アラートとリマインダー

自動化ワークフローを作成する際には、以下のトリガーを選択できます。

• 行が追加または変更された場合
• 行が変更された場合
• 行が追加された場合 (これは、既存の行での変更に対してはトリガーされません)
• 日付に達した場合

選択したフィールドにおける特定の変更のみがワークフローをトリガーするように、[次の場合:] の横でワークフロー トリガーの条件を入力できます。たとえば、アイテムのステータスが「完了」に変更された場合にトリガーされるワークフローを作成することが可能です。

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編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。

ワークフローの権限に関する記事をご確認ください。

無限ループを防ぐため、インバウンド セルリンクやシート間数式によってシートを自動的に変更するアクションはトリガーされません。これには、インバウンド セル リンクまたはシート間数式を使用している別のセルを参照する数式も含まれます。

たとえば、行の [ステータス] セルへの入力が、別のシートからのセル リンクを含むセルを参照する数式により行われる場合、このセル リンクを通じて行われたセル値の変更は、ステータスが「完了」に変更されると行をロックするというワークフローをトリガーしません。 

これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローの使用を検討してください。

ワークフローの頻度 

設定できるワークフローの頻度は、選択したトリガーによって異なります。

[毎時]、[毎日]、[毎月] は、次のトリガーでのみ使用できます。

• 行が追加または変更された場合
• 行が変更された場合
• 行が追加された場合

毎週ワークフローの動作例を次に示します。

2022 年 3 月 16 日 (水曜日) に毎週ワークフローを作成したとします。このワークフローは、2022 年 3 月 18 日 (金曜日) から 2022 年 3 月 24 日 (木曜日) まで実行され、シートの変更を評価します。シート変更を経た後、ワークフローは 2022 年 3 月 25 日 (金曜日) に、シート変更に関するアラート メッセージを配信します。

ワークフローの頻度を設定するには

1. トリガー ブロックで、トリガーを次のいずれかのオプションに設定します。
   • 行が追加または変更された場合
   • 行が追加された場合
   • 行が変更された場合
2. 次の [ワークフローを実行] オプションのいずれかを選択します。
   • 毎時
   • 毎日
   • 毎週

自動化されたワークフローを使用して通知を送信しており、{{プレースホルダー}} を使用する場合、ワークフローでは [トリガー時] にのみ通知を送信できます。このシナリオでは、[毎時]、[毎日]、[毎週] の各オプションは使用できません。 

定期的なワークフロー

[日付に達した場合] トリガーでは、毎日、毎週、毎月、または毎年といった定期的なパターンを設定できます。 

このトリガーでは、選択した定期的なパターンに関係なく、ワークフローがトリガーされる時刻を設定する必要があります。これは、[カスタムの定期的なパターン] ウィンドウではなく、トリガー ブロックで行います。その際は、トリガー時刻の下に表示されるタイム ゾーンに注意してください。 

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以下の表では、各定期的なパターンの動作を説明しています。

トリガーは、アクションが実行される 1 時間前に発動するように設定します。これにより、技術的な問題によってアクションが時間どおりに実行されなくなる事態を防げます。 

1. ワークフローの [トリガー] ブロックで、[日付に達した場合] を選択します。
2. [1 回実行] > [カスタム] を選択します。
3. [カスタムの定期的なパターン] ウィンドウで、ワークフローをトリガーする頻度を選択します。
4. ワークフローの [開始日] と [終了] を選択します。
5. [終了] を選択します。

特定の日付の後、または特定の実行回数後に終了するようワークフローを設定することができます。 

設定手順は以上です。これで、指定した定期的なパターンでワークフローが実行されるようになりました。ワークフローの実行時に含める行を制御するには、条件ブロックに関する記事をご覧ください。

留意点

• [承認された場合] のアクションや [却下された場合] のアクションがなく、[通知] または [更新リクエストと承認リクエスト] のアクション タイプを毎時、毎日、または毎週実行するワークフローのみ、一括ワークフローを実行できます。
• [何らかの値] への変更によるワークフローのトリガーには、セルが空白になった場合も含まれます。
• 自分やシートの他の共同作業者が、ワークフローの頻度の中でシートの複数行に対する変更を保存すると、そのワークフローに登録されているすべてのユーザーに最大 100 行のグリッド形式の通知が送信されます。
• ワークフローが [毎時]、[毎日]、または [毎週] に設定されている場合、次のアクション タイプはいずれも使用できません。
  • セル値をクリア
  • ユーザーを割り当て
  • 日付を記録 
  • 行を移動 
  • 行をコピー 
  • 行をロック 
  • 行ロックを解除 
  • 承認をリクエスト
  • [トリガー時] 設定でのワークフローの保存
  • ワークフローの編集に戻る

時間ベースのワークフローについて:

• 手動で日付を選択すると、そのワークフローでは設定した条件に一致するすべての行が同時にトリガーされます。たとえば、アラートを使用して、特定の日付までに担当者が決められていないすべての行について対処が必要であることを知らせるリマインダーを送信することができます。
• ワークフローの日付フィールドを選択すると、含めるべき行がないかどうか毎日自動でチェックされます。ワークフローの条件を満たす行がない場合、トリガーは発動しません。
• 日付のない行を含めることはできません。
• ワークフローを実行する時間を調整することもできます。
• トリガーのタイム ゾーンは、シート所有者のタイム ゾーンと常に同じです。
• シートが空の場合、自動メッセージは送信されません。