Часто задаваемые вопросы об использовании формул

Да. Формула может содержать ссылку на одну ячейку, диапазон ячеек или целые столбцы в другой таблице. Такие формулы называются межтабличными. 

Да! Однако Smartsheet имеет более универсальное сочетание функций INDEX и MATCH. Такое сочетание позволяет сократить количество межтабличных ссылок на ячейки за счёт рассмотрения столбцов по отдельности вместо использования одного большого диапазона.

Пример представлен в статье, посвящённой сочетаниям формул для межтабличных ссылок.

Узнать о функции Smartsheet VLOOKUP можно в этой статье VLOOKUP. Кроме того, вы можете найти примеры использования другими клиентами Smartsheet формул для сбора данных в интернет-сообществе Smartsheet.

Если вставить новую строку выше или ниже строки с формулой либо между двумя строками с одной и той же формулой, то формула будет добавлена автоматически.

Вы можете создать формулу, использующую все значения в столбце, исключив ссылки на строки и используя только имя столбца при указании диапазона (например, =SUM([Всего часов]:[Всего часов]). В этом случае все добавляемые строки будут автоматически включаться в вычисления.

Если вы настроили формулу в столбце, она автоматически будет применяться ко всем новым ячейкам в нём.

Да. Символ, добавленный в формулу, зависит от того, какие символы вы используете. Вот список элементов, которые можно добавлять в формулы:

• Символы звезды, флага и флажка: для этих символов используйте 1 для состояния "включён" и 0 для состояния "выключен"
  • Пример: = IF([Статус]@row = "Завершено",1,0)
• Символы светофора: используйте значения литералов Красный, Жёлтый и Зелёный
  • Пример: =IF([Статус]@строка = "Есть риск", “Красный”, "Зелёный")
• Символы приоритета: используйте Высокий или Низкий
  • Пример: =IF([Статус]@строка = "Просрочено", "Высокий", "Низкий"))
• Диаграммы выполнения: используйте диаграммы Четверть, Половина, Три четверти, Полная и Пустая
  • Пример: =IF([% выполнения]@строка = 1, "Полная", "Пустая"))

Ниже приведены три наиболее вероятные причины появления в ячейке текста вместо формулы.

• Отсутствует знак равенства (=). Формулы должны начинаться со знака равенства (=). 
• В таблице включены зависимости. Когда в таблице включены зависимости, не разрешено вводить формулы в столбцах с поддержкой зависимостей.
  • Начало 
  • Длительность 
  • Готово 
  • Предшественники 
  • Процент выполнения или Процент выделения. Значения в этих столбцах генерируются автоматически с учётом параметров зависимостей и имеют приоритет перед формулами. Если в один из таких столбцов ввести формулу, она будет отображаться как простой текст, а вычисления выполняться не будут.
• При создании формулы использовался отчёт или мобильное устройство. В настоящее время создание формул не поддерживается из приложений для Android и iOS, а также из отчётов. Формула, созданная из отчёта или с мобильного устройства, будет отображаться как текст, а поиск значений или вычисления выполняться не будут.

Ячейки в таблицах или отчётах используют десятичное значение, а не формат процента. Это касается даже столбцов, использующих значения в формате процентов. 

Для сравнения значений процентов или создания ссылки на столбец, содержащий проценты, обращайтесь к следующей таблице.

Когда зависимости включены, в таких столбцах, как "Дата начала", "Дата окончания", "Длительность" и "Процент выполнения", используются встроенные формулы, обеспечивающие функциональность проекта. В этих столбцах не разрешено использовать формулы, так как они могут быть переопределены. 

Чтобы выполнить необходимые вычисления, вы можете отключить зависимости в таблице или создать новые столбцы.

Если для таблицы включены зависимости, то в столбцах дат начала и окончания содержится скрытый компонент времени. Хотя время и не отображается в столбце, оно влияет на результаты вычислений. 

Например, в таблице есть формула, вычитающая TODAY() из значения ячейки даты начала, а дата начала — сегодня. Результат этой формулы должен равняться нулю, однако на самом деле отобразится десятичное значение, так как Smartsheet производит вычитание с учётом скрытой метки времени. Чтобы исправить это, воспользуйтесь функцией DATEONLY. 

