Recursos avançados e segurança para contas corporativas

Um administrador de sistema de um plano Empresa pode configurar controles de segurança para gerenciar como os usuários dele trabalham no Smartsheet. Para começar, selecione Conta > Centro de administração e depois selecione Segurança/Lista de compartilhamento seguro no painel à esquerda da janela Administração da conta.

Os administradores de sistema podem:

• configurar uma Lista de compartilhamento de domínios aprovados para evitar que as planilhas sejam compartilhadas ou enviadas a endereços de e-mail não autorizados;
• limitar as Opções de participação em grupos para incluir apenas os usuários da conta;
• escolher quais Opções de autenticação são permitidas para os usuários;
• ativar o Provisionamento automático de usuários para adicionar automaticamente novos usuários à conta se eles fizerem login no Smartsheet usando um endereço de e-mail de propriedade da organização.

Se você tem múltiplos planos e um deles é o principal sob Gerenciador do plano Empresa, você pode definir os controles de publicação segura no plano principal e todos os planos gerenciados herdarão estes controles. Você pode alterar essas configurações no plano gerenciado se for administrador do plano principal.

Defina uma lista de compartilhamento de domínios aprovados

Use este recurso para restringir o compartilhamento por domínio ou por endereços de e-mail específicos — por exemplo, para garantir que as planilhas sejam compartilhadas apenas com as pessoas que possuem um endereço de e-mail corporativo. Você pode fazer isso configurando uma Lista de permissões.

Quando o Compartilhamento de domínios aprovados é ativado, todos os fluxos de trabalho com destinatários fora da lista de Compartilhamento de domínios aprovados se tornarão desativados com uma mensagem "Destinatários inválidos". Para garantir que os fluxos de trabalho não sejam desativados, garanta que todos os destinatários da automação do fluxo de trabalho sejam adicionados ao Compartilhamento de domínios aprovados. Como alternativa, garanta pelo menos um destinatário em cada fluxo de trabalho dentro da lista de Compartilhamento de domínios aprovados.

OBSERVAÇÕES: 

• Os usuários também não poderão enviar e-mails do Smartsheet a domínios e endereços de e-mail restritos.
• Os subdomínios precisarão ser adicionados individualmente à Lista de permissões, já que não são permitidos ao adicionar um domínio à Lista de permissões. Por exemplo, adicionar "empresa.com" à Lista de permissões não adicionará "portal.empresa.com" a ela. (Você precisará adicionar ambos os domínios à Lista de permissões).
• Quando ativados, os recursos Domínios aprovados e Compartilhamento de endereço restringirão quem pode receber e-mails de notificação.

1. Selecione Conta> Centro de administração > Segurança/Lista de compartilhamento seguro.
2. Na seção Compartilhamento de domínio aprovado, selecione Editar.
   
   A janela Lista de compartilhamento de domínios aprovados será exibida:
    
3. Marque a caixa de seleção para Habilitar o compartilhamento no Smartsheet apenas com os domínios e endereços de e-mail listados abaixo.
4. Na caixa Domínios aprovados, digite cada domínio de e-mail (por exemplo, domíniodaempresa.com) com os quais os usuários poderão compartilhar.
   
   OBSERVAÇÃO: cada domínio deve ser exibido em uma linha separada.
   
   Se houver qualquer endereço de e-mail específico que os usuários deverão poder compartilhar, que esteja fora dos domínios autorizados, digite-o na caixa Endereços de e-mail aprovados.
   
   DICA: forneça um link para um formulário para que os membros do plano da sua organização façam uma solicitação aos Administradores de sistema para adicionar domínios ou endereços de e-mail extras à Lista de permissões. O seu link será apresentado em uma janela do Smartsheet sempre que os usuários do seu plano tentarem compartilhar ou enviar por e-mail um item do Smartsheet a alguém cujo endereço de e-mail não está na Lista de permissões. O seu link pode ser: 
   • uma URL para um sistema existente que a sua organização usa (como um site de emissão de tíquetes de TI); 
   • um formulário do Smartsheet (consulte nosso artigo sobre Formulários para mais informações)
     .  
5. Selecione OK.

