プロジェクト管理チュートリアル

Smartsheet は、チームがスピードと責任感を意識しながら一丸となって遂行することを促進し、より良い成果をより早く達成するための、効率的なプロジェクト管理に不可欠なツールを提供しています。

ステップバイステップの手順に従ってプロジェクト設定を変更します。

プロジェクト設定の変更

シートのプロジェクト設定では、稼働日と非稼働日、ガント チャートの表示設定、およびリソース管理など、シートの各要素をカスタマイズすることができます。

注: シートのプロジェクト設定を変更するには、シートの所有者であるか、または管理者レベルの共有権限が必要です。

シートのプロジェクト設定で管理できる機能については、以下のそれぞれのセクションをご覧ください。


シートのプロジェクト設定を開く

グリッド ビューおよびガント ビューのときに任意の列ヘッダーを右クリックし、[プロジェクト設定の編集] を選択します。

[プロジェクト設定] ウィンドウが開きます。
 
プロジェクト設定
 

注:

  • シートをガント ビューに切り替えた場合は、[タイムライン表示] 設定のみが表示されます。
  • [リソース管理] のセクションは、マルチユーザー プランのお客様のみ利用可能です。ご利用のプランのタイプが不明な場合は、「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」を参照してください)。

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依存関係設定と稼働日の編集

日付範囲表示  

開始日および終了日の列—日付列を複数使用している場合、開始日および終了日を追跡するために使用すべき列を選択します。シートにガント チャートを追加する場合も、依存関係機能を使用する場合も、これらの列が必要です。

オプション  

% 完了の列—ガント チャートのタスク バーに「% 完了」表示をオーバーレイしたい場合や、親行 (サマリー) に「% 完了」の計算結果を表示させたい場合は、「% 完了」の情報が入っている列を選択します。

注: 親行の「% 完了」は、子行に手動で追加された「% 完了」および子行のタスクの期間に基づいて自動で計算されます。

依存関係

有効[依存関係の有効化] のチェックボックスをオンにすると、シートに自動の依存関係機能が追加されます。依存関係機能では、先行タスクの列および期間の列を使用します。この機能ではスケジュールから非稼働日を除外できるほか、1 日の長さ (時間) を変更することも可能です。また、親行の「期間」、「開始日」、「終了日」、「% 完了」の各列には自動計算が設定されるため、親行にはインデントされた子行のサマリーが自動的に反映されます。

先行タスクの列—先行タスクの列として設定したい列をシートから選択します。その列が基準となってタスク間に依存関係が設定されます。

期間の列—選択した期間の列は、稼働日と組み合わせてタスクの開始日/終了日の自動設定に使用されます。

稼働日  

稼働日と非稼働日—シートにて依存関係を有効にした後、[編集] をクリックすると、プロジェクトに対する非稼働日を曜日で選択できます。この設定はグローバルなアカウント設定より優先されます。これらの設定によってスケジュールの自動化がどのように変わるのかについては、「プロジェクト シートで稼働日、非稼働日、祝祭日を設定」をご覧ください。

1 日の長さ (時間)—プロジェクト シートの 1 日の長さ (時間) を指定します。既定では、1 日の長さは 8 時間に設定されています。稼働日の長さはタスクの日数を計算するときに影響します。たとえば、開始日を入力し、期間を 9 時間に設定した場合、終了日には開始日の翌日の日付が自動挿入されます。このとき、1 日の長さを 9 時間に変更すると、終了日は開始日と同じ日付になります。


ガント チャートの表示と動作のカスタマイズ

[プロジェクト設定] ウィンドウの [タイムライン表示] セクションでは、ガント チャートのタイムラインの間隔と表示形式、会計年度の開始月、およびガント チャートのガント バーの右側に表示される列情報を変更できます。たとえば表示ラベルに「連絡先リスト」列を設定すると、タスクに割り当てられたユーザーのリストが各ガント バーの隣に表示されます。

