Change Management

Como parte do Smartsheet Control Center, as Atualizações Globais permitem que os usuários executivos atualizem os modelos de projetos com facilidade e repliquem automaticamente essas as alterações em cascata em projetos novos ou existentes. 

À medida que o projeto avança, você pode precisar de informações adicionais para manter o projeto funcionando sem falhas. Por exemplo, talvez seja conveniente adicionar uma coluna Em risco para que os usuários possam sinalizar tarefas sujeitas à perda de prazo. As Atualizações globais permitem que você faça essa alteração e a implemente em todo o portfólio de projetos.

Este artigo dá uma visão geral dos tipos de Atualização global disponíveis, incluindo como criar e testar atualizações globais em seu portfólio do Control Center.

Tipos de Atualizações globais

Antes de criar e executar as Atualizações globais, familiarize-se com os tipos de Atualizações globais disponíveis e seus recursos. As Atualizações globais oferecem as seguintes opções:

• Adicionar nova coluna:  adicione uma nova coluna às planilhas e modelos do projeto.
• Modificar coluna existente:  ajuste uma coluna existente nas planilhas e modelos do projeto.
• Adicionar dados de perfil: adicione novas linhas de dados de perfil à seção de resumo de um ou mais modelos em projetos.
• Localizar/Substituir:  localize e substitua valores em projetos e modelos.
• Atualizar relatórios:  altere relatórios de projetos provisionados e modelos de relatórios.
• Atualizar painéis:  altere painéis de projeto provisionados e modelos de painel.

As atualizações globais não se aplicam a widgets de título vinculados a itens do Smartsheet. Você precisará editar o painel individual para implementar essa alteração.

Crie uma nova atualização global

Comece e especifique sua atualização

1. Para fazer login, selecione Control Center no Inicializador de aplicativos do Smartsheet ou acesse https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Clique no menu e, em seguida, no nome do programa que deseja atualizar.
   
3. No canto superior esquerdo, clique em Gerenciar programa. 
4. Selecione Atualizações Globais e clique em Nova Atualização.
5. Selecione uma atualização. Quando você seleciona uma atualização, o sinal de mais no bloco muda para uma marca de seleção.
   
   
6. Clique em Avançar e insira os detalhes da atualização.
7. No canto inferior direito, clique em Criar e executar.

Teste e valide suas alterações

O teste é obrigatório. 

Clique em Criar e executar para testar e validar a atualização proposta em relação a projetos e planilhas ativos.  O teste cria uma cópia temporária de um projeto, garantindo que você não confirme as alterações até ter certeza de que deseja fazê-las.

1. Na página Testar atualização, selecione um projeto e clique em Aplicar teste na parte inferior da página.
   
   
   Quando a cópia de teste está pronta, a coluna Status na página Testar atualização global muda de Novo para Sucesso.
   
   DICA: passe o mouse sobre a mensagem Sucesso para ver um resumo da atualização.
   
   
2. Clique em Abrir teste para analisar a planilha de teste, relatório ou painel e confirmar se as atualizações de teste são as esperadas.
   OBSERVAÇÃO: para editar a atualização, clique em Fechar para fechar o teste, fazer  suas alterações e executar o teste novamente. Para obter mais informações, consulte Editar uma atualização global.
   DICA: para testar a atualização em projetos adicionais, clique em Fechar para retornar à página Resumo da atualização. Clique em Testar atualização e selecione o projeto a ser testado. Faça isso quantas vezes quiser, até ter certeza de que tudo foi alterado.
3. Depois de confirmar que sua atualização funciona conforme desejado, feche o teste e volte para a página Testar atualização global.
4. Clique em Confirmar para ir para a página Resumo da atualização.

Confirme os resultados e aplique a atualização

Você terá uma última chance de revisar e confirmar as alterações propostas e selecionar onde deseja que as atualizações sejam aplicadas.

