Fórmulas de consolidação entre planilhas

Aprenda como fazer referência de forma rápida e fácil a outras planilhas em suas fórmulas. Conectar seus dados no Smartsheet com fórmulas de consolidação entre planilhas oferece a flexibilidade de organizar suas informações com mais eficiência, tomar decisões mais bem fundamentadas e agir com mais rapidez.

Siga estas instruções passo a passo para configurar uma fórmula de consolidação entre planilhas.

Fórmulas: Referenciar dados de outras planilhas

No Smartsheet, é possível realizar cálculos com base em dados armazenados em outra planilha. Isso pode ser feito com as fórmulas entre planilhas. Por exemplo, você pode usar a função VLOOKUP para encontrar um valor em uma tabela de pesquisa que existe em outra planilha à qual você tem acesso ou para criar uma fórmula SUMIF que resume os valores armazenados em outra planilha.

Para criar fórmulas entre planilhas (fórmulas que fazem referência a dados de outras planilhas), recomendamos que você primeiro aprenda a criar fórmulas no Smartsheet. Para obter mais informações sobre a criação de fórmulas, confira o artigo da Central de Ajuda intitulado Criar e editar fórmulas no Smartsheet.

Permissões Necessárias

Aqui está um detalhamento das permissões de compartilhamento que as pessoas podem ter nas planilhas de origem e destino ao trabalhar com fórmulas em várias planilhas. Para obter mais informações sobre as permissões de compartilhamento de planilha, confira Níveis de permissão de compartilhamento.

  Planilha com os dados que você deseja referenciar Planilha em que você deseja inserir uma fórmula
Proprietário Sim Sim
Admin Sim Sim
Editor Sim Sim
Visualizador Sim Não

Antes de começar

Aqui estão algumas coisas que devemos ter em mente ao trabalhar com fórmulas entre planilhas:

  • Todos os dados do intervalo que está sendo referenciado estão disponíveis e potencialmente visíveis na planilha de destino, o que significa que você não deve incluir na referência dados que não deseja disponibilizar na planilha de destino.
  • Cada planilha pode incluir até 100 referências distintas entre planilhas.
  • Há um limite de 100.000 células de entrada que podem ser referenciadas no total em uma planilha a partir de outras planilhas.
  • Ao criar uma referência para outra planilha, essa referência poderá referenciar apenas dados de uma única planilha. Se você precisar fazer referência a dados de várias planilhas, será necessário criar várias referências usando as etapas abaixo
  • As seguintes funções não oferecem suporte para referências a partir de outras planilhas: CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. O uso de uma referência de outra planilha com alguma dessas funções resultará no erro #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA na célula que contém a fórmula. Para obter mais informações sobre este e outros erros de fórmula, confira Mensagens de erro de fórmula.

Referenciar dados de outra planilha

Para referenciar dados de outra planilha na sua fórmula:

  1. Comece a criar sua fórmula digitando o sinal de igual (=), o nome da função e o parêntese esquerdo na célula desejada. Por exemplo, digite =VLOOKUP(

    Após digitar o nome da função e o parêntese esquerdo, o menu suspenso de ajuda da fórmula será exibido acima ou abaixo da célula em questão.(Confira Criar e editar fórmulas no Smartsheet para obter mais informações sobre a criação de fórmulas.)
     
  2. No menu de ajuda, clique em Fazer referência a outra planilha.

    help-card
     
  3. No formulário Fazer referência a outra planilha, selecione a planilha em que os dados se encontram e, em seguida, escolha o intervalo de células que contêm os dados que deseja referenciar.

    Fazer referência a outra planilha

    NOTA: Atualmente, apenas intervalos contíguos são permitidos.
    DICA: Selecione o cabeçalho de uma coluna para fazer referência à coluna inteira, mesmo que linhas sejam adicionadas ou excluídas na planilha de origem. Para fazer referência a várias colunas, segure a tecla Shift e selecione a primeira e a última coluna que deseja referenciar - todas as colunas intermediárias serão selecionadas.
  4. Opcionalmente, você poderá inserir um nome para sua referência. (Se você não inserir um nome, será atribuído um nome padrão à referência com base no nome da planilha e no número de vezes que ela foi referenciada.)

