Execute ações com base em alertas e solicitações do Workplace Chat

Envie notificações e solicitações do Smartsheet e responda em tempo real a partir do Workplace Chat do Facebook. Por exemplo, você pode executar uma solicitação de aprovação do Smartsheet enquanto conversa com um colega no Workplace Chat sobre a solicitação - tudo sem precisar sair do aplicativo Workplace Chat.

Antes de começar

Seja um destinatário em um fluxo de trabalho automatizado

Antes de receber alertas e solicitações no Workplace Chat, você precisará ser um destinatário em um fluxo de trabalho automatizado de uma planilha do Smartsheet. Mais informações sobre como criar fluxos de trabalho automatizados podem ser encontradas em Poupe seu tempo e trabalhe mais rápido com os fluxos de trabalho automatizados.

Configurar a integração

Seu Administrador do Workplace deve instalar essa integração para que você possa receber alertas do Smartsheet. Para fazer isso:

  1. Entre no Workplace com suas credenciais de admin.
  2. Clique em Painel do Admin, à direita do ícone do seu perfil.
  3. Selecione Integrações no painel à esquerda.
  4. Localize o Smartsheet na loja de aplicativos do Workplace e clique no ícone de mais + > Instalar.

Depois de ver a página de sucesso, a integração foi instalada com sucesso na sua organização!

Todos na sua organização poderão autorizar seus perfis do Workplace a receber alertas do Smartsheet iniciando uma conversa com o Smartsheet em suas janelas de bate-papo. (O Smartsheet aparecerá entre os bots quando você o procurar no Workplace Chat.)

Configure sua Conta do Workplace para receber notificações

Depois que o Admin do Workplace instalar a integração com as etapas acima, você poderá localizar o Smartsheet como um bot no Workplace Chat digitando “Smartsheet” na barra de pesquisa Pesquisar bate-papos.

Digite Smartsheet na barra Pesquisar bate-papos.

Para configurar sua conta do Workplace para receber notificações do Smartsheet:

  1. Localize o bot do Smartsheet e selecione-o para iniciar uma conversa.

    DICA: Você pode localizar o bot do Smartsheet digitando “Smartsheet” na barra de pesquisa Pesquisar bate-papos.
     
  2. Na janela de bate-papo do Smartsheet, clique no botão Introdução, na parte inferior da página.
  3. O bot do Smartsheet solicitará sua autorização. Clique nas opções disponíveis no bate-papo para permitir ou negar ao Smartsheet acesso ao Workplace.
  4. Quando solicitado, entre na sua conta do Smartsheet e clique em Permitir.

    NOTA: Se você estiver usando o aplicativo do Workplace para iOS e quiser entrar no Smartsheet com o Google por meio do aplicativo do Workplace, o erro 403 será exibido. Confira a seção de solução de problemas, abaixo, para obter mais informações.


Após ver a página de sucesso, você estará pronto para receber solicitações de atualização e de aprovação, notificações e lembretes do Smartsheet.

Nota: A automação no Workplace Chat faz parte de suas preferências de notificação pessoais e não há uma opção do Workplace Chat no construtor de fluxo de trabalho.

Testar a integração

Se você quiser testar a integração e verificar se está recebendo automação do Smartsheet:

  1. Navegue para Conta > Configurações pessoais e selecione Notificações, no painel esquerdo
  2. Em Aplicativos de mensagem, marque a caixa de seleção ao lado de cada tipo de notificação que você deseja receber no Workplace Chat
  3. Envie para si mesmo uma solicitação de atualização ou crie um lembrete seguindo as etapas no artigo Automatizar processos de ponta a ponta com fluxos de trabalho visuais

Você deve receber a automação no Workplace Chat em breve.

Cancelar a assinatura de notificações do Smartsheet

Para cancelar a assinatura, clique no ícone de menu do editor de bate-papo e selecione Cancelar assinatura de notificações.

Cancelar assinatura de notificações.

Você poderá assinar novamente para receber notificações a qualquer momento, seguindo as etapas da seção Configurar, acima.

Dicas para aproveitar ao máximo o Smartsheet no Workplace Chat

Eis algumas maneiras de maximizar a combinação do trabalho no Smartsheet com a comunicação no Workplace Chat.

Executar ações com base nas solicitações de atualização e de aprovação recebidas do Workplace Chat

Você pode aprovar solicitações de orçamento ou preencher e enviar solicitações de atualização diretamente da janela de bate-papo do Smartsheet no Workplace Chat. Clique em Abrir formulário de aprovação ou Abrir formulário de atualização para aprovar ou rejeitar uma solicitação de aprovação ou preencher uma solicitação de atualização diretamente no Workplace Chat.

Botão Abrir formulário de aprovação.
  

Saiba mais sobre a criação de Solicitações de aprovação e Solicitações de atualização no Smartsheet.

Definir um lembrete para executar ações posteriormente

Você pode configurar a integração para enviar outro lembrete mais tarde, para que você possa revisá-lo posteriormente. Clique em Lembre-me mais tarde e selecione o horário desejado.

Lembre-me mais tarde.

Saiba mais sobre a definição de lembretes no Smartsheet.

Usando o Workplace móvel? Desativar as notificações por push móvel do Smartsheet

Se estiver usando ativamente o aplicativo móvel do Workplace, bem como o aplicativo móvel do Smartsheet, você receberá as mesmas notificações de ambos os aplicativos. Desative as notificações por push do Smartsheet para receber apenas uma notificação por meio do Workplace.

Mais informações sobre a desativação das notificações por push móvel estão disponíveis no artigo de ajuda Ajustando configurações pessoais.


Solucionar problemas de integração

Workplace para iOS: 403 Erro ao tentar entrar no Smartsheet após tocar na opção de login do Google

Para entrar sem gerar erros usando as credenciais do Google após tocar em Registrar notificações ou Autorizar no Workplace para iOS:

  1. Toque no ícone de compartilhamento do iOS (canto inferior) e selecione Abrir no Safari.

    Você será direcionado a uma página de entrada do Smartsheet no navegador móvel do Safari.
     
  2. Toque no botão de entrada do Google e execute o processo de autenticação.

Caso contrário, você pode considerar a possibilidade de entrar usando um método alternativo. Métodos alternativos de entrada incluem (dentre outros):

  • Seus dados de endereço de e-mail e senha do Smartsheet (no aplicativo móvel do Workplace)
  • Workplace no seu navegador desktop
  • Aplicativo desktop do Workplace

Workplace para iOS: Não navegar para o Smartsheet ao tocar em “Visualizar notificação”

Para navegar para o Smartsheet e exibir mais detalhes em suas notificações:

  1. Toque em Exibir notificação.

    Uma página de entrada do Smartsheet será exibida.
     
  2. Toque no ícone de compartilhamento do iOS (canto inferior) e selecione Abrir no Safari.

    Você será direcionado a uma página de entrada do Smartsheet no navegador móvel do Safari.
     
  3. No Safari, toque em Abrir, na parte superior.

Você será direcionado ao aplicativo do Smartsheet para iOS a fim de exibir os detalhes da notificação.