Acompanhe e visualize atividades de planilha

O Smartsheet possui diversos recursos que permitem que você se mantenha visualmente atualizado sempre que são feitas alterações em sua planilha:

  • Ative o recurso Destacar Alterações para ver rapidamente quais células foram alteradas desde a última vez que você visualizou a planilha.  
  • Visualize versões anteriores dos conteúdos usando o Histórico de Células.
  • Veja quem fez quais alterações e quando, em planilhas, relatórios e painéis de controle com o Registro de Atividades.

Siga instruções passo a passo para ativar o recurso Destacar Alterações.

Destaque as alterações feitas em uma planilha

Para identificar e revisar rapidamente as alterações feitas em uma planilha, use o recurso Destacar Alterações:

  1. Abra a planilha e clique em Destacar Alterações Botão Destacar Alterações, na barra de ferramentas.

    A janela Destacar alterações será exibida.

    Janela Destacar Alterações

  2. Clique no controle deslizante para ATIVAR o recurso Destacar Alterações.

  3. Em Destacar alterações dos(as) último(as), selecione o intervalo de tempo desejado. 

  4. Clique em Cor de Fundo botão-de-plano-de-fundo-destacar-alterações para definir a cor de destaque.

    O plano de fundo da célula mudará para a cor que você definiu sempre que alguma alteração for detectada.

  5. Clique no X, no canto superior direito da janela, para fechá-la e salvar suas configurações.

O que você verá quando o recurso Destacar Alterações estiver ativado

Se alguém tiver incluído um comentário ou adicionado/editado anexos no período especificado, o ícone daquela linha será destacado.

destacar-alterações

Para revisar os detalhes da alteração, incluindo o momento em que ela foi realizada e o endereço de e-mail da pessoa que a realizou, clique com o botão direito do mouse sobre a célula e selecione Exibir histórico da célula.

DICA: você também pode configurar Notificações para receber alertas por e-mail quando forem feitas alterações em uma planilha. Para obter mais informações, consulte o artigo sobre Notificações.

Siga instruções passo a passo para visualizar o histórico de células.

Exibindo o histórico da célula

Qualquer pessoa que compartilhe uma planilha pode revisar o histórico da célula clicando com o botão direito do mouse em uma célula e selecionando  Exibir Histórico. O formulário Exibir histórico aparecerá.


Este formulário contém todos os valores anteriores da célula, quem os alterou e quando foram alterados. Se a célula continha uma imagem, a imagem não aparecerá no histórico. Em vez disso, você verá Imagem: seguida do texto alternativo.

DICA: Insira a coluna do sistema Modificado em (data) e/ou Modificado por para exibir o carimbo de data e hora mostrando quando cada linha foi editada pela última vez e o colaborador que fez a alteração, em cada linha da planilha.

Para uma demonstração instrucional sobre o rastreamento de alterações feitas em uma planilha, assista ao vídeo abaixo:
 

Se você não possui acesso ao YouTube, clique aqui para assistir ao vídeo.

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Siga instruções passo a passo para usar o Registro de Atividades (somente planos Negócios e Corporativo).

Acompanhe o Histórico de alterações com o Registro de atividades

Com o Registro de atividades, você pode ver rapidamente qual colaborador alterou uma planilha ou quem visualizou o painel de controle por último. Isso significa que você pode obter uma trilha de auditoria das alterações e exclusões de vários elementos em uma planilha e entender melhor como seus colaboradores estão trabalhando na planilha. Também é possível ver quem visualizou e fez alterações gerais em um relatório ou painel de controle.

Conteúdo do artigo:

NOTA: esse recurso está disponível para usuários dos planos Empresa ou Executivo. Para obter mais informações sobre planos e preços, incluindo quais recursos estão incluídos em cada plano, consulte nossa página de Preços.

Ícone reproduzir Ir para vídeo de demonstração: Registro de atividades

Ações acompanhadas pelo Registro de atividades

Use o Registro de atividades para acompanhar ações comuns como:

  • Quem visualizou a planilha, relatório ou painel de controle.
  • Quem obteve ou perdeu o compartilhamento de uma planilha, relatório ou painel de controle.
  • Apenas planilhas: que tipo de alterações foram feitas e as especificidades das alterações, por exemplo, Sally Smart excluiu a Linha 4.
  • O nome da pessoa que fez a alteração.
  • A data e a hora em que as alterações foram feitas.

NOTA: alterações feitas nos dados de células e linhas em um relatório somente aparecerão no Registro de atividades das planilhas de origem e não no Registro de atividades do relatório.

Quem pode visualizar o Registro de atividades

O acesso ao Registro de atividades depende do seu nível de permissão de compartilhamento. A data mais recente em que você pode ver atividades com acompanhamento, depende da data do último compartilhamento da planilha com você.

NOTA: os painéis de controle não têm um nível de permissão de compartilhamento de Editor. Somente o Admin e o Proprietário podem visualizar o Registro de atividades para painéis de controle.

