並べ替えとフィルター

並べ替えを行う際には、処理するデータの量に関して 2 つの選択肢があります。シート内のすべての行を並べ替える方法と、一部の行のみを並べ替える方法です。

並べ替えを行う際は、以下の点に注意してください。

• 並べ替えを適用すると、シート内の既存の行に影響します。新しい行が追加された場合、新しく追加された行を組み込むために再度並べ替える必要があります。
• シートを保存した後に並べ替えを元に戻すことはできません。保存する前に、シート内の行が希望する順序で並んでいることを確認してください。
• 編集者権限でシートを並べ替えることはできますが、ロックされた行を並べ替えることはできません。編集者権限 (共有権限のレベルの詳細はこちらをご覧ください) でシートが共有されていて、行の並べ替えオプションが使用できない場合は、ロックされた行を選択解除してから並べ替えを行います。
• シートにフィルターが適用されている場合は、行の並べ替えコマンドは使用できません。並べ替えを行う前に、まずフィルターが適用されていないことを確認する必要があります。 フィルターをクリアする (シートへの適用を停止する) には、[フィルター] メニューで [フィルターオフ] を選択します。詳細は、フィルターによるシート データの表示/非表示の切り替えに関する記事をご覧ください。

すべての行を並べ替える

1. 列ヘッダーを右クリックして、[行の並べ替え] を選択します。並べ替えフォームが表示されます。
   Brandfolder Image
2. 並べ替え条件を入力し、[OK] をクリックします。

選択した行を並べ替える

1. 並べ替える行を Shift キーを押しながらクリックして選択します。
2. 選択した領域を右クリックし、[行の並べ替え] を選択します。
3. 並べ替えフォームで並べ替え条件を入力し、[OK] をクリックします。

データタイプの並べ替え方法

並べ替えるデータのタイプによって結果が異なります。以下にいくつか例を挙げます。

• 階層: サブアイテムを作成した場合、サブアイテムは並べ替えられますが、親行の下に保持されます。同様に、親行も、親子関係が維持されたまま (サブアイテムつきで) 並べ替えられます。
• ドロップダウン リストで作成されたデータ: ドロップダウン リスト タイプの列で並べ替えを行う場合、ドロップダウン リストの値の順序でアイテムが並べ替えられます。列ヘッダーをダブルクリックし、[列プロパティの編集] を選択して、これらの値を表示/編集したり、順序を変更したりします。
• 白黒の円グラフ記号の値: 昇順に並べ替えると、値は「すべて白」 > 「1/4 が黒、3/4 が白」 > 「半分が黒、半分が白」 > 「3/4 が黒、1/4 が白」 > 「すべて黒」の順に並べられます。
• 赤、黄、緑の値: 昇順に並べ替えると、値は赤 > 黄 > 緑 > 空白の順に並べられます。

• 文字と数字の組み合わせ: 文字で始まり、数字が含まれている値は、まずアルファベット順に並べ替えられてから、一番左の桁から始まる数値順に並べ替えられます。たとえば、値 Q1、Q2、Q3、Q12 は、Q1、Q12、Q2、Q3 の順に並べ替えられます。

  昇順または降順で並べ替える場合、空白の行は値の行の下に並べ替えられます。

レポートの動作を並べ替える

レポートを並べ替えると、アイテムは昇順または降順で並べ替えられます。ソース シートのドロップダウン リスト タイプの列で並べ替えを行う場合、アイテムは含まれているソース シートで事前に定義されたドロップダウン リスト値に基づいて並べ替えられません。 

レポートは複数のシートから取得でき、同じ名前と列タイプの列は統合されます。ドロップダウン リスト列の値がシート間で異なる場合 (あるシートでは a、b、c、d であるのに、別のシートでは 1、2、3、4 であるなど)、レポートは統合された列でどの並べ替えを優先して適用すべきかを決定できません。 

特定の希望条件を列でフィルタリングして一致するシート行を表示できます。列で確認できる条件の一部を以下に示します。

• 特定の値、またはリストに含まれている値に一致する。
• リストに含まれているどの値にも一致しない。
• ある値より大きい、小さい、または等しい値。
• 空白または空
• 数値以外
• 日付以外

複数の条件を設定した場合に、表示する行を次から選択できます。

• すべての条件に一致する行
• 少なくとも 1 つの条件に一致する行

適切な権限を持つユーザーは、フィルターを自分だけのために作成したり、他のユーザーと共有したりすることができます。 

この記事で説明している共有フィルター機能は、ビジネス プランおよびエンタープライズ プランに含まれています。プランと料金の詳細は、「プランと価格」のページをご覧ください。

必要な権限

シートで実行可能なフィルター操作は、そのシートに対してどのような共有権限を持っているかによって異なります。

シートの無題のフィルターは各ユーザーのみが使用するもので、自由に設定できます。

テーブル ビュー、ボード ビュー、タイムライン ビューでフィルターを作成する方法については、こちらの記事をご覧ください。 

グリッド ビュー、カード ビュー、ガント ビュー、カレンダー ビューでフィルターを作成する

1. ツールバーで、[フィルター] > [新しいフィルター] の順に移動します。[フィルター] エディターが表示されます。 

   Brandfolder Image

   

