Process Improvement and Change Management

As project requirements evolve, deploy change to all sheets, reports, and dashboards within a Control Center portfolio.

Smartsheet Control Center: Fazer atualizações globais em seus projetos

Como parte do Smartsheet Control Center, as Atualizações Globais permitem que os usuários empresariais atualizem os modelos de projetos com facilidade e repliquem as alterações automaticamente em cascata em projetos novos ou existentes. As Atualizações Globais permitem que as equipes aprimorem continuamente os processos e mantenham intacta a consistência na execução do trabalho em todo o portfólio.

O objetivo das Atualizações Globais é fornecer aos administradores da solução um mecanismo para manter a consistência entre os projetos novos e existentes. Quatro tipos de atualizações globais estão disponíveis:

  • Adicionar nova coluna
  • Modificar coluna existente
  • Adicionar novo metadado
  • Localizar/Substituir

Os projetos criados fora do Control Center (ou antes da configuração do Control Center) precisarão ser migrados para os projetos do Control Center antes que você possa usar as Atualizações Globais sobre eles.

Neste artigo:

Conceitos Básicos de Atualização Global

Usar as opções de atualização global

Requisitos de acesso à atualização global

Você deverá ter acesso ao Líder de Projeto no Smartsheet Control Center para fazer atualizações globais.Para obter informações sobre como conceder acesso de Líder a alguém, confira Acesso ao Smartsheet Control Center.


Conceitos Básicos de Atualização Global

Começar e especificar sua atualização

  1. Faça login no Smartsheet Control Center visitando https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
  2. Clique no menu e, em seguida, no nome do programa que deseja atualizar.
    Menu do SCC
  3. Clique em Gerenciar programa (fica ao lado da caixa Pesquisar programas).
  4. Selecione Atualizações Globais e clique em Nova Atualização.
  5. Na página Atualizações Globais, clique em Criar Nova Atualização.
  6. Nas opções de atualização disponíveis, selecione o tipo de atualização que deseja fazer (quando você seleciona um bloco, o sinal de mais da opção muda para uma marca de seleção).

    Opções de Atualização Global
  7. Clique em Avançar para começar a especificar os detalhes da sua atualização. Suas especificações vão depender do tipo de atualização que deseja fazer.

    Para obter ajuda sobre como configurar cada um dos tipos de atualização, confira Adicionar nova coluna, Modificar coluna existente ou Adicionar novos metadados, abaixo. Continue especificando suas alterações e clique em Avançar para prosseguir no assistente.
     
  8. Quando você fornecer as informações necessárias, chegará a uma página que inclui o botão Criar e testar, na parte inferior da página. Clique em Criar e testar para continuar.

Testar e validar suas alterações

Depois de clicar em Criar e testar, você testará e validará a atualização proposta em relação a projetos e planilhas ativos (esse teste é uma parte obrigatória do processo). Você deverá fazer isso com uma cópia temporária do projeto para garantir que não se comprometa com nenhuma alteração até ter certeza de que as alterações tenham o impacto desejado.

  1. Na página Testar Atualização, selecione um projeto e clique em Aplicar Teste, na parte inferior da página.

    Botão Aplicar Teste

    Quando o teste estiver pronto, a coluna Status da página Testar Atualização mudará de Novo para Sucesso. Cópias temporárias das planilhas que serão impactadas pelas atualizações são criadas e a atualização será aplicada a essas planilhas para você poder revisar.

    DICA: Você poderá passar o mouse sobre a mensagem de Sucesso para ver um resumo da atualização.

    Mensagem de sucesso
  2. Clique em Abrir planilhas de teste para examinar a cópia das planilhas que mostram o impacto das atualizações. Verifique se as atualizações funcionaram conforme o esperado. (Se você precisar fazer alterações, clique em Fechar para fechar a planilha de teste. Em seguida, exclua a atualização global que precisa da alteração e comece novamente.)

