Salesforce

O Smartsheet para Salesforce Connector oferece a todas as suas equipes visibilidade em tempo real em dados de Salesforce por meio de dados bidirecionais de sincronização. Isso possibilita que as equipes automatizem importantes processos como a entrega de vendas a serviços, a revisão e a previsão de pipeline e a realização de atualizações em massa.

Aprenda a configurar seu Salesforce Connector.

Conectores do Salesforce ou do Service Cloud: Configurar o Admin

Use o Conector Salesforce para obter informações valiosas de seus dados de vendas e orientar a execução do trabalho entre equipes. O Conector pode automatizar e otimizar uma grande variedade de processos de negócios, incluindo transferências de vendas para serviços profissionais, revisão e previsão de pipeline, cálculo e aprovações de comissões e gerenciamento de território.

Use o Conector Service Cloud para rastrear e calcular os dados de serviço para a sua organização, incluindo rastreamento preciso de casos escalados, visibilidade das interações com as principais Contas e Contatos e a duração aproximada do Caso da sua equipe para garantir que ela esteja no caminho certo para cumprir os prazos do SLA.

Os Conectores Salesforce e Service Cloud estão disponíveis como suas próprias ofertas premium. Para obter informações sobre preços e compras, entre em contato com a nossa equipe de vendas.

Este artigo fornece informações sobre os Conectores mais recentes. Se estiver procurando informações na integração herdada dos links do Smartsheet com o Salesforce, consulte o guia de configuração.

Neste artigo:

Para fazer login nos Conectores
Antes de começar:Requisitos
Permissões do Admin de Conector
Configurar a conexão entre o Salesforce ou Service Cloud e o Smartsheet
Gerenciar acesso ao Conector e permissões do Fluxo de trabalho
Para criar e editar fluxos de trabalho
Ajustar a Frequência da pesquisa

Fazer login nos Conectores

Depois de comprar o Conector Smartsheet para Salesforce ou Salesforce, você usará o seguinte URL para fazer login e criar fluxos de trabalho sincronizados nos Conectores.

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

Antes de começar:Requisitos

Para configurar um conector, você deve ter pelo menos as seguintes permissões nos aplicativos Salesforce ou Service Cloud:

  1. API habilitada
  2. Configurar e definir exibições
  3. Exibir todos os dados

Você deve ter as seguintes permissões no Smartsheet:


Para configurar uma conexão entre o Salesforce ou Service Cloud e o Smartsheet

  1. Em um navegador da web, navegue até a página de login do Conector e clique em Fazer login com o Smartsheet.
     
  2. Quando for solicitado o acesso à sua conta do Smartsheet, clique em Permitir.
     
  3. Clique no ícone menu, no canto superior esquerdo da página, e selecione Admin de conta.

    Admin da conta
     
  4. Clique em Registrar nova organização do Salesforce> Organização do Salesforce.

    A página de login do Salesforce será exibida.

    Login do Salesforce
     
  5. Faça login na sua conta do Salesforce ou do Service Cloud (se você ainda não estiver conectado) e clique em Permitir quando solicitado.

Parabéns! Pronto. Agora você deve estar na página Admin da conta, onde terá acesso a todas as ferramentas necessárias para criar e gerenciar fluxos de trabalho entre o Smartsheet e a instância do Salesforce ou do Service Cloud à qual você acabou de se conectar.

O nome da sua organização do Salesforce ou do Service Cloud será exibido na página Admin da conta.

Org Salesforce

Consulte o artigo de ajuda do Smartsheet Criação e edição de fluxos de trabalho para obter detalhes sobre como criar fluxos de trabalho que sincronizam dados entre o Smartsheet e o Salesforce ou o Service Cloud.


Gerenciar acesso ao Conector e permissões do fluxo de trabalho

O que você pode fazer no Conector depende de quais restrições foram ativadas, bem como das permissões que você possui sobre os itens tanto no Smartsheet (permissões de compartilhamento de planilhas) e Salesforce ou Service Cloud (permissões de leitura/gravação de objetos).

Os fluxos de trabalho do Conector respeitam as permissões específicas do aplicativo

O Conector respeita as permissões concedidas a você nos aplicativos Salesforce ou Service Cloud e Smartsheet Como resultado, o Conector poderá ler, gravar, atualizar e excluir dados de acordo com as permissões concedidas a cada indivíduo em ambos os aplicativos.

