Gerencie usuários em um plano multi-usuário

Um Admin do sistema pode gerenciar usuários associados às suas contas. Por exemplo, um Admin de sistema pode: 

Para começar a gerenciar usuários, abra o formulário de Gerenciamento de usuários clicando em Conta > Gerenciamento de usuários (ou clique aqui).

Formulário de administração de conta

NOTA: este recurso não está disponível com tipos de plano de usuário único. Não tem certeza quanto ao seu tipo de plano? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário no Smartsheet.


Adicionar usuários

Qualquer Admin de sistema pode convidar usuários para a conta para gerenciar seu acesso ao Smartsheet. Como um Admin de sistema, você pode convidar pessoas que nunca utilizaram o Smartsheet, indivíduos que já possuem conta, proprietários de planos do Smartsheet e também Admins de sistema de planos Business (ou planos legados como o Avançado ou Equipe) para consolidá-los na sua conta.

IMPORTANTE: se você convidar um indivíduo que já faça parte de outra conta do Smartsheet, o Admin de sistema dessa conta deverá primeiro remover o usuário da conta antes que você possa convidá-lo com sucesso para fazer parte da sua conta.

Adicione um usuário de cada vez 

  1. Abra o formulário de Gerenciamento de usuários clicando em Conta > Gerenciamento de usuários (ou clique aqui).
  2. Clique no botão Adicionar Usuário.
  3. Digite o endereço de e-mail principal ou alternativo (obrigatório) e o nome (opcional) do usuário.
  4. Escolha se deseja que o usuário seja um usuário licenciado (criador / proprietário de planilha), um visualizador de recursos e/ou um Admin de sistema.

    Saiba mais sobre os tipos de usuários do Smartsheet.

    NOTA: o usuário não precisa ser Licenciado para ser um Admin de sistema, mas precisa ser um Usuário Licenciado para ser um Visualizador de recursos ou um Admin de grupo.
     
  5. Clique em OK.

O usuário irá receber um e-mail de confirmação contendo um botão Aceitar que precisará clicar para ingressar na conta de Equipe ou Empresa.

Adicionar múltiplos usuários de uma só vez

Para adicionar múltiplos usuários de uma só vez, primeiro você deve criar um arquivo de valores separados por vírgulas (CSV) com os nomes e endereços de e-mail que deseja usar. Após fazer isso, você pode importar a lista usando o formulário de Gerenciamento de usuários.

  1. Crie um arquivo CSV com nome, sobrenome e endereço de e-mail dos usuários que deseja adicionar. 

    Verifique se o seu arquivo CSV está configurado com os seguintes nomes de coluna na primeira linha:
    Nome,Sobrenome,E-mail

    Abaixo dos nomes de coluna apropriados, liste os nomes e endereços de e-mail (apenas os endereços de e-mail principais podem ser usados com esta opção) dos membros da equipe que deseja adicionar à conta.

    NOTA: se o seu arquivo CSV contiver endereços de e-mail de indivíduos que já tenham sido adicionados ao seu plano, eles não serão adicionados novamente.
     
  2. Abra o formulário de Gerenciamento de usuários clicando em Conta > Gerenciamento de usuários (ou clique aqui).
  3. No formulário de Gerenciamento de usuários, clique no botão Importar novos usuários.
  4. Clique em Selecionar para localizar o arquivo CSV em seu computador.
  5. Selecione as funções dos usuários que está importando.

    Você pode escolher entre Usuários licenciados, Admins de sistema, Admins de grupo e/ou Visualizadores de recursos (saiba mais sobre os tipos de usuários do Smartsheet). Todos os usuários listados no arquivo CSV herdarão as funções selecionadas. Se necessário, você pode editar a função de cada usuário após adicioná-los à conta.
     
  6. Clique no botão Importar.

Um e-mail de confirmação será enviado imediatamente para todos os endereços de e-mail listados no arquivo CSV. Os destinatários devem clicar no botão Aceitar no e-mail para serem incorporados na conta Equipe ou Empresa.

NOTA: todas as planilhas criadas pelo usuário - ou compartilhadas com ele - permanecerão disponíveis para ele, mesmo após ele aceitar o convite para ingressar na sua conta.

Adicionar usuários à conta permitirá que você - e todos os demais usuários listados na tela de Gerenciamento de usuários - atribua linhas de tarefas ao usuário a partir de uma coluna de informações de contato.

Os usuários licenciados que você convidar herdarão seu logotipo e suas configurações de cor em sua conta do Smartsheet, a menos que eles já tenham definido sua própria identidade visual específica no Smartsheet. Isso ajuda a manter uma identidade visual consistente em todas as suas planilhas.