    DICA: Se você deseja testar a atualização em projetos adicionais antes de confirmar, clique em Fechar para retornar à página Resumo da Atualização. A partir daí, clique em Testar Atualização e selecione outro projeto para testar. Você poderá fazer isso quantas vezes quiser, até ter certeza das alterações.
     
  3. Depois de confirmar que as atualizações funcionaram conforme o esperado, feche a planilha de teste e retorne à página Testar Atualização.
  4. Clique em Confirmar para confirmar e passar para a página Resumo da Atualização.

Confirmar os resultados e aplicar a atualização

Nesta última etapa do processo de atualização, você terá uma última chance de revisar e confirmar as alterações propostas e poderá escolher onde deseja que as atualizações sejam aplicadas.

  1. Revise a página Resumo da Atualização para verificar se as atualizações são aquelas que você esperava.

    O conteúdo desta página varia de acordo com a natureza das atualizações realizadas.
     
  2. Na página Atualizações Globais > Resumo da Atualização, clique em Aplicar Atualização.
  3. Na página Aplicar Atualização, marque ou desmarque as opções disponíveis para controlar o escopo das alterações - por exemplo, desmarque determinados projetos para excluí-los da atualização.

    As opções disponíveis aqui variam de acordo com o tipo de atualização que está sendo realizada. A tabela no final desta seção descreve as opções.
     
  4. Clique em Aplicar. Quando você receber um aviso de que as alterações são permanentes, clique em Sim para concluir a atualização.

E pronto! Com apenas algumas etapas, você atualizou os projetos do seu portfólio, deixando-os agora mais modernos e úteis, em conformidade com suas próprias especificações.

Onde você pode aplicar as atualizações

Use a tabela abaixo para decidir onde deseja aplicar as atualizações.

Tipo de atualização O que você pode controlar
Coluna nova ou atualizada Atualizações do modelo de base Para garantir que a alteração seja incluída nos novos projetos, verifique se está marcada a opção Aplicar atualização aos modelos de projeto de base.

Quais projetos estão incluídos Para excluir um projeto da atualização, desmarque a caixa ao lado do nome do projeto.
Metadados
Atualizações do modelo de base Para garantir que a alteração seja incluída nos novos projetos, verifique se está marcada a opção Aplicar atualização aos modelos de projeto de base.

Metadados na Planilha de Configuração do Control Center Os metadados serão adicionados como um campo de dados que pode ser aproveitado quando novos projetos são criados - você pode usá-los para solicitar informações dos usuários à medida que os projetos estão sendo provisionados.

Os metadados dos links da célula da Planilha de Relatórios serão criados quando a atualização for aplicada aos projetos.

Quais projetos estão incluídos Para excluir um projeto da atualização, desmarque a caixa ao lado do nome do projeto.
 


Usar as opções de atualização global

À medida que o projeto avança, você pode perceber que precisa de informações adicionais para manter o projeto funcionando sem falhas. Por exemplo, você pode optar por adicionar uma coluna de símbolo Em risco, para que os usuários possam sinalizar as tarefas.

As Atualizações Globais do SCC possibilitam que você resolva esse problema para todos os projetos do seu portfólio, inclusive aqueles que você já provisionou.

Ícone Em risco

Se você também incluir as novas informações de coluna nos metadados do projeto, será possível fazer cálculos com base nelas. Por exemplo, adicionando a coluna e os metadados ao projeto, você poderá calcular e reportar o número total de tarefas Em risco.

Adicionar uma nova coluna: Escolher a fonte

Ao usar o tipo de atualização Adicionar nova coluna, você deverá escolher uma das duas maneiras de fazer a atualização global. Com qualquer um dos métodos, todos os projetos do portfólio do seu SCC que usam o modelo poderão se beneficiar da atualização.

Aqui estão as opções:

  • Criar uma nova coluna Esta opção permite criar uma coluna completamente nova diretamente a partir das Atualizações Globais.
     
