Gerenciamento de recursos

O gerenciamento de recursos oferece a visibilidade necessária sobre as atividade da equipe, sem as dificuldades de entrada de dados ou os processos adicionais normalmente associados às ferramentas de gerenciamento de recursos.

Obtenha informações em tempo real a partir das planilhas de projeto que sua equipe já está usando, bem como a capacidade de se aprofundar nos dados e obter exibições detalhadas das alocações dos usuários. As informações são exibidas em um painel de controle simples, mostrando a disponibilidade da equipe.

Siga essas instruções passo a passo para configurar o gerenciamento de recursos em uma planilha de projeto.

Amplie a visão da alocação de recursos com a visualização de recursos do projeto.

Uma visualização de recurso oferece uma forma visual de monitorar e revisar como as pessoas no seu plano Smartsheet (recursos) estão alocadas nos projetos em que estão trabalhando. Use as visualizações de recurso para tomar decisões sobre as cargas de trabalho dos recursos.

Conteúdo do artigo:

Para obter mais informações sobre como configurar e habilitar o gerenciamento de recursos, consulte Gerenciamento e alocação de recursos.

Antes de começar

Antes de poder visualizar recursos em uma exibição de recursos, as planilhas do projeto que possuem a funcionalidade de gestão de recursos habilitada devem estar atribuídas a membros da equipe, conforme descrito no artigo Gerenciando recursos.

Seu Admin de sistema do Smartsheet também deve fazer o seguinte:

  • Designá-lo para recurso de visualização na conta.
  • Certifique-se de que as pessoas que deseja acompanhar estejam incluídas na conta—elas podem ser usuários não licenciados, mas devem estar incluídas na conta. (Para obter mais informações, consulte o artigo Gerenciamento de usuário .)

NOTA: este recurso não está disponível com tipos de plano de usuário único. (Não tem certeza quanto ao seu tipo de plano? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário no Smartsheet.)


Mostrar recursos na Exibição de recursos do projeto

  1. De uma planilha com o gerenciamento de recursos habilitado, clique em Exibição em Gantt na barra de ferramentas e, depois, clique no ícone Exibição de recursos do projetoÍcone de exibição de recursos do projeto (abaixo do botão Compartilhar) no lado direito da janela.
  2. A partir daqui, você pode rever a carga de trabalho de todos os seus recursos com tarefas atribuídas na planilha em questão.
  3. Clique no nome do recurso para rever a sua alocação por projeto.



DICA: clique no ícone de alerta de alocação para exibir a visualização de recursos do projeto.

Exibir recursos de várias planilhas

Os visualizadores de recurso podem rever a alocação de todas as planilhas que apresentam este recurso habilitado. Para fazer isso:

  1. Clique no ícone Menu (canto superior esquerdo da janela do Smartsheet) > Início.
  2. Clique com botão direito do mouse no comando Exibição de recursos e, em seguida, clique em Criar nova exibição.
  3. Selecione as planilhas e recursos das quais deseja ver a alocação e clique em OK.

    NOTA: se um recurso é alocado a tarefas em planilhas que não são compartilhadas com você, a alocação em todas estas planilhas serão combinadas e listadas em Outras planilhas na Exibição de recursos.

O ícone de alerta de alocação será exibido ao lado de cada tarefa para pelo menos um recurso sobrecarregado. Percorra o cronograma para ver as planilhas em que o recurso possui tarefas atribuídas e considere a possibilidade de reatribuir algumas dessas tarefas para outros usuários.

Compartilhar ou exportar a exibição de recursos

Exportar e compartilhar a exibição de recursos

  1. Clique no ícone Menu (no canto superior esquerdo da janela do Smartsheet) > Início.
  2. Em Exibição de recursos, clique na exibição e faça o seguinte:
    • Para enviar a exibição de recursos por e-mail como anexo em formato Microsoft Excel (.xls), clique no ícone de envelope.
    • Para fazer o download do arquivo Microsoft Excel (.xls) da Exibição de recursos, clique no ícone exportar. Clique no intervalo de datas para alterar o período apresentado na exibição.

Criar uma exibição de recursos personalizada

Use uma exibição de recursos para criar um conjunto de dados mais relevante:

  1. Clique no ícone Menu (no canto superior esquerdo da janela do Smartsheet) > Início.
  2. Clique com botão direito no comando Exibição de recursos e, em seguida, clique em Criar nova exibição.
  3. Escolha o filtro desejado:
    • Por usuário exibirá todos os projetos em que os recursos especificados são atribuídos a tarefas.
    • Por projeto exibirá uma lista de recursos atribuídos a tarefas nos projetos especificados. A exibição icluirá os outros projetos em que esses recursos estão alocados para que você possa identificar possíveis problemas de programação.
    • Por grupos exibirá todos os projetos com tarefas atribuídas a membros do grupo.
  4. Clique em OK.

