USM Content
Соединитель Smartsheet для Jira — это премиум-функция. Для получения информации о ценах свяжитесь с нашим отделом продаж. Если в рамках вашего плана приобретён соединитель Smartsheet для Jira, выполните вход для создания рабочих процессов между Smartsheet и Jira.
Войдите в коннектор Smartsheet Salesforce
Начало работы
Прежде чем создать первый рабочий процесс между таблицей в Smartsheet и Salesforce, оба приложения должны установить соединение. Убедитесь, что администратор вашего тарифного плана выполнил первоначальную настройку подключения.
Предварительные условия
Чтобы создать рабочие процессы в соединителе Smartsheet Salesforce, выполните следующие действия:
- Вы должны быть платным пользователем Smartsheet.
- Вы должны иметь права редактора или выше для всех сопоставленных таблиц. У вас также должен быть доступ к записям, на основе которых вы хотите создать рабочий процесс.
- У вас должна быть учетная запись Salesforce. Вы также должны иметь возможность войти в приложение Salesforce со следующими разрешениями:
- просмотр настройки и конфигурации;
- активация API; Для получения более подробной информации обратитесь к администратору Salesforce вашей организации.
- Smartsheet Salesforce Connector должно быть премиальным приложением, доступным в тарифном плане, и вы уже должны установить первоначальное подключение к среде Salesforce.
- Если системный администратор активирует настройку Ограничить пользователей в соединителе Salesforce, вы также должны иметь роль пользователя Smartsheet Salesforce Connector. Эту роль можно назначить в Центре администрирования Smartsheet или в интерфейсе соединителя Jira.
Создание рабочего процесса
Получив разрешения и установив первоначальное подключение к среде Salesforce, пользователи смогут создавать рабочие процессы для синхронизации информации между Salesforce и Smartsheet.
С помощью коннектора Smartsheet Salesforce можно передавать информацию в одном направлении (из Salesforce в Smartsheet или из Smartsheet в Salesforce) или в двух направлениях, мгновенно обновляя проблемы в обоих приложениях.
Можно синхронизировать с существующей таблицей или создать новую таблицу, чтобы запустить проект Smartsheet, используя записи в Salesforce.
Хотя для целевой таблицы требуются только права редактора или выше, рекомендуется иметь как минимум уровни разрешений администратора, так как в процессе построения рабочего процесса вам, возможно, придется добавлять новые столбцы в таблицу.
Шаг 1. Запустите мастер рабочего процесса
- Войдите в коннектор Smartsheet Salesforce.
- Выберите Добавить рабочий процесс, чтобы запустить мастер рабочих процессов.
Вы также можете открыть коннектор Jira в виде таблицы, выбрав Интеграции данных > Управление коннекторами > Salesforce или Интеграции данных > Создать рабочий процесс, а затем выберите плитку Salesforce на панели Интеграции данных.
Шаг 2. Настройте параметры
Выберите желаемое направление рабочего процесса. Сохранив рабочий процесс, вы не сможете его изменить. Определяет, будет ли рабочий процесс выполняться вручную или автоматически.
В Smartsheet нельзя автоматически сопоставлять столбцы с автоматической нумеровкой, системные столбцы или столбцы, содержащие формулы, с помощью Salesforce Connector. Если вы хотите синхронизировать значения из этих столбцов с Salesforce, настройте одностороннее подключение и запустите синхронизацию вручную.
- Чтобы сделать любые поля двунаправленными или синхронизировать данные между Smartsheet и Salesforce автоматически, выберите опцию Автоматически обновлять проблемы как в Smartsheet, так и в Salesforce. С помощью этой настройки позже вы сможете сделать определенное поле двунаправленной или просто односторонней синхронизацией.
- Выберите таблицу, с которой хотите синхронизировать данные Salesforce, или создайте новую таблицу. После сохранения рабочего процесса это изменение невозможно.
На листе можно создать только один рабочий процесс соединителя.
- Выберите объект Salesforce, который хотите синхронизировать с таблицей. Сохранив рабочий процесс, вы не сможете его изменить.
