フィルターの作成と管理

フィルターに名前を付けて保存するには、シートの編集者以上の権限を有する必要があります。

フィルターを共有するには、シートの所有者または管理者である必要があります。

フィルターは、パーソナライズされたレンズの役割を果たし、ノイズをカットして現在のタスクに重要な行のみを表示させることができます。

たとえば、フィルターを作成して、特定の日付に期限が切れるすべてのタスク、現在自分に割り当てられているすべてのタスク、またはワークフローの特定のステージのすべてのアイテムを表示できます。シートにフィルターを適用するには、フィルター メニューを使用します。

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フィルターの共有は、ビジネス プラン以上でご利用いただけます。プランと料金に関する詳細については、プランと価格のページをご覧ください。

無題のフィルターと有題のフィルター

フィルターには、無題のフィルターと有題のフィルターの 2 種類があります。どちらのフィルターを使用するかは、シートの共有権限とフィルターの目的によって異なります。

• 無題のフィルター:シートにアクセスできるユーザーであれば誰でも、そのシートに無題のフィルター (名前のないフィルター) を 1 つ作成できます。無題のフィルターはあなただけのフィルターで、お好みで設定することができます。
  
  無題のフィルターの再利用や更新は可能ですが、無題のフィルターを一度に複数使用することはできません。 
• 有題のフィルター:シートに対して編集者以上の権限を持つユーザーであれば誰でも、そのシートでフィルターを作成し名前を付けることができます。シートの所有者、またはシートの管理者権限を持つユーザーは、そのシートにアクセスできるすべてのユーザーと有題のフィルターを共有することができます。 

その他のフィルター

テーブル、ボード、タイムラインビューで、一時的なフィルターを追加することで、データをさらにフィルターできます。これらのアドホック フィルターは単独で使用することも、保存したフィルターと組み合わせて使用することもできます。

1. [フィルターの追加]を選択します。
2. 列のドロップダウン リストから、列と条件を選択します。

これらのフィルターは、自由に作成して共有することができます。

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シートに適用されるフィルター

フィルターはシート内のすべてのビューに影響します。グリッド ビューでフィルターを使って行を非表示にすると、カード ビュー、カレンダー ビュー、およびガント ビューでも非表示になります。

• シートにフィルターが適用されているかどうかは、フィルター メニューのラベルをチェックします。下の画像は、「コンテンツの編集と更新」というアクティブなフィルターが適用されたシートを示しています。 

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• 折りたたまれた親行の子行が、現在のフィルターの条件を満たす場合、Smartsheet ではそれらの子行が表示されます。

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• フィルター名にカーソルを合わせると、一致する行数と合計行数が表示されます。

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これでシート フィルターの基本を理解しました。

特定の希望条件を列でフィルタリングして一致するシート行を表示できます。列で確認できる条件の一部を以下に示します。

• 特定の値、またはリストに含まれている値に一致する。
• リストに含まれているどの値にも一致しない。
• ある値より大きい、小さい、または等しい値。
• 空白または空
• 数値以外
• 日付以外

複数の条件を設定した場合に、表示する行を次から選択できます。

• すべての条件に一致する行
• 少なくとも 1 つの条件に一致する行

適切な権限を持つユーザーは、フィルターを自分だけのために作成したり、他のユーザーと共有したりすることができます。 

この記事で説明している共有フィルター機能は、ビジネス プランおよびエンタープライズ プランに含まれています。プランと料金の詳細は、「プランと価格」のページをご覧ください。

必要な権限

シートで実行可能なフィルター操作は、そのシートに対してどのような共有権限を持っているかによって異なります。

シートの無題のフィルターは各ユーザーのみが使用するもので、自由に設定できます。

テーブル ビュー、ボード ビュー、タイムライン ビューでフィルターを作成する方法については、こちらの記事をご覧ください。 

グリッド ビュー、カード ビュー、ガント ビュー、カレンダー ビューでフィルターを作成する

1. ツールバーで、[フィルター] > [新しいフィルター] の順に移動します。[フィルター] エディターが表示されます。 

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2. 名前付きフィルターを作成するには、[名前] フィールドに入力します。(シートに対して編集者以上の権限が必要です)

   または、

   無題のフィルターを作成するには、[名前] フィールドを空白のままにします。

3. [次に一致する行を表示] で、データにフィルターを適用するための条件を 1 つ以上設定します。

   列のデータ タイプによって、その列に使用できる条件演算子は異なります。たとえば、[＝次を含む値] は文字列と連絡先でのみ使用でき、[＝次の範囲の値] は日付と数値でのみ使用できます。

4. [次に一致する行を表示] の横にあるリンクを、[すべての条件] または [少なくとも 1 つの条件] に切り替えることができます。
5. 他のシート共同作業者とフィルターを共有するには (シート管理者以上の権限が必要)、[フィルターの共有] チェックボックスをオンにします。
6. シートで階層を使用している場合は、[親行を含める] チェックボックスをオンにすると、親行にフィルターをかけることができます。
7. [適用] を選択すると、フィルター結果が表示されます。

フィルターに一致する行が表示され、その他の行は非表示になります。

[フィルター] メニューには、作成したフィルターの名前が表示されます。フィルターに名前がない場合は、[無題のフィルター] と表示されます。フィルターを共有すると、フィルター名の横に共有アイコン が表示されます。

