シートのアクティビティの追跡と表示

Smartsheet には、シートが変更された場合に最新の状態を確認できるさまざまな機能があります。

  • [変更の強調表示] を使って、前回シートを閲覧してから変更されたセルをすばやく確認できます。 
  • [セルの履歴を表示] を使って、以前のセルの内容を表示できます。
  • シート、レポート、およびダッシュボードの閲覧履歴 (閲覧者、閲覧日時) をアクティビティ ログで確認できます。

ステップバイステップの手順に従って変更の強調表示を有効にします。

シートに行われた変更の強調表示

シートに対して行われた変更をすばやく見つけて確認するには、[変更の強調表示] を使います。

  1. シートを開き、ツールバーの [変更の強調表示] [変更の強調表示] ボタン をクリックします。

    [変更の強調表示] ウィンドウが開きます。

    [変更の強調表示] ウィンドウ

  2. スライダーをクリックして変更の強調表示を [オン] にします。

  3. [次の期間に行われた変更を強調表示する] で希望する期間を選択します。

  4. [背景色] 背景の変更の強調表示ボタン をクリックして強調表示色を選択します。

    変更が検出されると、セルの背景色が設定した色に変わります。

  5. ウィンドウの右上の [X] をクリックしてウィンドウを閉じ、設定を保存します。

変更の強調表示が有効にされた場合の表示内容

指定の期間内にコメントが追加されたり、添付ファイル/リンクが追加/編集されたりした場合は、該当する行のアイコンが強調表示されます。

変更の強調表示

セルを右クリックして [セルの履歴を表示] を選択すると、変更の詳細 (変更日時や変更者のメール アドレスなど) を確認できます。

ヒント: 通知機能を使って、シートが変更された場合に電子メール アラートを受信することも可能です。詳細は、「通知」をご覧ください。

ステップバイステップの手順に従ってセルの履歴を表示します。

セルの履歴表示

シートが共有されているユーザーは、セルの履歴を表示できます。任意のセルを右クリックし、 [履歴の表示] を選択します。[履歴の表示] ウィンドウが表示されます。


[履歴の表示] ウィンドウには、該当セルの以前の値、変更者、および変更日時がすべて含まれています。画像を含むセルの場合、画像は履歴には表示されません。その代わりに、「画像:」の文字と代替テキスト (画像の上にカーソルを合わせると表示される文字列) が表示されます。

ヒント:更新日および/または更新者システム列に挿入すると、各行の最終更新日のタイムスタンプと変更をした共同作業者を表示できます。

シートに行われた変更の追跡に関するデモについては、下の解説ビデオをご覧ください。
 

YouTube にアクセスできない場合は、こちらをクリックしてビデオを視聴することもできます。

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ステップバイステップの手順に従ってアクティビティ ログを使用します (ビジネス プランおよびエンタープライズ プランのみ)。

アクティビティ ログで変更履歴を追跡

アクティビティ ログでは、シート上で誰が何を行ったか、またはダッシュボードを最後に閲覧したのは誰かを簡単に確認できます。つまり、シートのさまざまな要素の編集や削除の履歴を追跡し、共同作業者がシート上で行っているアクションを把握できます。また、誰がレポートやダッシュボードを閲覧・編集したのかを確認できます。

このページの内容:

注: この機能は、ビジネス プランおよび一部のエンタープライズ プランでご利用いただけます。どの機能がどのプランに含まれているかなど、プランと価格の詳細については、「プランと価格」のページをご覧ください。

再生アイコン 「アクティビティ ログ」の解説ビデオへ移動する

アクティビティ ログで追跡されるアクション

アクティビティ ログでは、次のような一般的なアクションが追跡できます。

  • シート、レポート、またはダッシュボードを表示したユーザー
  • シート、レポート、またはダッシュボードを共有または共有解除されたユーザー
  • シートのみ: 変更の種類と詳細 (例: Sally Smart が行 4 を削除した)
  • 変更を行ったユーザー
  • 変更が行われた日付と時刻

注: レポートのセルおよび行のデータの編集は、元のシートのアクティビティ ログにのみ表示され、レポートのアクティビティ ログには表示されません。

アクティビティ ログを表示できるユーザー

アクティビティ ログの表示可否は、共有権限レベルによって異なります。アクティビティの追跡可能期間は、最後にシートを共有された時により異なります。

注: ダッシュボードには、編集者の共有権限レベルはありません。ダッシュボードのアクティビティ ログを表示できるのは、管理者および所有者のみです。

共有権限レベル アクティビティ ログの表示可否 アクティビティ ログのエクスポート可否 いつからのアクティビティを表示できるか
所有者* アイテムの作成時
管理者 (ライセンスあり)** 最後にアイテムを共有された時から表示とエクスポートが可能
管理者 (ライセンスなし) 不可 不可 -
編集者 (ライセンスあり)** 不可  最後にアイテムを共有された時から表示が可能(エクスポート不可)
編集者 (ライセンスなし) 不可 不可 -
閲覧者 (ライセンスあり/ライセンスなし) 不可 不可 -

