Администрирование и настройка соединителя Smartsheet для Jira

Если ваш системный администратор активирует настройку Restrict Users (Ограничить пользователей) в соединителе для Jira, у вас также должна быть роль "Пользователь Jira" в Smartsheet. 

Соединитель Smartsheet для Jira — это премиальная функция.

Если в вашем плане приобретён соединитель Smartsheet для Jira, используйте следующий URL для входа и создания рабочих процессов между Smartsheet и Jira: https://connectors.smartsheet.com/c/jira

Терминология и уровни разрешений

Прежде чем приступить к работе, ознакомьтесь с некоторыми полезными терминами:

• Соединение — связь между Smartsheet и конкретным экземпляром Jira.
• Рабочий процесс — связь в соединителе Jira, соединяющая элементы Jira с таблицей Smartsheet. 

С соединителем Smartsheet для Jira могут взаимодействовать три типа пользователей:

• Системный администратор Smartsheet — управляет разрешениями администраторов и пользователей соединителя Jira. 
• Администратор соединителя для Jira — устанавливает связь между экземпляром Jira и соединителем Smartsheet для Jira.
• Пользователь соединителя для Jira — создаёт рабочие процессы, которые синхронизируют данные между Smartsheet и Jira.

Возможности разных типов пользователей

В таблице ниже представлены возможности, доступные тому или иному типу пользователей соединителя.

* Системные администраторы Smartsheet и администраторы соединителя могут создавать и изменять собственные рабочие процессы, если отключена функция ограничения доступа. Если ограничение доступа включено, у них должна быть роль пользователя соединителя. Дополнительные сведения о настройке ограничения доступа см. в разделе Ограничение доступа к соединителю Smartsheet для Jira.

Настройка соединения

Чтобы начать использовать соединитель Smartsheet для Jira, необходимо сначала настроить соединение между Smartsheet и экземпляром Jira, чтобы пользователи могли создавать рабочие процессы для связи определённых элементов в Smartsheet и Jira. 

Перед установкой этого соединения может потребоваться настроить конфигурацию и параметры межсетевого экрана.

Рекомендуем использовать для установки соединения общую лицензированную учётную запись электронной почты (например, smartsheet-jira@yourdomain.com) как для Smartsheet, так и для Jira. В этом случае не потребуется заново настраивать соединения и рабочие процессы, если сотрудник, отвечающий за связь с Jira, покинет вашу организацию, поскольку владельца соединения нельзя изменить.

Хотя для настройки соединителя требуется только роль системного администратора Smartsheet ИЛИ роль администратора соединителя Jira, рекомендуется иметь обе роли.

Учётная запись, используемая для настройки, должна оставаться активной и иметь права администратора как в Jira, так и в Smartsheet. Если этот пользователь теряет статус администратора, возникает ошибка: Missing user credentials for this endpoint (Отсутствуют учётные данные пользователя для этой конечной точки). Если вернуть права администратора, соединение восстановится и синхронизация рабочих процессов будет возобновлена. Если учётные данные администратора Jira будут удалены, потребуется заново создать ссылку на приложение в связи с изменением маркера.

Поскольку соединитель Smartsheet для Jira позволяет использовать автоматические рабочие процессы, приложение должно иметь учётные данные системного администратора Jira для создания или настройки веб-перехватчика с помощью REST API Jira. Учётные данные системного администратора Jira используются только для создания и настройки веб-перехватчиков.

Шаг 1. Регистрация нового сервера Jira в соединителе Smartsheet для Jira

Если вы хотите настроить соединитель для локального сервера Jira с межсетевым экраном, следуйте инструкциям в статье о настройках межсетевого экрана для соединителя Jira.

1. Выполните вход в соединитель Smartsheet для Jira. Если вам будет предложено разрешить доступ к своей учётной записи Smartsheet, выберите Разрешить.
2. Выберите меню в левом верхнем углу страницы, а затем выберите Администратор учётной записи.
3. Выберите Зарегистрировать новый сервер Jira.
4. На странице Параметры:
   • Введите URL-адрес хоста JIRA для среды Jira, которую вы хотите подключить к среде Smartsheet (например, https://mbfcorp.atlassian.net/). 
   • URL-адрес API JIRA, скорее всего, совпадает с адресом вашего хоста JIRA. 
   • В поле Имя оставьте имя по умолчанию или измените его на более понятное. 
   • Выберите версию JIRA.
5. После выполнения этих пунктов на странице Параметры нажмите Продолжить.
6. На странице Конфигурация будут указаны Потребительский ключ, Потребительское имя и Публичный ключ. Скопируйте эти значения, так как они понадобятся вам в дальнейшем.

Шаг 2. Создание ссылки (AppLink) на приложение Smartsheet в Jira

1. Войдите в Jira (необходимы разрешения администратора Jira).
2. Перейдите в раздел Settings (Настройки), нажав значок шестерёнки в правом верхнем углу, и выберите Products (Продукты).
   
3. На странице Products (Продукты) в разделе Integrations (Интеграции) выберите Application links (Ссылки на приложения).