フィルターを変更する

既存のフィルターの条件は、いつでも戻って変更できます。

1. [フィルター] メニューから、フィルターの名前にカーソルを合わせ、編集アイコン を選択します。
    

   ウィンドウのタイトルには、変更しているフィルターの名前が表示されます。タイトルを確認して、正しいフィルターを変更するようにしてください。

2. [フィルターの編集] ウィンドウで条件を更新します。
3. [適用] を選択します。

更新されたフィルターがシートに適用されます。

編集者以上の権限を持っていない場合は、無題のフィルターのみを変更できます。

フィルターをオフにする

現在シートに適用されているフィルターを解除するには、上部バーでフィルター名を選択します。メニュー アイテム名が [フィルター オフ] に変わります。

フィルターを削除する

シートからフィルターを削除する方法は次のとおりです。

1. [フィルター] メニューから、フィルターの名前にカーソルを合わせ、削除アイコン を選択します。
2. [削除] を選択します。

条件の設定に関するヒント

フィルターの条件を指定する際には、最も効果的な条件の設定方法について考えることでしょう。ここでは、そのヒントをいくつかご紹介します。

• フィルターに指定した条件すべてに一致したものを使うのか、または条件のうち 1 つでも一致していれば使うのかを指定するには、[次に一致する行を表示] の横にあるリンクをクリックして、[すべての条件] と [少なくとも 1 つの条件] のいずれかに切り替えます。
• [＝空白] 条件を使用して、データが欠けている可能性のある行を見つけます。
• シートで階層を使用している場合は、[親行を含める] チェックボックスをオンにすると、フィルターに親行を含めることができます。
• [現在のユーザー] フィルターを作成すると、共同作業者が割り当てられたタスクに焦点を当てることができます。詳細は「割り当て済みタスクの表示」をご覧ください。  
• [行] フィルターの条件として、クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行で絞り込みます。 

• フィルターを使用して、純粋な数値を含む行を検索するには、数値をテキストに変換する必要があります。これを行うには、新しい列と数式を次のように作成します。 

  =[NumberColumn]1 + ""

ここで、[NumberColumn] は列名、行番号は 1 です。この数式を新しい列の残りの部分にコピーします。

フィルターでは純粋な数値を検索することができません。 

フィルター条件として、クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行を使用する

[行] フィルター条件を使用して、操作を実行する必要があるクリティカル パス タスク、添付ファイル/リンク、コメントや、特定のユーザーが編集できないようにロックされている行を絞り込みます。

最初のドロップダウン フィールドで [行] を選択すると、これらのオプションが表示されます。
 

クリティカル パス データを分離する

シートでクリティカル パスの行を強調表示するように設定している場合は、[はクリティカル パス上にあります] または [はクリティカル パス上にありません] 条件を使用してフィルターすることで、クリティカル パスの行を表示または非表示にすることができます。シートでクリティカル パスを有効化する手順については、「プロジェクトでクリティカル パスを追跡する」をご覧ください。

添付ファイル/リンクやコメントのある行をすばやく検索する

[行] 条件を使用して、添付ファイル/リンクやコメントを含む行を表示/非表示にするフィルターを作成できます。[には添付ファイル/リンクがあります] または [にはコメントがあります] を使用すると、添付ファイル/リンクをダウンロードしたり、コメント スレッドにすばやく返信したりする必要がある行のみを分離できます。[には添付ファイル/リンクがありません] または [にはコメントがありません] という条件を使用すると、添付ファイル/リンクまたはコメントのある行が非表示になります。 

ロック済み/ロック解除済みの行を検索する

シートに対して管理者の共有権限を持つユーザーのみが編集できる行の表示/非表示を切り替えるには、[行はロックされています] または [行はロックされていません] を使用します。これを使うと、編集者権限を持つユーザーが、編集できる行を絞り込むことができます。

ユーザーが自分に合わせた情報を表示するための効率的な方法は、タスク リスト レポートなど、現在のユーザーフィルターを使用するレポートを作成することです。

Smartsheet は、ログインしたユーザーを識別し、その詳細を連絡先リスト列のデータと相互参照します。これにより、レポートとその関連シートを共有しているすべてのユーザーに動的に適用される単一のレポートを生成できます。

現在のユーザー レポートを作成する 

現在のユーザー レポートを作成するには:

1. Smartsheet を開いてレポートを作成します。
   • [ホーム]または目的のワークスペースに移動します。
   • [作成] > [レポート]を選択します。
2. レポート タイプを選択してください:
   • 1 つまたは複数のシートから行を表示するレポートを作成するには、 [行レポート]を選択します。
3. ソース シートを選択します。
   • データを取得するシートを選択します。必要に応じて複数のシートを選択できます。
4. フィルターの追加
   • レポート ビルダーで、 [フィルター]タブに移動します。
   • [Add Filter (フィルターの追加)]を選択し、ユーザーの連絡先の詳細 (たとえば、割り当て先や連絡先リスト) を含む列を選択します。
5. 現在のユーザー フィルターを適用します。
   • フィルター条件を[次のいずれかがある] または[すべてがある] に設定し、ドロップダウン メニューから[現在のユーザー]を選択します。これにより、レポートにログインしたユーザーの情報が動的に表示されます。
6. 列とレイアウトをカスタマイズする:
   • 列を調整して、レポートに必要な関連情報を表示します。
   • 列の順序を変更したり、並べ替えを適用したり、好みに合わせてレイアウトを調整したりすることもできます。
7. レポートを保存して共有する:
   • [Save (保存)]を選択し、レポートに名前を付けます。
   • 必要に応じて、ユーザーやグループとレポートを共有します。現在のユーザー フィルターは、ログインの詳細に基づいて各ユーザーに合わせてレポートを自動的に調整します。

別のユーザーとしてログインして、フィルターが機能していることを確認するか、チーム メンバーにレポートを確認してもらい、現在のユーザー フィルターに基づいて正しい情報が表示されていることを確認してもらいます。