1. Revise a página Resumo da atualização e verifique se suas atualizações estão corretas.
2. Clique em Aplicar atualização.
3. Na página Aplicar atualização, selecione os projetos que deseja atualizar.
   OBSERVAÇÃO: se você deseja atualizar seus modelos, marque Aplicar atualização aos modelos do projeto básico. 
4. Clique em Aplicar. Você verá um aviso informando que as alterações são permanentes. Clique em Sim para concluir a atualização.

Atualizações globais permanecem na página Atualizações globais. Você pode executá-las sempre que quiser. Selecione a atualização e execute-a como descrito acima.  

Edite uma atualização global existente

Para atualizar uma Atualização global existente:

1. Para fazer login, selecione Control Center no Inicializador de aplicativos do Smartsheet ou acesse https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Clique no menu e, em seguida, no nome do programa que deseja atualizar.
   
3. No canto superior esquerdo, clique em Gerenciar programa. 
4. Selecione Atualizações Globais e clique em Nova Atualização.
5. Localize a atualização global que deseja alterar, passe o mouse sobre o ícone de três pontos (à esquerda do nome da atualização) e selecione Editar.
6. Faça suas alterações e selecione Atualizar e executar para testar e validar suas alterações. Consulte Teste e valide suas alterações para obter mais informações.

Para obter respostas a perguntas comuns relacionadas às atualizações globais e ao Smartsheet Control Center como um todo, consulte as Perguntas Frequentes sobre o Smartsheet Control Center. 

Use as atualizações globais quando tiver feito as seguintes alterações em um modelo de painel:

• Cores ou identidade visual atualizadas no painel
• Revisões nos widgets do painel
• Layout do widget
• Widgets novos ou excluídos

As atualizações globais não se aplicam a widgets de título vinculados a itens do Smartsheet. Você precisa editar o painel individual para implementar essa alteração. 

Como usar as atualizações globais: painéis

As atualizações globais recriam todo o seu painel e vinculam novamente os widgets aos relatórios e às planilhas sempre que você executa uma atualização. As alterações são irreversíveis, por isso, execute-as em um projeto e verifique os resultados antes de executá-las em todos os seus projetos.

Atualizar o modelo do painel

No Smartsheet, acesse a pasta de origem do blueprint e faça as alterações diretamente no modelo do painel. 

Você pode:

• Modificar widgets existentes
• Adicionar novos widgets
• Remover widgets existentes
• Atualizar layout do widget

Criar uma atualização global no Control Center

1. No Control Center, selecione o programa com que deseja trabalhar.
2. Na parte superior da tela, selecione Gerenciar programae, em seguida, selecione Atualizações globais.
3. Escolha Nova atualização e, em seguida, Atualizar painéis. 
4. Siga as instruções do assistente Atualizar painel.
   Nomeie a atualização com o que ela faz, por exemplo, Mover widget de orçamento.
5. Na parte inferior da tela, selecione Criar e executar ou selecione Fechar para salvar a atualização global sem executá-la.

Aplicar a atualização global

Quando você executa a atualização, o Control Center pesquisa cada projeto para encontrar o painel que corresponda ao modelo de painel por ID ou nome. Ele também exibe projetos sem um painel correspondente, seja porque não encontrou uma correspondência ou porque o painel não foi incluído quando o projeto foi originalmente criado. Você pode adicionar o painel recém-editado a esses projetos quando executar a atualização.

1. Revise os painéis.
   
   Os projetos selecionados para atualizações são classificados da seguinte forma:
   • Painéis compatíveis com a ID do modelo atual: esses projetos contêm painéis criados a partir do modelo de painel na pasta de origem do blueprint.
   • Painéis compatíveis com o nome do modelo atual: esses projetos contêm painéis com nome idêntico ao modelo de painel na pasta de origem do blueprint. 
   • Nenhum painel correspondente encontrado: selecione Escolher painel para selecionar um painel a ser atualizado ou para adicionar o painel ao projeto.
      
2. Selecione Aplicar para atualizar todos os painéis do projeto.
    
3. Revise os resultados. Os indicadores de advertência exibem painéis com problemas de atualização. Passe o mouse sobre o ícone de advertência para saber mais.
   
   

No momento, as atualizações globais para painéis não atualizam widgets com o resumo da planilha. 

