Aplica-se a

Smartsheet Advance Package
Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

Para usar o Data Shuttle, é preciso:

  • ser um usuário licenciado;
  • Ter permissões de Proprietário, Administrador ou Editor na planilha de destino
  • ter permissões do aplicativo premium Data Shuttle habilitadas no Gerenciamento de usuários pelo administrador de sistema do Smartsheet.

Para entrar em contato com seu representante de vendas e saber mais, acesse o Data Shuttle Marketplace.

Sobre o Data Shuttle

Com o Smartsheet Data Shuttle, você pode importar dados de sistemas de software empresariais para o Smartsheet.

PLANS

  • Smartsheet Advance Package
  • Business
  • Enterprise

Permissões

Para usar o Data Shuttle, é preciso:

  • ser um usuário licenciado;
  • Ter permissões de Proprietário, Administrador ou Editor na planilha de destino
  • ter permissões do aplicativo premium Data Shuttle habilitadas no Gerenciamento de usuários pelo administrador de sistema do Smartsheet.

Para entrar em contato com seu representante de vendas e saber mais, acesse o Data Shuttle Marketplace.

O Data Shuttle aceita apenas dados baixados no formato .csv ou .xlsx de sistemas como CRM, ERP, bancos de dados etc. 

Você pode usar o Data Shuttle para extrair os dados como um anexo para uma planilha do Smartsheet ou para uma nuvem externa (OneDrive, SharePoint, Google Drive ou Box).

A conexão Data Shuttle pode ser estabelecida via menu Conexões na barra superior de navegação do aplicativo Smartsheet, ou selecionando o botão Fazer login no Data Shuttle abaixo.

Faça login no Data Shuttle

Data Shuttle para carregamentos

Crie um fluxo de trabalho de carregamento no Data Shuttle para fazer o seguinte:

  • importar o horário real trabalhado de uma ferramenta externa de rastreamento de tempo;
  • importar as despesas reais de um sistema de contabilidade externo;
  • atualizar o pipeline de vendas de entrega a partir de uma ferramenta de CRM que não seja SFDC;
  • mesclar dados de um sistema externo em uma planilha de entrada para conduzir o provisionamento de SCC;
  • mesclar dados de vários sistemas continuamente em uma única solução do Smartsheet para obter uma visão geral executiva centralizada;
  • cruzar dados de ERP com contexto de execução de trabalho com facilidade;
  • importar dados para o Smartsheet de ferramentas de criação de formulários personalizados;
  • importar análises de inteligência de negócios para orientar as próximas ações.

Data Shuttle para downloads

Crie um fluxo de trabalho de descarregamento no Data Shuttle para fazer o seguinte:

  • exibir informações importantes do Smartsheet para usuário que não usam o Smartsheet;
  • recuperar os dados processados do Smartsheet para serem importados em outras ferramentas de análise de dados, CRM ou outros sistemas de registro dentro da empresa;
  • exportar dados complexos em uma estrutura simples para importações de banco de dados;
  • disponibilize resumos da planilha semanalmente em um sistema de armazenamento em nuvem para enviá-los como anexo de e-mail;
  • enviar a outra planilha os dados filtrados e modificados como anexo para criar uma solução complexa;  
  • exportar os principais casos de uso de rastreamento de PPM de acordo com um cronograma para correção e pontualidade em relação aos orçamentos em sistemas externos;
  • exportar, arquivar e fazer auditoria dos dados mantendo as versões exportadas de diferentes planilhas no longo prazo.

Carregue os dados

O Data Shuttle consegue carregar dados de:

  • sistemas que permitem exportação para arquivos de texto .xlsx, .csv ou Planilhas Google; 
  • arquivos do Google Drive, Microsoft (OneDrive, SharePoint) ou Box;
  • unidades compartilhadas do Google, Box e SharePoint.

Se você selecionar o OneDrive como local de origem ou destino, seus sites do SharePoint aparecerão no painel esquerdo abaixo dos arquivos do OneDrive. 

