シートのアクティビティの追跡と表示

シートに加えられた変更をすばやく特定して確認するには、[変更の強調表示] を使用します。

変更の強調表示 (オンまたはオフ) を切り替える

1. シートを開き、ツールバーの [変更の強調表示] をクリックします。
   
   [変更の強調表示] ウィンドウが表示されます。
   
   

2. スライダーをクリックして、[変更の強調表示]を [オン] にします。

3. [最後の変更を強調表示] で、目的の時間間隔を選択します。
   
   [シートの最終表示日時] オプションを有効にすると、自分がシートを最後に表示してからの変更が強調表示されます。シートを表示した他のユーザーには、彼らがシートを最後に表示してからの変更が表示されます。

4. [背景色] をクリックして、強調表示の色を設定します。
   
   セルの背景は、変更が検出されると、設定した色に変更されます。

5. ウィンドウの右上隅にある [X] をクリックしてウィンドウを閉じ、設定を保存します。

強調表示が表示されるユーザー

[変更の強調表示] をオンまたはオフにしてシートを保存すると、シートを共有されているすべてのユーザに対して強調表示がオンまたはオフになります。

指定の期間にコメントが追加されたり、添付ファイル/リンクが追加/編集されたりした場合は、該当行のアイコンが強調表示されます。 (コメント自体への変更は強調表示されないことに注意してください。)

変更の詳細 (変更日時、変更したユーザーのメール アドレス) を確認するには、セルを右クリックして [セルの履歴を表示] を選択します。

シートに変更が加えられたときに電子メールでアラートを受信するように通知を設定することもできます。 詳細については、記事「通知」をご覧ください。

変更の強調表示の設定

変更の強調表示には 8 つの設定項目があります。 シートにアクセスすると、設定が分単位で更新されます。 次の表は、2020 年 12 月 12 日の午後 6:00 に表示されたときに強調表示される変更の概要を示しています。

Smartsheet アイテムに加えられた変更を確認するには、セルの履歴を確認したり、システム列 を含めたり、アクティビティ ログを使用して行えます。

セルの履歴

セルを右クリックして [セルの履歴を表示] を選択すると、セル レベルで行われた変更のログ、変更者、変更日時が表示されます。

必要に応じて、情報を選択し、キーボード ショートカットの Ctrl + C (Mac の場合は Command + C) を使用して前の変更をコピーし、Ctrl + V (Mac の場合は Command + V) を使用してその情報をセルに貼り付けることもできます。

システム列

システム列更新日時および更新者は、各行の最終更新日の時刻と変更を加えた共同作業者を表示します。 この機能の詳細は、「データに最適な列タイプを使用する」をご覧ください。

アクティビティ ログ

右の機能バーにある アクティビティ ログ アイコン をクリックすると、アイテムに加えられたすべての変更、変更者、変更日時のリストが表示されます。 これには、行の削除 (削除されたデータを含む)、アイテムを表示したユーザー、共有権限の変更などの変更が含まれます。

アクティビティ ログはフィルターしてエクスポートできます。アクティビティ ログの詳細については、 「アクティビティ ログで変更を追跡する」をご覧ください。

アクティビティ ログで追跡できる内容

アクティビティ ログを使用すると次の一般的なアクションを追跡できます。

• シート、レポート、またはダッシュボードの閲覧者
• シート、レポート、またはダッシュボードが誰に共有されたか (または誰の共有が解除されたか)
• シートのみ: 行われた変更の種類と詳細
  • 例: 行 4 で、Sally Smart がステータスを「進行中」から「完了済み」に変更した
• 変更を行ったユーザーの名前
• 変更が行われた日付と時刻
• ワークスペースの共有

レポートのセルと行に加えられた編集を確認するには 

これらの変更の記録は、レポートのアクティビティ ログではなく、元のシートのアクティビティ ログ ダイアログにのみ表示されるので、レポートのセルや行の変更を追跡する必要がある場合は、元のシートに移動します。 

はじめる前に

アクティビティ ログについて知っておくべきその他の点を以下に挙げます。

• アクティビティ ログには、直近のセルの変更が表示されます。特定のセルの履歴を表示するには、セルを右クリックして [セルの履歴を表示...] を選択します。 
• アクティビティ ログを閉じると、フィルターは自動的にクリアされます。アクティビティ ログのフィルターは保存することも、シートの共同作業者と共有することもできません。
• Smartsheet のユーザー名を辿ることができないアクションがあります。たとえば、誰かが電子メールの添付ファイルとしてシートやセルの行を送信した後、あなたが Smartsheet にログインせずにその添付ファイルをダウンロードした場合です。Smartsheet はアクティビティを追跡および記録しますが、ログ エントリには download@smartsheet.com というユーザー名が表示されます。
• ダッシュボードには編集者の共有権限レベルがありません。ダッシュボードのアクティビティ ログを表示できるのは、管理者と所有者のみです。

アクティビティ ログ エントリを表示する

アクティビティ ログ ダイアログを開く方法は 2 つあります。

• メニュー バーからアクティビティ ログ ダイアログを開く
  • メニュー バーで、[ファイル] > [アクティビティ ログの表示...] を選択します。
• 右側のバーからアクティビティ ログ ダイアログを開く
  • 右側のバーで、アクティビティ ログ アイコンを選択します。

