непосредственно в таблице (после входа в Smartsheet).

Следующие поля отображаются в запросе изменения как доступные только для чтения:

  • поля с формулами;
  • даты начала и окончания с зависимостями (при этом изменить поле длительности можно);
  • предшественники (такие поля не отображаются в запросах изменений);
  • заблокированные строки и столбцы.

Принцип доставки оповещений и запросов

При работе с оповещениями и действиями помните о том, что сказано ниже.

  • Оповещения и действия создаются только на уровне таблицы (их нельзя создать для отдельных строк).
  • Если сообщение оповещения или действия содержит ссылку на вложенный файл, эта ссылка станет недействительной через 30 дней или после того, как её нажмут 100 раз. Это позволяет предотвратить неконтролируемый доступ к вашим файлам.
  • Часовой пояс, используемый для оповещений или действий, зависит от часового пояса, который владелец таблицы указал в разделе личных параметров. (Дополнительные сведения см. в статье Настройка личных параметров.)
  • Если пользователь вносит изменение, которое запускает оповещение или действие, отправляющее запрос, адрес электронной почты этого человека указывается как адрес получателя ответа. Если изменения внесены несколькими пользователями, в уведомлении как получатель ответа указывается владелец таблицы.
  • Настроить время отправки оповещения или запроса невозможно. За исключением изменений, оповещения о которых вы хотите получать незамедлительно, сообщения отправляются с 0:00 до 4:00 с учётом часового пояса владельца таблицы. Еженедельные оповещения и запросы отправляются каждую пятницу с 0:00 до 4:00.

Выбор получателей оповещений и запросов

По умолчанию оповещения и запросы отправляются только пользователям, имеющим доступ к таблице. Если вам нужно отправлять оповещения и запросы любым пользователям с действительным адресом электронной почты на уровне таблицы или учётной записи, см. указанные ниже справочные статьи.

Требования к разрешениям совместного доступа для создания оповещений или действий

Возможности создания оповещений и действий и выбора получателей зависят от вашего уровня разрешений на совместный доступ к таблице.

Тип оповещения или действияВладелецАдминистраторРедакторНаблюдатель
ОповещениеДля себя и для другихДля себя и для другихДля себяДля себя
НапоминаниеДля себя и для другихДля себя и для другихДля себяДля себя
Запрос измененияДля себя и для другихДля себя и для другихНе может создаватьНе может создавать
Запрос утвержденияДля себя и для другихДля себя и для другихНе может создаватьНе может создавать
Автоматическая блокировка строкМожет создаватьМожет создаватьНе может создаватьНе может создавать
Автоматическая разблокировка строкМожет создаватьМожет создаватьНе может создаватьНе может создавать

Отправка оповещений или запросов, связанных с внесёнными вами изменениями

Если вы настроили оповещение или запрос и указали себя получателем, но не получили его после внесения изменений в таблицу, вам нужно будет включить уведомления о вносимых изменениях. Дополнительные сведения об изменении параметров учётной записи см. в статье Настройка личных параметров.


Отправка уведомлений или запросов изменений вручную

В разовых ситуациях, когда автоматические оповещения или действия настраивать не требуется, можно вручную отправлять пользователям информацию о таблице и запросы изменений. Дополнительную информацию об этих возможностях см. в следующих статьях Центра справки:

Вам помогла эта статья?
ДаНет