Gerenciando grupos (somente Equipe/Empresa)

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A gestão de grupos permite aos Admins de grupo organizar seus contatos em grupos para fins de agilizar o processo de compartilhamento e envio de informações a múltiplos indivíduos. Embora apenas usuários designados como Admins de grupo em um plano de múltiplos usuários (Equipe ou Empresa) possam criar e gerenciar grupos, todos os usuários deste tipo de plano podem compartilhar e enviar informações entre si. Saiba mais sobre como designar Admins de grupo em nosso artigo sobre Gestão de usuários.

Criando um grupo

  1. Clique em Conta > Admin de conta > Gestão de grupo (ou clique aqui). O formulário de Gestão de grupos será exibido, listando todos os grupos existentes.

  2. Clique no botão Criar um grupo para exibir o formulário de Novo grupo.


  3. Dê um nome ao seu Grupo (por exemplo, Equipe de vendas) e, opcionalmente, forneça uma descrição. Clique em Criar ao concluir.

  4. Um formulário será exibido listando todos os membros atuais do grupo. Por padrão, somente seu endereço de e-mail será incluído. Clique no botão Adicionar ao grupo para adicionar mais membros.

  5. Comece digitando o nome ou endereço de e-mail de um contato em sua lista de contatos do Smartsheet e eles serão exibidos na lista suspensa por meio do recurso de preenchimento automático. Você também pode clicar no ícone do colaborador para abrir a sua Lista de contatos do Smartsheet e marcar os contatos que deseja adicionar ao grupo. Clique em Salvar quando tiver concluído. Você pode adicionar qualquer contato que desejar - eles não precisam fazer parte do seu plano de múltiplos usuários, nem ser um usuário corrente do Smartsheet.

    DICA: Clique no link Adicionar Novo, na parte inferior do formulário, para criar novos contatos que, então, poderão ser adicionados ao grupo.

  6. O formulário Adicionar ao grupo é atualizado para exibir a lista de contatos selecionada na etapa anterior. Clique em Salvar para concluir a adição dos usuários ao grupo.

 

Gerenciando um grupo existente

Um grupo pode ser gerenciado por seu proprietário ou por um SysAdmin daquela conta. Clique em Conta > Admin de conta > Gestão de grupo (ou clique aqui) para exibir uma lista com os grupos existentes, criados pela equipe. Clique na seta do menu suspenso , à esquerda do grupo que deseja gerenciar, para ver as opções disponíveis:
  • Editar grupo: Exibe uma lista com os membros atuais do grupo.

    • Adicionar membros ao grupo: Clique no botão Adicionar ao grupo para selecionar contatos da sua lista de contatos do Smartsheet a serem incluídos no grupo. Esta ação também irá adicioná-los a todas as planilhas compartilhadas com aquele grupo.
    • Remover membros do grupo: clique nos nomes dos membros que deseja remover e clique em Remover do grupo. Esta ação também irá remover os membros das planilhas que são compartilhadas com aquele grupo.
    • Editar nome e descrição do grupo: Clique no link Editar, ao lado do nome do grupo.

  • Baixar relatório de acesso a planilhas de grupo: Baixa um arquivo Excel (.xls) em seu computador listando o nome de cada planilha que está compartilhada com o grupo selecionado. O arquivo Excel também inclui o nome do proprietário da planilha, seu nível de permissão de grupo e a data da sua última modificação.

  • Transferir propriedade de grupo: Transfere a propriedade do grupo em questão para outro Admin de grupo pertencente à mesma conta de múltiplos usuários.

  • Excluir grupo: Exclui o grupo da lista. Esta ação também irá remover o grupo de qualquer planilha com que está sendo compartilhado no momento, e qualquer e-mail recorrente que estiver sendo enviado às mesmas. Esta ação não poderá ser desfeita, portanto, proceda com cuidado.
 

Compartilhando e enviando informações a um grupo

Como um usuário de um plano de Equipe ou Empresa, você pode compartilhar planilhas e relatórios, bem como enviar planilhas, relatórios e linhas por e-mail, para grupos criados pelo seu  Admin de grupo.

No campo Para: , comece a digitar o nome do grupo para vê-lo ser exibido na lista suspensa por meio do preenchimento automático. Você também pode clicar no ícone do colaborador , à direita do campo Para: , para selecionar o nome do grupo em sua lista de contatos do Smartsheet. 



Clique na seta do menu suspenso , ao lado do nome do grupo, para Visualizar os membros do grupo e Expandir a lista. Selecionar Expandir irá substituir o nome do grupo com os endereços de e-mail dos membros do grupo, permitindo a você remover indivíduos do grupo, se necessário. Se uma planilha é compartilhada após expandir o grupo, ela é considerada como compartilhada com os indivíduos, portanto, adicionar ou remover usuários daquele grupo não terá qualquer efeito sobre as pessoas que podem acessar aquela planilha.


NOTA: Se você enviar uma planilha ou linha a um grupo do qual faz parte, todos os membros do grupo receberão o e-mail, exceto você. Marque a caixa de opção Cc Me, na parte inferior da janela, para receber uma cópia do e-mail.

Ao compartilhar uma planilha com um grupo, você terá que selecionar um nível de permissão de compartilhamento. Este nível de permissão será aplicado a todos os membros do grupo.

NOTA: Se uma planilha é compartilhada com um colaborador, tanto como parte de um grupo quanto individualmente, o nível de permissão mais elevado será aplicado à sua conta. Por exemplo, se uma planilha é compartilhada com o grupo do usuário A com permissão de Editor, e esta mesma planilha também foi compartilhada com o endereço de e-mail individual do usuário A com permissão de Admin, então o usuário A poderá acessar a planilha como Admin, enquanto os demais membros do grupo irão acessá-la como Editores.

Quando uma planilha é compartilhada com um grupo, o nome daquele grupo será exibido na lista quando a guia Compartilhamento, na parte inferior da planilha, for selecionada. Qualquer indivíduo que se encontre na mesma conta Equipe / Empresa que o grupo pode clicar na seta suspensa ao lado do nome do grupo e selecionar Exibir membros do grupo para revelar os endereços de e-mail e nomes dos membros pertencentes àquele grupo. Qualquer indivíduo que não fizer parte da conta Equipe verá apenas o nome do grupo.

Quando uma planilha é compartilhada com alguém em decorrência da sua associação a um grupo, eles não podem retirar-se do compartilhamento da planilha sem se retirar do grupo.  
 
Para obter uma demonstração com instruções e uma visão geral sobre Grupos no Smartsheet, assista ao vídeo abaixo:

se você não tiver acesso ao YouTube, clique aqui para assistir ao vídeo.
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