API の影響を受けたシートの変更

一部の組織では、Smartsheet アプリケーション プログラミング インターフェイス (API) を活用するカスタム ソリューションを作成または使用しています。Smartsheet Pivot アプリがその一例です。API がシートのコンテンツに影響を与えている場合、「日付」列の横に「API - 統合アプリ」の画像が表示されます。

アクティビティ ログ エントリをフィルターする

[アクティビティ ログの表示] ダイアログでは、誰がいつ行を削除したか、ユーザーがいつシートを表示したかなど、シートのアクションを見ることができます。アクティビティ ログ ダイアログのレポートには、既定で過去 7 日間のイベントが表示されます。

アクティビティ ログでフィルターを使用すると、確認したい履歴のみを表示できます。特定の日付範囲のアクション、特定の種類のアクション、シート上でアクションを行っていた特定のユーザーなど、さまざまなフィルターを適用できます。

アクティビティ ログにフィルターを適用する

1. [アクティビティ ログの表示] ダイアログで、[フィルター] セクションを展開します。 
2. 以下のいずれかを選択します。
   • [アクション]: アクティビティの種類でアクティビティ ログをフィルターします
   • [共同作業者]: アクションを実行したユーザー
   • [日付範囲]: アクションを表示したい日付の範囲
3. [適用] を選択します。

フィルターをクリアする場合は、[フィルターのクリア] を選択します。

アクティビティ ログをエクスポートする

アイテムのアクティビティ ログをダウンロードして、シートのアクティビティの記録を追加で保持できます。それぞれのダウンロードは、90 日分のシート アクティビティ データに制限されています。

アクティビティ ログをエクスポートするには

1. シートまたはレポートのメニュー バーで、[ファイル] > [アクティビティ ログの表示...] を選択します。
2. [日付範囲] セクションで、開始日と終了日を選択します。 
3. オプション: [アクション] および [共同作業者] フィルターで、追加のオプションを選択します。
4. [ダウンロード] を選択します。
   
   Smartsheet アカウントに関連付けられているアドレスに、ファイルへのリンクが電子メールで送信されます。 
    
5. 電子メール内のリンクを選択して、アクティビティ ログをダウンロードします。

シート名に特殊文字が含まれている場合、アクティビティ ログの CSV をエクスポートする際に、ファイル名から特殊文字を削除しなければならない場合があります。| (パイプ) や* (アスタリスク) など特定の記号を使用すると、ファイルを開いた際に破損しているように見えます。

エクスポートされたファイルが届くタイミング。

Smartsheet でファイルが生成され、ダウンロード リンクが送信されるのにかかる時間はその都度変わります。[ダウンロード] を選択すると、ファイルへのリンクが記載されたメッセージが翌営業日に届きます。

シートのスナップショットをリクエストする

ライセンスを持つシート所有者または管理者は、シートのセルや列に加えられた変更のスナップショットをリクエストできます。

シートの変更のスナップショットをリクエストするには

1. シートのアクティビティ ログ ダイアログを開きます。 
2. [日付範囲] セクションで、必要に応じて開始日と終了日を修正します。
3. 特定の変更に移動してその行を展開し、[スナップショットのリクエスト] を選択します。 

電子メール経由で、スナップショットがシート所有者に Excel ファイルで送信されます。Excel ファイルには、シート データ、シート サマリー、コメントのみが含まれています。条件付き書式、添付ファイル/リンク、通知、セルの履歴、および Excel と互換性のない数式 (列の数式、@行、@セル、シート間の数式など) は対象外です。

特定のシートについて、送信できるスナップショット リクエストは 1 つだけです。最初のリクエストが完了したら、追加のリクエストを送信できます。

アクティビティ ログのカードビュー関連のアクション

アクティビティ ログ ダイアログに表示されるアクションの中には、全体的な変更を説明するものの、その変更の詳細に関する背景情報を提供しないものがあります。以下に、表示される可能性のあるアクションとその意味を示します。

• カード ビュー: カードが並べ替えられました: 1 つまたは複数のカードをある位置から別の位置に手動でドラッグし、別のレーンまたは同じレーンの別の位置にドラッグした場合です。
• カード ビュー: カードが間接的に並べ替えられました: カードが他の手段によって移動された場合です。たとえば、あるカードを同じレーンの任意の位置や別のレーンに手動でドラッグすると、他のカードは間接的に上位または下位に移動します。また、グリッド ビューやガント ビューでタスクを別のユーザーに割り当てたり、行のリスト オプションを変更したりするなどの変更を行った場合も、カードが間接的に並べ替えられることがあります。

アクティビティ ログを表示できるユーザー

*シートの所有者のみが、シートの作成アクティビティを表示できます。ただし、シートの所有権を移行した場合、新しい所有者はシートの作成時からのアクティビティ ログをすべて表示できます。

**管理者 (ライセンスあり) または編集者 (ライセンスあり) の共有権限にアップグレードすると、アクティビティ ログのエントリを表示できます。

共有権限について詳しくは、シート、レポート、ワークスペースの権限に関する記事をお読みください。