Например, формулу =[Дата начала]2 - TODAY() необходимо переписать таким образом: =DATEONLY([Дата начала]2) - TODAY().

Тогда при расчёте Smartsheet будет учитывать только дату, опуская значение времени.
 

Воспользуйтесь функцией DATEONLY. Даты в системных столбцах предназначены только для отображения и фактически значениями не являются. Системные столбцы записывают даты UTC, однако отображаются в них местные дата и время на основе даты UTC. Если вы не используете функцию DATEONLY, то можете столкнуться с неожиданными результатами. 

Когда вы используете функцию DATEONLY, она извлекает данные из системного столбца. Вот пример формулы: =NETWORKDAYS(DATEONLY(Создано@строка), TODAY()).
 

Opening reports and dashboards that reference a sheet with a formula using the TODAY function will not update the TODAY function to the current date. There must be an update to the underlying sheet itself.

 
You can see a list of actions that will update the formula in the TODAY Function article.

To automatically update your underlying sheet without opening it, take a look at the Automatically update the TODAY function in formulas article or use Bridge to Schedule Daily Sheet Save.
 

При использовании этих команд для перемещения или копирования строк формулы не сохраняются. Однако для копирования и вставки формул можно использовать сочетания клавиш.

Часто такая ошибка в вычислениях связана с тем, что одно из значений, на которые ссылается формула, воспринимается как текст. 

Чтобы исправить эту ошибку, проверьте, нет ли в соответствующем значении символа, который преобразует число в текст. Например, такое происходит, если перед числом 12 вставить апостроф (‘).

Быстрый способ обнаружить ячейки с такими значениями — проверить выравнивание содержимого в ячейках. Часто значения, которые воспринимаются как текст, отображаются с выравниванием по левому краю, а числовые значения — по правому.

Числовые значения отображаются с выравниванием по левому краю в следующих случаях: 

• когда они выданы формулами; 
• в основном столбце. 

Однако они будут восприниматься как числа, если иное не обусловлено самой формулой. 
 

При оценке одного и того же диапазона данных на соответствие различным критериям для получения корректных результатов рекомендуется использовать функцию OR и параметр @cell.

При оценке одного и того же диапазона данных на соответствие различным критериям для получения корректных результатов рекомендуется использовать функцию OR и параметр @cell.

Да. Если ячейки, на которые ссылается формула, содержат текст, из которого невозможно создать адрес электронной почты, полученный результат будет представлять собой просто текст. 

В столбцах контактов работают функции, которые могут возвращать контакт. Вот примеры таких функций:

• Знак равенства и ячейка с контактом: =[Исполнитель]1
• VLOOKUP: =VLOOKUP([Исполнитель]1; {Отделы}; 2; ложь)
• PARENT: =PARENT()
• INDEX(MATCH()): =INDEX({Отделы}; MATCH([Исполнитель]1; {Имена}; 0))
• IF: =IF(Срочность1="Высокая"; [Срочность по требованию]1; [Исполнитель]1)

Ниже приведены примеры использования таких формул.

Образец таблицы с данными:

Вот несколько примеров использования функций для работы с контактами с данными из таблицы выше.

В настоящее время создавать контакты напрямую с помощью формул невозможно. Вы можете создавать контакты с помощью нескольких столбцов, если адреса электронной почты в организации соответствуют определённому шаблону. Например, имя.фамилия@domain.com.

Для этого можно создать один столбец для имя.фамилия и ещё один для @domain.com. С помощью функции JOIN можно соединить эти два поля и сохранить результат в той же ячейке контакта.

Формулы, которые выдают любой тип данных, кроме контактов или текста (например, даты, числа, логические значения и т. д.), не поддерживаются и будут возвращать следующую ошибку: #CONTACT EXPECTED. То же самое происходит со столбцами дат: если результат имеет любой тип, кроме даты или текста, формула выдаст ошибку #DATE EXPECTED. Столбцы с флажками в таких случаях выдают аналогичную ошибку: #BOOLEAN EXPECTED.