  • Usar uma coluna existente a partir do modelo Use esta opção se já houver adicionado uma nova coluna ao modelo de base. Dessa forma, você poderá aproveitar a coluna recém-adicionada e usar as Atualizações Globais para enviá-la aos projetos já implantados; ou use esse método para usar uma propriedade de coluna, como moeda ou casas decimais, que não esteja disponível nas opções Criar nova coluna nas Atualizações Globais.

    Usar coluna existente
     
Opção 1: Criar a nova coluna nas Atualizações Globais

Se você decidir começar do zero e criar a nova coluna nas Atualizações Globais, deverá especificar as seguintes propriedades da coluna:

  • Título da coluna
  • Tipo de coluna

Você também poderá especificar qualquer um dos seguintes itens:

  • Opções como símbolos ou valores de listas suspensas
  • Posição da coluna (observe que você não pode adicionar uma coluna entre a coluna principal e a coluna imediatamente à direita dela. Essa restrição de posicionamento é aplicada porque é onde os pares nome e valor dos metadados são armazenados.)
  • Estado da coluna: você poderá optar por criar uma coluna bloqueada ou oculta
  • Estilos de coluna: fonte, tamanho, cor de fundo, e assim por diante

NOTA: Se você não encontrar as opções que procura, clique em Avançado (acima do botão Dicas) para revelar mais opções.

Opção 2: Alavancar uma coluna a partir de um modelo de base

Se você houver adicionado manualmente a nova coluna ao modelo de base do Smartsheet depois que vários projetos foram provisionados, você poderá usar o recurso Adicionar Nova Coluna para enviar essa nova coluna aos projetos já provisionados do portfólio do seu SCC que usam esse modelo. (Você também pode preferir usar esse método se quiser aplicar a formatação à coluna que não está disponível no Control Center.)

NOTAS:

  • Embora a formatação aplicada explicitamente à coluna seja enviada por push aos projetos existentes, a formatação que ocorre a partir das regras de Formatação Condicional não será copiada para os projetos.
  • Se quiser que a coluna fique bloqueada ou oculta, você deverá especificar o Estado da coluna na atualização global.

Para obter informações sobre como adicionar manualmente uma coluna a um modelo de base, confira as Perguntas Frequentes sobre o Smartsheet Control Center.

Incluir dados de coluna

Para incluir dados da coluna com a nova coluna, você deverá especifica um valor padrão fixo usando ou uma fórmula. Esses dados serão adicionados a todas as linhas que aparecerem após a seção Resumo do modelo.

Você especificará valores padrão na caixa Valor da célula da coluna padrão, conforme mostrado na imagem abaixo.

Adicionar valor existente da coluna no Control Center

 

NOTA: Você está restrito a uma fórmula ou um único valor padrão - ou seja, não pode especificar vários valores padrão.

Modificar uma coluna existente

A opção de atualização Modificar coluna existente permite fazer alterações em uma coluna que já existe nas planilhas do seu projeto. Algumas situações em que você pode querer alterar esse tipo são:

  • Facilitar o uso de uma planilha, atualizando sua cor ou alterando sua posição
  • Adicionar novas opções a uma coluna suspensa ou renomear uma opção existente
  • Modificar uma fórmula em uma coluna para incorporar uma coluna recém-adicionada
  • Alterando um valor suspenso antigo para um novo (por exemplo, em caso de mudança do nome de um departamento)

Você poderá fazer alterações nas propriedades da coluna, incluindo:

  • Nome e tipo da coluna
  • Opções como símbolos ou valores de listas suspensas
  • Posição da coluna

    Observe que você não pode adicionar uma coluna entre a coluna principal e a coluna imediatamente à direita dela. Essa restrição de posicionamento é aplicada porque é onde os pares de nome e valor de metadados são armazenados.
     
  • Estado da coluna: Escolha criar uma coluna bloqueada ou oculta
  • Estilos de coluna: Fonte, tamanho, cor de fundo, e assim por diante

Algumas colunas e tipos de coluna têm restrições:

  • Colunas de sistema: Você não poderá especificar dados de coluna para colunas de sistema (ou seja, as colunas de sistema não poderão incluir valores ou fórmulas)
  • Colunas da lista de contatos: Não pode haver fórmulas em colunas do tipo Lista de Contatos.