Nível de permissão de compartilhamento Podem visualizar o Registro de atividades Podem exportar o Registro de atividades Ver atividades com acompanhamento começando em data/hora.
Proprietário* Sim Sim Criação do item
Admin (Licenciado)** Sim Sim Visualizar e exportar de, depende do último compartilhamento do item com você
Admin (Não licenciado) Não Não -
Editor (Licenciado)** Sim Não  Visualizar (sem exportar), depende do último compartilhamento do item com você
Editor (Não licenciado) Não Não -
Visualizador (Licenciado ou Não licenciado) Não Não -

*Se você transferir a propriedade de uma planilha, o novo proprietário verá todo o Registro de atividades, começando pela data de criação da planilha.

**Se receber permissões de compartilhamento de Admin (Licenciado) ou Editor (Licenciado), você poderá ver as entradas do Registro de atividades começando na data em que a planilha foi compartilhada com você pela primeira vez. Confira nosso artigo Níveis de permissões de compartilhamento para obter mais detalhes sobre as diferentes permissões de compartilhamento.


Ver entradas do Registro de atividades

Abra o Registro de atividades para visualizar os registros de várias ações de planilhas feitas pelos colaboradores.

Para visualizar o Registro de atividades:

  1. Clique em Arquivo na barra Menus.
  2. Selecione Visualizar Registro de atividades para exibir a janela Visualizar Registro de atividades. 

Na janela Visualizar Registro de atividades, você será capaz de visualizar várias ações de planilha, tais como quem excluiu linhas e quando, ou quando um usuário visualizou a planilha. 

Você pode filtrar o Registro de atividades para exibir mais facilmente o histórico que deseja.

Filtrar entradas do Registro de atividades

Você pode usar filtros no Registro de atividades para ver apenas as entradas que deseja. Aplique um filtro que mostre a atividade de um intervalo específico de datas, um tipo específico de ação ou pessoas específicas que trabalharam na planilha.

NOTA: fechar o Registro de atividades, limpa automaticamente os filtros aplicados. Os filtros de Registro de atividades não podem ser salvos ou compartilhados com outros colaboradores da planilha.

Para aplicar filtros ao Registro de atividades: 

  1. Abra o Registro de atividades e selecione Filtros no canto superior esquerdo da janela Registro de atividades para expandir as opções de filtro. 
  2. Selecione uma das opções a seguir:
    • Ação—Tipo de atividade. (Por exemplo, linha foi excluída.)
    • Colaboradores—Quem executou a atividade.
    • Intervalo de datas—O grupo de datas das atividades que você deseja visualizar.
  3. Selecione Aplicar.

Caso precise limpar os filtros, clique em Limpar filtros (próximo ao botão Aplicar).

NOTA: algumas ações não podem apontar para um nome de usuário Smartsheet. Por exemplo, se uma pessoa não está conectada ao Smartsheet e faz o download do anexo de uma linha enviada para ela por e-mail, o Smartsheet rastreará e registrará a atividade, mas a entrada do registro exibirá um nome de usuário de download@smartsheet.com.


Exportar o registro de atividades

Você pode baixar o Registro de atividades para o item para manter um registro adicional da atividade da planilha. Para exportar um Registro de atividades:

  1. Abra o item.
  2. Clique em Arquivo > Exibir Registro de atividades.
  3. Clique no botão Download na parte inferior da janela Registro de atividades.

    O Smartsheet enviará uma mensagem para o endereço de e-mail que você usa com o programa contendo um link.

    NOTA: o Smartsheet pode levar até uma hora para enviar o e-mail com o link para baixar o registro de atividades.
     
  4. Verifique a sua caixa de entrada e clique no link no e-mail para baixar o Registro de atividades.

Após clicar no link, o Registro de atividades será baixado para o seu computador no formato .csv.


Entendendo as ações do Registro de atividades

Algumas ações listadas no Registro de atividades descrevem uma alteração geral, mas não fornecem o contesto dos detalhes da alteração.  Abaixo estão algumas ações que você pode encontrar e o que elas significam.

Exibição de cartões: Cartão reordenado e Exibição de cartões: cartões reordenados indiretamente

Visualização de cartões: Cartões reordenados significa que você arrastou e soltou manualmente um ou mais cartões, alterando a posição deles, seja para uma raia diferente ou para uma posição diferente em uma mesma raia.

Exibição de cartões: cartões reordenados indiretamente significa que cartões foram movidos usando outros meios. Por exemplo, quando você arrasta e solta manualmente um cartão para qualquer posição, seja na mesma raia ou para uma raia diferente, o resultado é que outros cartões são indiretamente movidos para posições superiores ou inferiores. Cartões também podem ser reordenados indiretamente, quando você faz alterações nas visualizações de grade ou Gantt, como atribuir uma tarefa a uma pessoa diferente ou alterar as opções de uma Lista suspensa para uma linha.

 


Demonstração em vídeo

Para obter uma demonstração com instruções do Registro de atividades, assista ao vídeo abaixo:

Se você não tem acesso ao YouTube, clique aqui para assistir ao vídeo.