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Acelere a performance das equipes e poupe um tempo valioso ao substituir tarefas manuais e repetitivas por fluxos de trabalho automatizados e flexíveis:
- Envie alertas importantes sobre alterações ou lembretes dos próximos prazos.
- Solicite atualizações e aprovações de conteúdo.
- Bloqueie e desbloqueie linhas ou mova-as entre diferentes planilhas.
- Atribua tarefas a pessoas e registre a data em que os marcos são alcançados.
- Combine vários cenários e ações para atender às suas necessidades com menos esforço.
Você pode colaborar facilmente com sua equipe em fluxos de trabalho no editor visual - Não requer codificação.
Os fluxos de trabalho automatizados são formados por três componentes: gatilhos, condições e ações.
Automatizar processos com fluxos de trabalho
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Criar um fluxo de trabalho
Criar um fluxo de trabalho automatizado é semelhante a criar um fluxograma. Você insere acionadores, condições e ações juntos, de um bloco inicial para um ou mais blocos finais.
O que você pode fazer e onde você pode aplicar fluxos de trabalho depende do nível de permissão. Saiba mais sobre Permissões de fluxos de trabalho automatizados.
Você pode criar fluxos de trabalho do zero ou personalizar modelos existentes. A Galeria de modelos de automação inclui dicas sobre quando usar o fluxo de trabalho e como personalizar cada modelo.
Como adicionar um fluxo de trabalho
Opção 1: acessar a Galeria de modelos de automação:
- Na parte superior esquerda da planilha, selecione Automação > Criar a partir de um modelo…
- Selecione um modelo para abrir a seção Detalhes.
Opção 2: criar um fluxo de trabalho do zero:
- Na parte superior esquerda da planilha, selecione Automação > Criar do zero…
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Os componentes dos fluxos de trabalho incluem:
- Blocos de acionamento: defina quando você deseja que o fluxo de trabalho seja executado.
- Caminhos condicionais: uma linha que conecta blocos para exibir diferentes rotas pelas quais o fluxo de trabalho pode seguir dependendo das condições definidas. O fluxo de trabalho pode ter um único ou vários caminhos do acionador à ação com base nas condições anteriores.
- Blocos condicionais: defina condições para filtrar quais linhas incluir em um alerta ou em uma ação.
- Blocos de ação: quando acionados, eles escolhem a automação que seu fluxo de trabalho executa.
Personalizar o fluxo de trabalho
Selecione o ícone de mais (+) para inserir novos caminhos e blocos no fluxo de trabalho:
- Adicionar uma condição: filtre as linhas incluídas no caminho do fluxo de trabalho.
- Adicionar um caminho condicional: defina uma rota alternativa para o fluxo de trabalho se ele não puder atender à primeira condição.
- Adicionar uma ação: defina o que você deseja que o fluxo de trabalho execute depois de atender às condições.
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O que você precisa saber sobre fluxos de trabalho
- Com vários caminhos, o fluxo de trabalho avalia cada bloco condicional em sequência da esquerda para a direita. O bloco condicional mais à esquerda que a linha encontra define o caminho que ela percorre no fluxo de trabalho.
- Adicione pelo menos um bloco de ação no final de cada caminho. Depois de um bloco de ação, é possível definir as condições e os caminhos adicionais, desde que haja outro bloco de ação na sequência.
- Os fluxos de trabalho mais antigos, como e-mails, solicitações de atualização/aprovação e automação de movimentação de linhas em planilhas grandes, podem levar alguns minutos para serem concluídos.
- As células que contêm fórmulas entre planilhas ou vínculos de células não acionam um fluxo de trabalho que altera automaticamente a planilha (Mover linha, Copiar linha, Bloquear linha, Desbloquear linha, Solicitação de aprovação). Para resolver isso, considere usar a automação baseada em tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.
Limitações do fluxo de trabalho
- Cada planilha pode ter até 150 fluxos de trabalho.
- Cada fluxo de trabalho pode ter até 100 blocos. Isso inclui os blocos de acionador, condição e ação.
- Cada fluxo de trabalho pode ter até 30 blocos de ação.
- Os blocos de condição podem ter até 20 instruções condicionais (20 linhas dentro de cada bloco).
- Os links de anexo incluídos nos e-mails de fluxos de trabalho automatizados expiram após 14 dias.
Fluxos de trabalho automatizados em planilhas de grande escala (até um milhão de células) são parcialmente compatíveis. Fluxos de trabalho com acionadores baseados em alterações (como linhas adicionadas ou linhas alteradas) e ações Atualizar célula, Atribuir pessoas, Limpar célula ou Bloquear/desbloquear linhas são compatíveis. Fluxos de trabalho que contêm outros acionadores, ações e condições não são compatíveis.
Melhores práticas para fluxos de trabalho
- Digite um nome para o fluxo de trabalho no canto superior esquerdo do gerador de fluxo de trabalho.
- Salve o fluxo de trabalho depois de configurá-lo ou após qualquer alteração.
- Defina o acionador para ocorrer uma hora antes da ação. Isso garante que problemas técnicos não impeçam a ação de ocorrer a tempo.
- Para melhorar o desempenho, combine fluxos de trabalho que são acionados juntos e desative fluxos de trabalho mais antigos.
- Na janela Gerenciar fluxos de trabalho de automação, você pode desativar, ativar, editar, duplicar ou remover um fluxo de trabalho.
- Ao duplicar um fluxo de trabalho, modifique as solicitações de aprovação ou use novos valores. Caso contrário, as aprovações no fluxo de trabalho original podem acionar solicitações de aprovação no novo fluxo de trabalho.