Depois de ativar o recurso Compartilhamento endereços e domínios aprovados, as pessoas na sua conta devem usar endereços de e-mail com domínios aprovados ao:

• compartilhar planilhas e áreas de trabalho;
• enviar linhas;
• usar a opção Enviar link para formulário dentro do link do formulário;
• enviar OU RECEBER manualmente ou automaticamente quaisquer alertas ou solicitações (alertas, lembretes, solicitações de atualização, solicitações de aprovação).

Os itens do Smartsheet que foram compartilhados antes das restrições de domínio serem ativadas continuarão compartilhados com qualquer pessoa fora dos domínios aprovados. Você pode gerar um Relatório de acesso à planilha para ver quais itens foram compartilhados com quem. Mais informações sobre isso estão disponíveis aqui.

Modificar uma lista de compartilhamento de domínios aprovados

Para alterar a lista:

1. Selecione Conta> Centro de administração > Segurança/Lista de compartilhamento seguro.
2. Na seção Compartilhamento de domínio aprovado, selecione Editar.
3. Selecione o botão Editar no formulário Controles de segurança.
4. Adicione, edite, remova domínios/endereços da lista, e selecione OK.

Para desativar o recurso, selecione o botão Editar, desmarque a caixa de seleção Ativado e selecione OK.

Alterar opções de grupo

Restrinja o tipo de usuários que podem ser adicionados a um grupo pelos Administradores de grupo. Por exemplo, você pode limitar para apenas usuários daquela conta, ou para todos os usuários e contatos externos nos grupos.

1. Selecione Conta> Centro de administração > Segurança/Lista de compartilhamento seguro.
2. Clique em Editar na seção Opções de participação em grupos.
   
   A janela Opções de gerenciamento de grupos é exibida:
    
3. Selecione se deseja que a participação no grupo seja Limitada apenas para usuários da conta. Quando esta opção é marcada, somente os usuários exibidos na tela Gerenciamento de usuários podem ser adicionados aos grupos pelos Administradores de grupo.

Para saber mais sobre a criação e o gerenciamento de grupos, consulte o artigo de ajuda Gerenciando grupos.

Gerenciar opções de autenticação

Todos os clientes do Smartsheet podem fazer login usando o endereço de e-mail e a senha do Smartsheet deles ou podem escolher entre diversas opções de login único. Os Administradores de sistema podem desativar as opções de login, conforme desejado.

Saiba mais sobre isso no artigo Gerenciar opções de autenticação para um plano Empresa (administrador de sistema).
 

Habilitar o provisionamento automático de usuários

O provisionamento automático de usuários automatiza a inclusão de usuários em uma conta Empresa do Smartsheet. Ao invés de convidar os usuários manualmente através da tela de Gerenciamento de usuários, habilite este recurso para adicionar automaticamente usuários à sua conta se eles se inscreverem no Smartsheet utilizando um endereço de e-mail pertencente à sua organização. Você pode optar por adicionar automaticamente os usuários à conta como licenciados ou não licenciados, dependendo do nível de acesso que deseja conceder aos mesmos.

Consulte o nosso artigo de ajuda sobre Provisionamento automático de usuários para obter instruções mais detalhadas. A conclusão do processo exigirá que você adicione registros em seu Sistema de Nomes de Domínio (DNS), portanto, pode ser necessário buscar ajuda de um recurso técnico interno para concluir essa tarefa.  

Aplique configurações de segurança aos formulários

Por padrão, todos os formulários são anônimos e estão disponíveis a quem tiver um link para acessá-los. Você pode limitar o acesso do formulário a pessoas que possuem um login no Smartsheet ou a pessoas na sua conta do Smartsheet por meio da lista de compartilhamento seguro. 

Quando essas configurações estiverem selecionadas no Centro de administração, elas serão aplicadas como as permissões mínimas para todos os formulários em sua conta. Você não poderá alterá-las no construtor de formulários.