Change Management

Como parte do Smartsheet Control Center, as Atualizações Globais permitem que os usuários executivos atualizem os modelos de projetos com facilidade e repliquem automaticamente essas as alterações em cascata em projetos novos ou existentes. 

À medida que o projeto avança, você pode precisar de informações adicionais para manter o projeto funcionando sem falhas. Por exemplo, talvez seja conveniente adicionar uma coluna Em risco para que os usuários possam sinalizar tarefas sujeitas à perda de prazo. As Atualizações globais permitem que você faça essa alteração e a implemente em todo o portfólio de projetos.

Este artigo dá uma visão geral dos tipos de Atualização global disponíveis, incluindo como criar e testar atualizações globais em seu portfólio do Control Center.

Tipos de Atualizações globais

Antes de criar e executar as Atualizações globais, familiarize-se com os tipos de Atualizações globais disponíveis e seus recursos. As Atualizações globais oferecem as seguintes opções:

• Adicionar nova coluna:  adicione uma nova coluna às planilhas e modelos do projeto.
• Modificar coluna existente:  ajuste uma coluna existente nas planilhas e modelos do projeto.
• Adicionar dados de perfil: adicione novas linhas de dados de perfil à seção de resumo de um ou mais modelos em projetos.
• Localizar/Substituir:  localize e substitua valores em projetos e modelos.
• Atualizar relatórios:  altere relatórios de projetos provisionados e modelos de relatórios.
• Atualizar painéis:  altere painéis de projeto provisionados e modelos de painel.
• Insights de trabalho: adicione Insights de trabalho aos seus modelos e os implemente em todos os projetos. 

Crie uma nova atualização global

Comece e especifique sua atualização

1. Para fazer login, selecione Control Center no Inicializador de aplicativos do Smartsheet ou acesse https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Clique no menu e, em seguida, no nome do programa que deseja atualizar.
   
3. No canto superior esquerdo, clique em Gerenciar programa. 
4. Selecione Atualizações Globais e clique em Nova Atualização.
5. Selecione uma atualização. Quando você seleciona uma atualização, o sinal de mais no bloco muda para uma marca de seleção.
   
   
6. Clique em Avançar e insira os detalhes da atualização.
7. No canto inferior direito, clique em Criar e executar.

Teste e valide suas alterações

O teste é obrigatório. 

Clique em Criar e executar para testar e validar a atualização proposta em relação a projetos e planilhas ativos.  O teste cria uma cópia temporária de um projeto, garantindo que você não confirme as alterações até ter certeza de que deseja fazê-las.

1. Na página Testar atualização, selecione um projeto e clique em Aplicar teste na parte inferior da página.
   
   
   Quando a cópia de teste está pronta, a coluna Status na página Testar atualização global muda de Novo para Sucesso.
   
   DICA: passe o mouse sobre a mensagem Sucesso para ver um resumo da atualização.
   
   
2. Clique em Abrir teste para analisar a planilha de teste, relatório ou painel e confirmar se as atualizações de teste são as esperadas.
   OBSERVAÇÃO: para editar a atualização, clique em Fechar para fechar o teste, fazer  suas alterações e executar o teste novamente. Para obter mais informações, consulte Editar uma atualização global.
   DICA: para testar a atualização em projetos adicionais, clique em Fechar para retornar à página Resumo da atualização. Clique em Testar atualização e selecione o projeto a ser testado. Faça isso quantas vezes quiser, até ter certeza de que tudo foi alterado.
3. Depois de confirmar que sua atualização funciona conforme desejado, feche o teste e volte para a página Testar atualização global.
4. Clique em Confirmar para ir para a página Resumo da atualização.

Confirme os resultados e aplique a atualização

Você terá uma última chance de revisar e confirmar as alterações propostas e selecionar onde deseja que as atualizações sejam aplicadas.

1. Revise a página Resumo da atualização e verifique se suas atualizações estão corretas.
2. Clique em Aplicar atualização.
3. Na página Aplicar atualização, selecione os projetos que deseja atualizar.
   OBSERVAÇÃO: se você deseja atualizar seus modelos, marque Aplicar atualização aos modelos do projeto básico. 
4. Clique em Aplicar. Você verá um aviso informando que as alterações são permanentes. Clique em Sim para concluir a atualização.

Atualizações globais permanecem na página Atualizações globais. Você pode executá-las sempre que quiser. Selecione a atualização e execute-a como descrito acima.  

Edite uma atualização global existente

Para atualizar uma Atualização global existente:

1. Para fazer login, selecione Control Center no Inicializador de aplicativos do Smartsheet ou acesse https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Clique no menu e, em seguida, no nome do programa que deseja atualizar.
   
