ユーザー アカウントの結合

ユーザーの結合は以下の目的で使用します。

• 同じユーザーに属するプラン内の 2 つのユーザー プロファイルを結合する。これらのプロファイルのうちいずれかは、メール アドレスまたはドメインの変更により作成された可能性があります。

• プラン内のユーザーのプライマリ メール アドレスを更新する (関連付けられていない場合)。

  入力したメール アドレスが独自の Smartsheet ユーザー プロファイルとして既に存在する場合、ユーザーの結合機能の対象とするには、そのユーザー プロファイルをプランに追加する必要があります。

• プラン内のユーザーのメール ドメインを更新する。ドメインの更新は、合併、買収、売却、ブランディング、または統合の結果として発生します。

はじめる前に

すべてのドメインを検証する

ユーザーの結合では、結合するメール アドレスに関連付けられているすべてのメール ドメインについて、ドメインの検証を行う必要があります。

ドメインの検証方法の詳細をご確認ください。

ユーザーの結合を実行しているシステム管理者を、結合するアカウントの 1 つにすることはできません。別のシステム管理者がシステム管理者のアカウントのユーザー結合を実行する必要があります。

ユーザー プロファイルが既に存在していたり、別のプランに属している場合があります。 このユーザーを結合するには、当該ユーザーをプランに招待したうえで、アクティブ メンバーとして表示されるよう、招待を受け入れてもらう必要があります。ユーザーが既に別のプランに属しているというエラーが表示された場合は、別のプランのシステム管理者と協力して当該ユーザーを削除してからご利用のプランに追加してください。

プレミアム アプリの役割を削除する

結合するプロファイルのいずれかでプレミアム アプリの役割が有効になっている場合は、プロファイルを結合する前に、まずこれらのユーザー資格を削除する必要があります。プレミアム アプリの役割は、プロファイルを結合した後に再割り当てできます。

別のプランのグループからユーザーを削除する

いずれかのプロファイルが、現在のプランに属していないグループのメンバーである場合は、プロファイルを結合する前にそのグループからの削除をリクエストする必要があります。このアクションを実行するには、サポートまでご連絡ください。

また、プロファイルを結合した後で、それらのプロファイルの再追加をリクエストすることもできます。

ユーザーの結合テンプレートをダウンロードして設定する

1. 現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、管理センターにサインインします。
2. 左上隅にあるメニュー アイコンを選択して、[ユーザーおよびグループ] > [ユーザーの役割とレポート] に移動します。

3. [その他のアクション] > [ユーザーの結合] を選択します。

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4. [ダウンロード] を選択して、ユーザーの結合に使用するテンプレート ファイルをダウンロードします。

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5. ダウンロードしたテンプレートに、次のように入力します。
   • 結合して閉鎖する必要がある、該当プロファイルのメール アドレスを、[現在のログイン用メール アドレス] に入力します。
   • 保持するプロファイルのプライマリ メール アドレスを、[置換後のログイン用メール アドレス] 列に入力します。
6. 完成したファイルを、CSV 形式のまま保存します。

各組み合わせのメール アドレスが同じユーザーのものであることを確認してください。

結合後、保持したプロファイルのプライマリ メール アドレスは、[置換後のログイン用メール アドレス] 列の値となります。[現在のログイン用メール アドレス] 列の値は、プロファイルの代替メール アドレスとして保持されます。

1 つのファイルで最大 500 組のメール アドレスを更新できます。500 組を超えるメール アドレスを更新する必要がある場合は、追加の結合ファイルをアップロードする必要があります。

結合をプレビューして適用する

1. 現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、管理センターにサインインします。
2. 左上隅にあるメニュー アイコンを選択して、[ユーザーおよびグループ] > [ユーザーの役割とレポート] に移動します。
3. [その他のアクション] > [ユーザーの結合] を選択します。
4. 更新されたファイルをアップロードして、[結合のプレビュー] を選択します。

[結合のプレビュー] オプションでは、無効なメール アドレス、重複したエントリ、未検証のドメインなどの問題がないかどうか、メール アドレスを検証します。[結合準備完了] として表示されないエントリは適用されず、[推奨事項] 列には対処可能な修正が表示されます。