Modificar dados de coluna

Além de adicionar novos dados ou alterar os valores das colunas, você também poderá usar as Atualizações Globais para fazer alterações globais nos dados existentes em projetos ativos. Para modificar os dados de coluna existentes:

  1. Verifique se a opção Alterar dados da célula da coluna está marcada.
     
  2. Selecione um valor existente na coluna e forneça um novo valor. Você poderá mapear valores antigos para novos valores fixos ou valores controlados por fórmula.

    Janela com texto Escolha um valor da lista

DICA: Para validar os resultados de uma fórmula e garantir que ela tenha o impacto desejado, clique no botão Testar uma fórmula. Ao clicar no botão, uma planilha será aberta na qual você poderá desenvolver e testar a fórmula que deseja usar. Quando estiver satisfeito com os resultados, você poderá copiar e colar a fórmula novamente na caixa Novo valor da Atualização global.

Requisitos de fórmula

Ao especificar uma fórmula nas Atualizações Globais, você deverá usar a notação @row para referenciar as células em outras colunas da mesma linha. Se você tentar usar referências de linha relativas, elas produzirão resultados incorretos. Por exemplo, em vez de usar uma fórmula na linha 12 do formulário

=[Cost]12 + [Markup]12

use o seguinte:

=[Cost]@row + [Markup]@row

Para obter mais informações sobre como usar a convenção @row em uma fórmula, confira Criar fórmulas eficientes com @cell e @row.

Adicionar novo metadado

Use o tipo de atualização Adicionar novos metadados para adicionar novas linhas de metadados à seção de resumo de um ou mais modelos no projeto. Alguns usos para a função Adicionar novos metadados incluem:

  • Se você precisar calcular uma nova métrica de projeto que não fazia parte da implantação original e adicioná-la ao relatório de resumo. Por exemplo, se após a implantação, você adicionou uma coluna para rastrear tarefas que estão em risco, você também poderá adicionar metadados para poder acompanhá-los ao longo do portfólio
  • Captura de informações adicionais de projeto durante a criação do projeto

Você poderá especificar o valor correspondente como um valor de texto estático ou uma fórmula. Por exemplo, você poderá especificar uma fórmula que contabilize todas as células em que a coluna da caixa de seleção Em risco foi marcada:

=COUNTIF([Em risco]:[Em risco], true)

Usar Localizar/Substituir

A localização/substituição mais básica é feita fornecendo um valor de localização e um valor de substituição.

Por padrão, todas as colunas serão atualizadas. Se quiser limitar quais colunas serão atualizadas, use a caixa Nestas colunas para selecionar em quais colunas limitar a atualização.

Se você adicionar várias operações de Localização/Substituição, todas elas serão aplicadas ao mesmo tempo.

Restrições com o recurso Localizar/Substituir

Alguns tipos de coluna estão indisponíveis no recurso Localizar/Substituir do SCC, ou estão disponíveis, mas com restrições. Esses tipos de coluna estão listados na tabela a seguir.

Tipo de dados de coluna ou célula Ignorado pelo recurso Localizar/Substituir Disponível com restrições Notas
Sistema Sim Não  -
Colunas designadas nas configurações de projeto:
  • A coluna da Data de início
  • A coluna da Data de término
  • A coluna antecessora
Sim Não -
Lista de contatos Não Sim Confira Restrições nos dados da coluna da lista de contatos
Data Não Sim Confira Restrições nos dados da coluna de data
Duração Não Sim Os dados da coluna de duração são correspondidos estritamente pela correspondência da cadeia de caracteres.

O recurso Localizar/Substituir não realizará nenhuma conversão da duração.

