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Neste tópico, aprenda a criar e gerenciar informações de orçamento no Resource Management.
Criar e gerenciar orçamentos
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Administradores de recursos podem criar e gerenciar orçamentos para uma conta.
Todos os orçamentos estão nas configurações de projeto. Para acessá-los, acesse o projeto que deseja revisar e selecione Project Settings (Configurações de projeto).
Orçamentos de tempo
Um orçamento de tempo é a mão de obra alocada para um projeto expressa em dias ou horas de trabalho. As horas da sua equipe são contabilizadas em relação a esse orçamento.
Orçamentos de taxas
O orçamento de taxas é o trabalho alocado para este projeto, expresso em um valor de taxa. As horas trabalhadas da sua equipe, multiplicadas pelas taxas de cobrança, pesam em relação ao orçamento.
Orçamentos de despesas
Despesas são custos de projeto não relacionados à mão de obra. Exemplos de despesas são custos incorridos ao contratar fornecedores externos, encomendar protótipos ou custos de viagem.
Use as categorias de despesas para estimar custos no início do projeto e monitorar as despesas incorridas por essas categorias. Exemplos de categorias de despesas podem incluir viagens, materiais ou consultores.
Se os prestadores de serviços ou consultores do projeto cobrarem uma tarifa fixa pelo trabalho realizado no seu projeto, considere adicioná-los como despesas em vez de mão de obra do projeto. Estime as taxas e, em seguida, insira o custo quando receber as faturas.
Cálculo de orçamentos de despesas por categoria
Use as categorias para estimar e monitorar despesas específicas. Você pode usar categorias predefinidas ou criar suas próprias.
Quando você adiciona uma categoria de despesa predefinida ao seu orçamento, um custo sugerido aparece para essa categoria. Para itens de categoria, você pode usar o custo sugerido ou usar a calculadora para definir o custo para eles.
Por exemplo, você pode estimar as despesas de viagem de um projeto usando a ferramenta de monitoramento de despesas ou orçar o tempo que prevê precisar para marketing, tarefas faturáveis ou reuniões usando o rastreador de taxas ou tempo.
Editar taxas de cobrança de projeto
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Os novos projetos usam a matriz de taxa de cobrança padrão da sua organização nas configurações da conta. Ao acompanhar as taxas de um projeto, você precisará multiplicar as horas incorridas pela taxa de faturamento, e o resultado são as taxas incorridas para o projeto (horas incorridas x taxa de faturamento = taxas incorridas para um projeto).
Para usar as taxas de cobrança, primeiro crie uma matriz de taxas de cobrança padrão nas configurações da conta.
Se você tem tarifas personalizadas para um projeto ou cliente, você pode editar as taxas de cobrança nas configurações de projeto para que elas se apliquem apenas a esse projeto. As alterações na matriz padrão não afetarão as taxas de cobrança definidas nas configurações de projeto.
Taxas de cobrança padrão
Para criar uma matriz de taxa de cobrança padrão:
- Abra Configurações da conta.
- Se você estiver trabalhando no Resource Management no Smartsheet, selecione o menu de três pontos no canto superior direito e selecione Configurações da conta.
- Se você estiver trabalhando no Resource Management autônomo, selecione Configurações > Configurações da conta.
- Na barra lateral esquerda, selecione Bill Rates (Tarifas de cobrança)
- Adicione suas funções, disciplinas, taxas e pessoas e, em seguida, selecione Salvar.
Quando você adiciona um recurso a um projeto, as configurações dessa pessoa determinam sua taxa de cobrança. Os recursos podem ter uma taxa de cobrança personalizada ou uma taxa de cobrança vinculada à sua função ou disciplina.
Taxas de cobrança personalizadas
Para exibir ou editar taxas de cobrança para membros da equipe:
- Vá para o projeto e, no canto superior direito, selecione Project Settings (Configurações do projeto).
- Role para baixo até Taxas de cobrança.
Taxas de cobrança variadas
Se os recursos tiverem mais de uma taxa para um projeto, você pode definir taxas personalizadas para cada fase do projeto. Quando o membro da equipe relatar horas para essa fase específica, o Gerenciamento de Recursos atribuirá a taxa de cobrança correta para a fase.
Por exemplo:
Tamika trabalha como diretora de criação por US$ 150/h. Ela também trabalha como designer por US$ 100/h no mesmo projeto. Defina as taxas de cobrança para cada uma das funções de Tamika em Project Settings.
Em seguida, crie duas fases para o projeto: Direção Criativa e Design.
Agora, atribua Tamika a ambas as fases do . Quando Tamika preencher o tempo ou você fizer atribuições na agenda qualquer fase, as taxas apropriadas serão aplicadas.