Ao criar um fluxo de trabalho, certifique-se de que:

  • O arquivo .csv ou .xlsx esteja anexado a uma planilha no Smartsheet; ou
  • O arquivo .csv, .xlsx ou Planilha Google esteja localizado no Google Drive de uma conta à qual você tenha acesso.
  • Ao importar arquivos do Google Drive para o Data Shuttle, o usuário licenciado do Smartsheet precisa ter ao menos acesso de visualizador aos documentos da unidade compartilhada do Google.

Download de dados do Smartsheet

Para descarregar arquivos do Smartsheet ou Excel em uma unidade compartilhada no Google Drive, um usuário licenciado do Smartsheet deve ter ao menos acesso de editor ao arquivo na unidade compartilhada do Google.

O Data Shuttle consegue descarregar dados do Smartsheet nos locais a seguir:

  • OneDrive/SharePoint, Box e Google Drive, ou como anexo a uma planilha do Smartsheet no formato .xlsx, .csv ou Excel;
  • unidades compartilhadas do Google, Box e SharePoint. Você deve ter ao menos permissão de Editor na unidade compartilhada.

O Data Shuttle não é compatível com a extensão de arquivos legados do Excel (.xls).

Para obter informações sobre a compatibilidade do navegador, confira Requisitos e diretrizes de sistema para usar o Smartsheet.

Compatibilidade de dados

Se você tem uma conta comercial do Smartsheet, todas as suas unidades estão ativadas por padrão.

Se você tem uma conta Smartsheet Gov, as unidades estão desativadas. Em contas Smartsheet Gov, você pode selecionar as unidades que deseja que o Data Shuttle possa acessar, mas deve contatar o suporte para solicitar essa capacidade.

Fluxos de trabalho do Data Shuttle

Para carregar ou descarregar dados, é preciso criar fluxos de trabalho.  Cada fluxo de trabalho ajuda no seguinte:

  • definir a origem e o destino dos dados; 
  • aplicar filtros aos dados; 
  • mapear os dados no destino; 
  • criar um cronograma opcional para que o fluxo de trabalho seja executado de forma automática: 
    • Ao agendar um fluxo de trabalho, você não precisa mais pensar nele, pois os dados serão atualizados periodicamente no destino de forma automática. Você também pode executar o fluxo de trabalho manualmente a qualquer momento.

Ao criar fluxos de trabalho, é preciso ter um final claro. Evite fluxos de trabalho circulares, pois eles ficam em execução em um ciclo sem fim e criam problemas em seus dados.

Etapas básicas do fluxo de trabalho

  1. Confirme suas permissões e a compatibilidade de dados. 
  2. Faça login no Data Shuttle em datashuttle.smartsheet.com.
  3. Na barra de navegação à esquerda, selecione + para criar um fluxo de trabalho. 
  4. Selecione o tipo de fluxo de trabalho que deseja criar, carregar ou descarregar.
  5. Siga as instruções das telas do fluxo de trabalho para:
    • identificar a origem; 
    • definir o destino;
    • aplicar filtros; 
    • mapear colunas. 
  6. Opcional: crie um cronograma para que o fluxo de trabalho seja executado de forma automática.
  7. Publique o fluxo de trabalho para salvá-lo. Retorne ao painel para revisar, editar ou arquivar o fluxo de trabalho.

Dicas e práticas recomendadas

  • Com o Data Shuttle, as limitações do Smartsheet ainda se aplicam.
  • Se precisar fazer um carregamento a partir de uma origem para substituir mais de 5 mil linhas ou mesclar dados em 20 mil linhas, você poderá aplicar filtros ou decidir mapear somente algumas colunas. Você também pode criar vários fluxos de trabalho usando uma categoria de dados comuns para distribuir os dados em várias planilhas. É possível descarregar até 20 mil linhas. 
  • Se você costuma trabalhar com conjuntos de dados grandes que ultrapassam o limite de 20 mil linhas da planilha, considere fazer o carregamento em um DataTable.
  • Os filtros do Data Shuttle fazem distinção entre letras maiúsculas e minúsculas. Verifique o uso de maiúsculas e minúsculas se os resultados não forem o que você espera.
  • Configure fluxos de trabalho eficientes. Se alguém criar um fluxo de trabalho e configurá-lo para execução sempre que um novo anexo for adicionado, qualquer pessoa que adicionar um anexo fará com que o fluxo de trabalho seja executado.
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