Com as coleções, você pode combinar itens específicos das áreas de trabalho com outros conteúdos, como Google Docs ou painéis do PowerBI, e depois compartilhar apenas esse conjunto personalizado de itens com outras pessoas.
USM Content
Compartilhar coleções em áreas de trabalho
Para compartilhar a coleção, você deve ser o administrador da respectiva área de trabalho.
Para compartilhar uma coleção, você precisa:
- Abra o painel da área de trabalho
- Selecione a coleção que você deseja compartilhar e selecione o menu de três pontos.
- Selecione Compartilhar coleção.
- Na caixa de diálogo de compartilhamento, adicione os usuários ou grupos com os quais você está compartilhando a coleção.
- Selecione Compartilhar.
Você também pode usar o botão Compartilhar no canto superior direito de um item aberto para compartilhar a coleção ou apenas esse item.
No menu suspenso Personalizar mensagem, você pode personalizar o assunto e o texto do corpo do e-mail de notificação que está enviando para as pessoas que receberam o compartilhamento da coleção.
Pontos a considerar:
- Compartilhar uma coleção concede à pessoa acesso à coleção e a todos os itens relacionados. Você pode determinar o nível de acesso de cada item individualmente.
- Qualquer usuário do Smartsheet pode obter acesso a uma coleção, independentemente do plano.
Gerenciar acesso a coleções em áreas de trabalho
Cada pessoa que recebe o compartilhamento de uma coleção obtém acesso a todos os itens atuais e futuros dessa coleção.
Conteúdo dentro das coleções
Você pode adicionar itens com permissões de visualizador como padrão e definir permissões para cada item. Decida qual nível de acesso você deseja conceder aos usuários que receberam o compartilhamento da coleção.
- Comentarista
- Editor
- Visualizador
Para editar ou atualizar as permissões dos itens na coleção:
- Abra o painel da área de trabalho
- Abra a coleção que contém os itens que deseja atualizar.
- Selecione o menu de três pontosao lado de cada item.
- Selecione Alterar permissões.
- Selecione o nível de permissão que você deseja atribuir.
Você também pode selecionar as permissões diretamente dos ícones ao lado de cada item.
As permissões para links externos, formulários e exibições dinâmicas são gerenciadas fora das coleções. Todo o conteúdo externo tem apenas permissões de visualizador.
Solicitar acesso a uma coleção
Se você tentar abrir uma coleção, mas não conseguir, talvez seja necessário solicitar acesso a ela.
As razões mais comuns para não ter acesso incluem:
- Você tem o link de compartilhamento, mas seu endereço de e-mail não recebeu o compartilhamento da coleção.
- Você está conectado ao Smartsheet com um endereço de e-mail diferente daquele para o qual o link de compartilhamento foi enviado.
- O administrador da coleção removeu seu acesso ao item.
- O administrador excluiu a coleção.
Se você quiser acessar uma coleção que não foi compartilhada com seu endereço de e-mail, abra o URL para ver o botão Solicitar acesso. Use a caixa de texto para fornecer contexto.
Ao solicitar acesso, o administrador da coleção recebe um e-mail com um link que ele pode usar para selecionar um nível de permissão de compartilhamento. Depois que o administrador da coleção concluir esse processo, você poderá acessar a coleção.
Quando o administrador aprovar a solicitação, você receberá uma notificação. No entanto, se a solicitação for negada, você não receberá nenhuma notificação.
Como funciona o acesso às coleções
- Quando você compartilha uma coleção, você concede à pessoa acesso aos itens da coleção, independentemente de quais sejam.
- As pessoas que recebem o compartilhamento da coleção podem acessar os itens subjacentes com um link direto ou por meio da coleção.
- Quando você compartilha uma coleção, a pessoa pode acessar os itens dessa coleção com o nível de permissão mais alto que tiver. Isso significa que você pode compartilhar a coleção com permissões de visualizador, mas se a pessoa já tiver permissões de editor direto do item, ela continuará acessando esse item como editor.