Соединитель Smartsheet для Jira: настройка администрирования (облачное и локальное решение)

Используйте соединитель Smartsheet для Jira, чтобы создать рабочие процессы для синхронизации информации между Smartsheet и одним или несколькими экземплярами Jira. Соединитель позволяет автоматизировать и оптимизировать самые разные бизнес-процессы, касающиеся как технической, так и нетехнической сферы. Это и совместная работа разработчиков продуктов и программного обеспечения, и обработка заявок на поддержку, и ведение дел, развертывание проектов, предоставление отчётов и многое другое.

В этой статье изложены инструкции по настройке соединителя Smartsheet для Jira для работы с Jira Cloud и с локальным сервером Jira.

Соединитель Smartsheet для Jira доступен для покупки как приложение уровня «премиум». Дополнительные сведения о его функциях и преимуществах см. в статье Обеспечение взаимодействия в рабочих группах с помощью соединителя Smartsheet для Jira. По вопросам расценок и покупки обращайтесь в наш отдел продаж.

Если вы собираетесь использовать соединитель с локальным сервером Jira и межсетевым экраном, см. нашу статью Требования к межсетевому экрану для соединителя Jira. В ней приведены требования к серверу и межсетевому экрану для настройки соединения.

Содержание статьи

Вход в соединитель Smartsheet для Jira
Предварительные требования
Настройка соединения между Jira и Smartsheet
Настройка хоста Jira для использования со Smartsheet
Управление доступом к интеграции

Предварительные требования

Вам предстоит создать рабочие процессы, которые позволят соединителю Smartsheet для Jira управлять автоматической синхронизацией данных между двумя системами. Прежде чем приступить к выполнению этой задачи, нужно купить и настроить соединитель. По вопросам расценок и покупки обращайтесь в наш отдел продаж.

Пользователям облачного решения рекомендуется ознакомиться с изменениями, которые компания Atlassian недавно внесла в политику конфиденциальности. Дополнительные сведения см. в статье Smartsheet для Jira: важные изменения политики конфиденциальности для Jira Cloud.

Типы необходимых разрешений

Чтобы настроить соединитель Smartsheet для Jira, вы должны быть администратором приложения Jira. Кроме того, вам должна быть назначена одна из следующих ролей:

  • Системный администратор Smartsheet. (Дополнительные сведения см. в статье о типах пользователей.)
    -ИЛИ-
  • Администратор соединителя (эта роль уровня учётной записи используется только в соединителе Smartsheet для Jira; дополнительные сведения см. в разделе Типы разрешений Smartsheet для Jira).

Вопросы и ответы. Почему администратор Jira должен выполнить вход, чтобы настроить соединитель Smartsheet для Jira? 

Чтобы успешно настроить приложение, вам потребуется следующее:

  • Путь (URL-адрес) к хосту Jira, который планируется использовать.
  • Ключ потребителя и открытый ключ (предоставляются соединителем Smartsheet для Jira). Чтобы их получить, выполните шаги, приведённые ниже в разделе «Настройка соединения между Jira и Smartsheet».
  • Jira Cloud, для локальных серверов Jira — Jira версии 7.2 или более поздней.
  • Поддержка для полей «Спринт». Учтите, что версии до 6.7.7 не поддерживают поля «Спринт». (Если ваша версия Jira не поддерживает поля «Спринт», они не будут отображаться в соединителе.)
  • Две учётные записи уровня администратора:
    • системный администратор Smartsheet (для доступа к функциям администрирования в соединителе)
      -И-
    • администратор JIRA (для доступа к приложению Jira и его настройки).

Вход в соединитель Smartsheet для Jira

После покупки соединителя Smartsheet для Jira вы можете войти в службу и настроить её по следующему URL-адресу: https://connectors.smartsheet.com/c/jira

ВНИМАНИЕ! Если вы собираетесь использовать соединитель с локальным сервером Jira и межсетевым экраном, см. нашу статью Требования к межсетевому экрану для соединителя Jira. В ней приведены требования к серверу и межсетевому экрану для настройки соединения.