Por exemplo, se a sua cadeia de caracteres Localizar em uma coluna de Duração for 2d, ela corresponderá apenas às células que contiverem o valor 2d - não corresponderá a uma duração de 16h.
Comentários Sim Não  
Qualquer célula com um link de célula de entrada Sim Não Observe que os links de células de saída podem ser modificados.
Células com hiperlink Sim Não -
Células com imagens Sim Não -

Restrições nos dados da coluna de lista de contatos

O valor que você especificar na caixa Localizar deve ser o nome completo da pessoa que é exibida na planilha ou o endereço de e-mail associado a esse contato. Ou seja, você poderá especificar Joe Smith ou joe.smith@mbfcorp.com.

Os valores das colunas de Lista de Contatos devem apresentar correspondência direta. Ou seja, para o valor Localizar, você deverá usar um dos seguintes itens da caixa Restringir a:

é igual a
não é igual a
está vazio
não está vazio

Para a caixa Substituir por valor, a caixa Restringir a deve ser configurada como substituir a célula inteira.

Se você usar outros valores para os critérios Restringir a, as colunas da Lista de Contatos serão ignoradas (mas os demais tipos de colunas serão processados).


Prática recomendada: Para evitar problemas, use o endereço de e-mail para Localizar/Substituir, em vez da versão em texto do nome de um contato (o endereço de e-mail pode ser consultado corretamente em seus contatos do Smartsheet e o nome será exibido conforme especificado nessa lista).

Restrições nos dados da coluna de data

As células das colunas de Data só serão correspondidas com o valor da caixa Localizar quando uma das seguintes restrições for especificada:

é igual a
não é igual a
está vazio
não está vazio

Se qualquer outra restrição for especificada, as colunas de Data serão ignoradas. Da mesma forma, a restrição Substituir deverá substituir a célula inteira, caso contrário, as colunas de Data serão ignoradas.

Exemplo: Localize as células que contêm “01/30” e substitua por “02/01” em todas as colunas.Isso NÃO corresponderá a uma célula em uma coluna de Data que contenha 01/30/2017, pois a restrição contém está sendo usada. Esta operação será realizada nas células das colunas de Texto/Número.

Observe que quando uma data for inserida na caixa Localizar ou Substituir e uma coluna de Data (ou Data/Hora) for selecionada, você receberá um aviso indicando como a data será interpretada (por exemplo, 15 de fevereiro de 2018) e você terá a opção de converter o valor em um formato de data universal (AAAA-MM-DD). A conversão para o formato de data universal é uma prática recomendada para a correspondência de colunas de Data: pode ajudar a evitar confusões causadas por diferentes formatos de exibição de data (por exemplo, mm/dd/aa ou dd/mm/aa).

No Smartsheet, as datas são exibidas de acordo com as configurações pessoais de cada usuário. Ou seja, a exibição da data é controlada por cada usuário, em suas Configurações pessoais. Para obter mais informações sobre os formatos de data, consulte Alteração do formato padrão de data e número (através das configurações de idioma).

Atualizações Globais do Control Center: Painéis

O recurso Atualizações Globais: Painéis permite fazer alterações em seus modelos de painéis e implementá-las em todos os projetos existentes.

Utilize as Atualizações Globais quando fizer as seguintes alterações em um modelo de painel:

  • Cores ou identidade visual atualizadas no painel
  • Revisões nos widgets de painel
  • Layout do widget
  • Widgets novos ou excluídos

Como usar as Atualizações Globais: Painéis

Advertência: As Atualizações Globais reconstroem todo o seu painel e renovam os vínculos dos widgets aos relatórios e às planilhas sempre que você executa uma atualização. As alterações não são reversíveis; portanto, execute a atualização em um projeto e verifique os resultados antes de executá-la nos demais.

Atualizar o modelo de painel

No Smartsheet, vá para a Pasta de Origem do Blueprint e faça as alterações diretamente no modelo de painel.

