Alertas e lembretes

Ao criar fluxos de trabalho de automação, você pode selecionar os seguintes acionadores:

• Quando linhas são adicionadas ou alteradas
• Quando linhas são alteradas.
• Quando linhas são adicionadas (isso não acionará alterações nas linhas existentes)
• Quando uma data é alcançada

Insira critérios para o acionador do fluxo de trabalho ao lado de Quando para garantir que apenas as alterações desejadas nos campos escolhidos acionem o fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho que seja acionado quando o status de um item mudar para Concluído.
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Um usuário com permissões em nível de editor só pode criar, editar ou excluir alertas ou lembretes cujo destinatário seja ele mesmo.

Saiba mais sobre permissões de fluxo de trabalho.

Para evitar ciclos infinitos, o Smartsheet não aciona ações que alteram a planilha automaticamente por meio de vínculos de célula de entrada ou fórmulas entre planilhas. Isso inclui fórmulas que se referem a outra célula usando um vínculo de célula de entrada ou uma fórmula entre planilhas.

Por exemplo, se a célula Status na linha for preenchida por uma fórmula que aponta para uma célula com um link de célula de outra planilha, as alterações no valor dessa célula por meio do link da célula não acionam um fluxo de trabalho que bloqueia a linha quando Status muda para Concluído. 

Para resolver isso, considere usar automações baseadas em tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.

Frequência dos fluxos de trabalho 

A frequência do fluxo de trabalho que você pode definir depende do acionador selecionado.

A cada hora, Diariamente e Mensalmente só estão disponíveis para os seguintes acionadores:

• Quando linhas são adicionadas ou alteradas
• Quando linhas são alteradas.
• Quando linhas são adicionadas 

Este é um exemplo de como um fluxo de trabalho semanal funciona:

Você criou um fluxo de trabalho semanal em 16 de março de 2022 (quarta-feira). Ele executa e avalia as alterações da planilha de 18 de março de 2022 (sexta-feira) até 24 de março de 2022 (quinta-feira). Depois de revisar as alterações de planilha, ele envia a mensagem de alerta sobre essas alterações em 25 de março de 2022 (sexta-feira).

Para configurar a frequência do seu fluxo de trabalho

1. No bloco Acionador, defina o Acionador como qualquer uma destas opções:
   • Quando linhas são adicionadas ou alteradas
   • Quando linhas são adicionadas
   • Quando linhas são alteradas
2. Selecione uma destas opções de Executar fluxo de trabalho:
   • A cada hora
   • Diário
   • Semanalmente

Se você usar fluxos de trabalho automatizados para enviar notificações e quiser usar {{Espaços reservados}}, seu fluxo de trabalho só poderá enviar notificações Quando acionado. As opções A cada hora, Diariamente ou Semanalmente não estão disponíveis neste cenário. 

Fluxos de trabalho recorrentes

O acionador Quando uma data é alcançada pode ter uma recorrência diária, semanal, mensal ou anual. 

Esse acionador exige que você defina a hora em que seu fluxo de trabalho deve ser acionado, independentemente da recorrência escolhida. Isso é feito no bloco de acionadores, não na janela Recorrência personalizada. Considere o fuso horário que aparece abaixo da hora do acionador. 

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A tabela abaixo explica o comportamento de cada opção de recorrência.

Defina o acionador para ocorrer uma hora antes da ação. Isso garante que problemas técnicos não impeçam que a ação aconteça dentro do prazo. 

1. No bloco Acionador do fluxo de trabalho, selecione Quando uma data é alcançada.
2. Selecione Executar uma vez > Personalizar.
3. Na janela Recorrência personalizada, selecione a cadência desejada para os fluxos de trabalho a serem acionados.
4. Selecione o Início e Término do fluxo de trabalho.
5. Selecione Concluído.

Você pode configurar seu fluxo de trabalho para terminar após uma data específica ou um determinado número de execuções. 

Pronto! Seu fluxo de trabalho será executado na recorrência especificada. Para controlar quais linhas o fluxo de trabalho incluirá ao ser executado, consulte Blocos condicionais.

Tenha em mente o seguinte

• Você só pode agrupar fluxos de trabalho para executar A cada hora, Diariamente ou Semanalmente para os tipos de ação Notificações e Solicitações de atualização e aprovação que não têm as ações Se aprovada ou Se rejeitada.
• Acionadores de fluxo de trabalho por alterações em Qualquer valor incluem quando uma célula fica em branco.
• Quando você ou outros colaboradores da planilha salvam alterações em várias linhas da planilha dentro da frequência do fluxo de trabalho, todos os usuários inscritos no fluxo de trabalho recebem uma única notificação com até 100 linhas em formato de grade.
• Se o fluxo de trabalho estiver definido como A cada hora, Diariamente ou Semanalmente, você não poderá usar nenhum destes tipos de ação:
  • Limpar valor de célula
  • Atribuir pessoas
  • Registrar uma data 
  • Mover linhas 
  • Copiar linhas 
  • Bloquear linhas 
  • Desbloquear linhas 
  • Solicitar uma aprovação
  • Salvar o fluxo de trabalho com a configuração Quando acionado
  • Retornar à edição do fluxo de trabalho

Em relação ao fluxo de trabalho baseado em tempo:

• Ao selecionar manualmente uma data, o fluxo de trabalho aciona, ao mesmo tempo, todas as linhas que atendem às condições definidas. Por exemplo, você pode usar um alerta para lembrar de adotar medidas em relação a todas as linhas que não tiverem um Responsável até uma data específica.
• Ao selecionar um campo de data para o fluxo de trabalho, a planilha verifica diariamente se há linhas a serem incluídas. Se nenhuma linha atender às condições do fluxo de trabalho, não haverá acionador.
• Você não pode incluir linhas que não tenham uma data.
• Você também pode ajustar a hora do dia para que o fluxo de trabalho seja executado.
• O fuso horário do acionador é sempre igual ao fuso horário do proprietário da planilha.
• A automação não envia mensagens quando a planilha está vazia.