Выберите «Продолжить».
Brandfolder Image
Шаг 3. Сопоставьте поля на карту
Smartsheet сопоставляет поля Salesforce со столбцами. Поля Salesforce, которые вы можете выбрать, зависят от полей, выбранных для рабочего процесса в объекте Salesforce. При настройке сопоставления полей вы можете решить, как должны передаваться данные.
Завершите сопоставления на этой странице, удалите или добавьте поля Salesforce и столбцы Smartsheet, если это необходимо, и нажмите Продолжить, когда закончите.
Что нужно учитывать
- При сопоставлении полей Salesforce всегда указывайте столбец Smartsheet. Столбец Smartsheet нельзя оставлять пустым.
- Определенные поля Salesforce могут отображаться только в зависимости от разрешений вашей учетной записи Salesforce.
- Убедитесь, что вы включили столбцы «Идентификатор записи» и «Ошибка». Оба варианта автоматически отображаются в сопоставлении полей и могут передаваться только из Salesforce в Smartsheet. В Smartsheet добавлены новые столбцы «Идентификатор записи» и «Ошибка», если вы используете существующую таблицу. Однако у вас есть возможность сопоставить их с уже существующими столбцами.
- Всегда помните, что идентификатор записи — это ключевой идентификатор проблем в Salesforce. Чтобы обеспечить правильное создание родительских строк и иерархии, его следует согласовать с основным столбцом таблицы. Если вы удалите любой из этих столбцов в Smartsheet, вы прервете рабочий процесс, что приведет к ошибке при следующей синхронизации данных.
- Помните, что связанное поле влияет на тип столбца, если во время сопоставления вы выберете новый столбец в Smartsheet. Например, дата Salesforce совпадает со столбцом дат Smartsheet, а тип отображается в скобках.
Шаг 4: Дополнительные фильтры
Создание фильтров — необязательный, но полезный способ управления данными, синхронизируемыми между Smartsheet и Salesforce. Если вы не хотите фильтровать данные, выберите «Продолжить» на страницах «Фильтры Salesforce» и «Фильтры таблиц» и перейдите к шагу 5.
Фильтры можно определять с помощью фильтров Salesforce или фильтров листов. Размышляя о том, какой тип фильтра использовать, подумайте, пытаетесь ли вы перенести в Smartsheet только определенную информацию из Salesforce (например, постоянно показываете проблемы с отображением всех записей, связанных с конкретным клиентом, что было бы хорошим поводом для использования фильтров Salesforce) или хотите синхронизировать с Salesforce только определенные строки Smartsheet (например, только строки, отмеченные флажком в определенном столбце, и это было бы хорошей причиной для использования) листовые фильтры).
Фильтры Salesforce
Вы можете определить фильтры Salesforce, выбрав Добавить фильтр, определив критерии фильтрации и выбрав поле, по которому вы хотите отфильтровать. Все добавленные фильтры имеют отношение AND.
Фильтры таблицы
Задайте фильтры таблиц, выбрав Добавить фильтр, столбцы Smartsheet для фильтрации и критерии фильтрации. Все добавленные фильтры имеют отношение AND.
Доступные критерии фильтрации зависят от столбцов таблицы. Если вы хотите отфильтровать параметры, которых нет в списке, сначала добавьте новый столбец на таблицу.
Шаг 5. Определение групп строк (необязательно)
В качестве дополнительного шага вы можете определить группы строк для записей Salesforce по полям Salesforce (например, Stage) или значениям основных столбцов таблицы.
Чтобы добавить группировку строк, выберите Добавить группу и выберите поле Salesforce, по которому вы хотите сгруппировать, или укажите значение основного столбца, по которому вы хотите сгруппировать, в поле Добавить настраиваемую группу.
При определении настраиваемых групп строк по основному столбцу таблицы можно использовать существующее значение в основном столбце или создать новое значение для создания новой родительской группы строк.
Если вашей настраиваемой группы строк нет в текущей иерархии, новая родительская строка появится в нижней части таблицы.
