Отслеживание распределения ресурсов в представлении ресурсов проекта

Представление ресурсов позволяет в наглядном виде контролировать распределение пользователей (ресурсов) в рамках плана Smartsheet по проектам, над которыми они работают. Представления ресурсов помогают принимать решения о рабочей нагрузке на сотрудников.

Содержание статьи

• Просмотр ресурсов в представлении ресурсов проекта
• Просмотр ресурсов в нескольких таблицах
• Предоставление доступа к представлению ресурсов и его экспорт
• Создание настраиваемого представления ресурсов

Сведения о настройке и включении управления ресурсами см. в статье Управление ресурсами и их распределение.

Перед началом работы

Прежде чем просматривать ресурсы в представлении ресурсов, необходимо назначить участников рабочей группы таблицам проектов, для которых включено управление ресурсами, как описано в статье Управление ресурсами и их распределение.

Системный администратор Smartsheet также должен выполнить указанные ниже действия.

• Назначить вас наблюдателем ресурсов в учётной записи.
• Добавить в учётную запись всех пользователей, которых требуется отслеживать (в том числе не имеющих лицензии). Дополнительную информацию см. в статье Управление пользователями в плане для нескольких пользователей.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта функция недоступна в планах для одного пользователя. (Не знаете, какой у вас план? См. статью Определение плана и типа пользователя Smartsheet.)

Просмотр ресурсов в представлении ресурсов проекта

1. В таблице, для которой включено управление ресурсами, на панели инструментов откройте представление Ганта и щёлкните значок Представление ресурсов проекта (под кнопкой Предоставить доступ в правой части окна).
2. В открывшемся представлении можно увидеть рабочую нагрузку всех ресурсов, которым назначены задачи в таблице.
3. Чтобы просмотреть занятость ресурса по проектам, щёлкните его имя.

СОВЕТ: чтобы открыть представление ресурсов проекта, можно также щёлкнуть значок оповещения о превышении выделения .

Просмотр ресурсов в нескольких таблицах

Наблюдатели ресурсов могут просматривать распределение по всем таблицам, в которых включена эта функция. Для этого необходимо выполнить описанные ниже действия.

1. Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
2. Щёлкните элемент Представления ресурсов правой кнопкой мыши и выберите пункт Создать представление.
3. Выберите таблицы или ресурсы, для которых хотите просмотреть распределение, и нажмите кнопку ОК.
   
   ПРИМЕЧАНИЕ: если ресурс выделен задачам в таблицах, к которым вам не предоставлен доступ, выделение в рамках всех этих таблиц будет объединено и указано в разделе Другие таблицы в представлении ресурсов.

Рядом с каждой задачей, которой назначен хотя бы один ресурс с превышением нагрузки, отображается значок оповещения о превышении выделения . Прокрутите временную шкалу, чтобы просмотреть таблицы, в которых ресурсу назначены задачи, и попробуйте переназначить некоторые из них другим пользователям.

Предоставление доступа к представлению ресурсов и его экспорт

Чтобы экспортировать представление ресурсов или предоставить доступ к нему, выполните указанные ниже действия.

1. Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
2. В разделе представлений ресурсов выберите представление и выполните одно из указанных ниже действий.
   • Чтобы отправить представление ресурсов по электронной почте в виде вложенного файла Microsoft Excel (XLS), щёлкните значок конверта .
   • Чтобы загрузить файл Microsoft Excel (XLS) с представлением ресурсов, щёлкните значок экспорта . Чтобы изменить временной интервал, отображаемый в представлении, щёлкните диапазон дат.

Создание настраиваемого представления ресурсов

Чтобы создать более релевантный набор данных, воспользуйтесь настраиваемым представлением ресурсов.

1. Щёлкните значок Меню (в левом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Домашняя.
2. Щёлкните элемент Представления ресурсов правой кнопкой мыши и выберите пункт Создать представление.
3. Выберите нужный фильтр.
   • Фильтр По пользователю позволяет отобразить все проекты, задачи которых назначены указанным ресурсам.
   • Фильтр По проекту формирует список ресурсов, которым назначены задачи в указанных проектах. Представление включает другие проекты с участием этих ресурсов, что позволяет обнаружить все возможные проблемы с графиком работ.
   • Фильтр По группам позволяет отобразить все проекты с задачами, назначенными участникам указанной группы.
4. Нажмите кнопку ОК.