DICA: por padrão, TODOS os usuários da equipe serão listados na tela. Você pode filtrar a lista por tipo de usuário (Licenciado, Não Licenciado, Admin, Não Admin, Visualizador de recursos, etc.) usando a lista de seleção suspensa, na parte superior da tela. Você também pode digitar no campo texto para buscar usuários por nome ou endereço de e-mail.

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Consolide contas pagas

Se você é um Admin de sistema e deseja consolidar duas contas, você pode seguir as etapas acima para convidar um Proprietário de conta (de planos legados Básicos ou Avançados) ou um Admin de sistema (de planos legados Equipe ou Business) que possua uma assinatura paga válida para participar do seu plano. Isso mesclará os dois planos em um.

NOTA: não é possível enviar convite para Admin de sistema de planos Enterprise (entre em contato com nossa equipe de vendas para obter ajuda ao mesclar planos Enterprise) nem para usuários de uma conta que não sejam Admin de sistema.

Se o Proprietário ou Admin de sistema aceitar o convite, veja o que acontecerá em seguida:

  • Sua conta adquirirá a deles, e toda configuração de conta que você fizer substituirá a deles.
  • Todos os usuários configurados na conta convidada serão adicionados ao seu plano.

    NOTA: será necessário que você possua licenças disponíveis suficientes para acomodar os usuários da equipe convidada. Se você não tiver licenças suficientes disponíveis para acomodar os usuários do plano convidado, o Smartsheet o alertará sobre isso e lhe dará a oportunidade de fazer a atualização da sua conta para incluir licenças adicionais. Em seguida, você pode reenviar o convite.

É possível escolher fornecer acesso de Admin de sistema ao Admin de sistema que você convidar.

Para saber mais sobre como o acesso da Equipe convidada será impactado, consulte o nosso artigo Ingressando em uma conta Equipe, Business ou Enterprise.

IMPORTANTE: se você convidar alguém para participar de um plano e o plano atual desse indivíduo tiver mais funcionalidades que o plano para o qual está sendo convidado (por exemplo, se você estiver em um plano de Equipe legado e convidar o Admin de sistema de um plano de Business para se juntar ao seu plano), esteja ciente de que a conta terá apenas os recursos disponíveis no plano de menos funcionalidades.

Para obter mais informações sobre quais recursos estão incluídos em cada plano, consulte a nossa página de Preços.


Edite as propriedades de Contas de usuário existentes

Um Admin de sistema pode alterar determinados atributos dos usuários da conta que afetam o que eles podem ou não fazer na conta.  Por exemplo, o Admin de sistema pode conceder/revogar a licença de um usuário, ou ativar/desativar os seguintes tipos de usuários:

  • Admin de sistema
  • Admin de grupo
  • Visualizador de recursos

Você pode fazer essas alterações uma de cada vez, usando o formulário de Gerenciamento de usuários, ou em massa, por meio da Atualização em massa. Se você editar atributos, um usuário de cada vez, além dos atributos acima, você também poderá alterar o nome e sobrenome do usuário, bem como gerenciar os endereços de e-mail que ele usa no Smartsheet.

Editar propriedades, um usuário de cada vez

Você alterará os atributos usando o formulário de Gerenciamento de usuários. Para abrir o formulário de Gerenciamento de usuários:

  1. Clique em Conta > Gerenciamento de usuários (ou clique aqui).
  2. Clique com o botão direito do mouse no endereço de e-mail do usuário e selecione Editar usuário.

NOTA: se o usuário não aceitou o convite para ingressar na conta (seu Status é de Convidado), seu nome ou endereços de e-mail alternativos não poderão ser editados. Você só pode editar essas propriedades se o usuário tiver aceitado o convite para fazer parte da conta.

Editar propriedades do usuário em massa

Use o recurso de Atualização em massa de usuários para alterar o tipo de usuário de vários usuários de uma só vez. Você fará isso baixando uma Lista de usuários como um arquivo .csv, fazendo as alterações necessárias nos valores dessa lista, e depois carregando-a novamente no Smartsheet.

NOTA: este método de edição permite revogar licenças de usuários, o que tornará planilhas de usuário somente leitura sem aviso prévio aos colaboradores. Você pode precisar transferir as planilhas de usuários após revogar suas licenças com as etapas da seção Outras ações para gerenciar contas de usuário deste artigo.

Para atualizar usuários em massa:

  1. Selecione Conta > Gerenciamento de usuários.
  2. Clique em Mais ações > Atualizar usuários em massa.

    usuários em massa


    O formulário Atualizar usuários em massa será exibido.
     