Por exemplo, se a pessoa que criou um fluxo de trabalho no Conector não tiver permissão para editar dados específicos de um objeto, quando estiver usando o aplicativo Salesforce ou o Service Cloud , o fluxo de trabalho criado por ela não poderá editar os dados desse objeto por meio do Conector.

Gerenciar quem pode acessar o Conector

Os Admins do sistema Smartsheet e os Admins do Conector podem controlar quem tem acesso ao Conector. Um Admin de sistema do Smartsheet deve habilitar uma configuração para restringir o acesso ao Conector, de modo que somente determinados usuários possam criar e editar seus próprios fluxos de trabalho.

DICA: Os usuários do Conector poderão modificar os dados do Smartsheet, do Salesforce ou do Service Cloud por meio dos fluxos de trabalho do Conector criados por eles. Por esse motivo, os Admins de sistema e Admins do Conector podem querer limitar o acesso apenas às pessoas da organização com sólidos conhecimentos de trabalho sobre os aplicativos do Smartsheet, Salesforce ou Service Cloud .

Para habilitar a configuração de restrição de acesso à integração:

  1. Faça login no Conector (https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce) usando as suas credenciais do Smartsheet.
  2. Clique no ícone de menu, no canto superior esquerdo da página, e selecione Gerenciamento de usuários.
  3. Marque a caixa de seleção ao lado da opção Restringir quais usuários podem acessar a integração do Smartsheet para Salesforce" data-entity-type="file" data-entity-uuid="b25db0c4-27a1-4366-b2eb-368e85883bc7" src="/sites/default/files/inline-images/restrict%20access%20salesforce.png" /> e restrinja o acesso ao Salesforce" data-entity-type="file" data-entity-uuid="b25db0c4-27a1-4366-b2eb-368e85883bc7" src="/sites/default/files/inline-images/restrict%20access%20salesforce.png" />.
    O endereço de e-mail de qualquer pessoa que tenha criado fluxos de trabalho anteriormente será adicionado automaticamente à lista de usuários com permissão para acessar o Conector. Se necessário, você pode restringir o acesso deles ao Conector, removendo os endereços de e-mail deles dessa lista.
     
  4. Adicione o endereço de e-mail de qualquer pessoa a quem você deseje conceder acesso ao Conector.

Remover o acesso de alguém ao Conector

Os Admins de sistema do Smartsheet e os Admins do Conector também podem remover os usuários do Conector clicando no ícone excluir delete-user-icon, à direita das informações de conta dessa pessoa.

Todos os usuários removidos da lista não poderão mais criar ou editar seus próprios fluxos de trabalho.

usuário do Conector salesforce

NOTA: Se alguém que foi removido da lista de acesso tiver criado fluxos de trabalho anteriormente, seus fluxos de trabalho ainda permanecerão ativos por até 10 minutos. Após esse período, eles serão desativados automaticamente.

Se você for um Admin de sistema do Smartsheet, também poderá gerenciar os Admins e os Usuários do Conector Salesforce no aplicativo Smartsheet. Para obter mais informações sobre o gerenciamento de usuários no aplicativo Smartsheet, confira o artigo Gerenciamento de usuários.


Tipos de permissão do Smartsheet para Salesforce

Três tipos de usuário podem interagir com o Conector:

  • Admin de sistema do Smartsheet - Gerencia Admins do Conector e Usuários do Conector pelo aplicativo Smartsheet. Confira o artigo Gerenciamento de usuários para obter mais informações. Os Admin de sistema também podem habilitar uma configuração para restringir o acesso a integração.
  • Admin do Conector Salesforce - Um tipo de usuário exclusivo para a integração que pode estabelecer uma conexão entre uma organização do Salesforce e o Conector. Se um Admin do sistema Smartsheet ativar a configuração de lista de acesso restrito, os Admins do Conector Salesforce também poderão controlar quem pode usar o Conector. Confira Gerenciar quem pode acessar o Conector para obter informações sobre a lista de restrição de acesso.
  • Usuário do Conector Salesforce - Um tipo de usuário exclusivo para a integração. Pode criar fluxos de trabalho que sincronizam informações entre o Smartsheet e o Salesforce.

