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管理センター内でユーザーを管理する方法については、システム管理者向けのステップバイステップ ガイドをご覧ください。これには、ユーザーの追加やユーザー タイプの変更を個別または一括で行う方法も含まれます。
ユーザー タイプの管理
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ユーザーを管理する場所
管理センターには、主にユーザーを管理するための場所が 2 つあります。
ユーザーを追加する
プランのユーザーが共同作業を行う必要がある場合、他のユーザーとアイテムを共有します。このアクションでは、プランにユーザーを追加できます。詳細は、「ユーザー サブスクリプション モデルと暫定メンバーシップ」の記事をご覧ください。
システム管理者は、いつでもプランにユーザーを追加できます。詳細は「管理センター: ユーザーの追加」をご覧ください。
利用状況を確認する
- 管理センターにサインインします。
- [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページに移動します。
- ページ上部にあるライセンスの使用状況の詳細では、以下の内容を確認できます。
- プランに含まれる有償ライセンスの数
- ユーザーに割り当てられた有償ライセンスの数
- レビュー期間の終了時にダウングレードされる暫定メンバーの数
- [ユーザー タイプとアクティビティ] フィルターを使用して、ユーザーのアクティビティ レベルを確認します。
[アクティビティ] フィルターには、最新の日次更新の最終アクティビティ データが反映されます。このデータは UTC 午前 9 時に更新され、通常は UTC 午前 11 時までに [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページに表示されます。ユーザー タイプの変更 (アップグレード、ダウングレード、削除など) は、引き続き即時に適用されます。
特定のユーザーの使用状況を確認したい場合は、ユーザー タイプ レポートをダウンロードしてください。
ライセンス リクエストを管理する
Smartsheet でライセンス リクエストを管理できるのは、既定のライセンス リクエスト設定を使用している場合のみです。詳細については、管理センター: ライセンス リクエストの設定に関する記事をご覧ください。
- 管理センターにサインインします。
- [保留中のライセンス リクエスト] タイルで、[リクエストの管理] を選択します。
- [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページで [ライセンス リクエスト] フィルターを選択すると、保留中のライセンス リクエストがあるユーザーのみを表示できます。
- ユーザーの横にあるベル アイコンを選択します。
[有償ライセンス リクエストの詳細] パネルを使用してリクエストを管理します。
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- 新しいユーザー タイプを選択します。
- ユーザー タイプの変更結果を確認し、[確認] を選択します。
- ユーザー タイプが変更され、ユーザーに通知メールが送信されます。ユーザー タイプ レポートは日次で更新されます。
現在のライセンス タイプが適切であれば、[リクエストの削除] を選択します。変更は行われません。
共同作業者にダウングレードするなど、すべてのライセンス リクエストに対して同じアクションを実行する必要がある場合は、「ユーザー タイプを一括で変更する方法」の手順に従います。[ライセンス リクエスト] フィルターを使用すると、すべてのライセンス リクエストを見つけることができます。
ユーザー タイプを変更する
ユーザーのアクティビティやプランのニーズに応じて、ユーザー タイプをダウングレードまたはアップグレードすることができます。ダウングレードするとアクセスが制限されます。
Smartsheet プラットフォームで頻繁に共同作業を行っている暫定メンバーを明確にしましょう。予期せぬ業務中断につながらないよう、レビュー期間が終了する前に、暫定メンバーを有料メンバーにアップグレードすることをお勧めします。
共同作業者をゲストに直接アップグレードすることはできません。まず、共同作業者をメンバーにアップグレードし、次にメンバーのユーザー タイプをゲストに変更します。
ユーザー タイプを変更するには、以下の手順に従います。
- 管理センターにサインインします。
- [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページに移動します。
- 必要とするタブを選択します。
- 暫定メンバーを見つけるには、[True-up (トゥルーアップ)] タブを選択します。
- 共同作業者やゲストを見つけるには、[すべてのユーザー] タブを選択します。
フィルターを使用して、変更するユーザーを見つけます。
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- 1 人または複数のユーザーを選択します。
- ユーザー タイプを選択し、適切なオプションを選びます。
[ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページのタブはいずれも即座に更新されます。ユーザー タイプ レポートは毎日更新されます。
ユーザー タイプを一括で変更する
一括アクションは、多くのユーザーのアクセス権を一度にダウングレードまたは変更する場合に役立ちます。たとえば、[アクティビティ] フィルターを使用すると、前四半期に共同作業を行ったユーザーを特定し、該当するユーザーの権限を一括で更新できます。
各請求期間の終了時に、暫定メンバーに対して自動的に実行される処理内容を変更できます。詳細については、ヘルプ記事「Admin Center: Provisional Member Settings (管理センター: 暫定メンバーに関する設定) 」をご覧ください。
ユーザーを一括更新するには、以下の手順に従います。
[True-up (トゥルーアップ)] タブに移動します。
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- [アクティビティ] などのフィルターを使用して、特定のグループ (過去 3 か月間にアクティビティを行ったユーザーなど) を探します。
- [名前] の横のチェックボックスを選択すると、表示されているユーザーをすべて選択できます (1 ページあたり最大 200 人)。
[一括アクション] > [ユーザー タイプを変更する] の順に選択し、適切なオプションを選びます。
[ユーザー タイプを変更する] ダイアログには、[ユーザーを削除] も含まれています。このアクションを実行すると、選択したユーザーがプランから完全に削除され、元に戻すことはできません。削除の対象となる内容の詳細については、「ユーザーの削除」をご覧ください。
- 更新内容を確認します。
ユーザーをダウングレードした場合について
アクティブ ユーザーをダウングレードすると、そのユーザーの業務が中断されます。
暫定メンバーまたはメンバーをダウングレードしても、当該ユーザーはグループにそのまま残り、共有アイテム (シートやワークスペース) に対する権限を保持します。ただし、当該ユーザーがそれらの権限を使用することはできなくなります。たとえば、編集者の権限を持つユーザーであっても、共同作業者としての機能のみを使用できます。つまり、シートを閲覧することはできますが、その中の情報を変更することはできません。
権限を再度有効にするには、手動で有償ライセンスにアップグレードします。
ユーザーが暫定メンバーになれるのは 1 回のみです。ダウングレードされると、そのユーザーは暫定メンバーシップの対象ではなくなります。