Pronto! Sua referência aparecerá nas fórmulas envolta por chaves. Por exemplo:
=COUNT({my_sheet1 Intervalo1})

 

Gerenciar referências entre planilhas

Visualizar, modificar e excluir referências com o gerenciador de referências entre planilhas

Com o Gerenciador de referência entre planilhas, você pode ver e modificar todas as Referências entre planilhas e Referências de link de célula da sua planilha. Para abri-lo, clique com o botão direito em qualquer célula da planilha e selecione Gerenciar Referências…

Gerenciador de referência entre planilhas

Você será levado ao gerenciador de Referências entre planilhaspor padrão, mas pode alternar para o gerenciador de Referências de link de célula usando o painel esquerdo. Confira os Links de célula: Consolide ou mantenha a consistência dos dados para obter mais informações sobre os links de células.

Use a tabela a seguir para obter detalhes sobre cada um dos recursos do gerenciador de Referências entre planilhas:

Use este recurso

Para fazer isso

Pesquisar

No canto superior esquerdo, digite na barra de pesquisa para encontrar as referências pelo nome.

DICA: Como prática recomendada, use uma estrutura de nomenclatura convencional para suas referências, como { - }

Filtro

Selecione o ícone de filtro próximo à barra de pesquisa para filtrar por referências Ativas, Em processamento, Inválidas, Em uso ou Não utilizadas.

As referências ativas estão atualizadas e as referências em processamento estão carregando as atualizações dos dados de origem.

As referências podem ser inválidas, se as linhas, colunas ou células de origem tiverem sido excluídas. Você pode editá-las para fazer referência a dados válidos ou excluir a referência por completo.

As referências que não estão atualmente em nenhuma fórmula da sua planilha aparecerão com o filtro Não utilizadas, e poderão ser excluídas se você não planejar usá-las no futuro. Para usar uma referência Não utilizada, digite uma fórmula em uma célula e insira o nome da referência entre chaves.

Crie

Selecione +Criar no canto superior direito para criar uma nova referência. Você pode usar essa referência posteriormente, ao criar novas fórmulas.

Menu > Editar Referência

Passe o mouse sobre qualquer referência da lista para exibir o ícone de menu , à direita, e escolha Editar Referência para alterar o nome, intervalo de células referenciadas ou a planilha de origem. Se esta referência estiver em uso, todas as instâncias desta referência nas suas fórmulas serão atualizadas.

Menu > Duplicar referência

Escolha Duplicar referência no menu para fazer uma cópia. O nome da referência copiada será “Cópia de :

Menu> Excluir Referência

Escolha Excluir referência para excluir a referência da planilha. Se a referência estiver em uso na planilha, as fórmulas passarão a retornar erros #INVALID REF

Editar uma referência diretamente na fórmula

Você pode editar uma referência diretamente em sua fórmula sem abrir o Gerenciador de referências entre planilhas.

Você precisa ter permissões de Editor (ou perfil superior) na planilha para editar uma referência. Você também precisa ter permissões de Visualizador (ou perfil superior) na planilha que contém os dados que você deseja referenciar.

  1. Selecione a célula que contém sua fórmula. Um resumo da fórmula aparece à esquerda ou à direita da célula.

    reference-summary
     
  2. Clique no nome da referência que você deseja editar. O formulário Fazer referência a outra planilha será exibido.

Uma vez no formulário Fazer referência a outra planilha, você pode alterar o nome da referência ou escolher uma nova planilha ou um novo intervalo de células. Quando você edita uma referência, todas as instâncias dessa referência na planilha são atualizadas automaticamente para refletir a alteração.

Dicas para trabalhar com referências

Aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo a criar e usar referências para outras planilhas em suas fórmulas:

  • Quando o seletor de intervalo estiver aberto e a planilha selecionada, você poderá escolher a célula individual, o intervalo de células ou as colunas inteiras que deseja referenciar.
  • As linhas adicionadas abaixo do intervalo referenciado não serão incluídas na referência. Para incluir todas as linhas, selecione as colunas como referência.
  • Você pode usar várias referências a outras planilhas na mesma fórmula.
  • Para usar uma referência já criada, você pode digitar ou copiar o nome da referência - incluindo as chaves - em uma nova fórmula.
  • As referências são exclusivas para a planilha em que foram criadas e não podem ser usadas em outras planilhas sem que sejam recriadas do zero.
  • Durante a edição de uma fórmula, você pode colocar o cursor sobre o nome de uma referência para mostrar o link “Editar referência” no menu de ajuda integrado. Você pode clicar neste link para abrir o formulário Fazer referência a outra planilha.

edit-reference-button

Para evitar ciclos de aprovação infinitos, as células que contêm fórmulas entre planilhas ou links de células não acionarão automações que alteram a planilha automaticamente (como Mover Linha, Copiar Linha, Bloquear Linha, Desbloquear Linha e Solicitação de Aprovação). Para contornar isso, considere a possibilidade de usar a automação baseada no tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.