Você pode:

  • Modificar widgets existentes
  • Adicionar novos widgets
  • Remover widgets existentes
  • Atualizar layout do widget

Criar uma atualização global no Control Center

Painéis de Atualizações Globais

  1. No Control Center, selecione o programa com o qual deseja trabalhar.
  2. Na parte superior da tela, clique em Gerenciar Programa e, em seguida, clique em Atualizações Globais.
  3. Clique em Nova Atualização e, em seguida, selecione Atualizar Painéis.
  4. Siga as instruções do assistente de Atualização de Painel.

    DICA: Dê um nome para a atualização que represente o que ela faz, por exemplo: Mover Widget de Orçamento.
  5. Na parte inferior da tela, clique em Criar e Executar. (Clique em Fechar para salvar a Atualização sem executá-la.)

Aplicar a Atualização Global

Quando você executa a atualização, o Control Center pesquisa cada projeto para encontrar o painel que corresponde ao seu modelo de painel, seja pela ID ou pelo nome. Ele também mostra projetos que não possuem um painel correspondente - seja porque não foi possível encontrar uma correspondência ou porque o painel não foi incluído no momento original da criação do projeto. Você pode adicionar o painel recém-editado a esses projetos ao executar a atualização.

  1. Revise os painéis selecionados.

    Os projetos selecionados para as atualizações são classificados da seguinte forma:
    • Painéis correspondentes à ID do modelo atual:Esses projetos contêm painéis criados a partir do modelo de painel da Pasta de Origem do Blueprint.
    • Painéis correspondentes ao nome do modelo atual:Esses projetos contêm painéis com o mesmo nome que o modelo de relatório da Pasta de Origem do Blueprint.
    • Nenhum painel correspondente encontrado: Clique em Escolher Relatório a fim de selecionar um painel para atualizar ou adicionar ao projeto.
       
  2. Clique em Aplicar para atualizar todos os painéis do projeto.

    NOTA: O Control Center substitui seus painéis, mas também faz um backup do painel original antes de executar a atualização. Ele é armazenado no mesmo local que o painel original - você pode consultá-lo se precisar reverter as alterações.
  3. Revise os resultados. Os indicadores de aviso mostram painéis com problemas de atualização. Passe o mouse sobre o ícone de aviso para saber mais.

    Resultados da Atualização Global do Control Center

 

Aproveite ao máximo as Atualizações Globais para Painéis

Faça alterações diretamente no modelo do painel. Este é o método mais confiável para garantir que o painel corresponda aos seus projetos, mesmo se você alterar o nome do painel. Os painéis do projeto são filhos diretos do modelo de painel da Pasta de Origem do Blueprint. O Control Center os identifica com facilidade como tal e faz as alterações.


Perguntas frequentes

Alguns projetos têm modificações personalizadas em seus painéis. Essas modificações serão perdidas?

Sim.Quando um painel em um projeto é atualizado, todos os widgets são removidos e recriados para ficarem idênticos ao painel do modelo.

Renomeei o painel no meu projeto.Será que as Atualizações Globais ainda serão capazes de encontrá-lo e atualizá-lo?

Sim.

Adicionei um painel manualmente e o renomeei para alcançar a correspondência.As Atualizações Globais o reconhecerão?

Não. As Atualizações Globais reconhecerão apenas painéis, relatórios e planilhas criados por meio do Control Center.

Excluí o painel.As Atualizações Globais o adicionarão de volta?

O projeto aparecerá na seção “Nenhum relatório correspondente encontrado”. Selecione o projeto nas Atualizações Globais, clique em Escolher Painel e, em seguida, selecione Adicionar novo painel. Execute a atualização para criar o painel.

Eu verei todos os meus projetos?

Sim. Diferentemente das Atualizações Globais anteriores, você verá todos os projetos criados com base no Blueprint.

Eu posso executar a Atualização Global novamente?

Sim. Você pode executar a atualização quantas vezes quiser.

Eu posso “desfazer” uma Atualização Global?

Não. Você pode ajustar o relatório de modelo na Pasta de Origem do Blueprint e executar a Atualização Global novamente.