Revise como alocar recursos.

Gerenciamento e alocação de recursos

Com o Gerenciamento de recursos, você pode acompanhar e revisar como as pessoas são alocadas em todos os projetos em que estão trabalhando para ajustar e tomar decisões melhores em relação às cargas de trabalho.

NOTA: Este artigo é sobre como habilitar o Gerenciamento de recursos no nível da planilha. Se você deseja habilitar o gerenciamento de recursos no nível da conta, consulte o artigo Configurações Globais de Conta.

Esta é uma visão geral de como funciona o gerenciamento de recursos (observe que os marcadores abaixo oferecem links para outros artigos de ajuda):

  • Configure recursos e visualizadores de recursos em sua conta com o Gerenciamento de usuários (apenas administradores de sistema)
  • Habilitar o gerenciamento de recursos nas Configurações de dependência da planilha do seu projeto.
  • Use as visualizações de recursos específicas de cada projeto e entre projetos para uma visualização em alto nível da alocação de recursos.
  • À medida que você atribui tarefas aos usuários da sua conta, o Smartsheet irá alertá-lo quando um recurso estiver sobrecarregado, e você poderá ainda gerenciar o percentual de alocação dos recursos por tarefa para que eles possam trabalhar em várias coisas ao mesmo tempo.
  • As pessoas designadas como Visualizadores de recursos também podem acessar visualizações de recursos para ver como todos os membros de equipe do Smartsheet estão alocados entre as tarefas de uma planilha, ou mesmo entre as tarefas de todas as planilhas do projeto.

NOTA: Esse recurso não está disponível para planos do tipo usuário único. (Você não sabe ao certo qual é o tipo do seu plano? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário Smartsheet.)


Na sua conta, configure pessoas como recursos

Apenas as pessoas que foram adicionadas à sua conta podem ser acompanhadas pelo gerenciamento de recursos. Isso inclui pessoas licenciadas, não licenciadas, convidadas e ativas. Para garantir que as pessoas certas sejam incluídas na conta, o administrador de sistema pode usar a janela Gerenciamento de usuários para revisar, adicionar e gerenciar usuários.

DICA: Se alguém em sua conta não precisa criar planilhas, desmarque a caixa Usuário licenciado ao enviar o convite. Essa pessoa será convidada para sua conta como um membro gratuito e, não será contabilizada em relação a seu limite de usuários.

Configurar visualizadores de recursos

Para ver como as pessoas são alocadas nos projetos, você deve ser um Visualizador de recursos designado. Qualquer administrador de sistema pode fazer essa configuração em Conta > Gerenciamento de usuários. (Observe que você deve ser um usuário licenciado para ser um Visualizador de recursos.)

Se desejar visualizar os recursos, entre em contato com seu administrador de sistema do Smartsheet. Para obter mais informações, confira Como gerenciar usuários em um plano multiusuário.


Habilite o gerenciamento de recursos para tomar decisões sobre cargas de trabalho

Os proprietários de planilhas e os membros da equipe da mesma conta que são compartilhados com a planilha com permissões em nível de administrador podem ativar o gerenciamento de recursos na planilha para que os visualizadores de recursos possam acompanhar e tomar decisões sobre cargas de trabalho.

Para ativar o gerenciamento de recursos em uma planilha de projeto existente:

  1. Assegure que sua planilha tenha uma coluna Lista de contatos para que você possa atribuir recursos às tarefas. (Mais informações sobre isso em Atribuir pessoas a uma tarefa.)
  2. Digite os contatos na coluna Lista de contatos para atribuir os membros da equipe a cada tarefa.
  3. Clique na seta suspensa abaixo do cabeçalho de qualquer coluna e selecione Editar configurações de projeto. Verifique se a caixa de seleção Dependências ativadas está marcada.
  4. A partir de então, selecione a guia Gerenciamento de recursos.

    O formulário Gerenciamento de recursos será exibido.

    formulário de gerenciamento de recursos
     
  5. Marque a caixa Gerenciamento de recursos habilitado e designe a coluna Recurso atribuído selecionando uma coluna na Lista de contatos no menu suspenso.
  6. Clique em OK.

As tarefas atribuídas aos membros de equipe nesta planilha, agora serão exibidas nas visualizações de recursos. Revise Atribuir pessoas a uma tarefa para obter instruções, dicas e práticas recomendadas.

NOTAS:

  • As tarefas pai atribuídas aos seus recursos não serão incluídas nas visualizações de recursos porque elas sumarizam seus filhos. Para obter mais informações sobre isso, consulte nossos artigos sobre Hierarquia: Aumento ou diminuição do recuo de linhas e Funcionalidade de informações relacionadas.
  • As fórmulas não podem ser usadas na coluna Lista de contatos usada para o gerenciamento de recursos. Você pode, no entanto, fazer referência a campos de gerenciamento de recursos em fórmulas colocadas em campos que não estão sendo usados para o gerenciamento de recursos.

