Convidar e gerenciar usuários

Todos os convites expiram após 30 dias. Se o usuário que você convidou não aceitar dentro desse período, você deverá enviar um novo convite. 

Convidar usuários para a organização

Você pode adicionar usuários no nível da organização para dar a eles acesso a todos os Brandfolders by Smartsheet, Brandguides, coleções, áreas de trabalho e portais. 

1. Selecione Settings > Manage Users (Configurações > Gerenciar usuários).
2. Na caixa Send New Invitations (Enviar novos convites), insira os endereços de e-mail dos usuários que você deseja adicionar—separe endereços de e-mail com vírgulas. 
3. Adicione uma mensagem pessoal, se necessário. 
4. Selecione a permissão de usuário para o convite. 
5. Selecione Send (Enviar). 

Convidar usuários para Brandguides, áreas de trabalho e portais

Na página de gerenciamento de usuários no nível da organização, use o menu à esquerda para encontrar o Brandguide, a área de trabalho ou o portal específico. Em seguida, convide os usuários usando as mesmas etapas acima. 

Convidar usuários para o Brandfolder, coleção ou subcoleção

Você pode adicionar usuários no nível do Brandfolder para dar a eles acesso a esse Brandfolder específico e suas coleções associadas. Você também pode adicionar usuários a uma coleção. Esses usuários só podem ver os ativos na coleção de que fazem parte. Eles não podem acessar o Brandfolder que abriga a coleção (a menos que sejam convidados no nível do Brandfolder). 

As permissões de usuário funcionam em cascata. Convidar usuários para o nível do Brandfolder concederá a eles acesso a todo o Brandfolder e suas coleções. Os usuários convidados para coleções individuais só podem ver a coleção individual. 

1. Ao lado de Settings (Configurações), selecione Users (Usuários).
2. Na caixa Invite Users (Convidar usuários), insira os endereços de e-mail dos usuários que você deseja adicionar—separe endereços de e-mail com vírgulas. 
3. Adicione uma mensagem pessoal, se necessário.
4. Na lista suspensa Resource (Recurso), selecione os outros Brandfolders by Smartsheet, coleções, portais ou Brandguides dentro da sua organização aos quais você deseja conceder acesso. 
5. Selecione a permissão de usuário para o convite.
6. Selecione Send (Enviar). 

Dicas e solução de problemas

• Você deve inserir o e-mail completo de um usuário se estiver enviando convites pela primeira vez.
• Você precisa separar vários e-mails com uma vírgula. 
• Se o usuário já estiver no sistema e fizer parte da sua organização, você poderá começar a digitar o e-mail, que será preenchido automaticamente. 
• Use as teclas de seta para localizar o usuário correto e selecione Enter. Como alternativa, você pode clicar no e-mail da pessoa na lista para selecioná-la. 
• Depois de selecionar um usuário pré-existente para um convite, você pode passar o mouse sobre o nome dele para revelar o e-mail completo.
• Os usuários podem selecionar x ao lado do próprio nome ou pressionar Backspace para remover um e-mail da lista de convites.

Os usuários com convites de usuário e solicitações de acesso pendentes não aparecerão na lista suspensa de usuários pré-existentes.

Link de convite reutilizável

Se você quiser criar um link para hiperlink em um e-mail ou ser capaz de distribuir universalmente para convidar usuários para seu Brandfolder ou coleção, crie um link de convite reutilizável. 

1. Insira um asterisco* na caixa de convite para o(s) recurso(s) apropriado(s).
2.  Selecione as permissões de usuário que o link concederá.
3.  Selecione Send invitations (Enviar convites).
4. Selecione o botão Copy invitation link (Copiar link de convite) para copiar o link que você pode distribuir para outros usuários.

Brandfolder Image

Você pode gerenciar usuários nos níveis da organização, do Brandfolder e da coleção.