2. 名前付きフィルターを作成するには、[名前] フィールドに入力します。(シートに対して編集者以上の権限が必要です)

   または、

   無題のフィルターを作成するには、[名前] フィールドを空白のままにします。

3. [次に一致する行を表示] で、データにフィルターを適用するための条件を 1 つ以上設定します。

   列のデータ タイプによって、その列に使用できる条件演算子は異なります。たとえば、[＝次を含む値] は文字列と連絡先でのみ使用でき、[＝次の範囲の値] は日付と数値でのみ使用できます。

4. [次に一致する行を表示] の横にあるリンクを、[すべての条件] または [少なくとも 1 つの条件] に切り替えることができます。
5. 他のシート共同作業者とフィルターを共有するには (シート管理者以上の権限が必要)、[フィルターの共有] チェックボックスをオンにします。
6. シートで階層を使用している場合は、[親行を含める] チェックボックスをオンにすると、親行にフィルターをかけることができます。
7. [適用] を選択すると、フィルター結果が表示されます。

フィルターに一致する行が表示され、その他の行は非表示になります。

[フィルター] メニューには、作成したフィルターの名前が表示されます。フィルターに名前がない場合は、[無題のフィルター] と表示されます。フィルターを共有すると、フィルター名の横に共有アイコン Brandfolder Image が表示されます。

フィルターを変更する

既存のフィルターの条件は、いつでも戻って変更できます。

1. [フィルター] メニューから、フィルターの名前にカーソルを合わせ、編集アイコン Brandfolder Image を選択します。
    

   ウィンドウのタイトルには、変更しているフィルターの名前が表示されます。タイトルを確認して、正しいフィルターを変更するようにしてください。

2. [フィルターの編集] ウィンドウで条件を更新します。
3. [適用] を選択します。

更新されたフィルターがシートに適用されます。

編集者以上の権限を持っていない場合は、無題のフィルターのみを変更できます。

フィルターをオフにする

現在シートに適用されているフィルターを解除するには、上部バーでフィルター名を選択します。メニュー アイテム名が [フィルター オフ] に変わります。

フィルターを削除する

シートからフィルターを削除する方法は次のとおりです。

1. [フィルター] メニューから、フィルターの名前にカーソルを合わせ、削除アイコン Brandfolder Image を選択します。
2. [削除] を選択します。

条件の設定に関するヒント

フィルターの条件を指定する際には、最も効果的な条件の設定方法について考えることでしょう。ここでは、そのヒントをいくつかご紹介します。

• フィルターに指定した条件すべてに一致したものを使うのか、または条件のうち 1 つでも一致していれば使うのかを指定するには、[次に一致する行を表示] の横にあるリンクをクリックして、[すべての条件] と [少なくとも 1 つの条件] のいずれかに切り替えます。
• [＝空白] 条件を使用して、データが欠けている可能性のある行を見つけます。
• シートで階層を使用している場合は、[親行を含める] チェックボックスをオンにすると、フィルターに親行を含めることができます。
• [現在のユーザー] フィルターを作成すると、共同作業者が割り当てられたタスクに焦点を当てることができます。詳細は「割り当て済みタスクの表示」をご覧ください。  
• [行] フィルターの条件として、クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行で絞り込みます。 

• フィルターを使用して、純粋な数値を含む行を検索するには、数値をテキストに変換する必要があります。これを行うには、新しい列と数式を次のように作成します。 

  =[NumberColumn]1 + ""

ここで、[NumberColumn] は列名、行番号は 1 です。この数式を新しい列の残りの部分にコピーします。

フィルターでは純粋な数値を検索することができません。 

フィルター条件として、クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行を使用する

[行] フィルター条件を使用して、操作を実行する必要があるクリティカル パス タスク、添付ファイル/リンク、コメントや、特定のユーザーが編集できないようにロックされている行を絞り込みます。

最初のドロップダウン フィールドで [行] を選択すると、これらのオプションが表示されます。
 

クリティカル パス データを分離する

シートでクリティカル パスの行を強調表示するように設定している場合は、[はクリティカル パス上にあります] または [はクリティカル パス上にありません] 条件を使用してフィルターすることで、クリティカル パスの行を表示または非表示にすることができます。シートでクリティカル パスを有効化する手順については、「プロジェクトでクリティカル パスを追跡する」をご覧ください。

添付ファイル/リンクやコメントのある行をすばやく検索する

[行] 条件を使用して、添付ファイル/リンクやコメントを含む行を表示/非表示にするフィルターを作成できます。[には添付ファイル/リンクがあります] または [にはコメントがあります] を使用すると、添付ファイル/リンクをダウンロードしたり、コメント スレッドにすばやく返信したりする必要がある行のみを分離できます。[には添付ファイル/リンクがありません] または [にはコメントがありません] という条件を使用すると、添付ファイル/リンクまたはコメントのある行が非表示になります。 

ロック済み/ロック解除済みの行を検索する

シートに対して管理者の共有権限を持つユーザーのみが編集できる行の表示/非表示を切り替えるには、[行はロックされています] または [行はロックされていません] を使用します。これを使うと、編集者権限を持つユーザーが、編集できる行を絞り込むことができます。