Gerenciamento de recursos

O gerenciamento de recursos oferece a visibilidade necessária sobre as atividade da equipe, sem as dificuldades de entrada de dados ou os processos adicionais normalmente associados às ferramentas de gerenciamento de recursos.

Obtenha informações em tempo real a partir das planilhas de projeto que sua equipe já está usando, bem como a capacidade de se aprofundar nos dados e obter exibições detalhadas das alocações dos usuários. As informações são exibidas em um painel de controle simples, mostrando a disponibilidade da equipe.

Siga essas instruções passo a passo para configurar o gerenciamento de recursos em uma planilha de projeto.

Revise como alocar recursos.

Gerenciamento e alocação de recursos

Com o gerenciamento de recursos, você pode monitorar e revisar como as pessoas estão alocadas em todos os projetos que estão trabalhando para ajustar e tomar melhores decisões sobre cargas de trabalho.

NOTA: este artigo é sobre a ativação do Gerenciamento de Recursos no nível de planilha. Se você deseja habilitar o Gerenciamento de Recursos no nível de conta, consulte o artigo Configurações globais de conta.

Aqui está uma visão geral sobre como o gerenciamento de recursos funciona (observe que os pontos importantes abaixo oferecem links a outros artigos de ajuda):

  • Configure recursos e visualizadores de recursos na sua conta com o Gerenciamento de usuário (apenas admins de sistema).
  • Habilitar a gestão de recursos nas Configurações de dependência da planilha do seu projeto.
  • Use visualizações de recurso específicas de projeto e entre projetos para uma visualização de alto nível da alocação de seus recursos.
  • À medida que você atribui tarefas aos usuários da sua conta, o Smartsheet o alertará quando um recurso estiver sobrecarregado e você poderá ainda gerenciar o percentual de alocação dos recursos por tarefa para que eles possam trabalhar em várias coisas ao mesmo tempo.
  • As pessoas designadas como Visualizadores de recursos também podem acessar exibições de recursos para ver como todos os membros de equipe do Smartsheet são alocados dentre as tarefas de uma planilha, ou mesmo dentre as tarefas de todas as planilhas do projeto.

NOTA: este recurso não está disponível com tipos de plano de usuário único. (Não tem certeza quanto ao seu tipo de plano? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário no Smartsheet.) 


Definir pessoas em sua conta como recursos

Apenas as pessoas que foram adicionadas à sua conta podem ser monitoradas pelo gerenciamento de recursos. Isso inclui pessoas que são licenciadas, não licenciadas, convidadas e ativas. Para garantir que as pessoas certas sejam incluídas na conta, um admin de sistema pode usar a janela de Gerenciamento de Usuários para conferir, adicionar e gerenciar usuários. 

DICA: se alguém em sua conta não precisa criar planilhas, desmarque a caixa Usuário licenciado ao enviar o convite. Esta pessoa será convidada para a sua conta como um membro gratuito e não contará no seu limite de usuários.

Configurar visualizadores de recursos

Para ver como as pessoas estão alocadas nos projetos, você deverá ser um Visualizador designado. Qualquer admin de sistema poderá configurar isto em Conta > Gerenciamento de usuário. (Observe que você deverá ser um usuário licenciado para ser um Visualizador de recursos.)

Se você gostaria de visualizar recursos, contate seu admin de sistema do Smartsheet. Para mais informações, consulte o artigo Gerenciando usuários em um plano multiusuários.


Habilite o Gerenciamento de Recursos para tomar decisões sobre cargas de trabalho

Os proprietários de planilha e os membros de equipe na mesma conta, inclúidas no compartilhamento em nível de admin, podem ativar o gerenciamento de recursos na planilha para que os visualizadores de recursos possam monitorar e tomar decisões com relação a cargas de trabalho.

Para ativar o gerenciamento de recursos em uma planilha de projetos existente:

  1. Certifique-se de que sua planilha apresenta uma coluna de lista de contatos para que você possa atribuir tarefas aos recursos. (Para mais informações, acesse Atribuir tarefas a pessoas.)
  2. Digite contatos na coluna de lista de contatos para designar membros de equipe a cada tarefa. 
  3. Clique na seta de menu suspenso, abaixo do cabeçalho de qualquer coluna, e selecione Editar configurações de projeto. Confirme que a caixa Dependências habilitadas está marcada
  4. A partir dali, selecione a guia Gestão de recursos.

    O formulário Gestão de recursos será exbido:

    formulário de gerenciamento de recursos
     
  5. Marque a caixa Gestão de recursos habilitada e designe sua coluna de recurso atribuído selecionando uma coluna de lista de contatos pelo menu suspenso.
  6. Clique em OK.