Obtenha o máximo de atualizações globais para painéis

Faça alterações diretamente no modelo do painel. É o método mais confiável para garantir que o painel corresponda aos seus projetos, mesmo que você altere o nome desse painel. Os painéis no projeto são filhos diretos do modelo de painel na pasta de origem do blueprint. O Control Center os identifica facilmente como tal e faz as alterações.

Solucionar problemas de atualizações nos widgets do painel

Widgets extraem dados de planilhas e relatórios. A melhor maneira de evitar problemas com eles é garantir que as fontes que alimentam o widget estejam consistentes e atualizadas. Se um widget em um painel do projeto não funcionar corretamente após uma atualização, verifique o seguinte:

Atualizações globais: melhores práticas de painéis

Ao criar seus modelos de painel para uso com o Control Center, é importante estruturar seus dados de origem de forma a evitar possíveis problemas com as atualizações globais.

Evite valores duplicados e em branco na coluna principal

Os dados na coluna principal são usados para identificar a primeira e a última linha do intervalo de um gráfico ou widget de métrica, mesmo que você não tenha incluído essa coluna como parte do seu intervalo de dados. Evite usar sua coluna principal nos intervalos de dados do widget.

Se forem encontrados valores duplicados ou em branco, o widget será interrompido quando você executar uma atualização global.

Use uma das seguintes opções para estruturar seus dados de origem:

1. Para evitar valores duplicados, use um esquema de nomeação de linha. Por exemplo, nomeie suas linhas da coluna principal numericamente (1, 2, 3 etc.). Dessa forma, você evita qualquer valor duplicado na coluna principal.
2. Adicione hierarquia para gerenciar valores duplicados. Isso é útil se a coluna principal precisar ser usada para intervalos de dados em widgets. Veja o seguinte exemplo:
   
   

Neste exemplo, a coluna principal contém valores duplicados (muito alto, alto etc.). Ao usar a hierarquia, os problemas resultantes de valores duplicados podem ser evitados ao executar as atualizações globais. Isso ocorre porque a pesquisa da coluna principal retorna a linha pai e a linha filho.

Com esse método, ainda é possível ter valores duplicados se você tiver duas ou mais linhas pai com o mesmo nome e linhas filho com o mesmo nome nessas linhas pai separadas.

Verifique se os relatórios usados para modelos contêm alguns dados de exemplo

Se você usar um relatório em um widget de gráfico para seus modelos de painel e não tiver resultados para criar um gráfico, ele não será mapeado corretamente quando você provisionar seus projetos. Verifique se você tem pelo menos um ponto de dados em seu modelo de relatório.

Verifique se as células referenciadas nas planilhas de modelo contêm alguns dados 

Erros relacionados a dados ausentes podem ocorrer se as células referenciadas de uma planilha modelo nunca contiverem dados. Para evitar isso, verifique se as suas planilhas de modelo têm algum histórico de células clicando com botão direito na célula e selecionando Exibir o histórico da célula.

O recurso Relatórios de atualizações globais no Smartsheet Control Center permite que você faça alterações em seus modelos de relatório e as implemente em todos os projetos existentes. 

Use as atualizações globais quando tiver feito as seguintes alterações em um modelo de relatório:

• exclusão ou adição de colunas;
• alteração na ordem ou largura da coluna;
• alteração na configuração para exibir ou ocultar uma coluna;
• alteração de critérios do relatório;
• alteração na ordem de classificação em uma coluna;
• adição ou remoção de planilhas de um relatório.

Para atualizar o modelo do relatório:

1. Adicione o novo de relatório à pasta de origem do blueprint.
2. Edite as Configurações do modelo de origem no blueprint para garantir que o Control Center reconheça o novo relatório.
3. Crie uma atualização global de relatórios e selecione o novo modelo de relatório na tela Informações básicas.
4. Na tela Testar atualização global, selecione Escolher relatório na coluna Nome do relatório.
5. No painel lateral Selecionar um relatório para atualizar, clique no botão de seleção para Adicionar um novo relatório.

