Smartsheet では、任意のシートやレポートを以下の形式でエクスポートすることができます。
- Microsoft Excel
- 画像 (PNG) (ガント チャートのみ)
- Google スプレッドシート
- Microsoft Project (ガント チャートのみ)
シートやレポートは、エクスポートされた後、ブラウザーによってコンピューターに保存されます。 エクスポートしたファイルは、ブラウザーの設定に基づいたフォルダーに保存されます。
すべてがエクスポートに含まれるわけではありません。 グループ化やサマリー行は除外され、添付ファイル/リンクもエクスポートされません。 添付ファイル/リンクを含めるには、エクスポートではなくシートのバックアップを作成します。
エクスポートしたファイルを簡単に見つけるには、ブラウザーでダウンロード フォルダーを開きます。 Windows では「Crl + J」、Mac OS では「Command + Option + L」のキーボード ショートカットを使います。
「添付ファイルとして送信」を使用して、定期的なエクスポートを生成する
自分自身または他のユーザーにシートやレポートの PDF または Excel 版を定期的に電子メールで送信するには、次のヘルプ記事を参照してください。
Microsoft Excel にエクスポート
Microsoft Excel で使用するために Smartsheet のシートまたはレポートをエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [Excel にエクスポート] を選択します。
エクスポートしたデータは、Excel 上では Smartsheet とまったく同じ表示にはならない場合があります。 その主な違いを以下に示します。
- ガント チャートは除外されます。Excel はガント チャート形式をサポートしていません。 ガント チャートを Excel にエクスポートすると、その元になっているタスク リストのみがエクスポートされます。
- 数式は保存されません。Excel と Smartsheet の数式構文は異なるため、数式はエクスポート時に保存されません。
これを回避するには、数式の先頭の等号を削除してテキストとして保存し、その後、シートを保存します。 Excel ファイルを開いて、再度等号を追加し、数式が Excel で機能するように構文を修正します。
- コメントは別のタブに表示されます。コメントは、エクスポートされたワークブックの 2 番目のタブに表示されます。
- レポートの行数は 20,000 行に制限されます。 レポートの行数が 20,000 行を超える場合は、複数のレポートに分割して行数を減らし、各レポートを個別の Excel ファイルとしてエクスポートします。 レポートを使った作業に関する詳細は、「レポートの作成」をご覧ください。
レポートに並べ替えが適用されている場合、20,000 行未満でエクスポートされる可能性があります。
- Excel では、すべての列タイプがサポートされているわけではありません。Excel は、ドロップダウン、連絡先リスト、チェックボックス、記号 (例: 白黒の丸など) 列をサポートしていません。 これらの列タイプを使用しているシートをエクスポートすると、文字列の値のみがエクスポートされます。 ブール型の列タイプの値 (例: チェックボックス) は、セル内のアイテムの状態に応じて、True または False としてエクスポートされます。
画像 (PNG 形式) にエクスポート
ガント チャートを含むシートまたはレポートを PNG 形式でエクスポートするには、以下の手順に従います。
- エクスポートするシートを開きます。
- ツールバーで、シートまたはレポートをガント ビューに切り替えます。
- [ファイル] > [エクスポート] > [ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] を選択します。
- [ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] ウィンドウの [選択] セクションで、シート全体をエクスポートするか、選択した行をエクスポートするかを選びます。
- 「選択した行」オプションが使用できない場合、[ガント チャートを画像 (PNG) にエクスポート] ウィンドウを閉じ、印刷する行を選択してから再度ウィンドウを開きます。
- [オプション] セクションで、画像に含める列を選択します。
- 既定では、プライマリ列のみが含まれていますが、プライマリ列名を選択するか、[編集] ボタンをクリックすると、その他の列を含めることができます。
印刷されるタイムラインを画像エクスポートでカスタマイズ
「カスタム日付範囲」を使用する場合、表示される期間は「タイムライン表示」の選択方法で変わります。 例えば、[プロジェクト設定] ウィンドウで、タイムライン表示のメイン ヘッダーを「年」に設定し、 3 月 1 日を開始日に、6 月 30 日を終了日として選んだとします。 タイムラインをこのように選択した場合、PDF には 1 年が表示されます。
印刷されるタイムラインの範囲を狭くするには、[プロジェクト設定] ウィンドウの [タイムライン表示] タブで、メイン ヘッダーの選択肢を「四半期」または「週」 に変更します。 詳細については、「依存関係とガント チャート設定の変更」をご覧ください。
Google スプレッドシートにエクスポート
Smartsheet のシートまたはレポートを Google スプレッドシートにエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [Google スプレッドシートにエクスポート] を選択します。
Excel にエクスポートしたファイルと同様に、Google スプレッドシートにエクスポートしたファイルも、Smartsheet とまったく同じ表示にはならない場合があります。 その主な違いを以下に示します。
- ガント チャートは除外されます。 Google スプレッドシートはガント チャート形式をサポートしていません。 ガント チャートを Google にエクスポートすると、タスク リストのみがエクスポートされます。
- Google スプレッドシートでは、すべての列タイプがサポートされているわけではありません。 Excel と同様に、Google スプレッドシートは、ドロップダウン、連絡先リスト、チェックボックス、記号 (例: 白黒の丸など) 列をサポートしていません。 これらの列タイプを使用しているシートをエクスポートすると、文字列の値のみがエクスポートされます。 ブール型の列の値 (例: チェックボックス) は、セル内のアイテムの状態に応じて、True または False としてエクスポートされます。
- 数式は、ファイルのエクスポート時には保存されません。 Smartsheet の数式構文は Google スプレッドシートとは異なります。
これを回避するには、数式の先頭の等号を削除してテキストとして保存し、その後、シートを保存します。 Google スプレッドシートを開いて、再度等号を追加し、数式が Google スプレッドシートで機能するように構文を修正します。
- Smartsheet のアクセスを無効にしたり、エクスポート先の Google アカウントを変更したりするには、サイトまたはアプリへのアクセスの削除に関する Google のヘルプ ページを参照してください。
ダウンロードしたファイルが見つからない場合は、 個人の Google ドライブを確認しましょう。 Smartsheet はエクスポートしたファイルをここに保存します。
Microsoft Project にエクスポート
ガント チャートを含むシートはどれも Microsoft Project 形式でエクスポートできます。 レポートに対してこのオプションを使用することはできません。
- エクスポートするシートを開きます。
- ツールバーで、シートをガント ビューに切り替えます。
- シートを XML 形式でダウンロードするには、[ファイル] > [エクスポート] > [MS Project にエクスポート] を選択します。
- XML ファイルをインポートするには、Microsoft Project を開きます。
Smartsheet と Microsoft Project の機能は異なるため、エクスポートされたシートの表示はそれぞれのアプリケーションで異なる場合があります。 このような場合は、キーボード ショートカット (Windows の場合は Ctrl + C および Ctrl + V、macOS の場合は Command + C および Command + V ) を使って、データを一方からコピーし、もう一方に貼り付けるとよいでしょう。
PDF にエクスポート
シートやレポートを PDF 形式でエクスポートするには、[ファイル] > [エクスポート] > [PDF にエクスポート] を選択します。
シートやレポートを PDF 形式でエクスポートする際、レイアウトを設定したり、どの列を含めるかを選択したりすることができます。
[PDF セットアップ] ウィンドウの [オプション] セクションでは、シートやレポートがガント ビューでない場合、PDF ファイルに含める列を選択することはできません。 印刷可能な PDF の作成については、ヘルプ記事「Smartsheet からの印刷」をご覧ください。