3. No canto superior esquerdo, clique em Gerenciar programa. 
4. Selecione Atualizações Globais e clique em Nova Atualização.
5. Localize a atualização global que deseja alterar, passe o mouse sobre o ícone de três pontos (à esquerda do nome da atualização) e selecione Editar.
6. Faça suas alterações e selecione Atualizar e executar para testar e validar suas alterações. Consulte Teste e valide suas alterações para obter mais informações.

Para obter respostas a perguntas comuns relacionadas às atualizações globais e ao Smartsheet Control Center como um todo, consulte as Perguntas Frequentes sobre o Smartsheet Control Center. 

O recurso Atualizações Globais: Painéis permite fazer alterações em seus modelos de painéis e implementá-las em todos os projetos existentes.

Utilize as Atualizações Globais quando fizer as seguintes alterações em um modelo de painel:

• Cores ou identidade visual atualizadas no painel
• Revisões nos widgets de painel
• Layout do widget
• Widgets novos ou excluídos

Como usar as Atualizações Globais: Painéis

Advertência: As Atualizações Globais reconstroem todo o seu painel e renovam os vínculos dos widgets aos relatórios e às planilhas sempre que você executa uma atualização. As alterações não são reversíveis; portanto, execute a atualização em um projeto e verifique os resultados antes de executá-la nos demais.

Atualizar o modelo de painel

No Smartsheet, vá para a Pasta de Origem do Blueprint e faça as alterações diretamente no modelo de painel.

Você pode:

• Modificar widgets existentes
• Adicionar novos widgets
• Remover widgets existentes
• Atualizar layout do widget

Criar uma atualização global no Control Center

1. No Control Center, selecione o programa com o qual deseja trabalhar.
2. Na parte superior da tela, clique em Gerenciar Programa e, em seguida, clique em Atualizações Globais.
3. Clique em Nova Atualização e, em seguida, selecione Atualizar Painéis.
4. Siga as instruções do assistente de Atualização de Painel.
   
   DICA: Dê um nome para a atualização que represente o que ela faz, por exemplo: Mover Widget de Orçamento.
5. Na parte inferior da tela, clique em Criar e Executar. (Clique em Fechar para salvar a Atualização sem executá-la.)

Aplicar a Atualização Global

Quando você executa a atualização, o Control Center pesquisa cada projeto para encontrar o painel que corresponde ao seu modelo de painel, seja pela ID ou pelo nome. Ele também mostra projetos que não possuem um painel correspondente - seja porque não foi possível encontrar uma correspondência ou porque o painel não foi incluído no momento original da criação do projeto. Você pode adicionar o painel recém-editado a esses projetos ao executar a atualização.

1. Revise os painéis selecionados.
   
   Os projetos selecionados para as atualizações são classificados da seguinte forma:
   • Painéis correspondentes à ID do modelo atual:Esses projetos contêm painéis criados a partir do modelo de painel da Pasta de Origem do Blueprint.
   • Painéis correspondentes ao nome do modelo atual:Esses projetos contêm painéis com o mesmo nome que o modelo de relatório da Pasta de Origem do Blueprint.
   • Nenhum painel correspondente encontrado: Clique em Escolher Relatório a fim de selecionar um painel para atualizar ou adicionar ao projeto.
      
2. Clique em Aplicar para atualizar todos os painéis do projeto.
   
   NOTA: O Control Center substitui seus painéis, mas também faz um backup do painel original antes de executar a atualização. Ele é armazenado no mesmo local que o painel original - você pode consultá-lo se precisar reverter as alterações.
3. Revise os resultados. Os indicadores de aviso mostram painéis com problemas de atualização. Passe o mouse sobre o ícone de aviso para saber mais.
   
   

Aproveite ao máximo as Atualizações Globais para Painéis

Faça alterações diretamente no modelo do painel. Este é o método mais confiável para garantir que o painel corresponda aos seus projetos, mesmo se você alterar o nome do painel. Os painéis do projeto são filhos diretos do modelo de painel da Pasta de Origem do Blueprint. O Control Center os identifica com facilidade como tal e faz as alterações.

Perguntas frequentes

Alguns projetos têm modificações personalizadas em seus painéis. Essas modificações serão perdidas?

Sim.Quando um painel em um projeto é atualizado, todos os widgets são removidos e recriados para ficarem idênticos ao painel do modelo.

Renomeei o painel no meu projeto.Será que as Atualizações Globais ainda serão capazes de encontrá-lo e atualizá-lo?

Sim.

Adicionei um painel manualmente e o renomeei para alcançar a correspondência.As Atualizações Globais o reconhecerão?

Não. As Atualizações Globais reconhecerão apenas painéis, relatórios e planilhas criados por meio do Control Center.

Excluí o painel.As Atualizações Globais o adicionarão de volta?