Você também pode usar as atualizações globais para atualizar um relatório quando alterar o nome ou tipo da coluna ou adicionar uma nova coluna a uma planilha usada nesse relatório. 

Como usar atualizações globais: relatórios

Aviso: toda vez que você faz uma atualização global, o relatório inteiro é recriado. As alterações não são reversíveis, por isso, execute-as em um projeto e verifique os resultados antes de executá-las em todos os projetos.

Atualizar o modelo do relatório

No Smartsheet, acesse a pasta de origem do blueprint e faça as alterações diretamente no modelo do relatório.

Você pode:

• adicionar ou remover colunas;
• ocultar ou exibir colunas;
• reordenar colunas;
• alterar critérios;
• alterar a ordem de classificação;
• atualizar as planilhas incluídas no relatório. 

Criar uma atualização global no Control Center

1. No Control Center, selecione o programa com que deseja trabalhar.
2. Na parte superior da tela, clique em Gerenciar programa e selecione Atualizações globais.
3. Clique em Nova atualização e, em seguida, Atualizar relatórios. 
4. Siga as instruções do assistente de atualização de relatórios.
   Nome a atualização com a ação que ela excuta. Por exemplo, Redimensionar a coluna de orçamento. Deixe a opção Atualizar fontes de relatório desativada, a menos que você tenha alterado as planilhas incluídas no relatório.
5. Na parte inferior da tela, clique em Criar e executar. (Selecione Fechar para salvar a atualização sem executá-la.) 

Aplicar a atualização global

Quando você executa a atualização, o Control Center analisa cada projeto para encontrar o relatório que corresponde ao modelo de relatório por ID ou nome. Ele também mostra projetos sem um relatório correspondente, seja porque não encontrou uma correspondência ou porque o relatório não foi incluído quando criado. Você pode adicionar o relatório recém-editado a esses projetos quando executar a atualização.   

1. Revise os relatórios selecionados.
   
   
   
   Os projetos selecionados para as atualizações são classificados da seguinte forma:
   • Relatórios compatíveis com o ID do modelo atual: esses projetos contêm relatórios criados a partir do modelo de relatório na pasta de origem do blueprint.
   • Relatórios compatíveis com o nome do modelo atual: esses projetos contêm relatórios com nome idêntico ao modelo de relatório na pasta de origem do blueprint. 
   • Nenhum relatório correspondente encontrado: não foram encontrados relatórios correspondentes. Clique no link “Escolher relatório” para selecionar manualmente um relatório e atualizá-lo ou adicioná-lo ao projeto. 
      
2. Revise o status Mapeamento de fontes em cada relatório.
   
   Se você ativar a opção Atualizar fontes do relatório, o status Mapeamento de origem exibe quantas planilhas incluídas no escopo do modelo de relatório correspondem às planilhas do projeto. O escopo está configurado no Gerador de relatório.
    
   • Cinza: as planilhas incluídas no relatório não serão alteradas.
   • Verde: todas as planilhas no escopo correspondem às planilhas do projeto.
   • Amarelo: pelo menos uma planilha no item de escopo corresponde às planilhas do projeto.  
   • Vermelho: nenhuma das planilhas nos itens de escopo corresponde às planilhas do projeto.  
   
   
   
   Opcional: selecione o marcador de status para ver os detalhes de mapeamento de origem de cada relatório. Em itens que não correspondem totalmente, clique em Remapear planilhas para mapear o relatório para as planilhas corretas. 
    
3. Selecione Aplicar para atualizar todos os relatórios do projeto.

Obtenha o máximo de atualizações globais para relatórios

Quando precisar fazer alterações, faça diretamente no modelo do relatório. É o método mais confiável para garantir que o relatório corresponda aos seus projetos, mesmo que você altere o nome dele. Os relatórios do projeto são filhos diretos do modelo de relatório na pasta de origem do projeto. O Control Center os identifica facilmente como tal e faz as alterações.

Para obter mais informações sobre modelos e a pasta de origem do blueprint, consulte Smartsheet Control Center: visão geral da pasta de origem do blueprint.