リソース管理

リソース管理により、チームの活動に必要な可視性を実現できます。通常のリソース管理ツールで必要となるデータ入力の手間や余計な手順は必要ありません。

チームがすでに使用しているプロジェクト シートからリアルタイムの情報を取得するだけでなく、掘り下げてユーザー割り当ての詳細を確認することもできます。情報はシンプルなダッシュボードに表示され、メンバーのスケジュールを把握できます。

リソース管理

ユーザー別やプロジェクト別に、各ユーザーの空き状況をリアルタイムで可視化します。

ステップバイステップの手順に従ってプロジェクト シート上でリソース管理を設定します。

リソースの割り当て方法をご確認ください。

リソースの管理および割り当て

リソース管理では、チーム メンバーが取り組んでいるすべてのプロジェクトにおいて各自がどのように割り当てられているかを確認・追跡できるため、作業量を調整するなど、適切な判断を下すことができます。

注: このページでは、シート レベルでのリソース管理について説明しています。アカウント レベルでのリソース管理については、「グローバル アカウント設定」をご覧ください。

以下は、リソース管理でできることの概要です (それぞれの箇条書きから、別のヘルプ記事に移動できます)。

  • ユーザー管理にて、アカウントのリソース管理者、およびリソースとして管理するユーザーを設定します (システム管理者のみ可能)。
  • プロジェクト シートの依存関係設定にて、リソース管理を有効にします。
  • 特定のプロジェクトや、複数のプロジェクトにまたがるリソース ビューを使って、リソースの割り当て状況をわかりやすく視覚化します。
  • アカウント内のほかのユーザーにタスクを割り当てると、リソースに対する割り当て量が多すぎる場合にアラートが表示されます。その場合は、リソースへのタスクごとの割り当てのパーセンテージを調整し、リソースが複数のタスクを平行してこなせるようにします。
  • リソース管理者に指定されたユーザーは、リソース ビューにアクセスし、シートにて、またはすべてのプロジェクト シートにて、チーム メンバーにどのようにタスクが割り当てられているかを確認できます。

注: この機能はシングルユーザーのプランでは利用できません (ご利用のプランのタイプが不明な場合は、「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」を参照してください)。 


アカウントのメンバーをリソースとして設定する

リソース管理では、アカウントに追加されているユーザーのみ追跡できます。これには、ライセンスあり、ライセンスなし、招待済み、およびアクティブ ユーザーが含まれます。システム管理者は、[ユーザー管理] ウィンドウにてユーザーを確認、追加、および管理することで、適切なユーザーがアカウントに含まれるようにします。 

注: シートを作成する必要のないユーザーをアカウントに招待する場合は、招待状を発送する際に [ライセンス ユーザー] のチェックボックスをオフにしておきます。これにより、そのユーザーは無料のメンバーとしてアカウントに招待されます。また、ユーザー数の上限に対するカウントにも含まれません。

リソース管理者の設定

プロジェクト全体でのリソースへの配分状況を確認するには、リソース管理者に指名される必要があります。この設定は、システム管理者であれば誰でも [アカウント] > [ユーザー管理] から可能です (なお、リソース管理者になるには、ライセンス ユーザーである必要があります)。

リソースの状況を管理したい場合は、システム管理者にご連絡ください。詳細は、「ユーザーの管理 (マルチユーザー プラン)」をご覧ください。


リソース管理者が作業量に関する意思決定をできるようにする

シートの所有者および管理者レベルの権限にてシートを共有されているアカウント内のチーム メンバーは、シートのリソース管理を有効にし、リソース管理者が作業量の確認や意思決定をできるようにすることができます。

既存のプロジェクト シートにてリソース管理を有効にする手順は以下の通りです。

  1. リソースにタスクを割り当てるための「連絡先リスト」列がシートにあることを確認します (詳細は、「ユーザーのタスクへの割り当て」をご覧ください)。
  2. 「連絡先リスト」列に連絡先を入力すると、それぞれのタスクを割り当てるチーム メンバーを指定することができます。 
  3. いずれかの列ヘッダーの下の下向き矢印をクリックし、[プロジェクト設定の編集] を選択します。[依存関係の有効化] チェックボックスがオンになっていることを確認します。
  4. [リソース管理] タブを選択します。

    [リソース管理] ウィンドウが表示されます。

    [リソース管理] ウィンドウ
     
  5. [リソース管理の有効化] チェックボックスをオンにし、[割り当て済みリソースの列] のドロップダウンで「連絡先リスト」列を選択します。
  6. [OK] をクリックします。

このシートにてチーム メンバーに割り当てられたタスクが、リソース ビューに表示されます。手順やヒント、ベスト プラクティスについては、「ユーザーのタスクへの割り当て」をご覧ください。