  3. Siga as etapas da janela de Atualização em massa para fazer alterações nos atributos do usuário. Altere os valores do arquivo .csv para TRUE para conceder o respectivo tipo de usuário, ou para FALSE para revogar aquele tipo de usuário.

    arquivo csv
     

NOTA: você não pode usar o recurso de Atualização em massa para editar o tipo de usuário de usuários com status de Convidado. Você só pode editar essas propriedades se o usuário tiver aceitado o convite para fazer parte da conta.

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Remova usuários

Um Admin de sistema pode remover qualquer usuário da conta:

  1. Abra o formulário de Gerenciamento de usuários clicando em Conta > Gerenciamento de usuários (ou clique aqui).

  2. Clique com o botão direito do mouse no endereço de e-mail do usuário e selecione Excluir usuário.

    Isso removerá o endereço de e-mail do usuário da conta. O usuário ainda poderá fazer login no Smartsheet como um colaborador gratuito, mas não estará mais associado à uma conta.

  3. (Opcional) Marque a caixa de seleção Remover acesso de compartilhamento do usuário para impedir que o usuário compartilhe todas as planilhas pertencentes a outros usuários licenciados da conta.

  4. (Opcional) Se o usuário for proprietário de alguma planilha, marque a caixa para Transferir suas planilhas para outro usuário. Em seguida, clique em selecionar novo proprietário para escolher o usuário para o qual as planilhas deverão ser transferidas. Quaisquer planilhas não transferidas permanecerão bloqueadas em modo somente leitura e serão excluídas após 90 dias.

    NOTA: se o usuário for um Admin de grupo, a opção será Transferir planilhas e a propriedade de grupos e você poderá selecionar de uma lista com os demais Admins de grupo da conta. Não será possível excluir o usuário até que a propriedade de seus grupos seja transferida.

  5. Clique em OK.

NOTA: você não pode remover a si mesmo de uma conta, mesmo que seja um Admin de sistema. Se você é um Admin de sistema e gostaria de ser removido de uma conta, entre em contato com outro Admin de sistema (ou promova um usuário existente a Admin de sistema) e ele será capaz de removê-lo seguindo as instruções acima.

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Outras ações para gerenciar contas de usuários

Usuários individuais

Outras opções para gerenciar contas podem ser encontradas clicando com o botão direito do mouse no endereço de e-mail de um usuário no formulário, ou clicando no botão Mais ações, na parte superior. Dentre as ações que você pode executar, estão:

  • Enviar e-mail de convite - Reenvia o link de convite para o usuário.
  • Enviar e-mail para redefinir senha - Gera um link de redefinição de senha e envia para o endereço de e-mail.
  • Baixar relatório de acesso a planilhas de usuário - Gera um arquivo Excel listando os nomes das planilhas às quais um usuário tem acesso.
  • Transferir planilhas para outro usuário - Transfere as planilhas para outro usuário licenciado da conta.
  • Transferir grupos de sua propriedade para outro usuário - Transfere a propriedade dos grupos para outro Admin de grupo da conta.
  • Remover acesso de compartilhamento do usuário - Remove o usuário do compartilhamento de todas as planilhas que pertencem a usuários licenciados da sua conta.
  • Exibir participação em grupos - Exibe uma lista com os grupos dos quais o usuário é membro.
  • Remover de todos os grupos - Remove o usuário de todos os grupos pertencentes a usuários daquela conta. Remover um membro de um grupo também irá removê-lo das planilhas compartilhadas com aquele grupo.

Todas as contas de usuário

Clique no botão Mais ações, na parte superior do formulário, para ver as opções de gerenciamento de todas as contas:

  • Baixar relatório de acesso a planilhas - ​​Gera um arquivo do Excel listando os nomes de todas as planilhas pertencentes a usuários licenciados da conta, o nome da área de trabalho em que as planilhas estão salvas (se aplicável), os colaboradores com quem cada planilha foi compartilhada e o carimbo de data e hora da última modificação.
  • Remover e-mail do compartilhamento - Remove um endereço de e-mail específico do compartilhamento de todas as planilhas pertencentes a usuários da conta.
  • Baixar lista de usuários - Gera um arquivo Excel listando todos os membros da conta (Convidados e Ativos), seus endereços de e-mail alternativos, seus níveis de acesso (SysAdmin, Admin de grupo, Visualizador de recursos, etc.), o número de planilhas que possuem e o carimbo de data e hora do seu último login no Smartsheet (caso tenha ocorrido nos últimos 6 meses).
     

NOTA: organizações com 200 ou mais usuários receberão um e-mail com um link para baixar o relatório de acesso a planilhas.

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