管理センター: ユーザーの管理、役割の定義など
管理センターのユーザー管理機能により、ユーザーを個別に、または一括して、追加および編集することができます。また、さまざまなユーザー レポートの生成、アイテムの所有権の移行、および外部ユーザーから組織アカウントの共有 Smartsheet アイテムへのアクセスの取り消しを実行することもできます。
また、役割およびユーザー タイプを定義することもできます。プライマリ システム管理者が不在の場合は、必ず、複数のシステム管理者をアカウントに割り当ててください。
ユーザー タイプの詳細については、ビジネスおよびエンタープライズ プランのアカウントレベルのユーザー タイプに関する記事をご覧ください。
- アカウント アイコンを選択し、[ユーザー管理] を選択します。
お試しプランまたは無料プランのライセンスなしユーザーを確認するには、[ユーザー管理] > [その他のアクション] > [ユーザー リスト] に移動してください。受信トレイにレポートが送信されます。
ユーザーの一括追加
- .csv ファイルを作成します。
- 最初の 3 列に、First Name、Last Name、Email という名前を付けます。
- ファイルにユーザーを追加します (各行に 1 ユーザー)。
- [ユーザー管理] で [その他のアクション] > [ユーザーのインポート...] の順に選択します。
- ファイルをアップロードします。
- ユーザーの役割 (ライセンス ユーザー、グループ管理者、リソース管理者、システム管理者) を選択します。役割を選択しないと、そのユーザーは既定でライセンスなしユーザーになります。
選択した役割は、インポートするすべてのユーザーに適用されます。ユーザーは、インポートした後に一括で編集することができます。また、役割ごとに .csv ファイルを作成することもできます。 - [インポート] を選択して、アカウントにユーザーを招待します。
基本の権限の一括更新
一括編集を開始する前に、編集内容を計画してください。各ライセンス タイプの個々のユーザーを 1 つのバッチにグループ化し、すべての変更を一度に適用します。複数のライセンス タイプのユーザーを追加する場合は、ライセンス タイプ別にグループにまとめます。
- [ユーザー管理] で [その他のアクション] > [基本の権限を一括更新...] の順に選択します。
- [ユーザー リストの生成] を選択します。リストが電子メールで届きます。
- 電子メールを開き、.csv ファイルをダウンロードします。
- このファイルには、すべてのユーザーと、各ユーザーの役割の列が表示されます。ユーザーに役割を付与するには、その役割のセルに「TRUE」と入力します。役割を削除するには、その役割のセルに「FALSE」と入力します。
グループ管理者またはリソース管理者は、ライセンス ユーザーである必要があります。 - 更新したファイルを保存して、[基本の権限を一括更新] ウィンドウにアップロードします。
- [更新] を選択して変更内容を適用します。
この手法は、名前、メール アドレス、グループ、プロファイル情報の更新には使用できません。
プレミアム アプリの権限の一括更新
- [ユーザー管理] で [その他のアクション] > [プレミアム アプリの権限を一括更新...] の順に選択します。
- [ユーザー リストの生成] を選択します。リストが電子メールで届きます。
- 電子メールを開き、.csv ファイルをダウンロードします。
- このファイルには、すべてのユーザーと、各ユーザーの役割の列が表示されます。ユーザーに役割を付与するには、その役割のセルに「TRUE」と入力します。役割を削除するには、その役割のセルに「FALSE」と入力します。グループ管理者またはリソース管理者は、ライセンス ユーザーである必要があります。
- 更新したファイルを保存して、[プレミアム アプリの権限を一括更新] ウィンドウのドラッグアンドドロップ ボックスにアップロードします。
- [更新] を選択して変更内容を適用します。
[ユーザー管理] でのその他のアクション
以下のアクションを実行するには、左上の [その他のアクション] を選択してください。
使用するアクション |
使用目的 |
---|---|
[レポートの生成] > [ユーザー リスト]* |
アカウントのすべてのユーザーとそのユーザーに関連付けられた役割のレポートを作成し、電子メールで送信します。 |
[レポートの生成] > [シート アクセス] |
アカウントのシートが共有されているすべてのユーザーのレポートを、共有権限レベルを含めて作成し、電子メールで送信します。これには、[ユーザー管理] に表示されない外部の共同作業者も含まれます。 |
[レポートの生成] > [公開アイテム] |
アカウントのすべての公開アイテムのレポートを作成し、電子メールで送信します。 |
[レポートの生成] > [ログイン履歴] |
アカウントのすべてのユーザーの過去 6 か月間のログイン履歴のレポートを作成し、電子メールで送信します。 |
[アイテムへのアクセスを取り消し] |
アカウントのすべてのアイテムの共有からメール アドレスを削除します。ここでは、アカウントのメンバーまたは外部の共同作業者を選択できます。 |
*最終ログインは、ユーザーがセッションを開始した日時を報告します。
[ユーザー管理] の右上にあるオプションを使用して、ユーザーの検索やフィルターの適用を実行できます。また、[名前と連絡先] 列ヘッダーを選択することで、ユーザー リストを名前のアルファベットの昇順または降順で並べ替えることができます。