В более ранних локальных версиях Jira нажмите значок шестерёнки, чтобы открыть раздел Settings (Настройки), затем выберите Applications (Приложения) > Application Links (Ссылки на приложения).
 

4. Нажмите Create link (Создать ссылку). Откроется соответствующее окно. Заполните поля следующим образом:

• Для Jira Cloud выберите Direct application link (Прямая ссылка на приложение) и введите https://app.smartsheet.com в качестве URL-адреса приложения, затем нажмите Continue (Продолжить) или Create new link (Создать новую ссылку).

• Для локальных версий Jira 9 и выше выберите Atlassian product (Продукт Atlassian) и введите https://app.smartsheet.com в качестве URL-адреса приложения, затем нажмите Continue (Продолжить) или Create new link (Создать новую ссылку).

5. Если появится одно из следующих сообщений, выберите Continue (Продолжить) и оставьте новый URL-адрес без изменения.

• No response was received from the URL you entered - it may not be valid. Please fix the URL below, if needed, and select Continue. (Не получен ответ от указанного URL-адреса. Возможно, он некорректен. Исправьте URL-адрес ниже, если это необходимо, и нажмите "Продолжить".)
  -ИЛИ-
• The supplied Application URL has been redirected once. Please check the redirected URL field to ensure this is a URL you trust. (Произошло перенаправление с указанного URL-адреса. Проверьте поле, содержащее URL-адрес, чтобы убедиться в его благонадёжности.)

6. Откроется окно Review link (Проверить ссылку) или Link applications (Связать приложения). Заполните поля следующим образом:

• В поле Application Name (Название приложения) укажите Smartsheet. 
• В поле Application Type (Тип приложения) оставьте значение по умолчанию Generic Application (Универсальное приложение).
• Для локальных версий Jira 9 и выше установите флажок Create incoming link (Создать входящую ссылку).
• Нажмите Continue (Продолжить).

Шаг 3. Редактирование ссылки на приложение

1. Для ссылки на приложение, созданной на шаге 2, нажмите меню с тремя точками, которое появляется при наведении курсора на ссылку, или значок редактирования (зависит от версии). 
2. Откроется окно Configure (Настроить). Выберите Incoming Authentication (Входящая аутентификация).
   
3. Заполните поля следующим образом:
   • Service Provider Name (при необходимости): Smartsheet
   • Consumer Name: вставьте Потребительское имя, скопированное из соединителя Jira на шаге 1
   • Consumer Key: вставьте Потребительский ключ, скопированный из соединителя Jira на шаге 1
   • Public Key/Shared Secret: вставьте Публичный ключ, скопированный из соединителя Jira на шаге 1
   • Description: добавьте описание по желанию
   • Если Jira требует указать Request Token URL (URL маркера запроса), Access Token URL (URL маркера доступа) или Authorize URL (URL авторизации), используйте для этих полей следующий URL-адрес: https://api.smartsheet.com/2.0/token
4. В нижней части окна Incoming Authentication (Входящая аутентификация) нажмите Save (Сохранить), а затем Close (Закрыть) в правом нижнем углу. 

Шаг 4: Завершение подключения Smartsheet к Jira

1. Вернитесь в конфигурацию Smartsheet Jira Connector (вы все ещё должны находиться на странице Конфигурация, где вы скопировали ключи) и нажмите Продолжить.
2. На следующей странице нажмите Соединить, чтобы завершить процесс подключения со стороны Smartsheet.
3. Появится диалоговое окно с запросом разрешить приложению Smartsheet чтение и запись данных в среде Jira. Выберите Allow (Разрешить). 

Соединение между Smartsheet и Jira настроено. Лицензированные пользователи вашей учётной записи теперь могут создавать рабочие процессы между элементами в Jira и таблицами в Smartsheet. 

С помощью соединителя Smartsheet для Jira можно подключить несколько сред Jira к учётной записи Smartsheet. Повторите описанные выше шаги для каждого экземпляра Jira, который необходимо зарегистрировать.

Ограничения соединителя

1. Соединитель Smartsheet для Jira поддерживает максимум 20 000 строк, что соответствует ограничению по количеству строк в Smartsheet.
2. Для наилучшей производительности ограничьте количество одновременно извлекаемых данных до 10 проектов.
3. Избегайте привязки к столбцу даты окончания, если включены зависимости.
4. Соединитель будет заново сортировать таблицу при каждом запуске. Для пользовательской сортировки используйте отчёты.
5. Ручное изменение порядка задач Jira может привести к ошибкам. Вместо этого используйте пользовательскую группировку.
6. Назначайте задачи на спринты Jira, а не Smartsheet из-за ограничений одностороннего соединения.
7. Надстройка Jira Portfolio, в которой появился тип задач "Инициатива", не поддерживается.
8. При подключении к планам крупных проектов можно столкнуться с проблемой уровня трудоёмкости
9. Генерируемые системой столбцы уникальных идентификаторов и определённых параметров проекта могут вызвать осложнения (одностороннее или отсутствующее сопоставление) при сопоставлении соединителя.
10. Убедитесь, что у вас есть права администратора или редактора на обеих платформах, чтобы избежать ошибок, связанных с разрешениями при обновлении рабочих процессов.