As tarefas atribuídas aos membros de equipe nesta planilha, agora serão exibidas nas visualizações de recursos. Confira Como atribuir uma tarefa para obter instruções, dicas e melhores práticas.

NOTAS:


Monitorar e alocar recursos 

Os visualizadores de recursos podem ver as visualizações de recurso entre projetos pela guia Inicial e as visualizações específicas de projeto pelas planilhas de projeto.

Ver Visualizações de recursos pela guia Inicial

No painel esquerdo de sua guia Inicial, clique em Visualizações de recurso > Todos os usuários para o seguinte:

  • Ver um ícone vermelho com relação às pessoas superalocadas e barras vermelhas com relação aos dias superalocados.
  • Expandir cada recurso para ver todos os projetos em que estão trabalhando.
  • Clicar para abrir um projeto e resolver questões de alocação.
  • Salvar uma nova visualização para uma visualização personalizada das pessoas ou projeto selecionados.

NOTA: se você não for incluído no compartilhamento de uma planilha de projeto à qual um recurso foi designado, você verá "outros" em vez do nome do projeto.

Ver Visualizações de recursos pela planilha de projeto

Para abrir as Visualizações de recurso em uma planilha, mude para a exibição em Gantt e, depois, selecione o ícone de Exibição de recurso Ícone de exibição de recursos do projeto no canto superior direito da visualização de Gantt.

NOTA: se você não puder ver o ícone Exibição de recurso, contate seu admin de sistemas para se tornar um Visualizador de Recursos.

Um ícone de alerta de alocação Ícone de superalocação alertará você toda vez que pessoas estiverem superalocadas no projeto. Como visualizador de recursos, você poderá clicar no ícone de alerta de alocação para abrir a Exibição de recursos do projeto, que lista as planilhas em que os recursos possuem tarefas atribuídas no seu projeto.

janela de visualização de recursos do projeto

DICA: se um recurso estiver superalocado, selecione seu nome para revisar a alocação por projeto. Clique no nome de uma planilha para abrir qualquer planilha em que você estiver incluso. Se um usuário estiver superalocado, considere reatribuir algumas tarefas a outro recurso ou ajustar a alocação da tarefa.

Alocar recursos

A alocação é o percentual de cada dia em que os recursos devem se dedicar a uma tarefa específica. Por padrão, o Smartsheet deduz que as tarefas precisam de 100% do dia dos recursos atribuídos quando você atribui uma tarefa aos recursos e você pode ajustar este percentual inserindo um novo valor na célula. 

Quando um recurso recebe várias tarefas no mesmo dia (o que faz com que sua alocação exceda 100%), o Smartsheet mostrará o ícone vermelho de alerta de alocação na coluna Indicadores de ação de linha. Passe o mouse sobre o ícone para ver os detalhes do alerta e navegar até a visualização do recurso.

passar o mouse sobre o ícone de superalocação

Especifique uma Coluna % de alocação nas configurações de projeto se você deseja especificar percentuais de alocação menores que 100% a fim de que seus recursos possam trabalhar em várias tarefas por dia. Para cada tarefa, os recursos atribuídos serão alocados no percentual que você especificar.

Para dividir a alocação de um recurso entre duas ou mais tarefas, você poderá criar uma Coluna % de alocação:

  1. Insira uma coluna de texto/número no seu projeto. Você poderá nomeá-la para saber que será usada como a coluna % de alocação.
  2. Formate as propriedades da coluna para o percentual (%). Consulte Opções de formatação para obter mais detalhes.
  3. Navegue até Editar configurações de projeto > Gerenciamento de recursos e escolha sua nova coluna como a Coluna % de alocação. Para editar as configurações de projeto, você pode clicar com o botão direito do mouse sobre o cabeçalho de qualquer coluna e selecionar Editar configurações de projeto pelo menu.
  4. Altere a alocação para tarefas sobrepostas: por exemplo, altere a alocação para 50% para duas tarefas simultâneas.

tarefas simultâneas

NOTA: o ícone de alerta de alocação não será exibido em linhas sobrecarregadas se a data final da tarefa estiver no passado, mas aparecerá nas exibições de recursos.

DICA: se você está permitindo que vários contatos sejam designados para uma tarefa, o percentual de alocação para a tarefa será aplicado a todos os recursos designados. Se você deseja designar cada recurso à mesma tarefa com diferentes alocações, poderá listar a mesma tarefa em várias linhas de sua planilha e atribuir cada tarefa duplicada a uma pessoa diferente. Consulte Inserir ou excluir linhas ou tarefas para obter mais informações.