リソース管理

リソース管理により、チームの活動に必要な可視性を実現できます。通常のリソース管理ツールで必要となるデータ入力の手間や余計な手順は必要ありません。

チームがすでに使用しているプロジェクト シートからリアルタイムの情報を取得するだけでなく、掘り下げてユーザー割り当ての詳細を確認することもできます。情報はシンプルなダッシュボードに表示され、メンバーのスケジュールを把握できます。

ステップバイステップの手順に従ってプロジェクト シート上でリソース管理を設定します。

プロジェクト リソース ビューでリソースの割り当て状況を確認

リソース ビューでは、Smartsheet プランのメンバー (リソース) に対するプロジェクト全体の割り当て状況を視覚的に確認・追跡することができます。リソース ビューは、リソースの作業量に関する意思決定に役立ちます。

このページの内容

リソース管理の設定や有効化に関する詳細は、「リソースの管理および割り当て」をご覧ください。

はじめに

リソース ビューを使用する前に、リソースの管理についての記事に記述されている通りに、リソース管理が有効なプロジェクト シートにチーム メンバーを割り当てる必要があります。

また、Smartsheet システム管理者に以下の設定を行ってもらう必要があります。

  • アカウント上でリソース閲覧者に指定してもらう
  • 追跡したいユーザーをアカウントに追加してもらう (それらのユーザーにライセンスは必要ありませんが、アカウントのメンバーである必要があります) (詳細については、ユーザー管理に関する記事をご覧ください)

注: この機能はシングルユーザーのプランでは利用できません (ご利用のプランのタイプが不明な場合は、「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」を参照してください)。


プロジェクト リソース ビューでリソースを表示

  1. リソース管理が有効になっているシートを開き、ツールバーから [ガント ビュー] を選択し、画面右側にあるプロジェクト リソース ビュー アイコン プロジェクト リソース ビュー アイコン
([共有] ボタンの下) をクリックします。
  2. ここから、そのシートでタスクに割り当てられているすべてのリソースの作業量を確認できます。
  3. リソース名をクリックすると、そのリソースへの割り当てがプロジェクトごとに表示されます。



ヒント: 割り当てアラート アイコン をクリックして、プロジェクトのリソース ビューを表示することも可能です。

複数のシートにわたるリソースを表示

リソース管理者は、リソース管理が有効に設定されているすべてのシートを対象にタスクの割り当てを確認できます。手順は以下の通りです。

  1. メニュー アイコン (Smartsheet の画面左上) > [ホーム] の順にクリックします。
  2. [リソース ビュー] を右クリックし、[新しいビューの作成] をクリックします。
  3. 割り当て対象となるシートまたはリソースを選択し、[OK] をクリックします。

    注: 自分に共有されていないシートのタスクがリソースに割り当てられている場合、リソース ビューでは、それらのシートの割り当ては結合され、その他のシートとして一覧表示されます。

割り当て量の多すぎるリソースが 1 名以上いるタスクの横には、割り当てアラート アイコン が表示されます。タイムラインをスクロールし、リソースがタスクに割り当てられているシートを見つけ、一部をほかのユーザーに割り当てることを検討しましょう。

リソース ビューの共有またはエクスポート

リソース ビューをエクスポートして共有する方法

  1. メニュー アイコン (Smartsheet の画面左上) > [ホーム] の順にクリックします。
  2. [リソース ビュー] で該当するビューをクリックし、以下のいずれかを実行します。
    • リソース ビューを Microsoft の Excel (.xls) の添付ファイルとして電子メール送信するには、封筒アイコン をクリックします。
    • リソース ビューを Microsoft の Excel (.xls) ファイルとしてダウンロードするには、エクスポート アイコン をクリックします。ビューに表示される期間を変更するには、その日付範囲をクリックします。

カスタム リソース ビューの作成

カスタム リソース ビューを使用すると、より適切なデータセットを作成できます。

  1. メニュー アイコン (Smartsheet の画面左上) > [ホーム] の順にクリックします。
  2. [リソース ビュー] を右クリックし、[新しいビューの作成] をクリックします。
  3. 希望のフィルターを選択します。
    • [ユーザー別] にフィルターすると、指定したリソースがタスクを割り当てられたプロジェクトがすべて表示されます。
    • [プロジェクト別] にフィルターすると、指定したプロジェクトにおいてタスクを割り当てられたリソースが一覧で表示されます。このビューにはそのリソースが割り当てられたほかのプロジェクトも表示されるため、スケジューリング問題の芽を特定しやすくなります。
    • [グループ別] にフィルターすると、そのグループのメンバーがタスクを割り当てられたプロジェクトが表示されます。
  4. [OK] をクリックします。

