データ アップローダー

重要なエンタープライズ システムを Smartsheet に接続し、チームの主要なデータ ソースを作業する場所に取り込みましょう。

Smartsheet Data Uploader を使用すると、CRM、ERP、データベースなどのエンタープライズ ソフトウェア システムから Smartsheet に 直接データを自動的にインポートできます。 CSV、Excel、または Google シートにダウンロードできるシステムであれば、Smartsheet に取り込むことができます。

異種データを Smartsheet に一元化することにより、共同作業を促進し、複数のビジネス システムをリアルタイムで可視化して、チームをより効率的かつ効果的に作業できるようにします。

Smartsheet と外部システムをデータ アップローダーで同期する

Excel などのサードパーティ アプリケーションのデータを、手動でコピー/貼り付けすることなく、Smartsheet に自動で結合または置換できます。 データ アップローダーは、Excel ファイル、または .csv にエクスポートできるすべての CRM、ERP、LDAP、データベース、またはプロジェクト管理ツールで使用できます。

データ アップローダーを使用すると、次のことができます。

  • 既存の行を更新し、.csv、Excel、または Google スプレッドシートをエクスポートできる他のアプリケーションから Smartsheet に新しい行を挿入する
  • Smartsheet の既存のシートのすべての行を、アップロードされた最新のファイルで置き換える
  • ビジネス ニーズを満たすために必要な頻度で実行されるようにワークフローをスケジュールする

こちらは有料のプレミアム アドオンです。 Smartsheet プレミアム アプリの詳細については、Smartsheet セールス担当者までお問合せください。

はじめる前に

データ アップローダーは、Google スプレッドシート、Excel、またはカンマ区切り値 (.csv) テキスト ファイルへのエクスポートが可能な他のシステムからのデータを活用できます。 また、Google ドライブのファイルからデータを使用することもできます。

最初のデータ アップローダー ワークフローの作成を開始するには、次のいずれかの場所で同期するデータが必要です。

  • ファイル (.csv または .xlsx) は、Smartsheet のシートに添付する必要があります
    -または-
  • ファイル (.csv、.xls、または Google スプレッドシート) は、アクセスできるアカウントの Google ドライブに配置する必要があります。

注: データ アップローダーは、古い Excel ファイル拡張子(.xls )をサポートしていません。

ブラウザーの互換性については、「Smartsheet を使用するためのシステム要件とガイドライン」を参照してください。


データ アップローダー アプリを Smartsheet に接続する

起動ツール」をクリックしてアプリにアクセスします。

Smartsheet 起動ツール

 

起動ツールからアプリにアクセスできない場合は、「起動ツールでプレミアム アプリおよびテンプレートにアクセス」をご覧ください。

以上です。 ログインすると、データ アップローダー ダッシュボード画面が表示され、そのアカウントで作成された使用可能なワークフローが表示されます。

データ アップローダー ワークフローを作成する

データ アップローダー ダッシュボードの右上にある [新規作成] ボタンをクリックして、新しいワークフローを作成します。

新規作成

ワークフローのソース入力に名前を付けて設定する

  1. [Name (名前)] ボックスに、後で簡単に思い出せるようにワークフローのわかりやすい名前を入力します。
  2. 次のソースの場所のいずれかを選択します。
    • Smartsheet の添付ファイル/リンク — リンクするファイルが Smartsheet のシートに添付されている場合、このオプションを使用します。 アカウントは既に認証されており、ファイルが添付されているシートを検索または参照して見つけることができます。 ワークフローを実行するたびに最新の添付ファイル/リンクをインポートするか、またはより具体的に、特定の名前の添付ファイル/リンクをインポートするかを選択します。
      • [Attachment Name (添付ファイル/リンク名)] — データ アップローダーは、ワークフローで指定された添付ファイル/リンクのみを使用します。 添付ファイル/リンク名では大文字と小文字が区別され、シート内で完全に一致するものが検索されます。
      • [Most Recent (最新の添付ファイル/リンク)] — ワークフローに設定したスケジュール セット、またはデータ アップローダー ダッシュボードでの直近のワークフローの手動実行に基づいて、最新の添付ファイル/リンクが同期されます。
         
    • Google ドライブ — 同期するファイルが Google ドライブに保存されている場合、このオプションを使用します。

      このオプションを選択すると、Google ドライブにあるファイルを Smartsheet データ アップローダーで使用するために、smartsheetapps.com に対してGoogle ドライブ アカウントのファイルの表示を許可するよう求められます。 認証後、同期した Google ドライブを検索または参照して、データ アップローダーで使用するファイル (.xls、.csv、またはGoogle スプレッドシート) を指定できます。
       