Acompanhar e alocar recursos

Os visualizadores de recursos podem usufruir de visualizações de recursos utilizados entre projetos em Início no painel à esquerda e visualizações específicas de projetos nas planilhas dos projetos.

Consulte Visualizações de recursos em Início (menu de navegação)

  1. Clique no ícone de Menu (canto superior esquerdo da janela do Smartsheet) > Início.
  2. Clique em Visualizadores de recursos.
  3. Selecione a visualização de recurso que deseja exibir.

Aqui, você poderá fazer o seguinte:

  • Veja um ícone vermelho nas pessoas com sobrealocação e barras vermelhas nos dias sobrealocados
  • Expanda cada recurso para ver todos os projetos aos quais cada um deles está atribuído
  • Clique para abrir um projeto e resolver problemas de alocação
  • Clique em Editar para visualizar os recursos por projeto, usuário ou grupo
  • Salve uma nova visualização para ter uma visualização personalizada de pessoas ou projetos selecionados

NOTA: Se você não estiver compartilhado com uma planilha de projeto à qual um recurso está atribuído, verá "Outro" em vez do nome do projeto.

Consulte as visualizações de recursos em uma planilha de projeto

Para abrir a Visualização de recursos do projeto para uma planilha, alterne para a Exibição de Gantt e selecione o ícone Visualização de recursos, e o ícone Visualização de recursos do projeto no canto superior direito da Exibição de Gantt.

NOTA: Se o ícone Visualização de recursos não estiver aparecendo, entre em contato com o administrador de sistema do Smartsheet para se tornar um Visualizador de recursos.

Um ícone vermelho de alerta de alocação Ícone sobrealocado o alertará quando as pessoas forem sobrealocadas no projeto. Como visualizador de recursos, você poderá clicar no ícone de alerta de alocação para abrir a Visualizadores de recursos do projeto, que lista as planilhas em que os recursos do projeto têm tarefas atribuídas.

janela de visualização de recursos do projeto

DICA: Se um recurso for sobrealocado, selecione seu nome para analisar sua alocação por projeto. Clique no nome de uma planilha para abrir as planilhas com as quais você está compartilhado. Se um usuário estiver sobrealocado, considere reatribuir algumas tarefas a outro recurso ou ajustar a alocação da tarefa.

Alocar recursos

Alocação é a porcentagem de cada dia que os recursos devem dedicar a uma tarefa específica. Por padrão, o Smartsheet assume que as tarefas exigem 100% do dia dos recursos designados quando você atribui uma tarefa a eles, e você pode ajustar essa porcentagem inserindo um novo valor na célula.

Quando um recurso recebe várias tarefas no mesmo dia, o que faz com que sua alocação total exceda 100%, o Smartsheet mostrará o ícone de alerta de alocação vermelho na coluna Indicadores de ação da linha. Passe o mouse sobre o ícone para ver os detalhes do alerta e navegue até a visualização do recurso.

passe o mouse sobre o ícone sobrealocado

Especifique uma coluna de %Alocação nas Configurações de projeto se desejar especificar as porcentagens de alocação inferiores a 100% para que seus recursos possam trabalhar em várias tarefas por dia. Para cada tarefa, os recursos que você atribuir serão alocados na porcentagem que você especificar.

Para alocar um recurso em duas ou mais tarefas, você precisará criar uma coluna de %Alocação:

  1. Insira uma coluna de texto/número em seu projeto. Dê a ela um nome significativo, de modo que você saiba que será usada como a coluna %Alocação.
  2. Formate as propriedades da coluna em porcentagem (%). Consulte Opções de formatação para obter mais detalhes.
  3. Navegue para Editar configurações de projeto > Gerenciamento de recursos e escolha sua nova coluna como a coluna %Alocação. Para editar as configurações de projeto, você pode clicar com o botão direito do mouse no cabeçalho de qualquer coluna para selecionar Editar configurações de projeto no menu.
  4. Altere a alocação para tarefas sobrepostas: por exemplo, altere a alocação para 50% para duas tarefas simultâneas.

tarefas simultâneas

NOTA: O ícone de alerta de alocação não aparecerá em linhas sobrealocadas se a data de término da tarefa já tiver passado, mas aparecerá nas visualizações de recursos.

DICA: Se você estiver permitindo que vários contatos sejam atribuídos a uma tarefa, a porcentagem de alocação da tarefa será aplicada a todos os recursos atribuídos. Se quiser atribuir cada recurso à mesma tarefa com diferentes alocações, você pode listar a mesma tarefa em várias linhas em sua planilha e atribuir cada tarefa duplicada a uma pessoa diferente. Consulte Inserir ou excluir linhas ou tarefas para obter mais informações.