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4. 準備ができたら、[結合の適用] を選択します。ユーザーの結合プロセスが進行中であることを示す確認メッセージが表示されます。
5. ユーザーの結合プロセスが完了すると、影響を受けるユーザーには変更を通知する確認メールが送信されます。また、ユーザーの結合に関する結果レポートへのリンクが記載されたメールも送信されます。レポートの内容には以下が含まれます。
   • 現在のログイン用メール アドレス: 結合されたメール アドレス。
   • 置換後のログイン用メール アドレス: 保持されたメール アドレス。
   • 結果: 所定のユーザーに対して結合が成功したかどうかを示す。
   • 表示されるメトリック: 保持されているプロファイルの役割、所有アイテム、共有アイテム、およびグループ メンバーシップの数。

ユーザーの結合に含まれるアイテム

Smartsheet は以下のロジックに従います。

1. ユーザーがライセンス アカウントとライセンスなしアカウントの両方を持っている場合、Smartsheet によりライセンスなしアカウントが閉鎖されます。
   • Smartsheet により、ライセンスなしアカウントのすべてのアイテムがライセンス アカウントに転送されます。
2. ユーザーがライセンス アカウントを 2 つ持っている場合、Smartsheet により古いアカウントが維持され、新しいアカウントは閉鎖されます。

閉鎖が完了すると、Smartsheet により、閉鎖されたプロファイルの以下のアイテムが、保持されたプロファイルに転送されます。

• 当該ユーザーがアクセス権を持つすべてのシート、レポート、ワークスペース、ダッシュボード
• ユーザーが所有しているグループ
• グループ メンバーシップ
• 役割
• 代替メール アドレス
• プロファイル情報

ユーザーの結合プロセスでは、[Transferred From (転送元)] フォルダーにワークスペースのアイテムが移送されます。

留意事項

Smartsheet を使用していないユーザーが以下を受け取った場合、アカウントを作成するように促されます。

• Smartsheet アイテムを編集または閲覧するための招待
• 自動化ワークフローやその他のトリガーによるアラート 

アカウントを統合する際に、コネクタのワークフローと API トークンが失われないようにするには、以下を確認してください。

• 保持したいアカウントがライセンス アカウントであること
• 閉鎖しようとしているアカウントがライセンスなしであること

ユーザーの結合に含まれないアイテム

• 自動化ワークフロー
• 連絡先
• コネクタ
• お気に入り
• API トークン* 

*API トークンは、統合や、Control Center や Calendar App などのプレミアム アプリケーションで使用されます。ユーザーは、これらのアプリを使う際に再認証を求められる場合があります。

ユーザーの結合を元に戻す

ユーザーの結合を元に戻すには、ユーザー結合ファイル内の元に戻す行を強調表示したうえで、Smartsheet サポートにお問い合わせください。ユーザー結合ファイルを必ずサポート リクエストに添付してください。

変更を行う前に、Smartsheet サポートからリクエストの確認の連絡が届きます。過去 7 日間に行ったユーザーの結合のみロールバックできます。

ロールバックを行っても、ユーザー プロファイルは部分的にしか結合前の状態に戻りません。復元できるのは結合されたアイテムのみです。ユーザーはプレミアム アプリケーションへの再認証、自動化されたワークフローの修正、またはその他のアクションを実行しなければならない場合があります。

ユーザーの結合に関する考慮事項 (ディレクトリ統合/SCIM)

次の場合、ユーザーの結合が機能しないことがあります。

1. 現在のログイン用メール アドレスと置換後のログイン用メール アドレスの両方が、外部ディレクトリによって管理されているユーザーのものである場合。この場合、「ディレクトリ サービスのユーザーに属するメール アドレスは結合できません」というエラーが表示され、結合は実行されません。
2. 現在のログイン用メール アドレスがディレクトリ管理対象ユーザーのもので、置換後のログイン用メール アドレスが Smartsheet ユーザーのものである場合 (DI/SCIM で当該ユーザー プロファイルを管理していない場合)。この場合、「ディレクトリ サービス内のユーザーのメール アドレスを既存の Smartsheet ユーザー アカウントと結合するには、現在のログイン用メール アドレスを現在のプライマリ Smartsheet メール アドレスに、置換後のログイン用メール アドレスをディレクトリ サービスのメール アドレスに設定してください」というメッセージが表示され、結合は実行されません。

現在のログイン用メール アドレスが Smartsheet ユーザーのもの (DI/SCIM で当該ユーザー プロファイルを管理していない場合) で、置換後のログイン用メール アドレスがディレクトリ ユーザーのものである場合、結合を続行できます。