Salesforce

Salesforce コネクタを使用して、セールス データから貴重なインサイトを獲得し、チーム全体でパフォーマンスを向上させましょう。 コネクタでは、セールスからサービス担当者への引き継ぎ、パイプラインの見直しと予測、委員会による試算や承認、担当エリア管理など、さまざまなビジネス プロセスを自動化および合理化することができます。

Service Cloud コネクタを使用して、サービス データの追跡や計算を実施し、エスカレートしたケースを正確に把握したり、重要な取引先および取引先責任者とのやり取りを可視化したり、チームのケース クローズ期間を確認して SLA タイムの確保に役立てたりしましょう。

この記事には、最新のコネクタに関する情報が掲載されています。 以前の Salesforce との統合である Smartsheet Links の情報をお探しの場合は、こちらのセットアップ ガイドをご覧ください。

コネクタへのログイン

Smartsheet for Salesforce または Salesforce コネクタをご購入いただくと、以下の URL を使用してログインしたり、コネクタの同期ワークフローを作成したりすることになります。

https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce

はじめる前に: 要件

コネクタをセットアップするには、Salesforce または Service Cloud アプリケーションにて、少なくとも以下が可能な権限を有している必要があります。

1. API の有効化
2. セットアップと構成の閲覧
3. すべてのデータの閲覧

また Smartsheet において、以下の権限を有している必要もあります。

• 初期接続の確立に使用されるアカウントは、Smartsheet ライセンス ユーザーである必要があります。
• Smartsheet のシステム管理者 (詳細については、「ユーザー タイプ」をご覧ください)
  
  -または-
• コネクタ管理者 (このアカウント レベルの役割はコネクタに固有のものです。詳細については、「Smartsheet for Salesforce の権限タイプ」を参照してください)。

コネクタを設定するユーザーは、Salesforce 管理者である必要があります。

Salesforce または Service Cloud と Smartsheet との接続のセットアップ

1. Web ブラウザーにてコネクタのログイン ページを開き、[Log In with Smartsheet (Smartsheet でログイン)] をクリックします。
    
2. Smartsheet アカウントへのアクセスを許可するように求められたら、[許可] をクリックします。
    
3. ページ左上のメニュー アイコンをクリックし、[アカウント管理] を選択します。
   
   
    
4. [Register new Salesforce organization (新しい Salesforce 組織の登録)] > [Salesforce Organization (Salesforce 組織)] の順にクリックします。
   
   Salesforce のログイン ページが表示されます。
   
   
    
5. Salesforce または Service Cloud のアカウントにログイン (まだログインしていなかった場合) し、アクセス許可を求める画面が表示されたら [許可] をクリックします。

おめでとうございます! これで完了です。 画面には [Account Admin (アカウント管理者)] ページが表示されるため、そこから必要なすべてのツールにアクセスして、Smartsheet と 新しく接続した Salesforce または Service Cloud インスタンスとの間にワークフローを作成したり、これを管理したりすることができます。

Salesforce または Service Cloud 組織の名前は [Account Admin (アカウント管理者)] ページに表示されています。

Smartsheet と Salesforce または Service Cloud との間でデータを同期するワークフローを作成するには、ワークフローの作成と編集に関するヘルプ記事をご覧ください。

コネクタのアクセスおよびワークフロー権限の管理

コネクタでできることは、有効になっている制限、および Smartsheet (シートの共有権限) と Salesforce または Service Cloud (フィールドの読み取り/書き込み権限の発行) の両方のアイテムに対して持っている権限によって異なります。

コネクタ ワークフローはアプリケーション固有の権限を尊重します

コネクタは、Salesforce または Service Cloud アプリケーションと Smartsheet アプリケーションの両方で許可された権限を尊重します。 このため、コネクでは両方のアプリケーションでそのユーザーに付与された権限に従って、データの読み取り、書き込み、更新、および削除を行うことができます。

たとえば、コネクタでワークフローを作成した人が Salesforce または Service Cloud アプリケーションで特定のプロジェクトのデータを編集する権限を持っていない場合、作成したワークフローでコネクタを介してそのプロジェクトのデータを編集できません。

コネクタにアクセスできるユーザーを管理する

Smartsheet システム管理者とコネクタ管理者は、コネクタにアクセスできるユーザーを制御できます。 Smartsheet システム管理者は、特定のユーザーのみが独自のワークフローを作成および編集できるように、コネクタへのアクセスを制限する設定を有効にする必要があります。

ヒント: コネクタ ユーザーは、作成したコネクタ ワークフローを介して Smartsheet および Salesforce または Service Cloud のデータを変更できます。 このため、システム管理者とコネクタ管理者は、Smartsheet と Salesforce または Service Cloud の両方のアプリケーションに関する深い実務知識を持つ組織内のユーザーのみにアクセスを制限することをお勧めします。

統合機能へのアクセスを制限するよう設定するには:

1. Smartsheet の資格情報で、コネクタ (https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce) にサインインします。
2. 左上のメニューをクリックし、[ユーザー管理] を選択します。
3. [Restrict which users can access the Smartsheet for Salesforce integration (Smartsheet for Salesforce の統合機能にアクセスできるユーザーを制限する)]
   過去にワークフローを作成したことにあるユーザーのメール アドレスは、コネクタへのアクセスを許可するユーザー リストに自動的に追加されます。 コネクタへのアクセスを制限したいユーザーがいれば、そのリストからそのユーザーのメール アドレスを削除することで、アクセスを制限できます。
    
