Carregador de dados

Conecte seus sistemas corporativos essenciais ao Smartsheet para incorporar as principais fontes de dados da sua equipe no mesmo local em que você trabalha.

O Carregador de Dados do Smartsheet permite importar automaticamente dados de sistemas de software corporativos - como CRM, ERP, bancos de dados etc. - diretamente no Smartsheet. Qualquer sistema que puder fazer o download para uma planilha (CSV, Excel ou do Google) poderá ser trazido ao Smartsheet.

A centralização de dados díspares no Smartsheet impulsiona a colaboração, fornece visibilidade em tempo real sobre vários sistemas de negócios e capacita sua equipe a ser mais eficiente e eficaz.

Sincronizar o Smartsheet e sistemas externos com o Data Uploader

Mescle ou substitua automaticamente dados de um aplicativo de terceiros - como o Excel - no Smartsheet sem a necessidade de copiar e colar manualmente. O Data Uploader funciona com arquivos do Excel ou praticamente qualquer ferramenta de gerenciamento de CRM, ERP, LDAP, banco de dados ou projeto que seja capaz de exportar para .csv.

Com o Data Uploader, você terá a capacidade de:

  • Atualizar as linhas existentes e inserir novas linhas no Smartsheet a partir de outros aplicativos capazes de exportar arquivos .csv, do Excel ou do Google Sheets
  • Substituir todas as linhas de uma planilha existente no Smartsheet pelo último arquivo carregado
  • Agendar fluxos de trabalho para serem executados quantas vezes forem necessárias para atender às necessidades de negócio

Este é um complemento premium que está disponível para compra. Para saber mais sobre como obter os Aplicativos Premium do Smartsheet, entre em contato com o Departamento de Vendas da Smartsheet.

Antes de começar

O Data Uploader pode aproveitar dados de outros sistemas que permitem exportar para arquivos do Google Sheets, do Excel ou outros arquivos de texto com valores separados por vírgula (.csv). Ele também pode consumir dados de arquivos do Google Drive.

Para começar a criar seu primeiro fluxo de trabalho do Data Uploader, será necessário ter os dados que deseja sincronizar em um dos seguintes locais:

  • O arquivo (.csv ou .xlsx) deve ser anexado a uma planilha no Smartsheet
    -ou-
  • O arquivo (.csv, .xls ou Google Sheet) deve estar localizado no Google Drive, em uma conta à qual você tenha acesso

NOTA: O Data Uploader não oferece suporte à extensão de arquivos legados do Excel (.xls).

Para obter informações sobre a compatibilidade do navegador, confira Requisitos e diretrizes de sistema para usar o Smartsheet.)


Conectar o aplicativo do Data Uploader ao Smartsheet

Clique no Inicializador para acessar o aplicativo.

Inicializador do Smartsheet

 

Se tiver problemas para acessar o aplicativo usando o Inicializador, confira Acessar aplicativos e modelos premium com o Inicializador.

Pronto! Depois de fazer login, você verá a tela do painel do Data Uploader, que mostrará todos os fluxos de trabalho disponíveis que foram criados em sua conta.

Criar um fluxo de trabalho do Data Uploader

Crie um novo fluxo de trabalho clicando no botão Criar novo, no canto superior direito do Painel do Data Uploader.

cria novo

Dar nome e configurar a entrada de origem para o seu fluxo de trabalho

  1. Na caixa Nome, digite um nome descritivo para o seu fluxo de trabalho (para que seja fácil lembrar posteriormente o que faz o fluxo de trabalho).
  2. Selecione um dos seguintes locais de origem:
    • Anexo do Smartsheet - Use esta opção se o arquivo ao qual você deseja vincular estiver anexado a uma planilha do Smartsheet. Sua conta já estará autenticada e você poderá pesquisar ou procurar a fim de encontrar a planilha em que o arquivo está anexado. Escolha se deseja importar o anexo mais recente sempre que o fluxo de trabalho for executado ou, mais especificamente, um anexo com um nome específico:
      • Nome do anexo - o Data Uploader usará apenas o anexo especificado em seu fluxo de trabalho. O nome do anexo faz distinção entre maiúsculas e minúsculas e encontrará uma correspondência exata em sua planilha.
      • Mais recente - seu anexo mais recente será sincronizado, com base na programação definida para o seu fluxo de trabalho ou na execução manual mais recente do seu fluxo de trabalho no painel do Data Uploader.
         
    • Google Drive - use esta opção se o arquivo que você deseja sincronizar estiver armazenado no Google Drive.

      Se você escolher esta opção, será solicitado que permita ao smartsheetapps.com visualizar arquivos em sua conta do Google Drive a fim de usar no Data Uploader do Smartsheet. Depois que a autenticação for concluída com sucesso, você poderá pesquisar ou navegar no Google Drive sincronizado para localizar o arquivo (.xls, .csv ou do Google Sheet) que deseja usar com o Data Uploader.
       
    • OneDrive - Use esta opção se o arquivo que você deseja sincronizar estiver armazenado no Microsoft OneDrive.