   タイムライン表示

ヒント: [今日の日付から開く] にチェックを付けると、シートを開いたときに現在のタスクにすばやく移動できます。

ステップバイステップの手順に従ってプロジェクト シートにマイルストーンを作成します。

マイルストーンの作成

マイルストーンとは、大きな変化や重要な段階につながるアクションまたはイベントのことです。シートで依存関係を有効にすると、マイルストーンの作成が可能になります。

マイルストーンを作成するには、タスク期間をゼロ (0) に設定し、開始日を入力します。マイルストーンの終了日は開始日と同じです。マイルストーンはガント チャートではグレーのひし形で表され、指定された開始時間の中央に表示されます。マイルストーンがプロジェクトのクリティカル パスの一部である場合は、このひし形が赤色になります。この色と形は変更できません。

拡張マイルストーンを作成するには、タスク期間を「~0」に設定し、開始日を入力します。拡張マイルストーンの終了日は開始日の 1 営業日後で、こちらもガント チャートにひし形で表示されます。





ヒント:シートにガント チャートを追加するには、左のツールバーのガント ビュー アイコン  をクリックします。詳細 (解説ビデオを含む) については、「ガント チャートの使用」をご覧ください。

 Smartsheet ブログのサポート ヒントをご覧ください。プロジェクト計画でマイルストーンの使用が適している場合, イベント日から逆算    

ステップバイステップの手順に従ってプロジェクト シートの親行ロールアップ機能を設定します。

親行ロールアップ機能

プロジェクト シートで依存関係が有効になっている場合、親行では、特定のプロジェクト シート列の値のロールアップ サマリーが自動的に反映されます。

親行の「開始日」は、すべての子行のうち最も早い開始日に自動的に設定されます。同様に、親行の「終了日」は、すべての子行のうち最も遅い終了日に自動的に設定されます。

親行の「期間」では、その行の開始日から終了日までの期間に含まれる稼働日の日数が反映されます。これにより、親行の下でインデントされているすべての子行 (サブタスク) が完了するのに必要とされる時間を判断できます。これは全サブタスクの期間の合計ではなく、全サブタスクの中で最も早い開始日と最も遅い終了日の差に基づく期間です。

親行の「% 完了」では、各子行に入力されている「期間」の値と「% 完了」の値に基づく加重割合が計算されます。これにより、親行の「% 完了」に与える影響は、期間の短い子行を完了した場合よりも、期間の長い子行を完了した場合の方が大きくなります。親行のロールアップ サマリーに含まれるのは、「期間」と「% 完了」の値が設定されている子行のみとなります。

注:
  • 依存関係が有効になっている場合、上記のプロジェクト シート列の親行の値は編集できません。これらのプロジェクト シート列の値を自動計算ではなく自分で計算したい場合は、シートで依存関係機能を無効にするか、または依存関係機能が有効にならないタイプの列に希望の数式を作成する必要があります。カスタム数式を使用してガント チャートの表示やバーを変更することはできません。

  • 依存関係が有効になっているシートをガント ビューまたはカレンダー ビューで開くと、親行に対するバーは常に灰色で表示されます。

  • 子行 (サブタスク) の期間には、週単位 (例: 2週間、2週、2w)、端数なしの日単位 (例: 4日、4日間、4d)、端数ありの日単位 (例: 3.5日、3.5日間、3.5d)、時間単位 (例: 7時間、7時、7h)、分単位 (例: 90分、90分間、90m)、秒単位 (例: 500秒、500秒間、500s)、ミリ秒単位 (例: 50000ミリ秒、50000ミリ秒間、50000ms)、単位の組み合わせ、および継続期間 (例: 継続3日、e3d、継続期間3日、継続時間3日) を使用できます (入力形式はさまざまですが、表示形式は太字のもの)。ただし、親行 (サマリー) に表示される期間の値は、常に「日単位 (端数あり)」となります。