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Saiba como combinar contas de usuário duplicadas ou atualizar endereços de e-mail em massa com o recurso de mesclagem de usuário.
Combinar perfis com mesclagem de usuário
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Use a mesclagem de usuário para:
- Mesclar dois perfis de usuário em seu plano pertencentes à mesma pessoa. Um desses perfis pode ter sido criado devido a uma alteração de e-mail ou domínio.
Atualizar o endereço de e-mail principal de um usuário em seu plano se ele ainda não estiver associado a ele.
Se um endereço de e-mail inserido já existir como um perfil de usuário do Smartsheet, esse perfil de usuário deverá ser adicionado ao seu plano para estar no escopo dos recursos de mesclagem de usuário.
- Atualizar os domínios de e-mail dos usuários no seu plano. A atualização de domínio pode ser o resultado de uma mesclagem, uma aquisição, uma alienação, um desenvolvimento de marca ou uma consolidação.
Antes de começar
Validar todos os domínios
Para mesclar usuários, é preciso validar todos os domínios de e-mail associados aos endereços de e-mail que você quer mesclar.
Saiba como validar um domínio.
O administrador de sistema que realiza a mesclagem de usuário não pode ser proprietário de uma das contas que está sendo mesclada. Outro administrador de sistema precisa realizar uma mesclagem de usuário da conta de um administrador de sistema.
O perfil do usuário pode já existir ou fazer parte de outro plano. Para mesclar esse usuário, convide-o para o seu plano e peça que ele aceite o convite para aparecer como membro ativo. Se você receber um erro informando que o usuário já faz parte de outro plano, trabalhe com o administrador de sistema do outro plano para remover o usuário antes de adicioná-lo ao seu plano.
Remover funções do aplicativo premium
Se algum dos perfis que você deseja mesclar tiver funções de aplicativo premium habilitadas, remova esses direitos de usuário antes de mesclá-los. Você pode reatribuir funções do aplicativo premium depois de mesclar os perfis.
Remover usuários de grupos em outro plano
Se um dos perfis for um membro do grupo fora do plano atual, você deverá solicitar a remoção desses perfis antes de mesclá-los. Entre em contato com o suporte para concluir esta ação.
Além disso, você pode solicitar a adição desses perfis novamente depois de mesclar os perfis.
Baixar e configurar o modelo de mesclagem de usuário
- Entre no Centro de administração usando as credenciais atuais da sua conta do Smartsheet.
- Selecione o ícone de menu no canto superior esquerdo e acesse Usuários e grupos > Funções de usuários e relatórios.
Selecione Mais ações > Mesclar usuários.
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Selecione Baixar para baixar o arquivo de modelo que você deseja usar para a mesclagem de usuários.
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- No modelo baixado, insira o seguinte:
- Em Endereço de e-mail de login atual, insira os endereços de e-mail dos perfis correspondentes a serem mesclados e feche.
- Na coluna Endereço de e-mail de login substituto, insira os endereços de e-mail principais dos perfis que você deseja manter.
- Salve o arquivo concluído e o mantenha no formato CSV.
Confira se os endereços de e-mail de cada par pertencem à mesma pessoa.
Após a mesclagem, o endereço de e-mail principal do perfil mantido se torna o valor na coluna Endereço de e-mail de login substituto. O valor na coluna Endereço de e-mail de login atual permanece como um endereço de e-mail alternativo no perfil.
Você pode atualizar até 500 pares de endereço de e-mail em um arquivo. Se tiver que atualizar mais de 500 pares de endereços de e-mail, você deverá carregar arquivos de mesclagem adicionais.
Pré-visualizar e aplicar a mesclagem
- Entre no Centro de administração usando as credenciais atuais da sua conta do Smartsheet.
- Selecione o ícone de menu no canto superior esquerdo e acesse Usuários e grupos > Funções de usuários e relatórios.
- Selecione Mais ações > Mesclar usuários...
- Carregue o arquivo atualizado e selecione Prévia da mesclagem.
A opção Prévia da mesclagem valida os endereços de e-mail para problemas, como endereços de e-mail inválidos, entradas duplicadas, domínios não validados, entre outros. As entradas que não aparecem como Prontas para mesclagem não são aplicadas, e a coluna Recomendação mostra uma correção prática.
- Quando tudo estiver pronto, selecione Aplicar mesclagem. A mensagem de confirmação indica que o processo de mesclagem de usuário está em andamento.
- Quando o processo de mesclagem de usuário é concluído, os usuários afetados recebem um e-mail de confirmação para notificá-los sobre as alterações. Você também receberá um e-mail com um link para o relatório de resultados de mesclagem de usuário, que inclui:
- Endereço de e-mail de login atual: endereço de e-mail que foi mesclado.