注:

  • 親タスクは子タスクのサマリーであるため、リソースに割り当てられている親タスクはリソース ビューには表示されません。詳細は、「階層」および「親行ロールアップ機能」をご覧ください。
  • リソース管理に使用されている列ではすでに計算が実施されているため、そこに数式を入れることはできません。

リソースの追跡および割り当て 

リソース管理者は、[ホーム] タブにてプロジェクトをまたぐリソース ビューを見ることができます。またプロジェクト シートでは、そのプロジェクトのビューを見ることができます。

[ホーム] タブにリソース ビューを表示する

[ホーム] タブの左パネルにて、[リソース ビュー] > [すべてのユーザー]の順でクリックすると、以下を実行できます。

  • 割り当て量が多すぎるリソースには赤色のアイコンが、割り当て量が多すぎる期間には赤色のバーが表示されます。
  • 各リソースを展開すると、そのリソースに割り当てられているすべてのプロジェクトが表示されます。
  • クリックするとプロジェクトが開き、割り当て量を調整できます。
  • 新しいビューを保存して、特定のユーザーまたはプロジェクト用にビューをカスタマイズします。

注: リソースに割り当てられているプロジェクトのプロジェクト シートをリソース管理者が共有されていない場合、リソース管理者の画面には、プロジェクト名が実際の名称ではなく「その他」と表示されます。

プロジェクト シートにてリソース ビューを見る

シートでリソース ビューを開くには、ガント ビューに切り替えて、画面右上にあるリソース ビュー アイコン プロジェクト リソース ビュー アイコン
をクリックします。

注: リソース ビュー アイコンが表示されない場合は、システム管理者に連絡してリソース管理者に指定してもらってください。

赤色の割り当てアラート アイコン 割り当て量過多のアイコン は、そのプロジェクトにてリソースへの割り当て量が多すぎるときに警告として表示されます。リソース管理者は、そのアイコンをクリックしてプロジェクト リソース ビュー を開くことができます。このビューには、そのリソースにタスクを割り当てているシートが一覧表示されています。

プロジェクト リソース ビュー ウィンドウ

ヒント: リソースへの割り当て量が多すぎる場合、そのリソースの名前を選択すると、割り当て状況をプロジェクトごとに確認できます。シート名をクリックすると、リソース管理者に共有されている場合は、そのシートが開きます。ユーザーに対する割り当て量が多すぎる場合は、一部をほかのユーザーに割り当てたり、割り当てるタスクの量を調整したりすることを検討してください。

リソースへの割り当て

割り当てとは、特定のタスクに対しリソースが従事すべき 1 日の割合 (%) です。リソースにタスクを割り当てると、既定では、そのリソースの 1 日の 100% がそのタスクに割り当てられますが、セルに新しい値を入力することで、この割合は変更できます。 

同じ日にリソースに複数のタスクが割り当てられ、その割合の合計が 100% を超えると、自動的に行アクション インジケーターに赤色の割り当てアラートが表示されます。このアラート アイコンをマウスオーバーすると、アラートの詳細が表示され、リソース ビューに移動できます。

割り当て量過多のアイコンをマウスオーバー

割り当ての割合を 100% 以下にし、リソースが複数のタスクに対応できるようにするには、プロジェクト設定にて [割り当て % の列] を指定します。これにより、タスクごとに、指定した割合にてリソースにそのタスクが割り当てられます。

リソースへの割り当てを複数のタスクに分割するには、以下のように割り当て % の列を作成します。

  1. プロジェクトに文字列/数値の列を挿入し、割り当て % の列として使われることを認識できるような列名を付けます。
  2. 列プロパティでパーセント (%) を指定します。詳細は、「書式設定オプション」をご覧ください。
  3. [プロジェクト設定の編集] > [リソース管理]と進み、新しい列を割り当て % の列として選択します。プロジェクト設定を編集するには、任意の列ヘッダーを右クリックして、メニューから [プロジェクト設定の編集] を選択します。
  4. 重なっているタスクの割り当てを変更する (例: 同時に割り当てられている 2 つのタスクの割合を 50% に変更する)

同時に割り当てられているタスク

注: 割り当てアラート アイコンは、タスクの終了日が過去の日付の場合、割り当て量の多すぎる行には表示されませんが、リソース ビューには表示されます。

ヒント: 1 つのタスクに複数の連絡先を割り当てることを許可している場合、タスクの割り当て割合は割り当てられたすべてのリソースに適用されます。同じタスクを複数のリソースに別々の割合で割り当てたい場合は、複数の行に同じタスクを入れ、それぞれを各リソースに割り当てていきます。詳細は、「行またはタスクの挿入と削除」をご覧ください。