Отслеживание распределения ресурсов в представлении ресурсов проекта
Применить к
Этот Справочная статья есть в следующих учебных курсах:
Представление ресурсов позволяет в наглядном виде контролировать распределение пользователей (ресурсов) в рамках плана Smartsheet по проектам, над которыми они работают. Представления ресурсов помогают принимать решения о рабочей нагрузке на сотрудников.
Содержание статьи
- Просмотр ресурсов в представлении ресурсов проекта
- Просмотр ресурсов в нескольких таблицах
- Предоставление доступа к представлению ресурсов и его экспорт
- Создание настраиваемого представления ресурсов
Сведения о настройке и включении управления ресурсами см. в статье Управление ресурсами и их распределение.
Перед началом работы
Прежде чем просматривать ресурсы в представлении ресурсов, необходимо назначить участников рабочей группы таблицам проектов, для которых включено управление ресурсами, как описано в статье Управление ресурсами и их распределение.
Системный администратор Smartsheet также должен выполнить указанные ниже действия.
- Назначить вас наблюдателем ресурсов в учётной записи.
- Добавить в учётную запись всех пользователей, которых требуется отслеживать (в том числе не имеющих лицензии). Дополнительную информацию см. в статье Управление пользователями в плане для нескольких пользователей.
ПРИМЕЧАНИЕ. Эта функция недоступна в планах для одного пользователя. (Не знаете, какой у вас план? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)
Просмотр ресурсов в представлении ресурсов проекта
- В таблице, для которой включено управление ресурсами, на панели инструментов откройте представление Ганта и щёлкните значок Представление ресурсов проекта
(под кнопкой Предоставить доступ в правой части окна).
- В открывшемся представлении можно увидеть рабочую нагрузку всех ресурсов, которым назначены задачи в таблице.
- Чтобы просмотреть занятость ресурса по проектам, щёлкните его имя.
СОВЕТ: чтобы открыть представление ресурсов проекта, можно также щёлкнуть значок оповещения о превышении выделения .
Просмотр ресурсов в нескольких таблицах
Наблюдатели ресурсов могут просматривать распределение по всем таблицам, в которых включена эта функция. Для этого необходимо выполнить описанные ниже действия.
- Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
- Щёлкните элемент Представления ресурсов правой кнопкой мыши и выберите пункт Создать представление.
- Выберите таблицы или ресурсы, для которых хотите просмотреть распределение, и нажмите кнопку ОК.
ПРИМЕЧАНИЕ: если ресурс выделен задачам в таблицах, к которым вам не предоставлен доступ, выделение в рамках всех этих таблиц будет объединено и указано в разделе Другие таблицы в представлении ресурсов.
Рядом с каждой задачей, которой назначен хотя бы один ресурс с превышением нагрузки, отображается значок оповещения о превышении выделения . Прокрутите временную шкалу, чтобы просмотреть таблицы, в которых ресурсу назначены задачи, и попробуйте переназначить некоторые из них другим пользователям.
Предоставление доступа к представлению ресурсов и его экспорт
Чтобы экспортировать представление ресурсов или предоставить доступ к нему, выполните указанные ниже действия.
- Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
- В разделе представлений ресурсов выберите представление и выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы отправить представление ресурсов по электронной почте в виде вложенного файла Microsoft Excel (XLS), щёлкните значок конверта
.
- Чтобы загрузить файл Microsoft Excel (XLS) с представлением ресурсов, щёлкните значок экспорта
. Чтобы изменить временной интервал, отображаемый в представлении, щёлкните диапазон дат.
- Чтобы отправить представление ресурсов по электронной почте в виде вложенного файла Microsoft Excel (XLS), щёлкните значок конверта
Создание настраиваемого представления ресурсов
Чтобы создать более релевантный набор данных, воспользуйтесь настраиваемым представлением ресурсов.
- Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
- Щёлкните элемент Представления ресурсов правой кнопкой мыши и выберите пункт Создать представление.
- Выберите нужный фильтр.
- Фильтр По пользователю позволяет отобразить все проекты, задачи которых назначены указанным ресурсам.
- Фильтр По проекту формирует список ресурсов, которым назначены задачи в указанных проектах. Представление включает другие проекты с участием этих ресурсов, что позволяет обнаружить все возможные проблемы с графиком работ.
- Фильтр По группам позволяет отобразить все проекты с задачами, назначенными участникам указанной группы.
- Нажмите кнопку ОК.