- Endereço de e-mail de login substituto: endereço de e-mail que foi mantido.
- Resultado: mostra se a mesclagem foi bem-sucedida para um usuário específico.
- Métricas a serem exibidas: número de funções, itens de propriedade, itens compartilhados e associações a grupos para o perfil mantido.
Itens incluídos em uma mesclagem de usuário
O Smartsheet segue esta lógica:
- Se um usuário tiver contas licenciadas e não licenciadas, o Smartsheet encerrará a conta não licenciada.
- O Smartsheet transfere todos os itens da conta não licenciada para a conta licenciada.
- Caso um usuário tenha duas contas licenciadas, o Smartsheet manterá a conta mais antiga e encerrará a nova.
Após a conclusão, o Smartsheet transfere os seguintes itens do perfil fechado para o perfil mantido:
- Todas as planilhas, relatórios, áreas de trabalho e painéis aos quais o usuário tem acesso
- Grupos que pertencem ao usuário
- Associação ao grupo
- Funções
- Endereços de e-mail alternativos
- Informações do perfil
No processo de mesclagem de usuário, o sistema transfere os itens da área de trabalho para a pasta Transferido de.
Pontos importantes
O Smartsheet solicita que um usuário externo crie uma conta se receber:
- Um convite para editar ou exibir um item do Smartsheet.
- Um alerta de um fluxo de trabalho de automação ou outros acionadores.
Para não perder fluxos de trabalho do conector nem tokens de API ao mesclar contas, verifique se:
- A conta que você quer manter é licenciada.
- A conta que você deseja encerrar não é licenciada
Itens não incluídos em uma mesclagem de usuário
- Fluxos de trabalho de automação
- Contatos
- Conectores
- Favoritos
- Tokens de API*
*Os tokens de API são usados para integrações e aplicativos premium, como o Control Center e o Calendar App. Para usar esses aplicativos, talvez os usuários precisem autenticá-los novamente.
Desfazer a mesclagem de usuário
Para desfazer a mesclagem de usuário, destaque as linhas no arquivo de mesclagem de usuário que você deseja desfazer e entre em contato com o suporte do Smartsheet. Lembre-se de anexar o arquivo de mesclagem de usuário à solicitação de suporte.
O suporte do Smartsheet entrará em contato com você para confirmar a solicitação antes de fazer as alterações. Você só poderá reverter a mesclagem de usuário se a tiver concluído nos últimos sete dias.
Uma reversão só pode retornar parcialmente um perfil de usuário ao seu estado original pré-mesclado. Você só pode restaurar itens mesclados. Talvez os usuários precisem fazer a autenticação novamente nos aplicativos premium, corrigir fluxos de trabalho automatizados ou executar outras ações.
Considerações sobre mesclagem de usuário (integração de diretório/SCIM)
A ferramenta de mesclagem de usuário pode não funcionar nas seguintes situações:
- Se o endereço de e-mail de login atual e o endereço de e-mail de login substituto forem usuários gerenciados pelo diretório externo. Nesse caso, a mesclagem falha com o erro: “Você não pode mesclar endereços de e-mail pertencentes a usuários em seu serviço de diretório.”
- Se o endereço de e-mail de login atual for um usuário gerenciado por diretório e o endereço de e-mail de login substituto for um usuário do Smartsheet (você não gerencia o perfil do usuário por meio da integração de diretório/SCIM). Nesse caso, a mesclagem falha com o erro: “Para mesclar os endereços de e-mail de um usuário em seu serviço de diretório com a conta de usuário existente do Smartsheet, defina o endereço de e-mail de login atual como o endereço de e-mail principal atual do Smartsheet e o endereço de e-mail de login substituto como o endereço de e-mail do serviço de diretório.”
Se o endereço de e-mail de login atual for um usuário do Smartsheet (você não gerencia o perfil de usuário por meio da integração de diretório/SCIM) e o endereço de e-mail de login substituto for um usuário do diretório, a mesclagem poderá prosseguir.
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Use a mesclagem de usuário para combinar duas contas do Smartsheet pertencentes à mesma pessoa em uma só conta. Quando você mescla contas por meio da página Tipos de estação e reajuste, o Smartsheet transfere planilhas, relatórios, painéis, áreas de trabalho e acesso de compartilhamento da conta encerrada para a conta mantida.
Use a mesclagem de usuário para:
- Consolidar contas duplicadas criadas quando alguém se inscreve com um endereço de e-mail pessoal e corporativo.