Recursos por tipo de permissão

Use este gráfico como referência para recursos com base nos tipos de usuários que podem acessar o Conector.

 Admin de sistema do SmartsheetAdmin do Conector do SalesforceUsuário do Conector do Salesforce
Crie fluxos de trabalho no Smartsheet para SalesforceSim*Sim*Sim
Editar seus próprios fluxos de trabalhoSim*Sim*Sim
Desativar seus próprios fluxos de trabalhoNãoNãoSim
Visualizar os fluxos de trabalho de todosSimSimNão
Desativar os fluxos de trabalho de todosSimSimNão
Ativar ou executar os fluxos de trabalho de qualquer outra pessoaNãoNãoNão
Torne uma pessoa Usuário do Conector SalesforceSimSimNão
Torne uma pessoa Admin do Conector SalesforceSimNãoNão
Habilitar a configuração de Restrição de acessoSimSimNão
Adicionar pessoas à lista de Restrição de acesso (depois que as restrições forem ativadas)SimSimNão

*Admins de sistema do Smartsheet e Admins do Conector podem criar e editar seus próprios fluxos de trabalho se o recurso restringir lista de acesso estiver desativado. Se a lista de restrição de acesso estiver ativada, eles deverão ter a função de Usuário do Conector. Confira Gerenciar quem pode acessar o Conector para obter mais informações sobre a lista de restrição de acesso.


Definir a Frequência da pesquisa

Ajuste a frequência da pequisa para evitar erros de limite de taxa

Os Admins podem definir a frequência de pesquisa para solicitações feitas entre o Smartsheet e o Salesforce ou Service Cloud através do Conector. Os aplicativos Salesforce e Service Cloud têm um limite para o número de vezes que as informações podem ser atualizadas automaticamente por minuto. Se esses limites forem excedidos, os fluxos de trabalho ativados retornarão erros e não sincronizarão as informações até que:

  • O limite do Salesforce seja retirado
    -OU-
  • A frequência de pesquisa seja definida para um intervalo mais longo de modo a não atingir o limite.

NOTA: Os fluxos de trabalho continuarão tentando sincronizar os dados, o que significa que você não precisará fazer mais nada após a remoção do limite do Salesforce ou do ajuste da frequência de pesquisa.

Receba notificações de limite de taxa dos aplicativos Salesforce ou Service Cloud

Para saber como criar notificações personalizadas de uso da API no Salesforce ou no Service Cloud, consulte a documentação de ajuda do Salesforce. Com as notificações de uso da API, os Admins nos aplicativos Salesforce ou Service Cloud podem criar notificações que serão enviadas a um conjunto selecionado de usuários quando os limites de chamada da API especificados forem atingidos.

Definir a Frequência da pesquisa

Alterar a frequência da pesquisa nos Conectores:

  1. Selecione o menu no canto superior esquerdo e selecione Admin da conta.
  2. Próximo à sua organização, selecione Preferências no lado direito para abrir o painel de Frequência da pesquisa.
    preferências do Salesforce

Em seguida, você pode definir uma taxa específica em segundos para todos os fluxos de trabalho em sua organização com o objetivo de ajudar a impedir que seus fluxos de trabalho excedam as limitações da solicitação.

Campos de relacionamento e limites da taxa do Salesforce ou do Service Cloud

O Salesforce e o Service Cloud podem usar tipos de campo em um objeto que se relacionam com outros objetos, como Campos de relacionamento de pesquisa (por exemplo, Nome da conta no objeto Conta) e Campos de relacionamento polimórficos (por exemplo, o campo “O que” de um evento) .

IMPORTANTE: Quando você cria fluxos de trabalho no Conector que mapeiam esses campos, o Conector deve verificar esse objeto e todos os objetos relacionados. Isso multiplica o número de solicitações feitas, dependendo do número de objetos relacionados ao campo mapeado. Ajustar a frequência da pesquisa para fazer menos solicitações pode evitar possíveis erros de limite de taxa.


Para criar e editar fluxos de trabalho

Agora que você configurou o Conector, confira o nosso artigo sobre a Criação e edição de fluxos de trabalho para obter detalhes sobre o processo de sincronização entre os dois sistemas.