    • OneDrive — 同期するファイルが Microsoft OneDrive に保存されている場合、このオプションを使用します。

      このオプションを選択すると、OneDrive にあるファイルを Smartsheet データ アップローダーで使用するために、smartsheetapps.com に対して OneDrive アカウントのファイルの表示を許可するよう求められます。 認証後、同期した OneDrive を検索または参照して、データ アップローダーで使用するファイル (.xls または .csv) を指定できます。
       
  3. [入力ファイルに列ヘッダーが含まれている] トグルを使用して、データ ソースにヘッダーが含まれているかどうかを確認します。

    Excel ファイルのみ: 結合したいデータが含まれているシート タブを指定します (Excel ブックの最初のシートはタブ 1 です)。
     
  4. [次へ] をクリックして、ワークフローの次のステップに進みます。

    注: ワークフローのセットアップにおける特定のステージで必要なすべての情報を入力すると、左パネルのそのステージの横に緑色のチェック マークが表示されます。

対象のシートを選択してアクションをアップロードする

ワークフローのこのステップでは、結果を Smartsheet にアップロードする方法を設定します。

  1. 更新する対象のシートを選択します。 (Smartsheet の添付ファイル/リンクをソースとして使用している場合、これは同じシートでもソース シートとは異なるシートでも構いません。)
  2. データを Smartsheet にインポートする方法を選択します。
    • [Replace (置換)] — 既存のデータをすべて削除し、最新のデータに置き換えます

      重要: [Replace (置換)] を選択すると、セル リンクを含む追加された作業内容がすべて削除されます。
       
    • [Merge (結合)] — 新しい行を挿入するオプションを使用して、プライマリ キーに基づいてデータを更新します。 このオプションを選択した場合、新しい行を追加するかどうかも選択する必要があります。
       
    • [Update Dropdowns (ドロップダウンの更新)] — Excel または .csv ファイル内の値から、列プロパティの Smartsheet ドロップダウンの値を置き換えます

インポートする入力行を制御するフィルターを設定する

ワークフロー ウィザードの左パネルで [フィルター] を選択し、特定の条件 (例: ステータスが「進行中」である、など) に基づいて Smartsheet にインポートするデータを定義します。

インポートで Smartsheet の行制限を超える可能性がある大きなデータセットを使用している場合は、フィルターを使用してください。シートとインポートされたファイルの最大サイズの詳細については、「Smartsheet のシステム要件とガイドライン」を参照してください。

  1. [Filter Logic (フィルター ロジック)] ボックスは空欄のままで開始します。
  2. フィルターを作成するには、[Create New (新規作成)] をクリックします。
  3. フィルターするファイル、比較演算子、および値から列を選択します。

    ヒント: 複数のフィルターを作成する場合、[Filter Logic (フィルター ロジック)] ボックスを使用して、各フィルターを追加の AND/OR 演算子で関連づけることができます。

    各フィルター間の関係を定義する場合は、フィルター ID (「フィルターの入力」セクションの # 記号の下の数字) を使用します。

    AND または OR とともに括弧を使用して、より複雑なフィルター ロジックを定義できます。 たとえば、(1 AND 2) OR 3 は、ロジックを組み合わせて、(Department = “Services” AND Widget Size = “Large”) OR the Department = “Marketing” の場合のすべてのデータを含めます。 この例では、サービス部門の大きなウィジェットのみがインポートされますが、すべてのマーケティング ウィジェットもインポートされます。

2 つのシステム間で列をマッピングする

ワークフローのこのステップでは、すべての Smartsheet 列が事前入力され、ソース ファイルから必要な入力列を選択できます。 また、入力ファイルのデータを使用する代わりに、各行で使用される定数値または数式を含むことができるカスタム式を作成することもできます。

列のマッピング

  • [Input Column (入力列)] — 列を手動でマッピングするには、入力列の横にあるドロップダウンをクリックしてスクロールし、右側に表示される Smartsheet 列の正しいマッピングを選択します。

    注: 列名がまったく同じ場合、データ アップローダーは入力列を Smartsheet 列に自動的にマッピングします。
     
  • [Expression (式)] — 対象シートの数式を設定するには、数式のパラメーターを使用して式を作成できます。 使用可能な列/式の一番下までスクロールし、 > [New Expression (新しい式)] をクリックします。 静的な値を入力できるフォームが表示されます。

    ヒント: 他の行への参照なしで対象シートに式を作成し、コピーして式ビルダーに貼り付けます。

    注: 式は、ワークフローのマッピング セクションから作成でき、データ アップローダー ワークフローの最後のステップである式セクションから作成または変更できます。

ワークフローをスケジュールする

左パネルの [Schedule (スケジュール)] をクリックして、ワークフローを実行する頻度を設定します。

[Run On Attachment (添付ファイル/リンクで実行)] — Smartsheet 添付ファイル/リンクをファイル ソースとして使用します。 これが有効になっていると、新しい添付ファイルがソース シートに追加されるたびに、ワークフローは新しい添付ファイルが条件に合致しているかどうかを評価して実行します。