      Se você escolher esta opção, será solicitado que permita ao smartsheetapps.com visualizar arquivos em sua conta do OneDrive a fim de usar no Data Uploader do Smartsheet. Depois que a autenticação for concluída com sucesso, você poderá pesquisar ou navegar no OneDrive sincronizado para localizar o arquivo (.xls ou .csv) que deseja usar com o Data Uploader.
       
    • Use a opção O arquivo de entrada possui cabeçalhos de coluna para confirmar se a fonte de dados inclui cabeçalhos.

      Somente arquivos do Excel: Indique qual guia da planilha contém os dados que você deseja que sejam mesclados (a primeira planilha da pasta de trabalho do Excel é a Guia 1).
       
    • Clique em Avançar a fim de passar para a etapa seguinte do fluxo de trabalho.

      NOTA: Depois de inserir todas as informações necessárias para um estágio específico da configuração do fluxo de trabalho, você verá uma marca de seleção verde ao lado desse estágio no painel esquerdo.

    Selecione uma planilha de destino e ação de upload

    Nesta etapa do fluxo de trabalho, você deverá configurar como deseja que os resultados sejam carregados no Smartsheet.

    1. Selecione a planilha de destino a ser atualizada. (Se você estiver usando anexos do Smartsheet como fonte, poderá ser a mesma planilha ou uma planilha diferente da planilha de origem.)
    2. Escolha a forma como deseja importar os dados para o Smartsheet:
      • Substituir - Exclui todos os dados existentes e substitui pelos dados mais recentes

        IMPORTANTE: Ao escolher substituir, todo o contexto adicionado, incluindo os links das células, serão excluídos.
         
      • Mesclar - Atualiza os dados com base em uma chave primária e fornece a opção de inserir novas linhas. Se você escolher este método de importação, também precisará selecionar se deseja adicionar novas linhas.
         
      • Atualizar listas suspensas - Substitui os valores de lista suspensa do Smartsheet nas Propriedades da coluna, dos valores no arquivo Excel ou .csv

    Definir filtros para controlar quais linhas de entrada serão importadas

    No painel esquerdo do assistente de fluxo de trabalho, selecione Filtros para definir quais dados devem ser importados para o Smartsheet com base em determinados critérios (por exemplo, Status igual a “Em andamento”).

    Use filtros se estiver trabalhando com grandes conjuntos de dados, que tenham o potencial de fazer com que a importação exceda os limites de linha do Smartsheet.Para obter mais informações sobre os tamanhos máximos de arquivos importados e de planilhas, confira Diretrizes e requisitos de sistema do Smartsheet.

    1. Deixe a caixa Lógica de filtro vazia para começar.
    2. Para criar um filtro, clique em Criar novo.
    3. Selecione a coluna do arquivo pela qual filtrar, o operador de comparação e o valor.

      DICA: Ao criar vários filtros, você poderá usar a caixa Lógica de filtros para conectá-los com operadores AND/OR adicionais.

      Use os IDs de filtro (número abaixo do sinal # da seção Filtros de Entrada) ao definir os relacionamentos entre os diferentes filtros.

      Você poderá definir uma lógica de filtro mais complexa usando parênteses juntamente com os operadores AND e/ou OR. Por exemplo, (1 AND 2) OR 3 combinam a lógica para incluir todos os dados em que (Departamento = “Serviços” AND Tamanho do Widget = “Grande”) OR Departamento = “Marketing”. Neste exemplo, apenas widgets grandes para o departamento de serviços seriam importados, bem como todos os widgets de marketing.

    Mapear colunas entre os dois sistemas

    Nesta etapa do fluxo de trabalho, todas as colunas do Smartsheet serão preenchidas previamente e você poderá escolher as colunas de Entrada desejadas do arquivo de origem. Você também pode criar expressões personalizadas, que podem conter um valor constante ou uma fórmula usada em cada linha, em vez de usar dados do arquivo de entrada.

    mapeamento de colunas

    • Coluna de entrada - Para mapear manualmente uma coluna, clique na lista suspensa ao lado da coluna de entrada, role e escolha o mapeamento correto para a coluna Smartsheet indicada do lado direito.

      NOTA: O Data Uploader mapeará automaticamente as colunas de entrada para as colunas do Smartsheet se os nomes das colunas forem exatamente iguais.
       
    • Expressão - Para definir uma fórmula para a planilha de destino, você poderá criar uma expressão com os parâmetros da fórmula. Role até a parte inferior das colunas/expressões disponíveis e clique em > Nova expressão. Um formulário será exibido, onde você poderá inserir um valor estático.

      DICA: Crie a fórmula na planilha de destino sem referências a outras linhas, depois copie e cole no construtor de expressões.

      NOTA: As expressões podem ser criadas na seção de Mapeamento de um fluxo de trabalho e podem ser criadas ou modificadas na seção de Expressões, que é a última etapa do fluxo de trabalho do Data Uploader.

    Agendar seu fluxo de trabalho

    Clique em Agendar, no painel esquerdo, para definir com que frequência você deseja que seu fluxo de trabalho seja executado.