- Limpar as contas após uma migração de domínio, como uma reformulação da marca ou uma mudança orientada pela equipe de TI.
- Converter a conta de um prestador de serviços em uma conta de funcionário.
- Reunir os usuários em seu diretório principal após uma aquisição.
- Atualizar o endereço de e-mail principal de um usuário se o novo endereço ainda não estiver vinculado a uma conta fora do seu plano.
Antes de começar
Confirme o seguinte antes de iniciar uma mesclagem:
- As duas contas pertencem à mesma organização ou ao mesmo plano.
- Você não é uma das contas que estão sendo mescladas. Peça a outro administrador de sistema para executar a mesclagem caso sua conta esteja envolvida.
- Remova todas as funções de aplicativo premium, como Control Center ou Calendar App, das duas contas. Reatribua as funções após a conclusão da mesclagem.
- Valide os domínios de e-mail associados às duas contas nas configurações de segurança.
Mesclar duas contas de usuário
- Entre no centro de administração e selecione o ícone de menu para abrir o painel à esquerda.
Acesse Usuários e grupos > Tipos de estação e reajuste.
A página Tipos de estação e reajuste é exibida.
Selecione Mais ações > Mesclar usuários.
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Em Conta de usuário atual, pesquise e selecione a conta que deseja fechar.
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Em Conta de usuário substituta, pesquise e selecione a conta que deseja manter. Por padrão, o Smartsheet mantém a conta substituta como principal e fecha a conta atual. Para manter a conta atual como principal, selecione Manter conta atual como principal.
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Selecione Mesclar para revisar o resumo de impacto de itens, compartilhamento, grupos, e-mails alternativos e estações recuperadas.
A mesclagem é permanente para a conta encerrada. Você não pode reverter uma mesclagem por conta própria. Consulte Desfazer uma mesclagem.
Selecione Confirmar para concluir a mesclagem.
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Depois de confirmar, o Smartsheet desativa a conta encerrada e move os itens para a conta mantida. As duas contas recebem uma notificação por e-mail e o Smartsheet adiciona uma entrada ao registro de auditoria da sua organização. Se a mesclagem falhar, o Smartsheet exibirá um erro e não fará alterações em nenhuma das contas.
Mesclar várias contas em uma sessão
Para mesclar mais de duas contas de uma vez, adicione cada par adicional de contas atuais e de substituição antes de selecionar Mesclar. O Smartsheet mostra um cartão separado para cada par no resumo de impacto. Se um par tiver um problema, remova-o e mescle o restante sem começar de novo.
Pontos a considerar
O que é transferido para a conta principal
Quando você mescla duas contas, a conta principal mantém sua identidade e recebe o seguinte da conta encerrada:
- Planilhas, relatórios, painéis e áreas de trabalho
- Grupos pertencentes à conta encerrada
- Funções
- Endereços de e-mail alternativos
- Informações do perfil
O que não é transferido
Os itens a seguir não são transferidos para a conta principal. Planeje reautenticá-los ou reatribuí-los separadamente após a mesclagem:
- Fluxos de trabalho de automação
- Conectores e tokens de API (usados para integrações e para aplicativos premium, como Control Center e Calendar App)
- Contatos
- Favoritos
- Associação ao grupo
A conta principal não herda automaticamente as associações ao grupo da conta encerrada. Se a conta encerrada pertencer a algum grupo, adicione a conta principal a esses grupos manualmente após a mesclagem.
Tipo de estação e cobrança
A conta mesclada mantém o tipo de estação superior das duas contas. Se a conta encerrada tiver uma estação paga, o resumo de impacto mostrará essa estação como recuperada.
Desfazer uma mesclagem
Você não pode desfazer uma mesclagem por conta própria. Para reverter uma mesclagem, entre em contato com o suporte do Smartsheet.
Mesclagem de usuário e integração de diretório (SCIM)
A mesclagem de usuário pode não funcionar nas seguintes situações:
- Se as duas contas forem gerenciadas pelo seu serviço de diretório, a mesclagem falhará. O Smartsheet exibirá a mensagem: “Você não pode mesclar endereços de e-mail pertencentes a usuários em seu serviço de diretório”.
- Se a conta atual for gerenciada pelo seu serviço de diretório e a conta substituta for uma conta padrão do Smartsheet, a mesclagem falhará. O Smartsheet exibirá uma mensagem orientando você a definir a conta atual como o endereço de e-mail do Smartsheet e a conta substituta como o endereço de e-mail do serviço de diretório.
Se a conta atual for uma conta padrão do Smartsheet e a conta substituta for gerenciada pelo seu serviço de diretório, a mesclagem poderá prosseguir.