Настройка соединения между Jira и Smartsheet

Чтобы зарегистрировать экземпляр Jira для использования в Smartsheet, вам потребуются разрешения уровня администратора для обоих экземпляров Smartsheet и Jira, между которыми вы хотите установить соединение.

Регистрация экземпляра Jira в соединителе

Чтобы зарегистрировать экземпляр Jira в соединителе, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте в веб-браузере страницу входа в соединитель Smartsheet для Jira и щёлкните Вход с учётными данными Smartsheet.
  2. Если вам будет предложено разрешить доступ к вашей учётной записи Smartsheet, нажмите Разрешить.

    На экране появится страница «Добавление рабочего процесса».
     
  3. Щёлкните меню в левом верхнем углу и выберите пункт Администратор учётной записи.

    Администратор учётной записи
     
  4. Выберите команду Зарегистрировать новый сервер Jira

  5. В открывшейся форме укажите URL-адрес нужного хоста Jira.

  6. Примите имя, предложенное по умолчанию, либо измените его, а затем выберите свою версию Jira и нажмите кнопку «Продолжить».

В соединителе можно одновременно зарегистрировать несколько экземпляров Jira. Для этого нужно повторить приведённые выше инструкции для каждого экземпляра.

Соединитель Smartsheet для Jira предоставит вам открытый ключ и ключ потребителя, с помощью которых вы сможете настроить в Jira безопасное соединение между двумя службами. Чтобы завершить настройку, выполните шаги из следующего раздела («Настройка хоста Jira для использования со Smartsheet»).

Чтобы задать соединение с Jira, рекомендуем использовать общую служебную учётную запись и в Smartsheet, и в Jira (например, smartsheet-jira@yourdomain.com). Владельцев соединения невозможно изменить, а общая учётная запись позволит не задавать заново соединения или рабочие процессы, если пользователь, отвечающий за соединение с Jira, решит уволиться.

Настройка хоста Jira для использования со Smartsheet

Чтобы обеспечить соединение между Jira и Smartsheet, нужно задать и настроить Ссылку на приложение (или AppLink, как она иногда называется в документации Jira) между двумя системами.

ВНИМАНИЕ! Если вы собираетесь использовать соединитель с локальным сервером Jira и межсетевым экраном, см. нашу статью Требования к межсетевому экрану для соединителя Jira. В ней приведены требования к серверу и межсетевому экрану для настройки соединения.

Создание ссылки на приложение (AppLink)

Чтобы создать AppLink в приложении Jira, выполните указанные ниже действия.

  1. Войдите в Jira с полномочиями администратора Jira.
  2. Откройте раздел Jira Settings (Параметры Jira).
  3. Выберите Products (Продукты) и в разделе интеграций щёлкните элемент Application Links (Ссылки на приложения).
    ПРИМЕЧАНИЕ. В более ранних локальных версиях Jira нажмите значок параметров JIRA в виде шестерёнки > Applications (Приложения) > Application Links (Ссылки на приложения).
  4. Введите URL-адрес приложения, с которым вы хотите настроить связь (https://app.smartsheet.com), и нажмите Create new link (Создать ссылку).

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если появится одно из указанных ниже сообщений, нажмите Continue (Продолжить) и оставьте URL-адрес как есть (вы исправите его позже). 
    • No response was received from the URL you entered - it may not be valid Please fix the URL below, if needed, and click Continue. (От указанного URL-адреса не последовало отклика. Возможно, он недействителен. Исправьте URL-адрес ниже, если это необходимо, и нажмите «Продолжить».)


      -ИЛИ-
       
    • The supplied Application URL has redirected once. Please check the redirected URL field to ensure this is a URL that you trust. (Предоставленный URL-адрес приложения был один раз перенаправлен. Проверьте перенаправленный URL-адрес и убедитесь, что ему можно доверять.)
       
  5. В диалоговом окне Link applications (Ссылки на приложения), в поле Application Name (Имя приложения) введите Smartsheet. В поле Application Type (Тип приложения) оставьте значение по умолчанию Generic Application (Универсальное приложение) и нажмите кнопку Continue (Продолжить).