リソースの割り当て方法をご確認ください。

リソースの管理と割り当て

リソース管理を使用すると、作業中のすべてのプロジェクトでユーザーがどのように割り当てられているかを追跡および確認して、作業量を調整したり、より良い意思決定を行ったりすることができます。

注: この記事では、シート レベルでのリソース管理の有効化についてご説明します。 リソース管理をアカウント レベルで有効にする場合は、グローバル アカウント設定の記事をご覧ください。

ここでは、リソース管理の仕組みの概要を説明します (以下の箇条書きでは、他のヘルプ記事へのリンクを提供しています)。

  • ユーザー管理を使用して、アカウントにリソースとリソース管理者を設定する (システム管理者のみ)
  • プロジェクト シートの依存関係設定にて、リソース管理を有効化する
  • プロジェクト固有のビューとプロジェクト間のビューを使用して、リソースの割り当てをハイレベルで視覚化する
  • ほかのユーザーにタスクを割り当てると、リソースに対する割り当て量が多すぎる場合にアラートが表示されます。その場合は、リソースへのタスクごとの割り当てのパーセンテージを調整し、リソースが複数のタスクをこなせるようにするなどの対応を取ります
  • また、リソース管理者に指定されたユーザーはリソース ビュー にアクセスし、シート全体またはすべてのプロジェクト シートにおいてすべてのチーム メンバーがどのようにタスクを割り当てられているかを確認できます

注: この機能は、シングル ユーザー プラン タイプでは使用できません。 (ご利用中のプラン タイプがわからない場合は、 「Smartsheet プランとユーザー タイプを特定する」をご覧ください。) 


アカウントのユーザーをリソースとして設定する

リソース管理で追跡できるのは、アカウントに追加されたユーザーのみです。 これには、ライセンスありユーザー、ライセンスなしユーザー、招待済みユーザー、アクティブ ユーザーが含まれます。 適切なユーザーがアカウントに含まれるようにするために、システム管理者は [ユーザー管理] ウィンドウを使用してユーザーを確認、追加、および管理できます。 

ヒント: シートを作成する必要がないアカウントのユーザーの場合は、招待状を送信する際に [ライセンス ユーザー] のチェックボックスをオフにします。 このユーザーは無料のメンバーとしてあなたのアカウントに招待され、このユーザーはあなたのユーザー制限にはカウントされません。

リソース管理者の設定

プロジェクト間でのユーザーの割り当てを確認するには、指定されたリソース管理者である必要があります。 すべてのシステム管理者は、[アカウント] > [ユーザー管理]でこれを設定できます。 (リソース管理者になるには、ライセンス ユーザーである必要があります。)

リソースを表示したい場合は、Smartsheet システム管理者に連絡してください。 詳細は、マルチ ユーザー プランでのユーザーの管理についての記事をご覧ください。


リソース管理を有効化して、ワークロードに関する決定を行う

管理者レベルの権限でシートを共有されている同じアカウントのシート所有者とチーム メンバーは、シートのリソース管理をオンにして、リソース管理者がワークロードを追跡して意思決定ができるようにすることができます。

既存のプロジェクトシートでリソース管理をオンにするには:

  1. タスクにリソースを割り当てることができるように、シートに [連絡先リスト] 列があることを確認してください。 (これに関する詳細は、「ユーザーのタスクへの割り当て」を参照してください。)
  2. 連絡先を [連絡先リスト] 列に入力して、チーム メンバーを各タスクに割り当てます。 
  3. 任意の列ヘッダーの下にあるドロップダウン矢印をクリックし、[プロジェクト設定の編集] を選択します。 [依存関係の有効化] チェックボックスがオンになっていることを確認します。
  4. 続いて、[リソース管理] タブを選択します。

    リソース管理ウィンドウが表示されます。

    リソース管理フォーム
     
  5. [リソース管理の有効化] のチェックボックスをオンにし、ドロップダウンから [連絡先リスト] 列を選択して、割り当て済みリソースの列を指定します。
  6. [OK] をクリックします。

このシートでチーム メンバーに割り当てられたタスクがリソース ビューに表示されます。 手順やヒント、ベスト プラクティスについては、「タスクのユーザーへの割り当て」をご覧ください。

注:

  • 親タスクは子をまとめるため、リソースに割り当てられた親タスクはリソース ビューに含まれません。 これについて詳しくは、階層: 行のインデント/インデント解除親行ロールアップ機能に関する記事をご覧ください。
  • リソース管理に使用されている連絡先リスト列では、数式を使用できません。 ただし、リソース管理に使用されていないフィールドに配置された数式のリソース管理フィールドを参照することはできます。

