Resource Management manage my people

APPLIES TO

  • Resource Management

This section describes how you can manage access to your account, who counts towards your subscription plan size, and the different permission levels people can have.

Additionally, you can find out what you should do when someone leaves your company or no longer needs access to the account.

Resourcing Administrators in your account have the ability to control access and cost through the number of people you are managing in your account.

ユーザーの管理と追加

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

リソース管理者は、アカウントのユーザーを追加、削除、更新できます。

ユーザーを追加するには、姓、名、権限レベルを含める必要があります。その他の属性は任意です。[プロファイル] > [プロファイルの編集] > [招待の送信]をクリックすることで、そのユーザーをすぐにアカウントに招待することも、後で招待することもできます。 

受信者に通知するには、受信者のメール アドレスを含め、[このユーザーを招待する] を選択する必要があります。[このユーザーを招待する] のチェック ボックスをオンにすると、そのチーム メンバーのログイン アクセスが有効になります。

招待を受信または承諾したユーザーは、サブスクリプション内のライセンス ユーザー数にカウントされます。

また、アカウントにアクセスできないチーム メンバーをマネージド リソースとして追加することもできます。これらのユーザーは、サブスクリプション内のマネージド リソースの数にカウントされます。

この画像は、従業員のリストと [ユーザーの追加] ボタンを含む [ユーザー] タブを示しています。

 複数のユーザーを一度に追加する

スプレッドシート プログラムでリストを準備し、その情報を Resource Management にインポートすることで、複数のユーザーを追加できます。スプレッドシートに、追加する各ユーザーの姓名、メール アドレス、権限レベル、分野、役割を入力します。

このリストの権限レベル、分野、役割は、ユーザーのアカウント設定と一致している必要があります。 

複数のユーザーをインポートする方法については、こちらをご覧ください。  

フリーランサーや請負業者の管理

フリーランサーにプロジェクトの時間を追跡してほしい場合は、アカウント内の他の人と同様に、招待してログインしてもらうことができます。ログインでライセンス ユーザーに対して支払いを行うので、仕事が完了したら、そのフリーランサーをアーカイブし、他の人にライセンスを使用できます。フリーランサー向けに数席を使い回しているお客様もいます。

フリーランサーが費やした時間を考慮する必要がなく、プロジェクトのコストを追跡する場合は、プロジェクト予算に対する経費として追加します。

会社全体の情報へのフリーランスのアクセスを制限するには、権限レベルを「請負業者」に設定します。

マネージド リソース

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

管理者は、アカウントのユーザーを追加、削除、更新できます。

会議室や設備をリソースとして作成できます。これにより、特定の会議室がいつ予約されていて、特定の機器がいつ使用できないかを把握できます。

Smartsheet の統合機能を使用する場合、各マネージド リソースに関連付けられたメール アドレスが必要です。

チーム メンバー以外のリソースごとに、truck1@yourcompany.com、truck2@yourcompany.com などのプレースホルダー メール アドレスを作成します。 

このメール アドレスは、IT 部門によるプロビジョニングや検証は必要ありません。招待を承諾していないチーム メンバー (またはリソース) を追跡できます。

ユーザーをアーカイブ、変更、削除する

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

リソース管理者は、アカウントのライセンス ユーザーを管理します。

ユーザーのアーカイブについて

ライセンス ユーザーとマネージド リソースをアーカイブできます。ユーザーをアーカイブすると次のようになります。

  • Resource Management にアクセスできなくなる
  • 組織/団体ページのチームから削除される
  • スケジュールから削除される

アーカイブされたユーザーの割り当てはプロジェクト ページに残っているため、プロジェクト マネージャーは残りの作業を別の人またはプレースホルダーに再割り当てできます。

アーカイブされたユーザーのデータはすべて、Resource Management に保存されます。

アーカイブされたユーザーのリストは、[アカウント設定] の [ユーザー] セクションで確認できます。ユーザーをアーカイブすると、アカウント内のライセンス ユーザーやマネージド リソースの数にカウントされなくなります。

