planilha de arquivamento

A planilha de arquivamento é essencial para o gerenciamento e armazenamento eficazes de dados. É crucial manter uma área de trabalho organizada para garantir que os dados concluídos ou históricos mantenham suas planilhas ativas organizadas. Essa abordagem aprimora o desempenho e a usabilidade de seus projetos atuais e preserva registros históricos valiosos que podem ser cruciais para futuras análises, auditorias ou conformidade.

A criação de uma planilha de arquivamento dedicada permite que você armazene e organize sistematicamente dados que não são mais necessários ativamente, mas ainda são valiosos. Ao nomear a planilha adequadamente, como Arquivo de projetos ou Dados históricos, você cria um repositório claro e focado para essas informações.

Organizar como os dados são transferidos para a planilha de arquivamento é vital. Essa etapa ajuda a manter suas planilhas ativas organizadas e garante que os dados históricos sejam armazenados sistematicamente. Estabelecer um método de transferência, seja manualmente ou por meio de automação, garante que os dados sejam movidos de forma eficiente e precisa. Além disso, configurar filtros e exibições na planilha de arquivamento ajuda a organizar os dados, facilitando a pesquisa e a recuperação de informações conforme necessário.

A implementação de práticas regulares de arquivamento evita que suas planilhas ativas fiquem sobrecarregadas e garante que os dados sejam gerenciados com eficiência. Estabelecer um cronograma de rotina para arquivamento, como mensal ou trimestral, mantém sua área de trabalho organizada e atualizada.

Para automatizar o processo de arquivamento no Smartsheet, siga estas etapas:

1. Configurar sua planilha de arquivamento

• Crie uma planilha de arquivamento:
  • Acesse a área de trabalho e clique em Create New > Sheet.
  • Nomeie a planilha adequadamente (por exemplo, Arquivo de projetos ou Dados históricos).
  • Configure colunas na planilha de arquivamento que correspondam às colunas das planilhas ativas para garantir a consistência.

2. Definir critérios de arquivamento

• Determinar critérios de seleção
  • Decida quais condições acionarão o arquivamento dos dados (por exemplo, tarefas marcadas como concluídas, datas de término do projeto etc.).
• Configurar colunas para status:
  • Certifique-se de que sua planilha ativa tenha uma coluna (por exemplo, uma caixa de seleção ou menu suspenso) que monitore o status ou a conclusão das tarefas.

3. Criar um fluxo de trabalho automatizado

• Automação abrir :
  • Na planilha ativa, acesse Automação > Criar um fluxo de trabalho.
• Definir acionador:
  • Escolha um acionador para a automação (por exemplo, quando uma linha é alterada ou quando um valor específico é inserido em uma coluna).
• Definir condições:
  • Adicione condições para filtrar linhas com base em seus critérios de arquivamento (por exemplo, arquivar apenas linhas com o status "Concluído").
• Definir ação:
  • Escolha a ação para Mover linha ou Copiar linha e selecione sua Planilha de arquivamento como destino.
  • Configure a ação para garantir que os dados sejam transferidos com precisão.

4. Configurar transferência de dados

• mapear colunas. 
  • Certifique-se de que as colunas da sua planilha de arquivamento correspondam às da planilha ativa para evitar incompatibilidades de dados.
• Verifique a precisão dos dados:
  • Valide se os dados transferidos correspondem aos dados de origem e mantêm a integridade.

5. Configurar o arquivamento regular

• Automação de cronograma:
  • Configure um cronograma para que o fluxo de trabalho de automação seja executado periodicamente (por exemplo, diariamente, semanalmente) se você quiser arquivar dados automaticamente com base em intervalos de tempo.
• AUTOMAÇÃO DE TESTES
  • Execute testes para confirmar que a automação funciona conforme o esperado e que os dados estão arquivados corretamente.

Ao seguir essas etapas, você estabelecerá uma abordagem sistemática e automatizada para o arquivamento de dados, aprimorando suas práticas gerais de gerenciamento de dados.