    Ссылки на приложения

Вы получите сообщение о том, что ссылка на приложение успешно создана. Выполните шаги, приведённые в следующем разделе, чтобы настроить ссылку на приложение.

Настройка ссылки на приложение

Для выполнения этих действий вам потребуются открытый ключ и ключ потребителя, предоставленные соединителем Smartsheet для Jira. (Чтобы их получить, выполните шаги, приведённые выше в разделе «Настройка соединения между Jira и Smartsheet».)

  1. В Jira откройте страницу Configure Application Links (Настройка ссылок на приложения). Для этого щёлкните системная панель Jira > Settings (Параметры) > Applications (Приложения) и выберите в меню пункт Application Links (Ссылки на приложения). Найдите ссылку на приложение Smartsheet, созданную по инструкциям в предыдущем разделе, и щёлкните значок Edit (Редактировать) значок редактирования в JIRA.

    ПРИМЕЧАНИЕ. В более ранних локальных версиях Jira нажмите значок параметров JIRA в виде шестерёнки > Applications (Приложения) > Application Links (Ссылки на приложения).
     
  2. В диалоговом окне настройки нажмите Incoming Authentication (Входящая проверка подлинности) и укажите в соответствующих полях открытый ключ и ключ потребителя

    СОВЕТ. Чтобы найти поле Public Key (Открытый ключ), воспользуйтесь прокруткой.
     
  3. Если в вашей среде Jira необходимо указать URL-адрес маркера запроса, URL-адрес маркера доступа или URL-адрес авторизации, используйте для этих полей следующий URL-адрес:

    https://api.smartsheet.com/2.0/token

    ПРИМЕЧАНИЕ. Если требуются ключ потребителя и общий секрет, введите ключ потребителя и открытый ключ, указанные в окне «Конфигурация» соединителя для Jira.
     
  4. Прокрутите диалоговое окно дальше, нажмите кнопку Save (Сохранить), а затем — Close (Закрыть). 

Дополнительная документация Jira по ссылкам на приложения

Дополнительные сведения о ссылках на приложения в Jira см. в документации Jira:

Искомые сведения Раздел документации
Статья на официальном сайте поддержки Atlassian, в которой разъясняется, как работают ссылки AppLink и как создавать их в Jira.  Использование ссылок AppLink для связи с другими приложениями
Дополнительная документация Atlassian о соединениях, диагностике, устранении проблем и безопасности при работе со ссылками на приложения. Документация по ссылкам на приложения

Управление доступом к соединителю и разрешениями рабочего процесса

Доступность тех или иных действий в соединителе зависит от установленных ограничений и от того, какие разрешения предоставлены вам в Smartsheet (разрешения на предоставление доступа к таблицам) и в Jira (разрешения на чтение полей задач и запись в них).

Зависимость рабочих процессов соединителя от разрешений, заданных в приложении

Соединитель учитывает разрешения, предоставленные вам в приложениях Jira и Smartsheet. Это означает, что соединитель производит чтение, запись, обновление и удаление данных в соответствии с разрешениями, предоставленными пользователю в обоих приложениях.

Например, если пользователь создал рабочий процесс в соединителе, но при этом не имеет разрешения на изменение данных конкретного проекта в приложении Jira, его рабочий процесс не сможет изменять данные указанного проекта в соединителе.

Вопросы и ответы. К каким данным Jira получает доступ Smartsheet с помощью соединителя для Jira?

Управление предоставлением доступа к соединителю

Системные администраторы Smartsheet и администраторы соединителя могут управлять предоставлением доступа к соединителю. Системный администратор Smartsheet должен настроить параметр, ограничивающий доступ к соединителю, чтобы только определённые пользователи могли создавать и изменять свои рабочие процессы.

СОВЕТ. Пользователи соединителя смогут изменять данные Smartsheet и Jira с помощью созданных ими рабочих процессов. По этой причине рекомендуем системным администраторам и администраторам соединителя ограничить доступ к соединителю, предоставив его только тем сотрудникам, которые хорошо знают, как работать с приложениями Smartsheet и Jira.

