Processo de admissão de projetos

O que é um processo de captação de projetos?

Uma empresa usa um processo de admissão de projetos para organizar as solicitações de projetos e fornecer uma estrutura para enviá-las e revisá-las.

O objetivo de um processo de admissão de projetos é melhorar o valor estratégico de toda a organização. Imagine uma empresa sem um método padronizado para enviar ou revisar solicitações de projetos. Os membros da equipe podem enviar solicitações por e-mail, em salas de bate-papo da empresa ou verbalmente. Nesse cenário, os líderes da empresa inevitavelmente ignorarão ou perderão algumas solicitações. Quando eles analisam essas solicitações de projeto, não têm métricas claras para avaliar a urgência, a viabilidade ou o alinhamento do projeto com a estratégia de toda a organização.

Quando você tem um processo funcional de entrada de projetos, todos entendem quem envia as solicitações, onde enviá-las e quais informações devem ser incluídas. Além disso, está claro quem analisa as propostas, quando e como as analisa e quem pode dar a aprovação final.

Como criar um processo de captação de projetos

As três fases de um processo de admissão de projeto são descoberta, avaliação e planejamento. Crie um processo de admissão de projetos fase por fase. Pense em quem precisa aprovar os projetos. Além disso, considere quais informações relacionadas ao projeto são relevantes para sua empresa.

Acompanhe um processo de admissão de projeto existente ou mapeie seu processo com um diagrama de fluxo de trabalho. Ao elaborar um processo de solicitação de projeto, identifique cada equipe ou indivíduo que precisa revisar um projeto.

Considere a possibilidade de criar processos diferentes para tipos diferentes de solicitações. Por exemplo, uma solicitação de projeto interno terá uma aparência diferente da solicitação de projeto externo de um cliente. Outra opção é configurar vários processos para projetos com diferentes orçamentos ou limites de esforço. Os processos de admissão podem exigir menos aprovações para projetos rápidos ou de baixo custo, enquanto os projetos caros ou de longo prazo exigem etapas adicionais de aprovação.

Etapas do processo de captação de projetos

O processo de admissão de um projeto começa com uma ideia e termina com um plano de projeto. A maioria dos processos de admissão abrange etapas básicas: desenvolvimento do conceito, obtenção de aprovações e planejamento do projeto. Modifique essas etapas para refletir as necessidades de sua organização.

Embora os processos de admissão variem de acordo com a organização, estas são as etapas básicas a serem seguidas:

1. Ideia do projeto

O proprietário do projeto, também chamado de proprietário do negócio ou iniciador, tem uma ideia para um projeto e aborda o indivíduo responsável por enviar solicitações.

2. Desenvolvimento de ideias

O proprietário do projeto trabalha com o solicitante para desenvolver a ideia e criar um caso de negócios. Como esse projeto economizará tempo, agregará valor ou reduzirá os riscos? Obtenha feedback de vários membros da equipe.

3. Formulário de admissão

Depois que a equipe tiver realizado uma pesquisa preliminar, o solicitante deverá preencher um formulário padronizado de entrada de projeto e enviá-lo para análise. Se a solicitação for urgente, o formulário deverá indicar o status e o prazo de resposta.

4. Primeira revisão

A primeira equipe de análise, geralmente o PMO, analisa a solicitação quanto à viabilidade de alto nível. Se faltarem informações ou houver sinais de alerta, eles podem enviar o formulário de volta ao solicitante para revisões ou rejeitar a proposta imediatamente. Se eles aprovarem, enviarão o projeto para uma segunda equipe para análise.

5. Segunda revisão

Após a aprovação da primeira equipe, uma segunda equipe analisará o projeto. Pode ser um gerente de recursos ou proprietário de serviços que considera a viabilidade relacionada aos recursos do projeto. Eles podem devolver o formulário ao proprietário da empresa para fazer ajustes, rejeitar a proposta ou aprová-la e enviá-la a outras equipes para análise.

6. Revisões adicionais

O número de equipes que precisam analisar o projeto será diferente entre as organizações. Normalmente, a revisão final é feita por um comitê de direção ou por um vice-presidente, diretor financeiro ou outro executivo de alto nível. Esse comitê ou indivíduo analisa a proposta quanto ao seu alinhamento com as metas organizacionais mais amplas. Eles podem devolver o formulário ao proprietário da empresa para fazer ajustes, rejeitar a proposta ou fornecer a aprovação final.

7. Atribuição de nível de prioridade

Depois que uma proposta de projeto recebe todas as aprovações necessárias, ela retorna ao PMO. O PMO atribui ao projeto um nível de prioridade, um número de identificação exclusivo e um líder de projeto.

8. Plano do projeto

O líder do projeto desenvolve um plano de projeto e o envia ao PMO para aprovação.

9. Execução do projeto

Depois que o plano do projeto for aprovado, execução do projeto começa.