Processo de admissão de projetos

O que é um processo de entrada de projeto?

Uma empresa usa um processo de entrada de projetos para organizar as solicitações de projetos e fornecer uma estrutura para enviá-las e revisá-las.

O objetivo de um processo de admissão de projetos é melhorar o valor estratégico de toda a organização. Imagine uma empresa sem um método padronizado para enviar ou revisar solicitações de projetos. Os membros da equipe podem enviar solicitações por e-mail, em salas de bate-papo da empresa ou verbalmente. Nesse cenário, os líderes da empresa inevitavelmente ignorarão ou perderão algumas solicitações. Quando analisam essas solicitações de projeto, não têm métricas claras para julgar a urgência, a viabilidade ou o alinhamento do projeto com a estratégia de toda a organização.

Quando você tem um processo de entrada de projeto funcional, todos entendem quem envia solicitações, para onde enviá-las e quais informações incluir. Além disso, fica claro quem revisa as propostas, quando e como elas são revisadas e quem pode dar a aprovação final.

Como criar um processo de entrada de projeto

As três fases de um processo de admissão de projeto são descoberta, avaliação e planejamento. Crie um processo de entrada de projeto fase por fase. Pense em quem precisa aprovar projetos. Além disso, considere quais informações relacionadas ao projeto são relevantes para sua empresa.

Acompanhe um processo de entrada de projeto existente ou mapeie seu processo com umdiagrama de fluxo de trabalho. Ao projetar um processo de solicitação de projeto, identifique cada equipe ou indivíduo que precisa revisar um projeto.

Considere criar processos diferentes para diferentes tipos de solicitações. Por exemplo, uma solicitação de projeto interno será diferente da solicitação de projeto externo de um cliente. Outra opção é configurar vários processos para projetos com diferentes orçamentos ou limites de esforço. Os processos de entrada podem exigir menos aprovações para projetos rápidos ou baratos, enquanto projetos caros ou de longo prazo exigem etapas adicionais de aprovação.

Simplificar o processo de entrada de projetos

Um processo de admissão de projeto começa com uma ideia e termina com um plano de projeto. A maioria dos processos de admissão abrange etapas básicas: desenvolver o conceito, obter aprovações e planejar o projeto. Modifique essas etapas para refletir as necessidades da sua organização.

Embora os processos de admissão variem de acordo com a organização, estas são as etapas básicas a serem seguidas:

1. Ideia de projeto

O proprietário do projeto, também chamado de proprietário do negócio ou iniciador, tem uma ideia para um projeto e aborda o indivíduo responsável por enviar solicitações.

2. Desenvolvimento de ideias

O proprietário do projeto trabalha com o solicitante para desenvolver a ideia e fazer um caso de negócio. Como esse projeto economizará tempo, agregará valor ou reduzirá riscos? Reúna feedback de vários membros da equipe.

3. DE PEQUENAS EMPRESAS

Depois que a equipe realizar pesquisas preliminares, o solicitante deve preencher um formulário de entrada de projeto padronizado e enviá-lo para revisão. Se a solicitação for urgente, o formulário deve indicar o status e quando uma resposta é necessária até.

4. Primeira revisão

A primeira equipe de revisão, geralmente o PMO, analisa a solicitação de viabilidade de alto nível. Se houver informações ausentes ou sinais de alerta, eles podem enviar o formulário de volta ao solicitante para revisões ou rejeitar a proposta imediatamente. Se eles aprovarem, enviarão o projeto a uma segunda equipe para revisão.

5. Segunda revisão

Depois que a primeira equipe aprovar, uma segunda equipe revisará o projeto. Pode ser um gerente de recursos ou proprietário de serviço que considera a viabilidade relacionada a recursos do projeto. Eles podem devolver o formulário ao proprietário da empresa para fazer ajustes, rejeitar a proposta ou aprová-lo e enviá-lo a outras equipes para revisão.

6. Revisões adicionais

O número de equipes que precisam revisar o projeto será diferente entre as organizações. Normalmente, a revisão final acontece com um comitê de direção ou um vice-presidente, diretor financeiro ou outro executivo de alto nível. Este comitê ou indivíduo revisa a proposta para seu alinhamento com metas organizacionais maiores. Ele pode devolver o formulário ao proprietário da empresa para fazer ajustes, rejeitar a proposta ou fornecer a aprovação final.

7. Atribuição de nível de prioridade

Depois que uma proposta de projeto recebe todas as aprovações necessárias, ela retorna ao PMO. O PMO atribui ao projeto um nível de prioridade, número de identificação exclusivo e líder do projeto.

8. plano de projeto

O líder do projeto desenvolve umplano de projeto e o envia ao PMO para aprovação.

9. Execução de projetos

Depois que o plano do projeto é aprovado,a execução do projeto começa.