    Executar com base anexo - Usa o anexo do Smartsheet como a origem do arquivo. Enquanto essa opção estiver ativada, sempre que um novo anexo for adicionado à planilha de origem, o fluxo de trabalho avaliará e executará se o novo anexo atender aos critérios.

    O método Executar com base no anexo estará disponível apenas para a opção Anexo do Smartsheet e não estará visível quando o Google Drive for usado como o local de origem.

    Executar com base agendamento - Para executar o fluxo de trabalho com base em um agendamento, clique em Criar novo.Selecione a opção desejada em Dias da semana, Hora de início, Intervalo de repetição e Hora de término.Depois de selecionar o agendamento desejado, ative o botão Executar com base no agendamento.

    Exibir todas as expressões usadas em mapeamentos

    Nesta etapa do fluxo de trabalho, você poderá exibir quaisquer Expressões de Entrada que foram criadas nos mapeamentos das colunas de destino. Você também pode criar novas expressões nessa tela e usá-las em seus mapeamentos atuais.

    Valores que começam com um sinal de igual são fórmulas.

    Revisar e finalizar seu novo fluxo de trabalho

    Quando todas as etapas do fluxo de trabalho estiverem concluídas (sinalizadas com uma marca de verificação verde no painel esquerdo), você poderá clicar em Fechar, na parte inferior direita do seu fluxo de trabalho. Isso salvará e armazenará seu novo fluxo de trabalho no Painel do Data Uploader. Agora, as alterações deverão ser refletidas na planilha relacionada.

    Quando você clicar em Avançar, seu fluxo de trabalho será salvo automaticamente.

    Editar, executar manualmente ou excluir fluxos de trabalho

    Você pode gerenciar seus fluxos de trabalho a partir da tela principal do Data Uploader.
     

    • Editar fluxo de trabalho - Você poderá fazer alterações em um fluxo de trabalho existente (por exemplo, para alterar a frequência de agendamento de um fluxo de trabalho).

      NOTA: Se houve um erro na última execução do fluxo de trabalho ou na configuração do fluxo de trabalho (por exemplo, a planilha de origem foi excluída), a seção Última Execução e o ícone Editar aparecerão em vermelho.

      Ícone vermelho Editar fluxo de trabalho
       
    • Executar fluxo de trabalho - Você poderá executar manualmente o fluxo de trabalho para verificar se há novas alterações.
    • Excluir fluxo de trabalho - Exclui seu fluxo de trabalho, se não for mais necessário.
    • Exibir mensagens de log - Com o botão Exibir mensagens de log, você poderá ver um log de erros e quantas linhas foram atualizadas, adicionadas ou ignoradas.

      DICA: Você também poderá clicar no botão Baixar todos os logs, que baixará em seu computador um arquivo .csv contendo todas as sincronizações do Data Uploader para esse fluxo de trabalho.

    Editar e adicionar novas colunas

    Pode ser necessário alterar a estrutura do seu arquivo de origem à medida que seu processo evolui. Quando isso ocorrer, execute as seguintes etapas para garantir que essa estrutura seja mantida na planilha de destino:

    1. Desative seu fluxo de trabalho temporariamente.
    2. Edite seu arquivo de origem com seus novos cabeçalhos de coluna ou colunas adicionais.
    3. Se você estiver usando um arquivo CSV ou do Excel, carregue o novo arquivo de origem no local de origem.
    4. Edite a planilha de destino com cabeçalhos de coluna atualizados ou colunas adicionais.
    5. Nas configurações do seu fluxo de trabalho do Data Uploader (Origem > Local de origem), selecione outro local de origem.

      (Por exemplo, se sua origem for o Google Drive, mude para o Smartsheet.)
       
    6. Em seguida, mude o local de origem de volta para a seleção original.

      NOTA: Pode ser necessário selecionar novamente a Planilha de Anexos ou o Nome do Arquivo.
       
    7. Clique no botão Avançar até chegar à página de Mapeamento. Aqui, você poderá mapear todas as suas Colunas e Expressões de entrada novamente.

      NOTA: Pode ser necessário mapear todas as suas colunas novamente, não apenas aquelas que você adicionou e editou.

    Pronto! Agora você poderá ativar e executar seu fluxo de trabalho.


    Dicas e práticas recomendadas

    Lembre-se sempre do seguinte ao trabalhar com o Data Uploader:

    • As limitações do Smartsheet ainda se aplicam com o Data Uploader.Para obter mais informações sobre os tamanhos máximos de arquivos importados e de planilhas, confira Diretrizes e requisitos de sistema do Smartsheet.
    • Se precisar extrair dados de uma origem que contenha mais de 5.000 linhas, você poderá usar filtros e um conjunto limitado de mapeamentos de colunas (conforme descrito abaixo), ou poderá criar vários fluxos de trabalho usando uma categoria de dados comum para distribuir os dados em várias planilhas.
    • Se alguém criar um fluxo de trabalho e o configurar para ser executado sempre que um novo anexo for adicionado, qualquer pessoa que adicionar um anexo provocará a execução do fluxo de trabalho.