Solucionar problemas de atualizações nos widgets do painel

Os widgets extraem dados de planilhas e relatórios. A melhor maneira de evitar problemas com eles é garantir que as fontes que alimentam os widgets sejam consistentes e atualizadas. Se um widget do painel do projeto não funcionar corretamente após uma atualização, verifique o seguinte:

  • Todas as fontes existem no projeto?

    Um relatório ou uma planilha pode ter sido excluído do projeto e o widget não consegue encontrar os dados necessários. O mesmo erro pode ocorrer se um widget se referir a um relatório ou uma planilha adicionado(a) ao projeto posteriormente ou se o item não houver sido criado por ser opcional.
  • Os dados estão estruturados corretamente na planilha?

    Os widgets de métrica e gráfico mostram dados das células na planilha. A atualização localiza as células associando o nome e o valor da coluna principal com o modelo da planilha. Se não for possível encontrar correspondências, então faltarão dados no widget. Para que as Atualizações Globais funcionem bem, não faça referência a dados da coluna principal. A coluna principal deve conter o “nome” da métrica e os dados devem estar nas outras colunas.
  • O líder do programa tem permissão para acessar o projeto ou relatório subjacente?

    Pode ser necessário alterar as permissões para tornar os dados visíveis.

Atualizações Globais do Control Center: Relatórios

O recurso Atualizações Globais: Relatórios, do Smartsheet Control Center, permite fazer alterações em seus modelos de relatório e implementá-las em todos os projetos existentes.

Utilize as Atualizações Globais quando fizer as seguintes alterações em um modelo de relatório:

  • Excluir ou adicionar colunas
  • Alterar a ordem ou a largura de uma coluna
  • Alterar a configuração de mostrar/ocultar uma coluna
  • Alterar os critérios do relatório
  • Alterar a ordem de classificação em uma coluna
  • Adicionar ou remover planilhas de um relatório

Você também pode usar as Atualizações Globais para atualizar um relatório quando alterar o nome ou o tipo de uma coluna ou adicionar uma nova coluna a uma planilha usada nesse relatório.


Como usar as Atualizações Globais: Relatórios

Advertência: O recurso de Atualizações Globais recria todo o seu relatório toda vez que você executa uma atualização. As alterações não são reversíveis; portanto, execute a atualização em um projeto e verifique os resultados antes de executá-la nos demais.

Atualizar o modelo de relatório

No Smartsheet, vá para a Pasta de Origem do Blueprint e faça as alterações diretamente no modelo de relatório.

Você pode:

  • Adicionar/remover colunas
  • Ocultar/mostrar colunas
  • Reordenar colunas
  • Alterar critérios
  • Alterar ordem de classificação
  • Atualizar as planilhas incluídas no relatório

Criar uma atualização global no Control Center

Atualizações Globais do SCC

  1. No Control Center, selecione o programa com o qual deseja trabalhar.
  2. Na parte superior da tela, clique em Gerenciar Programa e, em seguida, clique em Atualizações Globais.
  3. Clique em Nova Atualização e, em seguida, selecione Atualizar Relatórios.

     
  4. Siga as instruções do Assistente de Atualização de Relatórios.Update Reports Wizard

    DICAS:

    • Dê um nome para a atualização que represente o que ela faz, por exemplo: Redimensionar Coluna de Orçamento.
    • Deixe as Fontes do Relatório Atualizar desativadas, a menos que você tenha feito alterações em planilhas incluídas no relatório.
       
  5. Na parte inferior da tela, clique em Criar e Executar. (Clique em Fechar para salvar a Atualização sem executá-la.)

Aplicar a Atualização Global

Quando você executa a atualização, o Control Center examina cada projeto para encontrar o relatório que corresponde ao seu modelo de relatório, seja pela ID ou pelo nome. Ele também mostra projetos que não possuem um relatório correspondente - seja porque não foi possível encontrar uma correspondência ou porque o relatório não foi incluído no momento original da criação do projeto. Você pode adicionar o relatório recém-editado a esses projetos ao executar a atualização.

