連絡先

連絡先の管理方法の 1 つとして、マイ Smartsheet 連絡先リストの利用が挙げられます。マイ Smartsheet 連絡先には、Smartsheet 内で共同作業を行うメンバーのメール アドレスを保存できます。

マイ Smartsheet 連絡先リストの連絡先を表示するには、左側のナビゲーション バーで [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先…] の順に選択します。

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あなたの Smartsheet 連絡先を閲覧できるユーザー

マイ Smartsheet 連絡先リストは、あなた専用です。しかし、連絡先に登録されているユーザーにタスクを割り当てたり、シートを共有したりする場合、そのユーザーのメール アドレスは該当するシートにアクセスするその他のユーザーに表示されます。

.csv ファイルを編集する

Outlook、Hotmail、AOL から連絡先をインポートするには、まず連絡先を .csv ファイルにエクスポートします。次に、エクスポートした .csv ファイルに [Email Address (メール アドレス)] 列と [Full Name (氏名)] 列を追加します。

誤字がないようご注意ください。誤字があるとリストが正しくインポートされません。

.csv ファイルのフォーマット例を以下に示します。

メール アドレス	氏名
sally.smart@smartsheet.com	サリー・スマート
ian.intelligent@smartsheet.com	イアン・インテリジェント
dave.diligent@smartsheet.com	デイヴ・ディリジェント

インポートする連絡先の数に制限はありませんが、一度にインポートできるのは 1,000 件までです。

マイ Smartsheet 連絡先に連絡先を追加する

連絡先を一括でインポートする

1. 左のナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順に選択します。 
2. [連絡先のインポート] を選択します。 
3. 次のオプションに応じて、それぞれの手順に従います。

• .csv (Outlook や Yahoo など) の場合
  1. .csv ファイルを選択し、[続行] を選択します。
  2. Smartsheet にインポートする連絡先を選択し、[インポート] を選択します。
• .vcf (vCard ファイル) の場合
  • vCard ファイルを選択し、[続行] を選択して、[インポート] を選択します。

CSV ファイルに空白のセルがないことを確認してください。

連絡先を個別に追加する

1. 左側のナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順に選択します。
2. [マイ Smartsheet 連絡先] ウィンドウで、[追加] を選択します。
3. 連絡先の名前とメール アドレスを入力し、[OK] を選択します。

Smartsheet アイテムの共有時に個々の連絡先を追加する

メール アドレスを入力して Smartsheet のアイテムを共有すると、そのメール アドレスがマイ Smartsheet 連絡先リストに自動的に追加されます。

名前とアドレスを関連付けるには、次の 2 つの方法があります。

• [マイ Smartsheet 連絡先] ウィンドウで連絡先を編集します。本ページ下の「連絡先を編集または削除する」をご参照ください。
• [シートの共有] または [レポートの共有] ウィンドウが表示されている場合は、[連絡先の選択] ウィンドウから連絡先をリストに追加します。
  1. [共同作業者の招待] フィールドで、[連絡先の選択] アイコンを選択します。 
  2. [連絡先の選択] ウィンドウで、[新規追加] を選択します。
  3. 連絡先の名前とメール アドレスを入力し、[OK] を選択します。

連絡先を編集または削除する

連絡先リストで連絡先を削除または編集しても、共有されたシートのメール アドレスが削除または更新されることはありません。タスクを再度割り当て方法についての詳細は、「シート内の値の検索と置換」をご覧ください。

1. 左側のナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順に選択します。
2. [マイ Smartsheet 連絡先] ウィンドウで、連絡先の横にある 3 点リーダーを選択し、次のオプションのいずれかを選択します。 

• 編集: メール アドレスに関連付けられている名前を入力します
• 削除: 連絡先リストから連絡先を削除します

ここでは連絡先のメール アドレスを編集することはできません。編集できるのは名前のみです。メール アドレスを変更するには、ユーザーの新しい連絡先を作成し、古い連絡先を削除してください。

Smartsheet 連絡先リストから連絡先をエクスポートする

1. 左側のナビゲーション バーで、[アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順に選択します。
2. [連絡先のエクスポート] > [.csv] の順に選択します。

エクスポートされた .csv ファイルを確認してください。

連絡先を使用する際のヒントとベスト プラクティス

• セルに入力したときに表示される連絡先を管理できます。

• Smartsheet 連絡先リスト全体から連絡先を使用するには、連絡先リスト列のセルに連絡先名を入力します。入力を開始すると、連絡先リストに検索結果が表示されます。
   

  現時点では、他のシートの連絡先リストの内容を使用する方法はありません。

• ビジネス プランまたはエンタープライズ プランのグループ管理者は、連絡先をグループにわけて整理できます。これにより、複数の人との情報共有やアイテムの送信がしやすくなります。
• Smartsheet 連絡先リスト内の連絡先の名前は自由に決めることができます。連絡先リストにおけるユーザーの名前と、そのユーザーの Smartsheet アカウントの名前が異なる場合があります (例: Bill と William)。[連絡先リスト] 列でタスクを割り当てると、連絡先リスト内の名前が表示されます。一方、共有リストなどの他の領域では、そのユーザーの Smartsheet アカウントの名前が表示されます。