Примечания
- Если вы сопоставили поле ID записи со столбцом, отличным от основного столбца таблицы, вы не сможете создавать новые записи в Salesforce из Smartsheet с включенной группировкой строк. Однако вы все равно можете создавать новые записи в Salesforce и синхронизировать их со Smartsheet.
- Проблемы, в которых отсутствует значение группировки в Salesforce, отображаются в иерархии с названием «Поле [Группа]» не установлено.
Шаг 6. Планирование рабочего процесса
Сводка обновлений на странице Сохранить показывает количество полей, обновленных в Salesforce и Smartsheet. Если количество обновлений в сводке неожиданно оказалось высоким или низким, вернитесь и при необходимости добавьте или удалите фильтры.
- Как только вы будете удовлетворены количеством обновлений Summary, отметьте свой рабочий процесс под названием Workflow Name. Таким образом, вы сможете быстро найти его позже на панели управления Salesforce Connector.
- Если вы хотите преобразовать новые строки в Smartsheet в элементы Salesforce, установите флажок Синхронизировать новые строки, созданные в Smartsheet, с Salesforce.
- Наконец, после всех внесенных изменений выберите «Сохранить рабочий процесс».
После сохранения рабочего процесса вы не сможете изменить ни одно из значений на странице настроек, например направление рабочего процесса, синхронизированную таблицу или объект Salesforce, включенный в этот рабочий процесс.
После сохранения рабочего процесса вы попадаете на панель управления, где рабочий процесс автоматически запускается и обновляет записи в соответствии с настройками конфигурации рабочего процесса. Двунаправленная синхронизация продолжает выполняться автоматически, если она не отключена или не удалена. Для обновления необходимо вручную запустить рабочий процесс настройки односторонней синхронизации.
Изменить рабочий процесс
Созданный рабочий процесс всегда можно изменить. Администраторы Smartsheet Salesforce могут деактивировать или удалять любые рабочие процессы в организации, но не могут их редактировать.
Чтобы отредактировать рабочий процесс, нажмите значок шестеренки слева от имени рабочего процесса и выберите любой из следующих вариантов:
- Изменить рабочий процесс: вернитесь к мастеру рабочих процессов, чтобы внести изменения в рабочий процесс. Невозможно изменить направление рабочего процесса, синхронизировать таблицу или включить объект Salesforce.
- Переименовать рабочий процесс: измените имя рабочего процесса.
- Отключить/включить рабочий процесс: остановите или запустите автоматизацию рабочего процесса.
- Удалить рабочий процесс: полностью удалите рабочий процесс. Невозможно восстановить удаленные рабочие процессы.
Отфильтровано соединителем — не синхронизировано
Предположим, что строка таблицы больше не синхронизируется с Salesforce либо из-за условий фильтрации в рабочем процессе, либо из-за отсутствия записи в Salesforce. В этом случае строка автоматически переместится в раздел таблицы «Отфильтровано соединителем, а не синхронизировано».
Хотя строка больше не синхронизируется, она может содержать важные данные столбцов, вложения или комментарии. Поэтому Smartsheet не удаляет строки из таблицы. Вместо этого создается раздел «Отфильтровано по соединителю, а не синхронизировано», чтобы сохранить информацию, отфильтрованную соединителем.
Функцию «Отфильтровано по соединителю» (не синхронизировано) нельзя отключить, поскольку она защищает данные от потери данных в результате случайного рабочего процесса или других изменений. Если вы уверены, что вам не нужны элементы, перечисленные в строке «Отфильтровано соединителем — не синхронизировано», вы можете удалить эти строки из таблицы. Указанные строки не возвращаются на таблицу, пока они не удовлетворят критериям фильтрации, заданным в рабочем процессе Connector.
Если вы переместите строку в раздел «Отфильтровано соединителем» (она не синхронизирована и снова начнет соответствовать критериям фильтрации), она автоматически возобновит синхронизацию и перейдет из раздела Отфильтровано по соединителю в таблице в нужный раздел листа (на основе группировок строк).