  1. Revise os relatórios selecionados.

    Seleção de projetos nas Atualizações Globais do Control Center

    Os projetos selecionados para as atualizações são classificados da seguinte forma:
    • Relatórios correspondentes à ID do modelo atual: Esses projetos contêm relatórios criados a partir do modelo de relatório da Pasta de Origem do Blueprint.
    • Relatórios correspondentes ao nome do modelo atual: Esses projetos contêm relatórios com o mesmo nome que o modelo de relatório da Pasta de Origem do Blueprint.
    • Nenhum relatório correspondente encontrado: Nenhum relatório correspondente foi encontrado. Clique no link “Escolher Relatório” a fim de selecionar manualmente um relatório para atualizar ou adicionar ao projeto.
       
  2. Revise o status do Mapeamento de Origem em cada relatório.

    Se você ativou a opção Atualizar fontes do relatório, o Status do Mapeamento de Origem exibirá quantas planilhas incluídas no escopo do modelo de relatório poderão ser associadas a planilhas correspondentes no projeto. O escopo é configurado no Gerador de relatório.
     
    • Cinza: As planilhas incluídas no relatório não serão alteradas.
    • Verde: Todas as planilhas do escopo foram associadas com sucesso a uma planilha correspondente.
    • Amarelo: Pelo menos uma planilha do item de escopo foi associada a uma planilha correspondente.
    • Vermelho: Nenhuma das planilhas dos itens de escopo foi associada a uma planilha correspondente.

    Detalhes do Mapeamento de Origem

    Opcional:
    Clique no marcador de status para ver os detalhes do mapeamento de origem para cada relatório. Para os itens que não representam uma correspondência total, clique em Remapear planilhas a fim de mapear o relatório nas planilhas corretas.
     
  3. Clique em Aplicar para atualizar todos os relatórios do projeto.

Aproveite ao máximo as Atualizações Globais para Relatórios

Quando você precisar fazer alterações, faça-as diretamente no modelo de relatório. Este é o método mais confiável para garantir que o relatório corresponda aos seus projetos, mesmo se você alterar o nome do relatório. Os relatórios do projeto são filhos diretos do modelo de relatório da Pasta de Origem do Blueprint. O Control Center os identifica com facilidade como tal e faz as alterações.

Para obter mais informações sobre modelos e a Pasta de Origem do Blueprint, consulte Smartsheet Control Center: Visão Geral da Pasta de Origem do Blueprint.


Atualizações Globais para Relatórios: Perguntas frequentes

Os relatórios de alguns projetos foram alterados manualmente.Essas alterações serão perdidas?

Sim.As atualizações globais substituem essas alterações para que o relatório do projeto corresponda ao modelo de relatório.

Renomeei o relatório no meu projeto.Será que as Atualizações Globais ainda serão capazes de encontrá-lo e atualizá-lo?

Sim.

Adicionei um relatório manualmente e o renomeei para alcançar a correspondência.As Atualizações Globais o reconhecerão?

Não.As Atualizações Globais reconhecem apenas relatórios e planilhas criados por meio do Control Center.

Excluí o relatório.As Atualizações Globais o adicionarão de volta?

O projeto aparecerá na seção “Nenhum relatório correspondente encontrado”. Selecione o projeto nas Atualizações Globais, clique em Escolher Relatório e, em seguida, selecione Adicionar novo relatório. Execute a atualização para criar o relatório.

Eu verei todos os meus projetos?

Sim.Diferentemente das Atualizações Globais anteriores, você verá todos os projetos criados com base no Blueprint.

Eu posso executar a Atualização Global novamente?

Sim.Você pode executar a atualização quantas vezes quiser.

Eu posso “desfazer” uma Atualização Global?

Não. Você pode ajustar o relatório de modelo na Pasta de Origem do Blueprint e executar a Atualização Global novamente.