Ниже описаны действия, которые должен выполнить системный администратор Smartsheet, чтобы ограничить доступ к соединителю.

  1. Войдите в соединитель Smartsheet для Jira (https://connectors.smartsheet.com/c/Jira), используя учётные данные Smartsheet.
  2. Щёлкните значок меню в левом верхнем углу страницы и выберите пункт Управление пользователями.
  3. Установите флажок Ограничить пользователям доступ к интеграции Smartsheet для Jira.

    Ограничение доступа к JIRA
    Адреса электронной почты тех, кто уже создал рабочие процессы, будут добавлены в список
    пользователей, которым разрешён доступ к этой интеграции.
     
  4. Добавьте адреса электронной почты пользователей, которым нужен доступ к соединителю.

ПРИМЕЧАНИЕ. После активации параметра, ограничивающего доступ пользователей, вы сможете предоставлять пользователям доступ к соединителю для Jira в Smartsheet с помощью формы Управление пользователями. Разрешение уровня пользователя Пользователь соединителя для Jira будет видно системным администраторам Smartsheet, которые смогут предоставлять пользователям доступ к соединителю прямо из Smartsheet.

Флажки для управления пользователями Jira

Отмена доступа пользователя к соединителю

Системные администраторы Smartsheet и администраторы соединителя могут также удалять пользователей соединителя. Для этого нужно щёлкнуть значок удалить значок удаления пользователя справа от соответствующей учётной записи.
Пользователи, удаленные из списка, больше не смогут создавать и изменять рабочие процессы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если удалённый из списка доступа пользователь уже создал рабочие процессы, то они будут активны ещё до 10 минут. Затем эти рабочие процессы будут автоматически отключены.

Системный администратор Smartsheet может также управлять администраторами и пользователями соединителя для Jira с помощью приложения Smartsheet. Дополнительные сведения об управлении пользователями в приложении Smartsheet см. в этой статье.

Вопросы и ответы. Сохраняете ли вы мой пароль для Jira?


Типы разрешений соединителя Smartsheet для Jira

Существуют три типа пользователей, которые могут взаимодействовать с соединителем Smartsheet для Jira:

  • Системный администратор Smartsheet может управлять администраторами и пользователями соединителя для Jira с помощью приложения Smartsheet. Системные администраторы также могут активировать параметр, ограничивающий доступ к соединителю. 
  • Администратор соединителя для Jira — это уникальный тип пользователя для соединителя. Может назначать пользователей соединителя для Jira и добавлять их в список ограниченного доступа (если системный администратор активировал этот параметр).
  • Пользователь соединителя для Jira — это уникальный тип пользователя для соединителя. Может создавать рабочие процессы, синхронизирующие данные между Smartsheet и Jira. (Эта возможность становится доступной, только если в соединителе активирован параметр ограничения доступа пользователей.)

Возможности пользователей разных типов

В таблице ниже показано, на каком уровне пользователи разных типов могут взаимодействовать с соединителем Smartsheet для Jira.

  Системный администратор Smartsheet Администратор Jira Пользователь Jira
Создание рабочих процессов в соединителе Да * Да * Да
Изменение своих рабочих процессов Да * Да * Да
Отключение своих рабочих процессов Да * Да * Да
Просмотр рабочих процессов других пользователей Да Да Нет
Отключение рабочих процессов других пользователей Да Да Нет
Включение или запуск рабочих процессов других пользователей Нет Нет Нет
Просмотр проектов Jira и таблиц, используемых в рабочих процессах других пользователей Да Да Нет
Просмотр и настройка серверов Jira в соединителе Да Да  
Предоставление прав пользователя Jira Да Да Нет
Предоставление прав администратора Jira Да Нет Нет
Предоставление прав системного администратора Smartsheet Да Нет Нет
Активация параметра ограниченного доступа Да Нет Нет
Добавление пользователей в список ограниченного доступа (после активации соответствующих ограничений) Да Да Нет

Системные администраторы Smartsheet и администраторы соединителя могут создавать и изменять свои рабочие процессы, если список ограниченного доступа не используется. Если список ограниченного доступа активен, они должны обладать ролью пользователя соединителя. Дополнительные сведения о списке ограниченного доступа см. в разделе Управление предоставлением доступа к соединителю.


