Gerenciar e Usar os Grupos de Contatos do Smartsheet

O Gerenciamento de Grupo permite que um Admin de Grupo organize os contatos em grupos para que qualquer pessoa com um plano multiusuário do Smartsheet possa compartilhar e enviar informações rapidamente a todos os participantes do grupo.

Você precisa ser designado como Admin de Grupo em um plano multiusuário (Executivo ou Empresa) para criar e gerenciar grupos. Quando um grupo é configurado, qualquer pessoa do plano multiusuário pode compartilhar e enviar informações para esse grupo.

Permissões necessárias

Você deve ser um usuário licenciado a fim de receber permissões de Admin de Grupo.Para obter informações sobre como tornar alguém um Admin de Grupo, confira a seção Gerenciando usuários.

NOTA: Os Administradores de Sistema de Planos Empresa podem restringir quem pode ser adicionado aos grupos, de modo que somente indivíduos que pertençam à conta da sua organização sejam admitidos nos grupos. Para obter mais informações, confira o artigo de ajuda Controles de segurança.


Criar um grupo

  1. Clique em Conta > Admin de conta > Gerenciamento de grupos (ou clique aqui).

    O formulário Gerenciamento de grupos será exibido, listando todos os grupos existentes.
     
  2. Clique no botão Criar grupo a fim de exibir o formulário Novo grupo.
  3. Dê um nome ao grupo (por exemplo:Equipe de Vendas) e insira uma descrição.
  4. Clique em Criar.

    Um formulário será exibido listando todos os membros atuais do grupo. Por padrão, somente seu endereço de e-mail será incluído.
     
  5. Para adicionar membros ao grupo, clique no botão Adicionar ao grupo.
  6. Comece digitando o nome ou endereço de e-mail de um contato em sua lista de contatos do Smartsheet e eles serão exibidos na lista suspensa por meio do recurso de preenchimento automático.

    Você pode adicionar qualquer contato que desejar - ele não precisa fazer parte do seu plano multiusuário e nem ser um usuário corrente do Smartsheet.

    O formulário Adicionar ao grupo será atualizado para exibir a lista de contatos selecionados na etapa anterior. Clique em Salvar para concluir a adição dos usuários ao grupo.

    Ação de Adicionar ao grupo concluída
     
    DICA: Se quiser adicionar membros em massa ao seu grupo, a partir de um arquivo CSV ou XLSX, você pode abrir o arquivo no Bloco de notas ou no Excel e, em seguida, copiar e colar a lista inteira no formulário Adicionar ao grupo. Se você estiver usando o Excel, certifique-se de que todos os endereços de e-mail estejam listados em uma única coluna.
  7. Quando terminar de adicionar ao grupo, clique em Salvar.

Para obter mais informações sobre como trabalhar com contatos do Smartsheet, confira a seção Criar novos contatos que você poderá adicionar ao grupo.


Gerenciar um Grupo existente

Um grupo pode ser gerenciado por seu proprietário ou por qualquer Administrador de Sistema da conta em questão.

  1. Clique em Conta > Admin de conta > Gerenciamento de grupo (ou clique aqui) para exibir uma lista com os grupos existentes, criados pelos Admins de grupo.
  2. Para fazer alterações no grupo, clique na seta suspensa , à esquerda do nome do grupo.

Aqui estão as descrições das opções disponíveis.

Editar Grupo: Exibe uma lista com os membros atuais do grupo. Aqui está o que você pode fazer ao escolher esta opção:

  • Adicionar membros ao grupo: Clique no botão Adicionar ao grupo para selecionar contatos da sua Lista de contatos do Smartsheet a serem incluídos no grupo. Esta ação também irá adicioná-los a todas as planilhas compartilhadas com aquele grupo.
  • Remover membros do grupo: clique nos nomes dos membros que deseja remover, depois clique em Remover do grupo. Esta ação também irá remover os membros das planilhas que são compartilhadas com aquele grupo.
  • Editar nome e descrição do grupo: clique no link Editar, ao lado do nome do grupo.

Somente Administradores de Sistema - Baixar Relatório de Acesso à Planilha do Grupo (csv): Baixa um arquivo em seu computador listando o nome de cada planilha que está compartilhada com o grupo selecionado. O arquivo também inclui o nome do proprietário da planilha, o nível de permissão do grupo sobre a planilha e a data da última modificação da planilha.