Gerenciamento de usuários no nível da organização

No nível da organização, navegue até Settings > Manage Users (Configurações > Gerenciar usuários). Existem alguns recursos essenciais:

1. Os convites devem vir do modal de gerenciamento de usuários no nível da organização para dar acesso aos usuários no nível organizacional. Quando você convida usuários no nível da organização, suas permissões serão automaticamente distribuídas em cascata para todos os Brandfolders by Smartsheet e coleções dentro da sua organização. 
2. Os proprietários da conta podem baixar um CSV que lista todos os usuários associados à organização. Este CSV está abaixo da área de convites ao lado de # [nome da sua organização] Users (# usuários de [nome da sua organização]). 
3. Se você quiser remover um usuário de todos os recursos da organização, faça isso no nível da organização. Depois de localizar o usuário em um dos níveis de recurso, selecione All (Todos) na coluna Remove All (Remover tudo). 
4. Você pode gerenciar as predefinições de SSO no nível da organização por meio da lista suspensa Default Permission Level (Nível de permissão padrão) no canto superior direito. 

• A lista suspensa Default Permission Level (Nível de permissão padrão) concede acesso aos usuários. Se você selecionar um convidado na lista suspensa, se algum usuário fizer login por meio do SAML, ele automaticamente terá acesso a esse recurso específico como convidado. 
• Certifique-se de navegar até o nível do Brandfolder ou da coleção onde deseja definir as permissões padrão; caso contrário, os usuários terão permissões padrão no nível da organização.

Gerenciamento de usuários no nível do Brandfolder

Você pode gerenciar usuários individuais no nível do Brandfolder. No nível do Brandfolder, selecione Users (Usuários) no canto superior direito. 

No lado esquerdo da página User Management (Gerenciamento de usuários), você encontrará uma lista abrangente dos seus recursos, incluindo Brandfolders by Smartsheet, coleções, Brandguides, portais e áreas de trabalho.

Solicitação de acesso

Na parte superior da página, há uma área para solicitações de acesso. 

Para aprovar solicitações, marque a caixa de seleção ao lado do e-mail do usuário, selecione o nível de permissão na lista suspensa e selecione Grant access (Conceder acesso). 

Para recusar solicitações, selecione o botão vermelho à direita do endereço de e-mail. 

Limites do plano

Abaixo das solicitações de acesso, há uma área para os limites do plano. Os limites do plano são uma visão geral do número de administradores e colaboradores em seu plano e o número de licenças em uso. 

Dentro de cada caixa de administrador e colaborador, há a opção Set limits (Definir limites). Selecionar Set Limits (Definir limites) abre uma nova janela modal para alterar os limites definidos em cada Brandfolder, Portal e Brandguide. 

Ao definir limites, considere o seguinte:

1. Mensagem de erro Must exceed current usage (Deve exceder uso atual). A mensagem de erro aparece quando você insere um limite menor do que o usado atualmente. Por exemplo, se um Brandfolder usar três colaboradores, você não poderá ajustar o limite para dois colaboradores. 
2. You allocated less than your current limit (Você alocou menos do que seu limite atual). Essa mensagem de erro aparece quando a soma de todos os limites do Brandfolder é menor que o limite da organização. Se você tiver 20 administradores, você deve alocá-los. Você não pode atribuir apenas 15 deles. 
3. You allocated more than your current limit (Você alocou mais do que seu limite atual). Essa mensagem é exibida quando a soma de todos os limites do Brandfolder excede o limite do plano da organização. 

O Brandfolder conta o total de licenças, não o total de usuários únicos. Por exemplo, se o mesmo usuário tiver permissões de nível de administrador em dois Brandfolders by Smartsheet separados em sua organização, ele ocupará duas licenças de administrador. 

Gerencie usuários

Dentro do gerenciamento de usuários, há uma área que lista todos os usuários associados a um recurso específico. Aqui, você pode fazer os seguintes ajustes no usuário:

1. Ajuste do nível de permissão selecionando um novo nível de acesso na lista suspensa. 
2. Remover deste Brandfolder (coleção, área de trabalho, Brandguide, portal) removerá o acesso do usuário individual ao recurso selecionado.
3. Remover de tudo remove o acesso ao recurso atual e seus recursos aninhados. 
4. Exibir dados de insights do usuário. Esta página mostra as exibições de ativos, os downloads, os compartilhamentos e a atividade do usuário.