O projeto aparecerá na seção “Nenhum relatório correspondente encontrado”. Selecione o projeto nas Atualizações Globais, clique em Escolher Painel e, em seguida, selecione Adicionar novo painel. Execute a atualização para criar o painel.

Eu verei todos os meus projetos?

Sim. Diferentemente das Atualizações Globais anteriores, você verá todos os projetos criados com base no Blueprint.

Eu posso executar a Atualização Global novamente?

Sim. Você pode executar a atualização quantas vezes quiser.

Eu posso “desfazer” uma Atualização Global?

Não. Você pode ajustar o relatório de modelo na Pasta de Origem do Blueprint e executar a Atualização Global novamente.

Solucionar problemas de atualizações nos widgets do painel

Os widgets extraem dados de planilhas e relatórios. A melhor maneira de evitar problemas com eles é garantir que as fontes que alimentam os widgets sejam consistentes e atualizadas. Se um widget do painel do projeto não funcionar corretamente após uma atualização, verifique o seguinte:

• Todas as fontes existem no projeto?
  
  Um relatório ou uma planilha pode ter sido excluído do projeto e o widget não consegue encontrar os dados necessários. O mesmo erro pode ocorrer se um widget se referir a um relatório ou uma planilha adicionado(a) ao projeto posteriormente ou se o item não houver sido criado por ser opcional.
• Os dados estão estruturados corretamente na planilha?
  
  Os widgets de métrica e gráfico mostram dados das células na planilha. A atualização localiza as células associando o nome e o valor da coluna principal com o modelo da planilha. Se não for possível encontrar correspondências, então faltarão dados no widget. Para que as Atualizações Globais funcionem bem, não faça referência a dados da coluna principal. A coluna principal deve conter o “nome” da métrica e os dados devem estar nas outras colunas.
• O líder do programa tem permissão para acessar o projeto ou relatório subjacente?
  
  Pode ser necessário alterar as permissões para tornar os dados visíveis.

Atualizações Globais: Práticas recomendadas de painéis

Ao construir seus modelos de painel para uso com o Control Center, é importante estruturar seus dados de origem de uma forma que evite possíveis problemas com as Atualizações Globais.

Evitar valores duplicados e em branco na Coluna Principal

Os dados da Coluna Principal são usados ​​para identificar a primeira e a última linha do intervalo de um gráfico ou widget de métrica, mesmo se você não tiver incluído esta coluna como parte do seu intervalo de dados. Evite usar sua Coluna Principal em intervalos de dados de widget.

Se forem encontrados valores duplicados ou em branco, o widget será interrompido quando você executar uma Atualização Global

Use uma das seguintes opções para estruturar seus dados de origem:
 

1. Para evitar valores duplicados, use um esquema de nomenclatura de linha. Por exemplo, designe o nome das linhas da Coluna Principal numericamente (1, 2, 3, etc.). Dessa forma, você evita valores duplicados na Coluna Principal.
2. Adicione hierarquia para gerenciar valores duplicados. Isso é útil se a Coluna Principal precisar ser usada para intervalos de dados em widgets. Veja o exemplo abaixo:
   
   

Neste exemplo, a Coluna Principal contém valores duplicados (“Muito alto”, “Alto”, etc.). Usando a hierarquia, os problemas resultantes de valores duplicados podem ser evitados ao executar as Atualizações Globais. Isso ocorre porque a pesquisa da Coluna Principal retorna a linha pai e a linha filha.

NOTA: Com esse método, ainda é possível ter valores duplicados se você tiver duas ou mais linhas pai com o mesmo nome e linhas filhas com o mesmo nome nessas linhas pai separadas.

Certifique-se de que os relatórios usados ​​para modelos contêm alguns dados de amostra

Se um relatório for usado em um widget de gráfico para seus modelos de painel e não tiver resultados para criar um gráfico, ele não será mapeado corretamente quando você provisionar seus projetos. Certifique-se de ter pelo menos um ponto de dados em seu modelo de relatório.

Confira Gráficos em painéis para obter mais informações.

Certifique-se de que as células referenciadas nas planilhas de modelo contenham alguns dados

Podem ocorrer erros relacionados a dados ausentes se as células referenciadas de uma planilha de modelo nunca contiverem dados. Para evitar isso, certifique-se de que suas planilhas de modelo tenham algum histórico de célula clicando com o botão direito do mouse na célula e selecionando “Exibir histórico de célula”.

O recurso Relatórios de atualizações globais no Smartsheet Control Center permite que você faça alterações em seus modelos de relatório e as implemente em todos os projetos existentes. 

Use as atualizações globais quando tiver feito as seguintes alterações em um modelo de relatório:

• exclusão ou adição de colunas;
• alteração na ordem ou largura da coluna;
• alteração na configuração para exibir ou ocultar uma coluna;
• alteração de critérios do relatório;
• alteração na ordem de classificação em uma coluna;
• adição ou remoção de planilhas de um relatório.

