Gerenciar tipos de licenças usando fluxos de trabalho de ITSM

Com webhooks no nível do plano do Smartsheet e APIs de usuário, você pode desenvolver um processo que automatiza o gerenciamento de solicitações de licença do usuário para se alinhar às necessidades da sua organização. Como parte desse processo, você pode incorporar seu sistema de gerenciamento de serviços de tecnologia da informação (ITSM), como o ServiceNow, para gerenciar solicitações de licenças e fluxos de aprovação.

Essa abordagem tem como alvo os seguintes benefícios:

• Gerenciamento simplificado de licenças
• Carga administrativa reduzida
• Melhor alocação de custos

Em sua essência, é uma abordagem programática para integrar o ambiente Smartsheet diretamente ao sistema interno de sua organização. Estes são os principais componentes:

1. Webhooks no nível do plano do Smartsheet: eles inscrevem você em notificações em tempo real e baseadas em eventos iniciadas no Smartsheet. Por exemplo, quando um usuário se transforma em um membro provisório, o Smartsheet envia automaticamente uma mensagem segura para um endpoint de serviço que você implementa para processar os eventos e enviar solicitações para seu sistema interno.
2. APIs de usuário do Smartsheet: os sistemas internos usam essas APIs para comunicar ao Smartsheet as instruções de tipo de licença de usuário. Com base na lógica de negócios da sua organização para determinar o status da licença de um usuário, seu sistema interno pode aproveitar automaticamente esses endpoints de API para atualizar o tipo de licença do usuário no Smartsheet. As APIs também permitem que você reúna dados de usuários e planos de forma programática, fornecendo insights aprimorados que complementam as informações disponíveis no centro de administração do Smartsheet.

Como funciona: uma jornada simplificada

O diagrama e as descrições de nós a seguir demonstram como o sistema integrado recebe eventos de tipo de licença de usuário que acionam fluxos de ITSM para gerenciar (atualizar ou rebaixar) o tipo de licença de um usuário com base em seus critérios.

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Os itens numerados abaixo descrevem as ações de cada nó no diagrama de fluxo acima.

1. O Smartsheet notifica o sistema inscrito (por exemplo, um ITSM): um webhook do Smartsheet que você configura envia ao seu endpoint HTTPS POST uma carga útil de evento descrevendo a atualização do tipo de licença de um usuário não membro para membro provisório.
2. Seu sistema de ITSM extrai as principais informações da carga útil e as envia ao processo de aprovação de licenças. As informações incluem o ID do usuário, o endereço de e-mail e o status do novo tipo de licença.
3. Seu ITSM decide se aprova ou nega a associação ao plano do usuário e toma medidas usando a API do Smartsheet. 
   • Se aprovada: seu ITSM chama a API de atualização do usuário do Smartsheet, que altera o tipo de licença do usuário de membro provisório para membro.
   • Se recusada: seu ITSM chama a API de rebaixamento do usuário do Smartsheet, que altera o tipo de licença do usuário para visualizador (ou convidado para usuários externos), evitando que você pague por licenças desnecessárias.
4. O administrador de sistema do Smartsheet analisa os resultados: os status atualizados do tipo de licença aparecem na página Gerenciar reajuste do Smartsheet, onde o administrador de sistema revisa e valida os resultados do processo automatizado.

Principais benefícios para sua organização

Ao configurar e implementar esta solução, sua organização pode perceber estas vantagens significativas:

• Aprovações automatizadas e designadas: elimine as etapas manuais de revisão e aprovação para licenças de usuários, permitindo que o sistema lide com solicitações de rotina automaticamente.
• Coleta aprimorada de dados do plano e do usuário: colete dados detalhados do usuário e do plano de forma programática, auxiliando em decisões mais informadas e eficientes sobre assinatura (licenciamento) e gerenciamento de usuários. Você pode acessar informações como a lista de planos dos quais um usuário é membro, o tipo de licença do usuário, a última vez que o tipo de licença foi alterado e se o usuário é interno ou pertence ao domínio do seu plano.
• Carga de trabalho administrativa reduzida: isso permite que os administradores de sistema fiquem livres de tarefas demoradas, como processar manualmente solicitações de acesso e alocar custos, especialmente durante os períodos de pico de reajuste.
• Redimensionamento aprimorado: a automação torna o modelo de assinatura de usuário do Smartsheet mais fácil de gerenciar e redimensionar à medida que sua organização cresce.
• Alocação precisa de custos: ao integrar suas ferramentas de ITSM a webhooks e APIs do Smartsheet, sua organização pode coletar automaticamente dados essenciais departamentais ou de centro de custos, permitindo acompanhamento e alocação mais precisos dos custos de licença do Smartsheet.
• Eficiência em tempo real: receba notificações imediatas sobre alterações no tipo de licença do usuário, permitindo um gerenciamento de acesso do usuário mais rápido e responsivo.
• Integração perfeita: os webhooks e as APIs de gerenciamento de usuários do Smartsheet seguem os padrões do setor, facilitando a integração aos fluxos de trabalho e sistemas de TI existentes, como o ServiceNow, proporcionando um processo operacional coeso e acelerado.
• Segurança aprimorada: controle o acesso de forma eficaz automatizando o processo de concessão ou revogação de permissões de usuários com base em critérios definidos e aprovações internas.

Essa abordagem integrada permite que você gerencie os tipos de licenças do Smartsheet com mais eficiência, tornando o modelo de assinatura de usuário mais redimensionável para implantação em nível empresarial.

Para obter um passo a passo detalhado e técnico da configuração, consulte o guia do desenvolvedor Automatizar o gerenciamento de tipo de licença de usuário.