As coleções permitem que você compartilhe uma mistura de itens do Smartsheet e não-Smartsheet com níveis de acesso personalizados.
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Compartilhar coleções em áreas de trabalho
Você deve ser o administrador da área de trabalho onde a coleção está para compartilhá-la.
Veja como compartilhar uma coleção:
- Acesse a guia Início > Áreas de trabalho e selecione a área de trabalho que contém a coleção. Isso abre o painel da área de trabalho.
- Selecione a coleção que deseja compartilhar.
- Selecione o menu de reticências.
- Selecione Compartilhar coleção.
- Na caixa de diálogo de compartilhamento, adicione os usuários ou grupos com os quais você está compartilhando a coleção.
- Selecione Compartilhar.
Sua coleção está compartilhada.
Como alternativa, você pode usar o botão Compartilhar no canto superior direito de um item aberto para compartilhar a coleção ou apenas esse item.
Na lista suspensa Personalizar mensagem, você pode personalizar o assunto e o texto do corpo do e-mail de notificação que está enviando para as pessoas com quem a coleção está compartilhada.
Pontos a considerar:
- Compartilhar uma coleção com alguém concede a essa pessoa acesso à coleção e a todos os seus itens. No entanto, você pode especificar o nível de acesso de cada pessoa a cada item.
- Você pode compartilhar qualquer usuário do Smartsheet com uma coleção, independentemente do plano do usuário.
- Quando você copia uma área de trabalho usando a opção Salvar como novo... em Explorar, as opções de compartilhamento escolhidas se aplicam apenas à área de trabalho, mas não às permissões exclusivas de suas coleções internas. Qualquer pessoa com acesso à nova área de trabalho pode acessar as respectivas coleções.
Gerenciar acesso a coleções em áreas de trabalho
Cada pessoa que recebe o compartilhamento de uma coleção obtém acesso a todos os itens atuais e futuros dessa coleção.
Conteúdo dentro das coleções
Os usuários compartilhados com uma coleção têm permissão de visualizador para todos os itens por padrão. Aqui estão as permissões de coleção que você pode atribuir a um item:
- Comentarista
- Editor
- Visualizador
Veja como alterar a permissão de um item:
- Abra o painel da área de trabalho.
- Abra a coleção que contém o item que você deseja atualizar.
- Selecione o menu de três pontos ao lado do item.
- Selecione Alterar permissões .
- Selecione o nível de permissão que você deseja atribuir.
Como alternativa, você pode selecionar as permissões de um item diretamente no ícone ao lado do item.
As permissões para links externos, formulários e exibições dinâmicas são gerenciadas fora das coleções. Todo o conteúdo externo tem apenas permissões de visualizador.
Solicitar acesso a uma coleção
Se você tentar abrir uma coleção, mas não conseguir, talvez seja necessário solicitar acesso a ela.
As razões mais comuns para não ter acesso incluem:
- Você tem o link de compartilhamento, mas seu endereço de e-mail não recebeu o compartilhamento da coleção.
- Você está conectado ao Smartsheet com um endereço de e-mail diferente daquele para o qual o link de compartilhamento foi enviado.
- O administrador da coleção removeu seu acesso ao item.
- O administrador excluiu a coleção.
Se você quiser acessar uma coleção que não é compartilhada com seu endereço de e-mail, abra o URL para ver o botão Solicitar acesso . Use a caixa de texto para fornecer contexto.
Ao solicitar acesso, o administrador da coleção recebe um e-mail com um link que ele pode usar para selecionar um nível de permissão de compartilhamento. Depois que o administrador da coleção concluir esse processo, você poderá acessar a coleção.
Quando o administrador aprovar a solicitação, você receberá uma notificação. No entanto, se a solicitação for negada, você não receberá nenhuma notificação.
Como funciona o acesso à coleção
- Ao compartilhar uma coleção com alguém, você concede a essa pessoa acesso aos itens dessa coleção, independentemente de quais sejam esses itens.
- As pessoas que recebem o compartilhamento da coleção podem acessar os itens subjacentes com um link direto ou por meio da coleção.
- Quando você compartilha uma coleção com alguém, essa pessoa pode acessar os itens no nível de permissão mais alto que tiver. Isso significa que você pode compartilhar a coleção com alguém com permissões de visualizador, mas se essa pessoa tiver permissões de editor no item, poderá continuar acessando esse item como editor.
- Quando você copia uma área de trabalho que inclui coleções, qualquer pessoa com acesso à nova área de trabalho pode acessar suas coleções. Você pode atribuir permissões adicionais a coleções específicas.