Poupe tempo e trabalhe mais rápido com fluxos de trabalho automatizados

Com fluxos de trabalho automatizados, você pode poupar tempo e manter a consistência em seus processos de trabalho usando uma série de ações conectadas, como aprovações automatizadas com várias partes interessadas, representadas visualmente em uma única tela. Eis um exemplo de um único fluxo de trabalho automatizado que pode ajudar uma equipe de redação a executar o trabalho mais rapidamente:

  1. Um escritor técnico termina um rascunho e marca sua tarefa como concluída no Smartsheet.
  2. Isso dispara uma solicitação de aprovação, enviada ao revisor técnico apropriado com base no tópico do artigo.
  3. Quando o revisor técnico aprova o rascunho, outra solicitação de aprovação é automaticamente enviada à equipe da Web para revisar e aprovar o novo artigo para publicação.
  4. Quando publicado, o diretor de conteúdo recebe um alerta automatizado de que o novo conteúdo foi publicado.

Criar um fluxo de trabalho visual

Você pode criar alertas e lembretes para si mesmo, independentemente do seu nível de permissões de compartilhamento. No entanto, se quiser criar ou modificar um fluxo de trabalho que alerta ou solicita ações de outras pessoas, você precisa ter permissões de compartilhamento no nível Admin sobre a planilha. (Encontre mais informações sobre permissões aqui.)

Com a planilha aberta:

  1. Clique em Automação, no canto superior esquerdo da sua planilha.

    Automação em menu
     
  2. Aqui, você pode escolher um tipo de automação para o seu fluxo de trabalho. Sua escolha dependerá dos tipos de ações que precisa que sejam acionadas automaticamente.

    Mais informações sobre os diferentes tipos de automação podem ser encontradas aqui.
     
  3. Depois de selecionar o tipo de automação, você configurará o bloco de acionamento, os caminhos e blocos condicionais e os blocos de ação para criar seu fluxo de trabalho. (Consulte Anatomia de um fluxo de trabalho automatizado para obter mais informações sobre blocos e caminhos.)

    imagem de visão geral do fluxo de trabalho automatizado
  4. Quando estiver satisfeito com a configuração do seu fluxo de trabalho, clique em Salvar, no canto inferior direito do construtor de fluxos de trabalho.

Pronto! Agora você tem um fluxo de trabalho que disparará ações automaticamente quando acionado.

Criar um fluxo de trabalho básico

Você pode criar um fluxo de trabalho básico para executar qualquer uma das seguintes ações:

  1. Alertar alguém quando algo mudar:
    • Quando linhas forem adicionadas, atualizadas ou excluídas
    • Quando comentários forem adicionados, alterados ou removidos de uma linha ou planilha
    • Quando anexos forem adicionados, alterados ou removidos de uma linha ou planilha
    • Quando a planilha for compartilhada
  2. Alertar alguém quando esta planilha for compartilhada
  3. Alertar alguém quando uma linha for excluída

Para criar um fluxo de trabalho básico:

  1. Selecione Automação, no canto superior esquerdo da planilha, e escolha Gerenciar fluxos de trabalho… na lista suspensa.
  2. Em Criar um fluxo de trabalho, abra o menu suspenso e selecione Fluxos de trabalho básicos…, na parte inferior da lista Menu de fluxos de trabalho básicos

    A janela Fluxos de trabalho básicos será exibida.

  3. Na janela Fluxos de trabalho básicos, você poderá escolher que tipos de fluxo de trabalho deseja criar.
  4. Depois de selecionar Criar, você poderá modificar o gatilho, os destinatários e a mensagem personalizada do fluxo de trabalho.

    Lembre-se de dar nome e salvar o fluxo de trabalho quando estiver satisfeito com a configuração. Pronto, você criou um fluxo de trabalho básico.