*シートの所有権を移行した場合、新しい所有者はシートの作成時からのすべてのアクティビティ ログを表示できます。

**管理者 (ライセンスあり) または編集者 (ライセンスあり) の共有権限にアップグレードされた場合、シートを最初に共有された時からのアクティビティ ログを表示できます。シートの共有権限の違いについての詳細は、「共有権限レベル」をご覧ください。


アクティビティ ログの表示

共同作業者が行ったさまざまなシート アクションの記録を表示するには、[アクティビティ ログ] を開きます。

アクティビティ ログを表示するには:

  1. メニュー バーの [ファイル] をクリックします。
  2. [アクティビティ ログの表示...] を選択して [アクティビティ ログの表示] ウィンドウを開きます。

[アクティビティ ログの表示] ウィンドウでは、誰がいつ行を削除したか、ユーザーがいつシートを表示したか、といったさまざまなアクションを見ることができます。

確認したい履歴を見つけやすいよう、アクティビティ ログをフィルターすることも可能です。

アクティビティ ログのフィルター

アクティビティ ログでは、確認したい履歴のみが表示されるようにフィルターすることができます。特定の日付範囲のアクション、特定の種類のアクション、シート上でアクションを行っていた特定のユーザーなど、さまざまなフィルターを適用できます。

注: アクティビティ ログを閉じると、自動的にフィルター結果はクリアされます。アクティビティ ログのフィルターは保存することも、シートの共同作業者と共有することもできません。

アクティビティ ログにフィルターを適用するには: 

  1. アクティビティ ログを開き、左上の [フィルター] を選択してフィルター オプションを開きます。
  2. 以下のいずれかを選択します。
    • アクション — アクションの種類 (例: 行の削除)
    • 共同作業者 — アクションを実行したユーザー
    • 日付範囲 — アクションを表示したい日付範囲
  3. [適用] をクリックします。

フィルターをクリアする場合は、[フィルターのクリア] ([適用] ボタンの隣) をクリックします。

注: 一部のアクションでは Smartsheet ユーザー名を追跡できません。たとえば、Smartsheet にログインしていないユーザーが電子メールで送信された行から添付ファイルをダウンロードした場合は、アクティビティの追跡と記録はされますが、ログのユーザー名は download@smartsheet.com と表示されます。


アクティビティ ログのエクスポート

アイテムのアクティビティ ログをダウンロードして、シート アクティビティの記録を保管しておくことができます。アクティビティ ログをエクスポートするには:

  1. アイテムを開きます。
  2. [ファイル] > [アクティビティ ログの表示] をクリックします。
  3. [アクティビティ ログ] ウィンドウの下の [ダウンロード] ボタンをクリックします。

    Smartsheet に登録しているメール アドレスに、リンク付きの電子メールが送信されます。
     
  4. 電子メールの受信トレイを確認し、電子メールのリンクをクリックしてアクティビティ ログをダウンロードします。

電子メールのリンクをクリックすると、アクティビティ ログが .csv 形式でコンピューターにダウンロードされます。


アクティビティ ログのアクションを理解する

アクティビティ ログのアクションの一部は、全体的な変更を表していますが、その変更の詳細な関連情報は提供しません。以下は、アクション例とその意味です。

「カード ビュー: カードが並べ替えられました」および「カード ビュー: カードが間接的に並べ替えられました」

カード ビュー: カードが並べ替えられました」とは、1 枚または複数のカードを手動でドラッグ アンド ドロップし、レーン間または同じレーンの別の場所に移動させたことを意味します。

カード ビュー: カードが間接的に並べ替えられました」とは、カードがドラッグ アンド ドロップ以外の方法で移動されたことを意味します。たとえば、1 枚のカードを同じレーンや異なるレーンに手動で移動させると、結果的にその他のカードが間接的に高い位置や低い位置に移動します。タスクを別のユーザーに割り当てたり、ドロップダウン リストのオプションを変更するなどして、グリッド ビューとガント ビューで変更を行うと、間接的にカードが並べ替えられます。

 


解説ビデオ

アクティビティ ログに関するデモについては、以下のビデオをご覧ください。

YouTube にアクセスできない場合は、こちらをクリックしてビデオを視聴することもできます。