Solicitações de aprovação: Solicitar automaticamente aprovação para itens de trabalho

Aplica-se a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

As solicitações de aprovação permitem que você peça automaticamente a alguém para aprovar ou recusar um item em sua planilha. Por exemplo, é possível configurar uma solicitação de aprovação para que o Smartsheet envie automaticamente uma solicitação para que alguém do departamento Financeiro aprove um pedido de compra que exceder um valor máximo em dólares.

Requisitos para criar e receber solicitações de aprovação

Use a tabela a seguir como referência para saber se você pode criar ou editar solicitações de aprovação para si mesmo e para os demais com base nas suas permissões de compartilhamento da planilha.

  Proprietário Admin Editor Comentarista Visualizador Não compartilhado
Criar regras de solicitação de aprovação Sim Sim* Não Não Não Não
Editar regras de solicitação de aprovação Sim Sim* Não Não Não Não
Receber e reagir às solicitações de aprovação Sim Sim Sim Sim Sim Sim*

*Pode ser necessário ajustar uma configuração adicional para permitir que qualquer pessoa com um endereço de e-mail válido receba solicitações de aprovação. Confira a seção abaixo, Controlar quem pode receber solicitações de aprovação, para obter detalhes.

Para evitar ciclos de aprovação infinitos, as células com fórmulas entre planilhas ou links de células não poderão acionar solicitações de aprovação. Para contornar isso, crie uma solicitação de atualização.

Controle quem pode receber solicitações de aprovação

Por padrão, apenas os colaboradores da planilha podem receber notificações. Se você deseja enviar notificações para qualquer pessoa com um endereço de e-mail válido no âmbito da planilha ou da conta, confira os seguintes artigos de ajuda:


Criar uma solicitação de aprovação

Com a sua planilha aberta:

  1. Opcional: Insira uma coluna Lista suspensa (selecionar uma opção) para o status de aprovação e, como suas opções de lista, adicione:
    • Aguardando aprovação
    • Aprovado
    • Recusado
  2. Na barra de menu, selecione Automação > Definir um fluxo de trabalho de aprovação....
  3. Na caixa Fluxo de trabalho sem título, digite um nome para o fluxo de trabalho.
  4. No bloco Acionador, defina os critérios que fazem com que o fluxo de trabalho seja acionado automaticamente.
  5. Para filtrar as linhas que você deseja incluir na solicitação de aprovação, selecione Adicionar uma condição para filtrar linhas.
  6. Na caixa Adicionar um nome ou e-mail do bloco Solicitar uma aprovação, selecione a parte interessada que precisa aprovar o item.
    Se você adicionar apenas um contato na caixa Adicionar um nome ou e-mail, este será o nome padrão da coluna que o Smartsheet cria para o status de aprovação: ContactName_approval (por ex., Aprovação de John Doe). Se você adicionar mais de um contato, o nome padrão será Status de aprovação.
  7. Na lista suspensa Salvar resposta na lista suspensa, selecione uma coluna onde quer que o Smartsheet registre o status de aprovação.
    Por padrão, o Smartsheet escolhe a coluna que criou para o status de aprovação, mas você pode alterá-la e selecionar a coluna que criou na etapa 1 deste processo.
  8. Para editar o assunto do e-mail e a mensagem que o Smartsheet envia, selecione Personalizar mensagem.
  9. Na seção A mensagem inclui, escolha incluir todos ou selecionar os campos.
  10. Para configurar a ação para solicitações aprovadas, na seção Se aprovado, selecione + > Adicionar uma ação.
    • Opcional: Adicione uma condição se desejar filtrar as linhas que deseja incluir no fluxo de trabalho.
  11. Para configurar a ação para solicitações recusadas, na seção Se recusado, selecione + > Adicionar uma ação.
    • Opcional: Adicione uma condição se desejar filtrar as linhas que deseja incluir no fluxo de trabalho.
  12. Selecione Salvar.

Você pode criar fluxos de trabalho de aprovação mais complexos.

Configure as opções avançadas do seu fluxo de trabalho de aprovação

No bloco Solicitar uma aprovação, selecione ícone Mais ações > Opções avançadas....Quando o formulário Opções avançadas for exibido, edite os seguintes campos:

  • Quando enviado - defina o valor que aparece na coluna Status de aprovação depois de enviar uma solicitação de aprovação
  • Quando aprovado - defina o valor que aparece na coluna Status de aprovação (ou qualquer coluna que você tenha selecionado) para solicitações aprovadas
    • Texto do botão - personalize o rótulo do botão para o botão Aprovação (por exemplo, Aprovar, Aprovado, etc.)
  • Quando recusado - defina o valor que aparece na coluna Status de aprovação (ou qualquer coluna que você tenha selecionado) para solicitações recusadas
    • Texto do botão - personalize o rótulo do botão para o botão Recusar (por exemplo, Recusar, Rejeitar, etc.)

Pronto! Dependendo das configurações de sua conta, o aprovador receberá uma solicitação de aprovação em uma mensagem de e-mail, notificação por push móvel e no aplicativo do navegador do computador.

Editar, desativar ou excluir regras existentes

Siga estas etapas para fazer alterações em seu fluxo de trabalho:

  1. Na barra de menus, selecione Automação > Gerenciar fluxos de trabalho….
  2. No canto direito do fluxo de trabalho que você deseja editar, selecione o ícone Lista suspensa.
  3. Selecione a ação apropriada. Consulte a tabela abaixo para saber mais sobre cada comando.
Utilize este comando Para fazer isso Dicas e observações
Desabilitar Desativa temporariamente a regra Use este comando para usar a regra no futuro.
Editar Renomeie ou altere os critérios da regra
  • Abra o construtor de fluxo de trabalho e faça alterações em seu fluxo de trabalho
Use isso para fazer modificações na mensagem de alerta.
Duplicar Criar uma cópia da regra Use este comando se precisar criar o mesmo tipo de fluxo de trabalho para uma finalidade diferente. Isso permite que você crie outro fluxo de trabalho mais rapidamente.
Cancele sua assinatura Parar de receber o alerta Você também pode cancelar a assinatura diretamente do alerta ou ação que receber. Para fazer isso, selecione Cancelar inscrição na caixa Não deseja receber estes e-mails? seção na mensagem de e-mail.
Excluir Excluir a regra por completo Você não poderá desfazer essa ação.