Вопросы и ответы о соединителе для Jira

Почему администратор Jira должен выполнить вход, чтобы настроить соединитель Smartsheet для Jira?

Smartsheet использует технологию веб-перехватчиков, что позволяет соединителю получать от приложения Jira уведомления о создаваемых или обновляемых в нём задачах, а также реализовывать автоматические рабочие процессы. Для модели разрешений Jira (см. статью службы поддержки Jira о веб-перехватчиках) необходимо, чтобы приложение (в данном случае Smartsheet) обладало учётными данными системного администратора Jira, иначе будет невозможно создать и настроить веб-перехватчик с помощью API REST Jira. Важно учитывать перечисленные ниже моменты. 

  • Учётные данные системного администратора Jira используются только для создания и настройки веб-перехватчиков. 
  • Всякий раз, когда лицензированный пользователь Smartsheet создаёт рабочий процесс в соединителе Smartsheet для Jira, он должен войти в систему, используя собственную учётную запись Jira, с помощью протокола OAuth. Это позволяет применить разрешения, уже настроенные в Jira, когда пользователь выбирает проекты и поля Jira или пытается получить либо изменить данные Jira с помощью Smartsheet.
  • Когда приложение Smartsheet считывает или изменяет данные Jira, выполняя рабочий процесс, оно всегда применяет учётные данные пользователя, создавшего этот рабочий процесс, даже если его запуск произошёл из-за уведомления веб-перехватчика.
  • Все учётные данные передаются через стандартизированный протокол OAuth. Smartsheet никогда не получает доступ к именам и паролям пользователей Jira.

Учётная запись системного администратора Jira, которая изначально использовалась для настройки интеграции, должна оставаться активной и представлять именно системного администратора Jira, чтобы можно было создавать веб-перехватчики при создании соавторами рабочих процессов.

ПРИМЕЧАНИЕ. При удалении системного администратора из Smartsheet выдаётся сообщение об ошибке «Отсутствуют учётные данные пользователя для этой конечной точки». Если тот же пользователь возвратит свои разрешения системного администратора Smartsheet, соединение будет восстановлено, а все рабочие процессы будут выполнять синхронизацию надлежащим образом. Если удалить учётные данные администратора в Jira, ссылку на приложение нужно будет перенастроить, поскольку маркер изменится.

К каким данным Jira получает доступ Smartsheet с помощью соединителя для Jira?

Smartsheet получает только те данные, которые заданы в рабочем процессе. Создатель рабочего процесса указывает данные для синхронизации, сопоставляя поля проектов Jira с таблицами и столбцами Smartsheet, а также выбирая поля, по которым будет проводиться фильтрация. 

Smartsheet получает некоторые метаданные, например список всех полей проекта Jira, выбранного при создании рабочего процесса. Благодаря этому пользователи, имеющие доступ к соединителю для Jira и данному проекту, могут сопоставлять любые доступные поля. В числе прочих метаданных — список доступных пользователей заданного проекта Jira (это позволяет назначать задачу Jira из приложения Smartsheet).

ПРИМЕЧАНИЕ. Для получения любых данных и метаданных используются учётные данные OAuth пользователя Jira, а не учётные данные системного администратора. Это позволяет применить разрешения, настроенные в Jira, когда пользователь выбирает проекты и поля или пытается получить либо изменить данные Jira с помощью Smartsheet.

Сохраняете ли вы мой пароль для Jira?

Все учётные данные предоставляются через стандартизированный протокол OAuth. Приложение Smartsheet никогда не получает доступ к паролям пользователей Jira.


Создание и изменение рабочих процессов для синхронизации Smartsheet и Jira

При настройке соединителя Smartsheet для Jira рекомендуем изучить нашу статью о создании и изменении рабочих процессов, чтобы узнать больше о том, как осуществляется синхронизация двух систем.