組織で日常的に働く請負業者や臨時従業員がいる場合は、[請負業者] の権限レベルで招待します。個人プロファイルの [稼働状況] セクションで、開始日と終了日を設定します。プロジェクトが完了したら、[アカウント設定] でアーカイブし、Resource Management へのアクセスを取り消します。

アーカイブされたユーザーでも、初稼働日と最終稼働日が設定されていない場合は、引き続き分析とレポートに表示されます。アーカイブされたユーザーをレポートから除外する場合は、まずアーカイブを解除し、初稼働日と最終稼働日を追加してから、再度アーカイブします。

ユーザーの役割を変更する

ユーザーの役割を変更すると、その人の以前の役割に関連するすべてのデータが失われます。そのため、まずアーカイブしてデータを保存してから、同じメール アドレスを使用して改めて Resource Management に招待するのが最善です。

  1. 最初にユーザーをアーカイブします (下記を参照)。アーカイブには、その役割の履歴レポートとレポート フィールドが保存されます。
  2. 以前の役割と同じメール アドレスを使用して、もう一度ユーザーを追加し、新しい役割とフィールドで更新します。

ユーザーをアーカイブする

  1. アーカイブするユーザーのページに移動します。右上の [プロファイルの編集] を選択します。
  2. ページ下部の [アーカイブ] を選択します。 

ライセンス ユーザーをマネージド リソースに変更する

ライセンス ユーザーをマネージド リソースに変更するには:

  1. 上部のナビゲーション バーで、[設定] > [アカウント設定] を選択します。
  2. 左側の [ユーザー] をクリックします。 
  3. ステータスを変更するユーザーの名前を選択し、[マネージド リソースに変更] を選択します。

ユーザーの削除

ユーザーのプロファイルを削除すると、そのユーザーに関連付けられているすべてのデータが Resource Management から削除され、復元できません。

ユーザーを削除するには:

  1. ユーザーのプロファイルまたは [アカウント設定] からユーザーをアーカイブします。
  2. [アカウント設定] の [ユーザー] セクションに移動し、該当するユーザーの名前を見つけます。
  3. 該当する名前を選択してプロファイルに移動します (緑色のテキストはリンクを示します)。
  4. プロファイル設定が開き、ページの一番下にプロファイルを削除するためのボタンが表示されます。

この操作は慎重に行ってください。削除は元に戻せません。

Resource Management 内のユーザー ライセンスとサブスクリプション

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

リソース管理者は、アカウントのサブスクリプションを変更できます。

ライセンス ユーザー

ライセンス ユーザーは、ログインして製品にアクセスできます。

ライセンス ユーザーは、その権限レベルに応じて、時間の追跡や承認、プロジェクトの計画、人員配置とスケジュールの管理、ユーザー プロファイルの追加または変更、リソース管理データのレポートなどに対する、さまざまなレベルのアクセスが可能です。プロジェクトの時間を追跡できるのは、ライセンス ユーザーのみです。 

マネージド リソース

マネージド リソースはログインして製品にアクセスすることはできません。

マネージド リソースとは、プロジェクトに割り当てられて、全体的なリソース スケジュールが管理される人 (または会議室や設備などの資産) です。マネージド リソースは、時間を追跡したり、リソース管理データにアクセスしたりすることはできません。 

ただしログイン アクセス権がなくても、マネージド リソースを設定すると、人材プールが一元化されて、人々がどのようなプロジェクトに取り組んでいるか、誰がキャパオーバーに陥っているか、誰が作業可能か、どのようなスキルを持つ人材を採用する必要があるか、誰が有給休暇を取っているかなど、さまざまな状況を把握しやすくなります。

サブスクリプションを変更する

ライセンス ユーザーとマネージド リソースは、個別の料金で販売されています。現在のサブスクリプション レベルは [アカウント設定] の [ユーザー] タブに表示されます。現在のサブスクリプションの変更については、Smartsheet までお問い合わせください。
 

現在のサブスクリプションを変更するには、以下の手順に従います。

  1. [設定] に移動し、[アカウント設定] を選択します。
  2. [請求] を選択します。
  3. [プランの変更] を選択します。
  4. フォームに必要事項を入力します。