4. コネクタへのアクセス権を付与したいユーザーのメール アドレスを追加します。

コネクタへのアクセスを取り消す

Smartsheet システム管理者とコネクタ管理者は、そのユーザーのアカウント情報の右側にある [削除] アイコン をクリックして、コネクタ ユーザーを削除することもできます。

リストから削除されたユーザーは、独自のワークフローを作成したり編集したりすることができなくなります。

注: アクセス リストから削除されたユーザーが以前にワークフローを作成していた場合、そのワークフローは最大で 10 分間有効なままになります。 それ以降は、そのワークフローは自動的に無効になります。

Smartsheet システム管理者は、Smartsheet アプリケーションで Salesforce コネクタ管理者と Salesforce ユーザーを管理することもできます。 Smartsheet アプリケーションからユーザーを管理する方法の詳細については、記事「ユーザーの管理」を参照してください。

Smartsheet for Salesforce の権限タイプ

コネクタを操作できるのは、以下の 3 つのタイプのユーザーです。

• Smartsheet システム管理者 — Smartsheet アプリケーションでコネクタ管理者とコネクタ ユーザーを管理できます。 詳細については、「ユーザーの管理 (マルチユーザー プラン)」をご覧ください。 システム管理者は、統合機能へのアクセスを制限する設定を有効にすることもできます。
• Salesforce コネクタ管理者 — 統合機能のための特別なユーザー タイプで、Salesforce 組織とコネクタとの接続を確立できます。 Smartsheet のシステム管理者がアクセス制限リスト設定を有効にした場合、Salesforce コネクタ管理者は、どのユーザーがコネクタを使用できるのかをコントロールすることもできます。 アクセス制限リストの詳細については、「コネクタにアクセスできるユーザーを管理する」を参照してください。
• Salesforce コネクタ ユーザー — コネクタのための特別なユーザーユーザー タイプです。 Smartsheet と Salesforce との間で情報を同期するワークフローを作成できます。

権限タイプ別機能

コネクタにアクセスできるユーザー タイプ別に機能を把握するには、この表を参照してください。

* Smartsheet システム管理者およびコネクタ管理者は、アクセス リストの制限機能が無効になっている場合、独自のワークフローを作成および編集できます。 アクセス制限リストが有効になっている場合は、コネクタ ユーザーの役割が必要です。 アクセス制限リストの詳細については、「コネクタにアクセスできるユーザーを管理する」を参照してください。

ポーリング頻度の調整

ポーリング頻度を調整して、レート上限エラーを回避

管理者は、コネクタにて、Smartsheet と Salesforce または Service Cloud との間で発生させるリクエストのポーリング頻度を設定することができます。 Salesforce および Service Cloud アプリケーションには、1 分間に情報を自動更新できる回数について、上限があります。 この上限を超えると、ワークフローはエラーを返し、以下のいずれかが実行されるまで同期を停止します。

• Salesforce の上限を解除する
  -または-
• 上限を超えないように、ポーリング頻度の間隔を空ける

注: ワークフローでは継続してデータの同期を試みるため、Salesforce の上限を解除、またはポーリング頻度を調整したら、それ以降の操作は不要です。

Salesforce または Service Cloud アプリケーションからレート上限通知を受け取る

Salesforce または Service Cloud にて、API 使用状況通知をカスタム作成する方法については、Salesforce のヘルプ資料をご覧ください。 API 使用状況通知では、Salesforce または Service Cloud アプリケーションの管理者であれば、API コールが指定のしきい値を超えたときに、指定したユーザー グループに送信される通知を作成することができます。

ポーリング頻度の設定

コネクタにてポーリング頻度を変更するには:

1. 画面左上のメニューを選択して、 [Account Admin (アカウント管理)] をクリックします。
2. 組織/団体名の隣にある、右側の [Preferences (設定)] を選択し、ポーリング頻度のパネルを開きます。
   

これで、ワークフローのポーリング頻度がリクエストの上限を超えないよう、組織/団体内のすべてのワークフローに対して具体的なレートを設定できるようになります。

リレーションシップ フィールドと Salesforce または Service Cloud のレート上限

Salesforce または Service Cloud では、ルックアップ リレーションシップ フィールド (たとえば、アカウント オブジェクトにあるアカウント 名) やポリモーフィック リレーションシップ フィールド (たとえば、イベントの「What」フィールド) など、他のオブジェクトに関連するオブジェクト内のフィールド タイプを使用することがあります。

重要: これらのフィールドをマップするワークフローをコネクタで作成すると、コネクタにて、そのオブジェクトおよびそれに関連するすべてのオブジェクトがチェックされます。 これにより、実行されるリクエストの数は、マップされたフィールドに関連するオブジェクトの数に応じて、増加します。 リクエストの回数を減らすようにポーリング頻度を調整することで、レート上限エラーのリスクを回避することができます。

ワークフローの作成と編集

コネクタのセットアップが完了しました。2 つのシステム間の同期プロセスの詳細については、ワークフローの作成と編集に関する記事を参照してください。