リソースの追跡と割り当て 

リソース管理者は、左パネルのホームから、およびプロジェクト シート内のプロジェクト固有のビューから、プロジェクト間のリソース ビューを表示できます。

ホーム (ナビゲーションメニュー) からリソースビューを表示する

  1. メニュー アイコン (Smartsheet の画面左上) > [ホーム] の順にクリックします。
  2. [リソース ビュー] をクリックします。
  3. 表示したいリソース ビューを選択します。

ここから、次のことができるようになります。

  • 割り当て超過のユーザーには赤いアイコン、割り当て超過の日には赤いバーを表示する
  • 各リソースを展開して、割り当てられているすべてのプロジェクトを表示する
  • クリックしてプロジェクトを開き、割り当ての問題を解決する
  • [編集] をクリックして、プロジェクト、ユーザー、またはグループごとにリソースを表示する
  • 選択したユーザーまたはプロジェクトのカスタム ビューの新しいビューを保存する

注: リソースが割り当てられているプロジェクト シートを共有されていない場合は、プロジェクト名の代わりに「その他」と表示されます。

プロジェクト シートのリソース ビューを表示する

シートのプロジェクト リソース ビューを開くには、ガント ビューに切り替え、ガント ビューの右上にあるリソース ビュー アイコン プロジェクト リソース ビュー アイコン を選択します。

注: リソース ビュー アイコンが表示されない場合は、Smartsheet システム管理者に連絡してリソース管理者にしてもらってください。

赤い割り当てアラート アイコン 割り当て超過アイコン は、プロジェクトで割り当てが超過している場合にアラートを出します。 リソース管理者が割り当てアラート アイコンをクリックすると、プロジェクト リソース ビューが開きます。このビューには、プロジェクトのリソースがタスクを割り当てられているシートの一覧が表示されます。

プロジェクト リソース ビュー ウィンドウ

ヒント: リソースが割り当て超過の場合は、その名前を選択し、プロジェクトごとの割り当てを確認します。 共有されているシートを開くには、シート名をクリックします。 ユーザーに割り当て超過がある場合は、一部のタスクを別のリソースに再割り当てするか、タスクの割り当てを調整することを検討してください。

リソースの割り当て

割り当てとは、リソースが特定のタスクに充てるべき毎日の割合です。 既定では、Smartsheet は、リソースにタスクを割り当てる際に、割り当てられたリソースの 1 日のうちタスクが 100% 必要であると想定します。セルに新しい値を入力することで、この割合を調整できます。 

リソースに同じ日に複数のタスクが割り当てられており、合計の割り当てが 100% を超える場合、Smartsheet の [行アクション インジケーター] 列に赤い割り当てアラート アイコンが表示されます。 アイコンにカーソルを合わせると、アラートの詳細が表示され、リソース ビューに移動します。

割り当て超過アイコンにカーソルを合わせる

リソースが 1 日に複数のタスクを処理できるように、100% 未満の割り当て率を指定する場合は、プロジェクト設定で [割り当て % の列] を指定します。 タスクごとに、割り当てるリソースは指定した割合で割り当てられます。

2 つ以上のタスクにリソースを割り当てるには、[割り当て % の列] を作成する必要があります。

  1. プロジェクトに [文字列/数値] の列を挿入します。 [割り当て % の列] として使用されることがわかるように名前を付けます。
  2. 列プロパティを [割合 (%)] に書式設定します。 詳細については、「書式設定オプション」を参照してください。
  3. [プロジェクト設定の編集] > [リソース管理] に移動し、新しい列を[割り当て % の列] として選択します。 プロジェクト設定を編集するには、任意の列ヘッダーを右クリックして、メニューから [プロジェクト設定の編集] を選択します。
  4. 重複するタスクの割り当てを変更します。 たとえば、2 つの同時タスクの割り当てを 50% に変更します。

同時タスク

注: タスクの終了日が過去の日付の場合、割り当てアラート アイコンは割り当て超過の行には表示されませんが、リソース ビューには表示されます。

ヒント: タスクに複数の連絡先を割り当てることを許可している場合、タスクの割り当て率は、割り当てられているすべてのリソースに適用されます。 各リソースを異なる割り当ての同じタスクに割り当てる場合は、シートの複数の行に同じタスクをリストし、重複する各タスクを別のユーザーに割り当てることができます。 詳細は、「行またはタスクの挿入と削除」をご覧ください。