Para atualizar o modelo do relatório:

1. Adicione o novo de relatório à pasta de origem do blueprint.
2. Edite as Configurações do modelo de origem no blueprint para garantir que o Control Center reconheça o novo relatório.
3. Crie uma atualização global de relatórios e selecione o novo modelo de relatório na tela Informações básicas.
4. Na tela Testar atualização global, selecione Escolher relatório na coluna Nome do relatório.
5. No painel lateral Selecionar um relatório para atualizar, clique no botão de seleção para Adicionar um novo relatório.

Você também pode usar as atualizações globais para atualizar um relatório quando alterar o nome ou tipo da coluna ou adicionar uma nova coluna a uma planilha usada nesse relatório. 

Como usar atualizações globais: relatórios

Aviso: toda vez que você faz uma atualização global, o relatório inteiro é recriado. As alterações não são reversíveis, por isso, execute-as em um projeto e verifique os resultados antes de executá-las em todos os projetos.

Atualizar o modelo do relatório

No Smartsheet, acesse a pasta de origem do blueprint e faça as alterações diretamente no modelo do relatório.

Você pode:

• adicionar ou remover colunas;
• ocultar ou exibir colunas;
• reordenar colunas;
• alterar critérios;
• alterar a ordem de classificação;
• atualizar as planilhas incluídas no relatório. 

Criar uma atualização global no Control Center

1. No Control Center, selecione o programa com que deseja trabalhar.
2. Na parte superior da tela, clique em Gerenciar programa e selecione Atualizações globais.
3. Clique em Nova atualização e, em seguida, Atualizar relatórios. 
4. Siga as instruções do assistente de atualização de relatórios.
   Nome a atualização com a ação que ela excuta. Por exemplo, Redimensionar a coluna de orçamento. Deixe a opção Atualizar fontes de relatório desativada, a menos que você tenha alterado as planilhas incluídas no relatório.
5. Na parte inferior da tela, clique em Criar e executar. (Selecione Fechar para salvar a atualização sem executá-la.) 

Aplicar a atualização global

Quando você executa a atualização, o Control Center analisa cada projeto para encontrar o relatório que corresponde ao modelo de relatório por ID ou nome. Ele também mostra projetos sem um relatório correspondente, seja porque não encontrou uma correspondência ou porque o relatório não foi incluído quando criado. Você pode adicionar o relatório recém-editado a esses projetos quando executar a atualização.   

1. Revise os relatórios selecionados.
   
   
   
   Os projetos selecionados para as atualizações são classificados da seguinte forma:
   • Relatórios compatíveis com o ID do modelo atual: esses projetos contêm relatórios criados a partir do modelo de relatório na pasta de origem do blueprint.
   • Relatórios compatíveis com o nome do modelo atual: esses projetos contêm relatórios com nome idêntico ao modelo de relatório na pasta de origem do blueprint. 
   • Nenhum relatório correspondente encontrado: não foram encontrados relatórios correspondentes. Clique no link “Escolher relatório” para selecionar manualmente um relatório e atualizá-lo ou adicioná-lo ao projeto. 
      
2. Revise o status Mapeamento de fontes em cada relatório.
   
   Se você ativar a opção Atualizar fontes do relatório, o status Mapeamento de origem exibe quantas planilhas incluídas no escopo do modelo de relatório correspondem às planilhas do projeto. O escopo está configurado no Gerador de relatório.
    
   • Cinza: as planilhas incluídas no relatório não serão alteradas.
   • Verde: todas as planilhas no escopo correspondem às planilhas do projeto.
   • Amarelo: pelo menos uma planilha no item de escopo corresponde às planilhas do projeto.  
   • Vermelho: nenhuma das planilhas nos itens de escopo corresponde às planilhas do projeto.  
   
   
   
   Opcional: selecione o marcador de status para ver os detalhes de mapeamento de origem de cada relatório. Em itens que não correspondem totalmente, clique em Remapear planilhas para mapear o relatório para as planilhas corretas. 
    
3. Selecione Aplicar para atualizar todos os relatórios do projeto.

Obtenha o máximo de atualizações globais para relatórios

Quando precisar fazer alterações, faça diretamente no modelo do relatório. É o método mais confiável para garantir que o relatório corresponda aos seus projetos, mesmo que você altere o nome dele. Os relatórios do projeto são filhos diretos do modelo de relatório na pasta de origem do projeto. O Control Center os identifica facilmente como tal e faz as alterações.

Para obter mais informações sobre modelos e a pasta de origem do blueprint, consulte Smartsheet Control Center: visão geral da pasta de origem do blueprint.