Planilha de arquivo

A planilha de arquivo é essencial para gerenciar e armazenar dados de forma eficaz. Um espaço de trabalho organizado ajuda você a:

• Manter suas planilhas ativas limpas, separando dados concluídos ou históricos.
• Manter o desempenho de seus projetos atuais.
• Preservar registros históricos valiosos que podem ser necessários para análises futuras, auditorias ou conformidade.

Como criar uma planilha de arquivo

Antes de criar sua planilha, decida um método de transferência, seja manual ou automatizado. Além disso, considere configurar filtros e visualizações dentro da planilha para ajudar a organizar os dados, facilitando a busca e recuperação de informações conforme necessário.

Para automatizar o processo de arquivamento no Smartsheet, siga estas etapas:

1. Configure a planilha de arquivo

• Vá para seu espaço de trabalho e adicione uma nova planilha. Saiba como em Criar ou renomear uma planilha ou outro item do Smartsheet.
• Nomeie sua planilha de arquivo de forma apropriada, como Arquivo do Projeto ou Dados Históricos.
• Configure colunas que correspondam às colunas de suas planilhas ativas para garantir consistência.

2. Defina os critérios de arquivamento

• Identifique as condições que acionam o arquivamento de dados, como tarefas concluídas ou datas de término de projetos.
• Certifique-se de que sua planilha ativa tenha uma coluna (caixa de seleção ou dropdown) que rastreie o status ou a conclusão das tarefas.

3. Crie fluxos de trabalho automatizados

1. Na sua planilha ativa, vá para Automatizações > Criar do zero.
2. Escolha um gatilho para a automação; isso define quando seu fluxo de trabalho é executado.
3. Adicione condições para filtrar linhas com base em seus critérios de arquivamento, como arquivar apenas linhas com o status Concluído.
4. Escolha a ação para Mover linhas ou Copiar linhas e selecione sua planilha de arquivamento como destino.

Saiba mais no artigo Automatizar processos com fluxos de trabalho.

4. Configure a transferência de dados

• Certifique-se de que as colunas na sua planilha de arquivamento estejam alinhadas com as da planilha ativa para evitar incompatibilidades de dados.
• Garanta que os dados transferidos correspondam aos dados originais e mantenham sua integridade.

5. Defina um cronograma

• Configure um cronograma rotineiro para arquivamento, como mensal ou trimestral. Isso mantém seu espaço de trabalho organizado e atualizado.
• Realize testes para garantir que a automação funcione corretamente e que os dados sejam arquivados adequadamente.

Seguindo estas etapas, você pode estabelecer uma abordagem sistemática e automatizada para o arquivamento de dados, aprimorando suas práticas gerais de gerenciamento de dados.