NOTA: Esta opção está disponível apenas para Administradores de sistema. Para obter mais informações sobre os tipos de usuário disponíveis no Smartsheet, confira Tipos de usuário no nível da conta para planos multiusuário.

Transferir Propriedade de Grupo: Transfere a propriedade do grupo em questão para outro Admin de grupo pertencente à mesma conta multiusuário.

Excluir grupo: exclui o grupo da lista. Esta ação também removerá o grupo de qualquer planilha com a qual ele esteja sendo compartilhado no momento, e de qualquer e-mail recorrente que esteja sendo enviado aos membros dessas planilhas. Esta ação não poderá ser desfeita, portanto, proceda com cuidado.


Usar um grupo para enviar ou compartilhar informações

Depois que um grupo é configurado no Smartsheet, qualquer pessoa no plano multiusuário pode usar o nome do grupo para enviar informações ou compartilhar itens com esse grupo.

Enviar informações para um grupo por e-mail

Você pode usar o recurso Enviar para enviar e-mail a um grupo inteiro (para obter informações mais específicas sobre o compartilhamento de informações do Smartsheet por e-mail, confira Compartilhar informações da planilha por e-mail).

Para enviar ao grupo, na caixa Para, comece a digitar o nome do grupo para vê-lo aparecer na lista suspensa.

Compartilhar um item do Smartsheet com um grupo

Para compartilhar um item do Smartsheet (planilha, relatório ou painel) com um grupo:

  1. Clique no botão Compartilhar, no canto superior direito da janela do Smartsheet.
  2. No formulário Compartilhamento de planilhas, na caixa Convidar colaboradores, digite o nome do grupo (ou clique em Selecionar contatos para selecionar o nome do grupo na lista de contatos).

    Será solicitado que você selecione um nível de permissão de compartilhamento. Este nível de permissão será aplicado a todos os membros do grupo.

    Compartilhar planilha com o grupo circulado

Depois que a planilha for compartilhada com o grupo, você verá o nome do grupo incluído na lista de pessoas com quem a planilha está compartilhada. (Você pode ver isso a qualquer momento clicando no botão Compartilhar, no canto superior direito da janela do Smartsheet.)

Aqui estão algumas coisas que você deve ter em mente ao compartilhar com um grupo:

  • Quando uma planilha é compartilhada com alguém em decorrência da sua associação a um grupo, essa pessoa não pode ser removida da planilha sem a remoção de todo o grupo.
  • Qualquer indivíduo que se encontre no mesmo plano do Smartsheet que o grupo pode clicar no nome do grupo e selecionar Exibir membros do grupo para revelar os endereços de e-mail e os nomes dos membros. Qualquer pessoa que não esteja no plano do Smartsheet só poderá ver o nome do grupo, a menos que seja membro de um grupo externo.
    Nota: Os usuários que não são membros da organização não poderão compartilhar uma planilha com um grupo e a seta suspensa não será exibida neste momento.
  • Se você enviar uma planilha ou linha a um grupo do qual faz parte, todos os membros do grupo receberão o e-mail, exceto você. Marque a caixa de opção Cc Me, na parte inferior da janela, para receber uma cópia do e-mail.
  • Se uma planilha é compartilhada com um colaborador, tanto como parte de um grupo quanto individualmente, o nível de permissão mais elevado será aplicado à sua conta. Por exemplo, se uma planilha é compartilhada com o grupo do usuário A com permissões de Editor, e esta mesma planilha também foi compartilhada com o endereço de e-mail individual do usuário A com permissões de Admin, então o usuário A poderá acessar a planilha como Admin, enquanto o restante do grupo terá apenas permissões de Editor.
  • Se você não quiser compartilhar com um grupo inteiro, clique na seta suspensa  ao lado do nome do grupo e selecione Expandir. Ao fazer isso, você substituirá o nome do grupo pelos endereços de e-mail dos membros do grupo. Você pode remover indivíduos, conforme necessário. Depois de fazer isso, a planilha será compartilhada com os indivíduos, NÃO com o grupo; portanto, adicionar ou remover usuários do grupo não terá qualquer impacto no compartilhamento dessa planilha.