[Run On Attachment (添付ファイル/リンクで実行)] は、Smartsheet 添付ファイル/リンク オプションでのみ使用でき、Google ドライブがソースの場所として使用されている場合は表示されません。

[Run on Schedule (スケジュールに従って実行)] — ワークフローをスケジュールに従って実行するには、[Create New (新規作成)] をクリックします。[Days of Week (曜日)]、[Start Time (開始時刻)]、[Repeat Interval (繰り返しの間隔)]、および [End Time (終了時刻)] で使用したいオプションを選択します。スケジュールを選択したら、[Run on Schedule (スケジュールに従って実行 ] ボタンをオンに切り替えます。

マッピングで使用されるすべての式を表示する

ワークフローのこのステップでは、ターゲット列のマッピングで作成された入力式を表示できます。 この画面から新しい式を作成して、現在のマッピングで使用することもできます。

等号で始まる値は数式です。

新しいワークフローを確認して完成させる

ワークフローのすべての手順が完了したら (左パネルに緑色のチェックマークが表示されます)、ワークフローの右下にある [Close (閉じる)] をクリックします。 これにより新しいワークフローが保存され、データ アップローダー ダッシュボードに保管されます。 これで、変更が関連シートに反映されます。

[Next (次へ)] をクリックすると、ワークフローが自動的に保存されます。

ワークフローの編集、手動での実行、または削除

メインのデータ アップローダー画面からワークフローを管理できます。
 

  • [Edit Workflow (ワークフローの編集)] — 既存のワークフローに変更を加えることができます (ワークフロー スケジュールの頻度を変更したい場合など)。

    注: ワークフローを最後に実行した際にエラーが発生した場合、またはワークフローの構成にエラーがある場合 (ソース シートが削除されている場合)、[Last Run (最終実行日)] セクションと [Edit (編集)] アイコンは赤で表示されます。

    ワークフローの編集の赤いアイコン
     
  • [Execute workflow (ワークフローの実行)] — ワークフローを手動で実行して、新しい変更を確認できます。
  • [Delete workflow (ワークフローの削除)] — 不要になった場合にワークフローを削除します。
  • [View Log Messages (ログ メッセージの表示)] — [View Log Messages (ログ メッセージの表示)] ボタンを使用すると、エラーのログと、更新、追加、またはスキップされた行数を表示できます。

    ヒント: [Download All Logs (すべてのログをダウンロード)] ボタンをクリックして、このワークフローのすべてのデータ アップローダー同期を含む .csv ファイルを、お使いのコンピューターにダウンロードすることもできます。

新しい列の編集と追加

プロセスの進行に合わせて、ソース ファイルの構造を変更する必要がある場合があります。 この場合、次の手順を実行して、この構造が対象シートで維持されるようにします。

  1. 一時的にワークフローを無効にします
  2. 新しい列ヘッダーまたは追加の列を使用してソース ファイルを編集します。
  3. Excel または CSV ファイルを使用している場合は、新しいソース ファイルをソースの場所にアップロードします。
  4. 更新された列ヘッダーまたは追加の列で対象シートを編集します。
  5. データ アップローダーのワークフロー設定 ([Source (ソース)] > [Source Location (ソースの場所)]) で、別のソースの場所を選択します。

    (たとえば、ソースが Google ドライブの場合、Smartsheet に変更します。)
     
  6. 次に、ソースの場所を元の選択内容に戻します。

    注: 添付シートまたはファイル名を再選択する必要がある場合があります。
     
  7. [Mapping (マッピング)] ページが表示されるまで [Next (次へ)] ボタンをクリックします。 ここで、すべての入力列と式を再度マッピングできます。

    注: 追加および編集した列だけでなく、すべての列を再度マッピングする必要がある場合があります。

以上です。 これで、ワークフローを有効化して実行できます。


ヒントとベスト プラクティス

データ アップローダーを使用する際は、次のことに注意してください。

  • データ アップローダーにも、Smartsheet の制限は適用されます。シートとインポートされたファイルの最大サイズの詳細については、「Smartsheet のシステム要件とガイドライン」を参照してください。
  • 5,000 行を超える行を含むソースからデータを取り込む必要がある場合は、フィルターと限られた列マッピングのセットを使用できます (以下を参照)。または、共通のデータ カテゴリーを使用して複数のワークフローを作成し、データを複数のシートに分散することもできます。
  • 誰かがワークフローを作成し、新しい添付ファイル/リンクが追加されるたびに実行するように設定すると、添付ファイル/リンクを追加した人はワークフローを実行することになります。